FAQ Docenti per i servizi online: (aggiornato al 27/01/2010)

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1 FAQ Docenti per i servizi online: Gestione degli appelli. Verbalizzazione. (aggiornato al 27/01/2010) NOTA: Le variazioni rispetto alla precedente versione sono evidenziate in giallo v 1.1

2 1. Se ho un problema, a chi mi devo rivolgere? In prima istanza alla Segreteria di Facoltà e manager didattico che si interfacceranno con la DRSI per risolvere il problema o la re-indirizzeranno alla DRSI. 2. Come posso sapere se la configurazione del sistema funziona senza dovermene accorgere all ultimo momento in fase di verbalizzazione? Abbiamo attivato il link che permette di testare il corretto funzionamento dell ambiente Java e dell applet: è infatti possibile fare anche delle prove di firma su documenti fittizi che non hanno validità. Solo se tutti i test sono andati a buon fine, vorrà dire che il vostro sistema è correttamente configurato per effettuare la firma digitale. NOTA DEL 28/01/10: Si precisa che il test deve essere fatto anche dal secondo firmatario se userà la verbalizzazione digitale. Se ci fossero problemi, mandate una segnalazione a 3. Gli studenti devono firmare qualcosa? L attuale normativa nazionale e interna non prevede l obbligo di firma da parte dello studente. Si invita comunque a firmare il libretto dello studente ed operare in questa maniera: Per gli appelli che prevedano la accettazione elettronica, non è necessaria ulteriore conferma scritta da parte dello studente Per gli appelli che invece non prevedano la accettazione elettronica (tipicamente la verbalizzazione di un orale), si consiglia di stampare la lista iscritti, riportare il voto e far firmare allo studente l accettazione. In un secondo momento il docente potrà verbalizzare (con smart-card o cartaceo, a seconda del tipo di appello) il voto dello studente senza che sia necessaria la sua presenza fisica. 4. Posso cambiare i membri della commissione? Sì. Basta andare nelle proprietà dell appello e cliccare sulla icona nell elenco dei docenti. Possono essere aggiunti o eliminati i vari membri e cambiato il ruolo. Ogni membro della commissione (solo nel caso in cui risulti titolari di una unità didattica o della attività didattica) può entrare nell appello per quella AD, inserire studenti, stampare e/o esportare la lista iscritti, inserire esiti e verbalizzare. I membri non titolari di Ud o AD non vedranno gli appelli della relativa AD, ma potranno comunque effettuare la seconda firma (tramite l opzione Didattica -> Firma Documenti Elettronici ) Non si possono aggiungere membri a verbalizzazione iniziata. Per la verbalizzazione servono almeno due membri di cui uno (ed uno solo) deve essere Presidente. I membri della commissione possono essere più di due. Si suggerisce di avere come terzo membro il Presidente del CDS in modo che possa firmare in caso di impossibilità del secondo membro (una volta iniziata la verbalizzazione, non è possibile fare modifiche alla commissione e l unica soluzione sarebbe l annullamento del verbale). 5. Sono obbligato a mettere anche i ritirati e gli assenti o posso semplicemente non registrarli? Il sistema verbalizza gli studenti che hanno un esito associato e per default associa quelli senza voto come assente. Se NON si volesse registrare a sistema l assenza, bisogna ricordarsi di de-selezionare gli studenti assenti al momento della finestra riepilogativa prima di cliccare sul pulsante Firma Verbale o Stampa Verbale. NOTA DEL 28/01/2010: per una maggiore pulizia del sistema e della visualizzazione appelli, si suggerisce di indicare come assenti tutti gli studenti che non si intende verbalizzare con un voto/giudizio in quell appello. 6. Devo fare una unica verbalizzazione finale? No. Il sistema permette di verbalizzare in più istanze, sempre che: a. Il secondo firmatario abbia chiuso la precedente verbalizzazione b. Non si sia già verbalizzato i restanti iscritti come assenti 2

