POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC): QUADRO NORMATIVO E REGOLE DI UTILIZZO

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1 NEWSLETTER n aprile 2017 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC): QUADRO NORMATIVO E REGOLE DI UTILIZZO RIFERIMENTI: D.P.R. n. 68/2005 Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata [ ] D.Lgs. n. 82/2005 Codice dell'amministrazione digitale Art. 16 D.L. n. 185/2008 Art. 5 D.L. n. 179/2012 Circolare MISE n /2014 Art. 14 D.Lgs. 159/2015 D.Lgs. n. 179/2016 Modifiche e integrazioni al Codice dell'amministrazione digitale [ ] Art. 7-quater D.L. 193/2016 Documento CNDCEC Vademecum sull utilizzo della PEC Provvedimento Agenzia delle Entrate n /2017 Nell attuale contesto operativo, caratterizzato da una generale spinta verso la digitalizzazione, l utilizzo della posta elettronica certificata sta crescendo in misura significativa, anche nell ambito dei rapporti tra contribuenti e Pubbliche Amministrazioni. Con due recenti interventi normativi il Legislatore ha infatti previsto che a decorrere dal 1 giugno 2016 tutti gli atti di riscossione che hanno come destinatari professionisti, imprese individuali o società siano notificati tramite PEC, mentre un analoga possibilità sarà applicabile a partire dal 1 luglio 2017 per gli avvisi e gli atti dell Agenzia delle Entrate. Diviene quindi ancor più indispensabile instaurare idonee procedure che garantiscano un monitoraggio continuo della casella PEC. In occasione della recente emanazione del Vademecum sull utilizzo della PEC da parte del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, la presente Newsletter intende fornire un quadro sintetico di riferimento per una maggiore comprensione di questo strumento, e una guida pratica per un suo utilizzo più consapevole nell ambito imprenditoriale e professionale, anche al fine di prevenire il diffondersi di prassi errate che rischiano di comprometterne l efficacia e la validità. Associazione Professionale Dottori Commercialisti - C.F./P.I. IT W boscolonet.eu TRIESTE CONEGLIANO PRATA DI PORDENONE Via Dante Alighieri Trieste T F E trieste@boscolonet.eu Corso G. Mazzini Conegliano(TV) T Via Cesare Battisti Prata di Pordenone T F E prata@boscolonet.eu

2 INDICE DEGLI ARGOMENTI 1. INTRODUZIONE 2. SOGGETTI INTERESSATI 3. FUNZIONAMENTO 4. VALIDITÀ ED EFFICACIA 5. MODALITÀ DI CONSERVAZIONE 6. NOTIFICHE VIA PEC 1. INTRODUZIONE 1.1 DEFINIZIONE La posta elettronica certificata (PEC), introdotta col D.P.R. n. 68/2005 e disciplinata all interno del D.Lgs. n. 82/2005, è definita come un sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi (d.lgs. n. 82/2005, art. 1, comma 1, lettera v-bis). Da ciò si rileva come la stessa possa essere considerata un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica ordinaria, a cui si aggiungono però caratteristiche di certificazione della trasmissione tali da conferire alla stessa valenza legale, al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno (vedi 4.1). 1.2 ATTIVAZIONE DI UNA CASELLA DI PEC Per ottenere una casella di posta elettronica certificata è necessario rivolgersi direttamente ad uno dei gestori accreditati presso l AgID (Agenzia per l Italia Digitale), che ne verifica i requisiti soggettivi e oggettivi, la certificazione di qualità richiesta dalla legge e il rispetto dei livelli minimi di servizio. L elenco dei gestori accreditati è disponibile sul sito e la scelta è effettuata dall'interessato in base all'offerta ritenuta più idonea. 2. SOGGETTI INTERESSATI In base alle disposizioni del D.L. n. 185/2008 (art. 16, commi 6-8) e del D.L. n. 179/2012 (art. 5, comma 1), i soggetti tenuti a dotarsi di un indirizzo di PEC sono i seguenti: 2.1 SOGGETTI TENUTI A DOTARSI DI PEC le Pubbliche Amministrazioni (a titolo di esempio scuole, università, ASL, amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni, Camere di Commercio, ); le imprese, sia individuali che costituite in forma societaria; i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato. Per queste ultime due categorie (imprese e professionisti) è stato altresì stabilito che la posta elettronica certificata costituisca mezzo esclusivo di comunicazione con la Pubblica Amministrazione (art. 7 d.lgs. n. 179/2016). 2.2 IMPRESE DI NUOVA COSTITUZIONE Per le imprese di nuova costituzione, la mancata comunicazione di un indirizzo di posta elettronica certificata in sede di iscrizione al Registro delle Imprese comporta la sospensione del procedimento stesso, in attesa della necessaria 2

