Manuale operativo CRM base vers. 8a

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1 Manuale operativo CRM base vers. 8a 1. Premessa. Semplice CRM basato su database ACCESS utile per la gestione dei contatti, della numerazione delle offerte, dei Clienti, dei Fornitori, delle manutenzioni e delle commesse (FAD). Costruito usando gli strumenti ACCESS, senza alcuna protezione, puo essere personalizzato dal Cliente (in possesso dei fondamenti sull uso di detti strumenti) oppure su richiesta in base ad un preventivo. Utile per raccogliere, ordinare, selezionare ed utilizzare le informazioni relative a contatti, offerte, clienti, fornitori, commesse (ricavi-costi-margine), scadenze e rinnovi manutenzioni e noleggi. I dati si possono esportare in EXCEL, WORD ecc.. per preparare circolari, tabelle riassuntive ecc Sono previsti Reports standard preconfezionati che possono essere personalizzati e modificati dal Cliente. La chiavetta USB contiene il programma ed i dati in formato ACCESS ed il presente Manuale operativo. Copiare tutto in una directory del disco fisso per renderlo operativo. 2. Menu principale: Ecco come appare il menu principale che comprende le voci: - Contatti - Anagrafica Clienti-Fornitori - Offerte - FAD - Manutenzioni e noleggi Cliccando sul quadratino corrispondente si accede al sottomenu corrispondente.

2 3. Gestione dei contatti: Il cuore del CRM sono i contatti (suddivisi in: prospect-contatto-cliente-fornitore-broker-altro) per identificare il tipo e cambiarlo per ottenere delle situazioni aggiornate e suddivise per tipo. La voce Contatti comprende: - Input nuovo contatto (inserisce un nuovo contatto in archivio) - Modifica dati contatto (modifica un contatto esistente in archivio) - Visualizza e modifica contatto per tipo e codice - Reports contatti Le voci Input nuovo contatto e Modifica dati contatto presentano la seguente maschera:

3 A sinistra i dati relativi al Contatto, a destra la rubrica ed i codici da inserire. I campi Tipo contatto, sigla e codice sono a tendina con le opzioni nelle relative tabelle. Le scelte del codice devono essere inserite nella maschera contatti editando la maschera. Visualizza contatto per tipo e codice permette di filtrare i contatti inserendo tipo e/o codice. Reports contatti presenta un sottomenu con alcuni reports interessanti. I reports possono essere modificati ed inseriti gestendo il pannello di controllo. 4. Gestione anagrafica Clienti e Fornitori: La voce Anagrafica Clienti-Fornitori comprende: - Anagrafica Clienti - Anagrafica Fornitori 5. Anagrafica Clienti: E utile avere un archivio Clienti con i dati anagrafici corretti per recuperarli per i vari documenti da emettere (e un archivio diverso da quello relativo ai contatti)

4 La voce Anagrafica Clienti comprende: - Input e modifica dati anagrafici Clienti - Report clienti Selezionando Input e modifica dati anagrafici Clienti, si presenta la seguente maschera:

5 6. Anagrafica Fornitori: E utile avere un archivio Fornitori con i dati anagrafici corretti per recuperarli per i vari documenti da emettere (e un archivio diverso da quello relativo ai contatti) La voce Anagrafica Fornitori comprende: - Input e modifica anagrafica fornitori - Report 1 Fornitori Selezionando Input e modifica anagrafica fornitori, si presenta la seguente maschera:

6 7. Numerazione offerte: Nel caso di piu persone che emettono offerte, e utile avere una numerazione univoca e quindi chi emette offerta prenota un numero (inserendo i dati) e quindi blocca quel numero. Inoltre si possono ottenere reports con informazioni riassunte. La voce Numerazione offerte comprende: - Input modifica offerte - Elenco offerte

7 Selezionando Input e modifica offerte, si presenta la seguente maschera: 8. Gestione commesse (FAD): La gestione delle commesse (FAD) permette di tenere sotto controllo costi, ricavi e margine delle commesse che hanno lo stesso numero. I dati vengono inseriti man mano che si conoscono e possono essere piu dati di ricavo o di costo per ogni commessa inseriti in date diverse. (nei reports e possibile raggrupparli per avere delle situazioni personalizzate)

8 La voce Gestione FAD comprende: - Inserimento nuovo FAD - Modifica dei FAD - Reports FAD Selezionando Inserimento nuovo FAD o Modifica dei FAD, si presenta la seguente maschera:

9 9. Gestione manutenzioni e noleggi: Permette di tenere sotto controllo contratti annuali (o periodici) con i dati relativi in modo da poterli estrarre per scadenza ed altri parametri per avvertire per il rinnovo oppure avere informazioni per le variazioni. La voce Gestione manutenzioni e noleggi comprende: - Input e modifica manutenzioni - Reports manutenzioni e noleggi - Input e modifica Noleggi Selezionando Input e modifica manutenzioni, si presenta la seguente maschera:

10 10. Aiuto online: Ogni menu contiene una voce Aiuto che descrive le operazioni del menu corrispondente. Esempio:

11 11. Conclusioni. Questo CRM offre una semplice ed efficace gestione delle informazioni piu importanti relative alla gestione delle vendite e puo essere collegato a qualsiasi altro programma. (sono tabelle ACCESS esportabili)