3 7. Fino a quando posso aggiungere studenti ad un appello? Fino a quando non si raggiunge la data di fine appello, che normalmente non viene indicata, o fino a quando non si siano verbalizzati tutti gli studenti, si possono aggiungere studenti (possibilità offerta ovviamente solo al docente e sempre che lo studente abbia compilato il questionario di valutazione della didattica) anche ad inserimento esiti iniziato o dopo avere già fatto una prima verbalizzazione. Ricordiamo che è consigliato lasciare che siano gli studenti ad iscriversi all appello, anche perché devono compilare il questionario di valutazione della didattica. 8. Ho iscritto uno studente, ma ho sbagliato: posso cancellarlo? Sì, se è stato inserito da un membro della commissione. Nel caso sia stato lo studente ad iscriversi, la cancellazione della prenotazione non è possibile. 9. Cosa vuol dire l opzione Ricorda il PIN per le firma successive nella finestra che compare al momento dell inserimento del PIN di firma? Tale opzione serve a non ripetere il PIN di firma per tutti i verbali (uno studente, un verbale) e vale SOLO per la firma di quel lotto di verbali. Finito il lotto, ad una nuova verbalizzazione verrà richiesto nuovamente il PIN di accesso (e poi quello di firma nuovamente). 10. Sono un docente titolare di una Unità Didattica (UD), ma non della attività didattica (AD): come si comporta il sistema? Vedi domanda Ho un esame partizionato: come sono gli appelli? Si suggerisce di avere due appelli separati: uno per partizione, a meno che i due titolari delle partizioni non preferiscano fare un appello in comune. Si ricorda che tutti i membri della Commissione possono gestire gli appelli se associati come titolari per la AD o per le UD di essa. Si suggerisce la seguente composizione COMMISSIONE AD PARTIZIONE 1 COMMISSIONE AD PARTIZIONE 2 Titolare AD Partizione 1 Titolare AD Partizione 2 Membro x Titolare AD Membro y Titolare AD Partizione 2 Partizione 1 Presidente CDS Presidente CDS 12. C è una AD con più UD: come dovrebbero essere organizzati gli appelli? Si ricorda che la verbalizzazione dell esame è per AD e non per UD, ma che è possibile effettuare delle prove parziali. La verbalizzazione è comunque quella finale (per l intera AD). Ci sono varie possibilità: a. quella più semplice consiste in una gestione interna (senza l utilizzo della procedura) degli esami per le singole UD. Ci sarà un solo appello finale pubblico a cui gli studenti si dovranno iscrivere per avere verbalizzato l esito. b. l altra possibilità è la creazione di appelli di tipo parziale. Un appello pubblico per ogni UD. Alla fine si dovrà fare un appello finale (riservato, con possibilità di importazione degli iscritti dall appello pubblico) in cui viene verbalizzato il voto finale per l intera AD da parte dei titolari delle UD (dove uno di essi dovrà figurare come Presidente). 13. Io ho una smart-card, ma gli altri membri della commissione non la hanno: come faccio? La modalità di verbalizzazione (smart card oppure cartacea) deve essere unica. Se si inizia una verbalizzazione con smart-card, anche l altro membro deve possederla. Nel dubbio utilizzare un appello che preveda il cartaceo. Vedi domanda Volevo fare un appello con smart-card, ma ho cambiato idea e vorrei farlo cartaceo (o viceversa): posso? Questa operazione non è momentaneamente permessa in questa release, ma lo sarà in futuro. 3

4 Questa operazione può essere fatta dalla DRSI, sempre che non ci siano variazioni nella modalità di accettazione del voto (se era prevista la accettazione del voto: non si può modificare in una tipologia di appello che non la preveda e viceversa): mandare una segnalazione a 15. Volevo fare un appello senza accettazione del voto, ma ho cambiato idea e vorrei farlo con accettazione (o viceversa): posso? Questa operazione normalmente sarebbe possibile solo prima dell inserimento di un esito. Ad ogni modo questa operazione (fermo restando il vincolo descritto sopra) non è momentaneamente permessa in questa release, ma lo sarà in futuro. 16. Posso creare un appello? No, attualmente non stiamo ancora dando la possibilità ai docenti di crearsi i propri appelli. In questa prima fase stiamo effettuando il testing della procedura nelle funzionalità base per permettere a tutti gli attori coinvolti di prendere confidenza con essa. 17. Posso modificare l appello? Gli appelli creati dalla segreteria non sono modificabili (se non la gestione dei docenti associati in commissione). Sono modificabili solo quelli creati dall utente (possibilità attualmente non consentita, vedi punto 11). 18. Ho una smart-card InfoCamere: posso utilizzarla? Questa operazione non è ancora attiva in questa release, ma lo sarà in futuro. Si prega di contattare la DRSI per concordare dei test di funzionalità. 19. Sono un docente che utilizzava UniWEX: cosa cambia? Gli studenti non appartenenti ai corsi DM270 continueranno, per ora, ad iscriversi sul sito della Facoltà, ma la verbalizzazione verrà fatta solo tramite ESSE3. Per cui, per l importazione in ESSE3 degli iscritti si prega di mandare una a con l estrazione degli studenti a cui dare gli esiti. La DRSI provvederà ad importarli su ESSE Quali sono i browser supportati? La versione attuale funziona con Internet Explorer. Per utilizzarlo con Firefox è attualmente necessario operare nella seguente maniera: 1. Strumenti -> Opzioni -> Avanzate 2. Dispositivi di sicurezza 3. Carica 4. Nome modulo: Smartcard CNS; Nome file modulo: bit4opki.dll 5. ok, ok, ok e funziona Trovate anche una guida nei servizi on-line che vi mostra i vari passaggi I browser Safari e Google Chrome non sono momentaneamente supportati, ma lo saranno in futuro con i prossimi rilasci del software. 21. Cosa succede se uno studente si presenta il giorno dell esame e non si era prenotato? L accettazione o meno dello studente al di fuori della prenotazione on-line è ovviamente a discrezione del docente. Nel caso il docente scelga di accettare lo studente, dovrà poi iscrivere manualmente lo studente (operazione necessaria prima dell inserimento esiti a sistema) utilizzando la funzione disponibile via web: tale operazione deve essere effettuata manualmente per ogni studente che si presenti fuori lista. Ovviamente se lo studente doveva compilare il questionario di valutazione della didattica il sistema non permetterà la iscrizione che potrà essere perfezionata solo se lo studente compilerà il relativo questionario. 22. Come si avvisano gli studenti iscritti ad un appello? Si può mandare una agli studenti iscritti utilizzando le Comunicazioni agli iscritti. È necessario impostare correttamente il mittente che sarà anche quello che potrà ricevere in copia la comunicazione (se si sarà scelta l opzione di ricezione copia di conferma in CC o CCn). Poiché si tratta di una (e non un messaggio pre-compilato), si consiglia di indicare tutte le informazioni che siano necessario allo studente per identificare il mittente, l appello e la attività didattica oggetto della comunicazione. 4