3 integrazione. Trascorso inutilmente il termine concesso (3 mesi per le società e 45 giorni per le imprese individuali), la domanda di iscrizione si intende non presentata. 2.3 DIVIETO DI PEC MULTIPLE Come precisato nella circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n del 2014, ogni indirizzo di PEC deve essere univocamente riconducibile al soggetto che ne è intestatario. Sono quindi vietate le c.d. PEC multiple (a un singolo indirizzo corrispondono più soggetti). Sul punto si sottolinea che vengono regolarmente effettuati controlli per individuare eventuali caselle multiple, a seguito dei quali le imprese coinvolte sono tenute a dotarsi di indirizzi univoci, da mantenere attivi. 2.4 INDICE INI-PEC Gli indirizzi di PEC comunicati al Registro delle imprese e agli Ordini o Collegi di appartenenza (rispettivamente da imprese e professionisti) vanno ad alimentare l indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata, o INI- PEC, istituito presso il Ministero dello Sviluppo Economico e liberamente consultabile da chiunque ( 3. FUNZIONAMENTO La trasmissione di una comunicazione viene considerata posta certificata (con gli effetti legali che ne derivano, vedi 4.1 e segg.) solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata. 3.1 SOGGETTI COINVOLTI L invio tramite PEC coinvolge quindi i seguenti soggetti: mittente; gestore della casella di PEC del mittente; destinatario; gestore della casella di PEC del destinatario. Dal punto di vista operativo, si possono individuare le seguenti fasi: 3.2 MODALITÀ OPERATIVE il mittente predispone il messaggio e lo invia; il messaggio è sottoposto al gestore del servizio di PEC, che ne verifica la correttezza formale e l assenza di virus; in caso di esito positivo, il gestore restituisce al mittente una ricevuta di accettazione e genera un messaggio esterno, denominato busta di trasporto, che contiene un file con il messaggio originale (testo ed eventuali allegati) e un altro file con tutti i dati relativi all invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, data e ora dell invio); in caso di esito negativo, il mittente riceve invece un avviso di non accettazione, riportante le motivazioni del rifiuto; la busta di trasporto è trasmessa al gestore della PEC del destinatario che, una volta effettuati i controlli sulla validità e l assenza di virus, rilascia al gestore del mittente una ricevuta di presa in carico e deposita il messaggio nella casella di posta del destinatario; se la consegna va a buon fine, il gestore del destinatario invia a quello del mittente una ricevuta di avvenuta consegna, mentre in caso contrario gli notifica un avviso di mancata consegna (ad esempio nell eventualità che la casella del destinatario sia satura o non più attiva); in entrambi i casi 3

4 il gestore provvede a sua volta a inoltrare l esito al mittente; qualora il gestore del mittente non riceva alcuna comunicazione dal gestore del destinatario entro 12 ore dall invio, ne dà notizia al mittente; trascorse inutilmente 22 ore complessive, e comunque entro 24 ore dall invio, il gestore informa il mittente della mancata consegna. 3.3 INVIO DA E VERSO CASELLE NON PEC Come già anticipato, qualora solo uno tra mittente e destinatario si avvalga di una casella di PEC, la comunicazione non potrà avere i pieni effetti legali propri della posta certificata (vedi 4.1 e segg.). Infatti, nell ipotesi di invio di un messaggio da una casella PEC a una casella di posta elettronica ordinaria, il mittente riceverà dal proprio gestore la sola ricevuta di accettazione, che però non costituisce attestazione certa del ricevimento del messaggio da parte del destinatario. Nel caso inverso (da casella ordinaria a casella PEC), il destinatario riceverà una busta di anomalia, contenente solo il messaggio originario e gli eventuali allegati, senza alcuna forma di certificazione. È altresì possibile che la casella PEC del destinatario sia configurata (su scelta di quest ultimo) per non accettare messaggi di posta elettronica ordinaria, nel qual caso il mittente riceverà una comunicazione di impossibilità di consegna. 4. VALIDITÀ ED EFFICACIA 4.1 VALORE LEGALE DELL INVIO E DELLA CONSEGNA Come accennato sopra, la PEC costituisce un tipo di posta elettronica che attribuisce valore legale al messaggio trasmesso, e fornisce ricevute (di invio e di consegna) opponibili ai terzi. In particolare, se effettuata in conformità alle disposizioni di legge, è in grado di attestare la validità della trasmissione e ricezione del messaggio tramite le ricevute rilasciate dai gestori della PEC (di accettazione e di avvenuta consegna rispettivamente), e consente di opporre ai terzi la data e l ora delle stesse. Si precisa che la ricevuta di avvenuta consegna non costituisce di per sé prova che il destinatario abbia effettivamente letto il messaggio, ma piuttosto che il documento si sia trovato nella sua materiale disponibilità. Si determina quindi una presunzione di conoscenza in capo al destinatario, analoga a quella prevista per le raccomandate con ricevuta di ritorno, e spetterà al destinatario stesso, in un ottica di collaborazione, informare il mittente qualora si verifichino inconvenienti tecnici che gli impediscono di visionare il contenuto della comunicazione. 4.2 DIMOSTRABILITÀ DEL CONTENUTO Rispetto alla raccomandata, che fornisce unicamente prova dell invio di una comunicazione, la PEC consente anche in alcuni casi di dimostrare il contenuto del messaggio (inclusi gli eventuali allegati). La condizione affinché ciò si verifichi è che la ricevuta di consegna sia di tipo completo, ovvero includa un file contenente il messaggio originale (testo più allegati) e un secondo file riproducente tutte le informazioni relative all invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell invio, codice identificativo del messaggio). L ampiezza dei contenuti delle ricevute di consegna è tuttavia lasciata alla discrezione del mittente, che può anche decidere di impostare ricevute di tipo breve o sintetico : nel primo caso esse conterranno il file con i dati relativi all invio e un estratto del messaggio originale; nel secondo caso solo il file con i dati di invio. Ai fini dell efficacia probatoria del messaggio di PEC è quindi consigliabile verificare sempre che si sia optato per ricevute di consegna complete, e 4

