Produttività. nell organizzazione. Spunti sulla gestione del tempo e dei processi interni. A cura di Paolo Vallicelli Gruppo Len

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1 Produttività nell organizzazione Spunti sulla gestione del tempo e dei processi interni A cura di Paolo Vallicelli Gruppo Len time

2 Pianificare la giornata una storia Un giorno un agricoltore disse alla moglie: Domani aro il campo ovest. Il mattino successivo uscì per lubrificare il trattore, ma gli mancava l olio e andò al negozio a procurarselo. Per strada notò che non era stato dato da mangiare ai maiali. Si diresse verso il silos per prendere il granoturco. Là vide dei sacchi che gli ricordarono che c era bisogno di mettere le patate a germogliare. Si avviò verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito della legna e si ricordò che prima aveva promesso di portarne un po a casa. Prima però doveva tagliarla e aveva lasciato l accetta nel pollaio. Andando a cercare l accetta incontrò sua moglie che dava da mangiare alle galline e sorpresa lei gli chiese: Hai già finito di arare? Finito? gridò l agricoltore Non ho nemmeno cominciato 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 1

3 La Gestione del tempo Significa controllare la risorsa più importante, quella più scarsa Non significa fare più cose possibili, significa fare quelle più importanti Significa considerare non solo efficienza ed efficacia, ma anche benessere personale e organizzativo 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 2

4 QUIZZONE: cosa ci fa perdere tempo? Problemi organizzativi (processi/comunicazione/collaborazione) Disordine (documenti-pc) Mancanza di pianificazione Mancanza di disciplina Tendenza al rinvio Comunicazione scadente Non delegare (non far crescere il tuo personale) Non saper dire di NO (seguire le priorità di altri) Non gestire le interruzioni Riunioni inutili Obiettivi o priorità poco chiare 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 3

5 Ma soprattutto NON AVERE PRIORITA Priorità: è un attivit attività più importante, perché legata ai vostri obiettivi Sindrome dell urgenza o del fare quelle che si ha davanti (no al L.I.F.O.!!!) Sindrome del rimandare le attività che non ci piacciono 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 4

6 Il principio di Pareto: la regola 20/80 Il 20% di un documento contiene l 80% delle informazioni rilevanti Il 20% dei clienti contribuisce all 80% del fatturato Il 20% delle vostre attività può produrre l 80% dei risultati Ci sono attività e clienti ad elevato valore 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 5

7 Riflessione: dove perdete più tempo? Rilavorazioni. Il tempo speso a rifare attività già fatte (male) da altri o da noi stessi. Lavoro inutili. Il tempo sprecato per attività superflue e senza valore aggiunto. Doppi lavori. Il tempo impiegato per svolgere attività che altri stanno già facendo. Ladri di tempo. Il tempo che ci viene sottratto da altri. 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 6

8 LA MATRICE DEL TEMPO Non importante Importante Urgente 1 Crisi Problemi pressanti Progetti a scadenza Riunioni/Report 3 Interruzioni, alcune telefonate, Certe riunioni Attività urgenti Non Urgente 2 Pianificazione Costruire relazioni Preparazione Prevenzione Pensiero Creativo/migliorativo Cronicità del problema 4 Routine Alcune telefonate Attività di fuga Eccessi 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 7

9 LA MATRICE DEL TEMPO Urgente Non Urgente Non importante Importante Necessità Stress Problemi e scadenze Spegnere l incendio Minimizzare e gestire Le priorità degli altri Pensano di essere nel 1 Q. Spegnere l incendio in altre nazioni Produttività Equilibrio Valore aggiunto Prevenire l incendio Eliminare, cestinare Inefficienza ed inefficacia Senso di inutilità Licenziamento 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 8

10 Dove stiamo più spesso: Il metodo urgenza ed importanza Urgente: subito! Attenzione immediata. Sono le attività ben visibili e spesso facili Noi reagiamo alle faccende urgenti. Le attività importanti, MA NON urgenti richiedono più iniziativa (PROATTIVITA ) 4 gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 9

11 L approccio del Q2 : Dovrei proprio Pianificare la settimana e la giornata Quel progetto che stai rimandando Risoluzione di problemi cronici Rinforzare le relazioni Aggiornamento Aumentare la collaborazione tra colleghi Extra lavoro (es. fare esercizio fisico) Quello che stai rimandando si trasforma in crisi Lavorando sul 2 Quadrante 2 si riduce il tempo passato nel gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 10

12 I miei contatti: gennaio 2011 LEARNING EDUCATION NETWORK 11