5 23. Quando sapremo gli esiti questionari dei questionari di valutazione della didattica? Le modalità precise saranno concordate con il Nucleo di Valutazione. In linea di massima, finito il periodo di compilazione dei questionari, renderemo disponibile la visualizzazione degli esiti delle valutazioni con media, e numero di risposte per ogni opzione. 24. Ho problemi nell'inserimento della firma del secondo commissario, si pianta il browser poco prima di leggere la smartcard. Ad un riavvio il verbale che appariva "da firmare" non compare più per il 2 commissario. Come devo fare? Questi inconvenienti si verificano quando il sistema per il secondo membro non è correttamente configurato per la firma digitale. Si suggerisce vivamente di verificare prima la corretta configurazione del sistema per tutti coloro che debbano usare la firma digitale (sia primi che secondi firmatari). Vedere anche Domanda L'aggiunta di nuovi commissari non migra sugli appelli successivi, nonostante abbia attivato il flag La migrazione della commissione è solamente sui turni (qualora un appello preveda più turni, opzione che al momento non è stata usata). La commissione viene recuperata dal sistema e normalmente è il manager/segreteria ad inserire i dati. Se avete bisogno di una commissione 'tipo' da usare per un certo periodo per quella attività didattica (AD) di un Corso di Studi (CDS), dovete comunicare il periodo di validità della commissione e i nominativi dei docenti (da associare a quella AD) al manager e/o segreteria di Facoltà. Ovviamente qualora ci siano anche delle procedure amministrative da compiere per formalizzare gli incarichi, dovranno essere espletati anche quelli. 26. La ricerca dei nuovi commissari non trova entries né per numero di matricola né per nome e cognome. Funziona solo tramite inserimento dal menù a tendina il quale a sua volta è fallato, perché alcuni docenti appaiono senza numero di matricola, altri a volte compaiono ed a volte no. Dovete prima mettere il nome (o matricola) del docente, cliccare sul pulsante 'RICERCA', poi guardare nel menù a tendina (dove prima avevate l'elenco completo) e avrete l'elenco ridotto filtrato sulla informazione inserita (matricola o cognome). Se ci sono informazioni mancanti, vuol dire che sono informazioni che non risultano mai caricate nel sistema e dovrebbero essere segnalate, ai fini dell inserimento, alle Segreterie Studenti e/o di Facoltà e/o manager. 27. Come faccio a capire di che tipo di appello si tratta (parziale, smart card, etc)? Queste informazioni sono riportate in alto nell appello. In ogni caso in questa prima fase sono state caricate solo prove finali (a parte alcuni casi concordati con il docente interessato), che prevedono la smart-card (a parte alcuni casi concordati con il docente interessato), e senza possibilità di accettazione del voto da parte dello studente (a parte alcuni casi concordati con il docente interessato e per le prove scritte degli appelli della Facoltà di Scienze Politiche). 5