5 provvedere inoltre alla corretta conservazione delle stesse (vedi 5.1). 4.3 CARATTERISTICHE ULTERIORI Un ulteriore valenza della PEC rispetto alla raccomandata tradizionale è rappresentata dalla possibilità di attestare l integrità e l immodificabilità del messaggio. Questo in quanto la busta di trasporto, creata dal gestore del mittente e inviata al gestore del destinatario, è sottoscritta dal gestore con firma elettronica qualificata, così come tutte le ricevute rilasciate, e ciò ne garantisce la provenienza, l integrità e l autenticità. 4.4 PATERNITÀ DEL DOCUMENTO L utilizzo della PEC, che pure rappresenta un mezzo idoneo ad attestare l avvenuto invio e ricevimento di un messaggio in una certa data e ora, e a determinate condizioni anche l integrità e immodificabilità del contenuto del messaggio stesso (come visto sopra), non è di per sé sufficiente ad attribuire la paternità del documento trasmesso all intestatario dell indirizzo di posta. Affinché ciò avvenga è necessario che il titolare della casella sia stato opportunamente identificato in sede di rilascio della stessa, ovvero che la singola comunicazione sia sottoscritta dall intestatario con firma elettronica qualificata o digitale (da apporre anche sugli eventuali allegati che necessitano di firma, in quanto la PEC non ha valore di sottoscrizione dei documenti). 5. MODALITÀ DI CONSERVAZIONE 5.1 CORRETTA CONSERVAZIONE DELLA PEC Per assicurare la validità legale nel tempo della PEC, è necessario conservare il formato nativo digitale dei messaggi, nonché le relative ricevute. La corretta conservazione di un messaggio di PEC con allegati firmati digitalmente consente altresì di allungare la validità dei certificati di firma digitale in essi contenuti, che normalmente hanno durata triennale, e mantenere quindi il valore legale di scrittura privata attribuito agli allegati stessi. 6. NOTIFICHE VIA PEC 6.1 CARTELLE ESATTORIALI L art. 14 del D.Lgs. 159/2015 ha previsto che, a decorrere dal 1 giugno 2016, tutti gli atti di riscossione che hanno come destinatari professionisti, imprese individuali o società siano notificati tramite PEC all indirizzo risultante dall indice nazionale INI-PEC (vedi sopra 2.4). Qualora l indirizzo risultasse invalido o inattivo, o anche nel caso in cui la casella di PEC risultasse satura dopo 2 tentativi di notifica a distanza di almeno 15 giorni uno dall altro, la notificazione sarà eseguita mediante deposito dell atto presso gli uffici della Camera di Commercio competente per territorio, che pubblicherà il relativo avviso sul proprio sito, dandone notizia al destinatario a mezzo di raccomandata con avviso di ricevimento. 6.2 AVVISI E ATTI DELL AGENZIA DELLE ENTRATE L art. 7-quater del D.L. 193/2016 ha introdotto anche per gli avvisi e atti dell Agenzia delle Entrate un analoga possibilità di procedere a notifica tramite PEC. Tale previsione sarà però applicabile solo a partire dal 1 luglio CONTRIBUENTI PERSONE FISICHE Anche per le persone fisiche, e in generale i soggetti diversi da quelli obbligati ad avere un indirizzo di posta certificata da inserire nell INI-PEC, è prevista la facoltà di avvalersi dell invio telematico delle comunicazioni summenzionate. 5

6 Ciò deve però risultare da esplicita richiesta del contribuente, in mancanza della quale continueranno ad essere applicate le modalità di notifica tradizionali. Mentre la procedura di comunicazione del proprio indirizzo PEC ad Equitalia è già stabilita ed operativa, le modalità di trasmissione del modello recentemente approvato dall Agenzia delle Entrate sono ancora in fase di definizione. 6