RICHIESTE DI RIMBORSO: I CONTROLLI

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1 I controlli sulle richieste di rimborso vengono realizzati attraverso tre livelli: 1. fase di esportazione del file excel 2. fase di importazione a sistema del file excel 3. controllo degli operatori regionali Per consentire il controllo nella prima e seconda fase il file excel DEVE SEMPRE essere esportato dal progetto al quale si riferisce NON SI PUO USARE UN FILE EXCEL PER TUTTI I PROGETTI 1

2 1. ESPORTAZIONE FILE EXCEL L esportazione del file Excel prevede l alimentazione automatica di alcune tendine (contestualizzazione) legate a tabelle fisse che ai dati del progetto. In particolare: Colonna Codice di spesa (es. B1.4: Selezione partecipanti 10 1) Soggetto Affidatario (es. Ente di prova (1) [ABCDEF12G45H678I]) Modalità di gestione Natura Documento Tipo di pagamento Contenuto Solo voci di spesa presenti a budget (>0) Solo soggetto attuatore e partner operativi (budget > 0) Gestione diretta partenariato delega Dominio fisso Dominio fisso Modalità di imputazione Selezionare da tendina NO COPIA E INCOLLA Selezionare da tendina NO COPIA E INCOLLA Selezionare da tendina Selezionare da tendina Selezionare da tendina 2

3 1. COMPILAZIONE FILE EXCEL Colonna Vanno inoltre osservati i seguenti accorgimenti: Numero documento Data documento Soggetto fornitore Contenuto e modalità di imputazione In caso di cedolini indicare mm/aaaa in caso di documento senza numero indicare un progressivo Inserire solo date tra 01/01/2007 e 31/12/2015 NON MODIFICARE IL FORMATO (gg/mm/aaaa) Cognome e nome o ragione sociale Descrizione della fornitura Importo documento al netto di IVA IVA Documento Quota parte dell importo imputato al progetto quietanzato Eventuale IVA della quota parte imputata al progetto già quietanzata Numero e data pagamento Indicare la descrizione con la massima precisione Importo del DOCUMENTO arrotondato al 2 decimale IVA del DOCUMENTO (se presente) arrotondata al 2 decimale Indicare la quota parte del documento imputata al progetto arrotondata al 2 decimale Indicare la quota parte di IVA (se presente) imputata al progetto arrotondata al 2 decimale In caso di bonifico indicare CRO o numero operazione; il pagamento non può essere precedente al documento 3

4 2. IMPORTAZIONE FILE EXCEL In fase di caricamento del file excel, il sistema effettua una seconda serie di controlli: Controlli formali sul giustificativo Controllo di corrispondenza del file Controlli formali sul fornitore Coerenza modalità di gestione Controlli di completezza sul documento Controlli di completezza del pagamento Soluzione Scaricare il file dal progetto su cui viene caricato Verificare che tutti i codici fiscali siano presenti e corretti formalmente (lunghezza 11 o 16 caratteri, correttezza cifra di controllo); verificare che sia presente il nominativo del fornitore Se il soggetto affidatario è l attuatore = gestione diretta Se il soggetto affidatario è partner = partenariato Verificare che tutti i documenti abbiano data valida e numero Verificare che siano presenti data e numero pagamento e che la data del pagamento sia >= della data del documento 4

5 2. IMPORTAZIONE FILE EXCEL In fase di caricamento del file excel, il sistema effettua una seconda serie di controlli: Controlli di capienza Controllo di capienza budget del soggetto affidatario Controllo di capienza della voce di spesa Controllo di capienza degli importi del giustificativo Capienza del giustificativo presentato più volte Soluzione Variazione partenariato modificare il budget assegnato al partner Variazioni di budget modificare l importo della voce di spesa Verificare che l importo imputato al progetto non superi l importo del documento non si applica ai cedolini paga Verificare che il totale degli importi imputati ai diversi progetti sullo stesso giustificativo non superi l importo del documento non si applica ai cedolini paga 5

6 2. IMPORTAZIONE FILE EXCEL In fase di caricamento del file excel, il sistema effettua una seconda serie di controlli: Controlli di coerenza del giustificativo Coerenza formale del giustificativo presentato più volte Controlli sul riepilogo spese Controllo rapporto costi indiretti forfetari/costi diretti Soluzione Verificare che lo stesso giustificativo (cioè stesso numero, anno e CF fornitore) presentato più volte (anche su progetti diversi) abbia stessa data, stesso importo e stessa IVA (se presente) Soluzione Verificare che il rapporto costi forfetari (C2)/costi diretti (B) sulla richiesta di rimborso non superi quello del preventivo 6

7 3. VALIDAZIONE DEGLI UFFICI REGIONALI Gli operatori regionali verificano in particolare: Controllo Controllo documentazione cartacea Verifica oggetto della fornitura Controllo numerazione e date documenti Controllo gestione ritenute d acconto Controllo CRO Verifica copertura fidejussoria Soluzione Verificare che la documentazione cartacea sia conforme al modello regionale e che sia completa (richiesta di rimborso, atto di notorietà, elenco giustificativi) a breve verrà stampata dal gestionale Verificare che l oggetto della fornitura sia descritto con la massima precisione e sia coerente con l attività Verificare i casi particolari di numerazione documenti (es. cedolini paga e documenti senza numero) Verificare che gli importi delle ritenute d acconto siano stati gestiti correttamente (lordo documento) Verificare che in tutti i pagamenti a ½ bonifico sia presente il CRO o il numero operazione Verificare di aver caricato la polizza (se necessaria) e di averla imputata al progetto 7

8 RICHIESTE DI RIMBORSO: IDENTIFICAZIONE DEI PAGAMENTI Tipologia pagamento Numero identificativo Altro 1 o progressivo Ammortamento n. bene libro cespiti Giroconto di Tesoreria n. giroconto Carta di credito n. operazione o n. carta Vaglia postale n. vaglia Assegno circolare n. assegno Bonifico bancario CRO o n. operazione RiBa n. operazione o n. cc Contanti 1 o progressivo Mandato di pagamento n. mandato Carta prepagata n. carta Assegno bancario n. assegno Nota di Liquidazione n. nota Conto corrente postale n. operazione o n. cc Conto corrente bancario n. operazione o n. cc 8

9 RICHIESTE DI RIMBORSO: CASI PARTICOLARI GESTIONE DEI COSTI DEL PERSONALE DIPENDENTE IPOTESI 1 Retr. diretta, indiretta, differita Lordo percipiente 9

10 RICHIESTE DI RIMBORSO: CASI PARTICOLARI GESTIONE DEI COSTI DEL PERSONALE DIPENDENTE IPOTESI 2 Retr. diretta, indiretta, differita Lordo percipiente 10

11 RICHIESTE DI RIMBORSO: CASI PARTICOLARI GESTIONE DELLE RITENUTE D ACCONTO Esempio: fattura per un attività di 50 ore di docenza a Euro 78,00/ora lordi, + IVA e contributo previdenziale del 4% Compenso lordo Contributo previdenziale 4% Imponibile IVA Ritenuta d acconto 3.900,00 156, ,00 811,20 811,20 11