effe Document Versione build 100 QUICK START

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1 effe Document Versione build 100 QUICK START

2 effe Document Versione build 100 Sommario INTRODUZIONE... 2 PREPARAZIONE DEL SERVER PER L INSTALLAZIONE... 3 TECNOLOGIE UTILIZZATE... 3 PREPARAZIONE DEL SERVER... 3 PRE-CONFIGURAZIONE DELL AMBIENTE SERVER... 3 INSTALLAZIONE... 3 CONFIGURAZIONE ACCESSO AL DB E AL SERVIZIO LDAP... 3 ADMIN DI DEFAULT... 4 WORK FLOW GESTITI DA EFFE DOCUMENT... 5 WORKFLOW SEMPLICE... 5 WORKFLOW AVANZATO... 6 GENERAZIONE NUMERO DI PROTOCOLLO... 7 SISTEMA DI BACK END... 8 AMMINISTRATORE... 9 RESPONSABILE AREA TEMATICA PROTOCOLLATORE COLLABORATORE RESPONSABILE DI SERVIZIO VISUALIZZATORE REPORT SISTEMA DI FRONT END APERTURA DI UN NUOVO DOCUMENTO

3 Introduzione è una Web Application OpenSource per la gestione documentale. FIGURA 1 - LAUNCH PANEL Realizzato completamente con tecnologie Open Source (php 5, mysql 5, apache 2) è composto da due elementi chiave: 1. Il sistema di front-end 2. Il sistema di back-end Il sistema di Front-End è accessibile all utente esterno all organizzazione che vuole inoltrare un documento ed ottenere un numero di protocollo relativo. Accessibile attraverso un url tipo: oppure Una volta caricata la web application l utente potrà procedere nell inoltro del proprio documento. Tale procedura verrà a dettagliata nel seguito. Il sistema di Back-End è la parte di applicazione riservata agli utenti interni dell azienda ed offre tutti gli strumenti necessari per la gestione dei documenti e per l amministrazione della web application stessa attraverso l account di amministratore. 2

4 Preparazione del Server per l installazione Tecnologie utilizzate Linguaggio lato server: PHP Linguaggio lato client: HTML, JAVA SCRIPT Database: MySQL Web Server: Apache Preparazione del Server Per l utilizzo di si consiglia l installazione del pacchetto open source WAMP, scaricabile da sito web: che comprende tutti i tool citati sopra e ne permette una rapida e semplice configurazione. In alternativa, se tali software sono già presenti sul sistema e la loro versione è uguale o equivalente, è possibile installare direttamente. Pre-Configurazione dell ambiente server Abilitare i moduli Mime Magic, LDAP e SEND MAIL FROM di PHP nel file PHP.INI extension=php_mime_magic.dll extension=php_ldap.dll sezione [mail function] nel file php.ini Installazione 1. Scompattare il pacchetto effedocument_blank_schema.zip nella directory WWW di APACHE. 2. Caricare lo Schema del DB effedocument_blank_schema.sql in mysql. Configurazione accesso al DB e al Servizio LDAP Le impostazioni di accesso al DB e al servizio LDAP sono settate attraverso il file EFFECONFIG.XML presente nella directory COMMON/CORE/: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <effeconfig> <database> <user>root</user> <password></password> <host>localhost</host> <dbname>effedocument</dbname> </database> <ldap> <server>ldap:// </server> 3

5 <partialdn>ou=myou,o=myo,dc=mydc,dc=it</partialdn> </ldap> <other> <dirallegati>../documenti_allegati/</dirallegati> <effelog active='true'>effedoclog.txt</effelog> </other> </effeconfig> <Database> user: utente del db password: password di accesso al db host: host del db dbname: nome del db <LDAP> server: server del servizio ldap partialdn: dn finale di autenticazione, escluso il cn dell utente <OTHER> dirallegati: la directory sul server in cui effettuare l upload degli allegati; effelog: indica se attivare il log e la relativa directory di salvataggio dei file. Il servizio LDAP va inoltre attivato dal Pannello di Amministrazione nella tag Servizi Extra. Admin di default I dati di accesso per l amministratore di default di sistema sono: Username: admin Password: admin 4

6 Work Flow gestiti da implementa al suo interno due tipologie di workflow per la gestione dei documento: Semplice Avanzato Workflow Semplice Il workflow semplice attraversa i seguenti stati assegnazione (protocollatore) assegnato (responsabile) lavorazione (collaboratore) evaso (collaboratore) validato (collaboratore) predisposto (responsabile) Normalmente il workflow inizia con lo stato assegnato, ma nel caso in cui l area tematica di appartenenza al documento non disponga di un responsabile questo viene posto nello stato assegnazione e sarà il protocollatore ad assegnarlo Lo stato assegnato si può ripetere se il responsabile si accorge che l argomento richiesto non è di sua competenza. In tal caso lo può smistare all area tematica corretta mantenendo lo stato. Dallo stato assegnato si passa allo stato lavorazione in cui il responsabile ( o più verosimilmente un suo collaboratore) effettua le attività richieste. Dallo stato di lavorazione si passa allo stato predisposto che riporta il documento al responsabile il quale deve validare la risposta preparata dal collaboratore. Se la risposta è soddisfacente sposta lo stato a validato rinviando il documento al collaboratore, altrimenti lo rimette nello stato di lavorazione aggiungendo le note relative alle modifiche richieste. 5

7 Nello stato validato il collaboratore eventualmente invia la risposta preparata e pone lo stato ad evaso chiudendo di fatto la richiesta. Workflow Avanzato Il workflow avanzato attraversa i seguenti stati assegnazione (protocollatore) assegnato (responsabile) lavorazione (collaboratore) validato (supervisore) predisposto (responsabile) evaso (collaboratore) autorizzato (collaboratore) Normalmente il workflow inizia con lo stato assegnato, ma nel caso in cui l area tematica di appartenenza al documento non disponga di un responsabile questo viene posto nello stato assegnazione e sarà il protocollatore ad assegnarlo. Lo stato assegnato si può ripetere se il responsabile si accorge che l argomento richiesto non è di sua competenza. In tal caso lo può smistare all area tematica corretta mantenendo lo stato. Dallo stato assegnato si passa allo stato lavorazione in cui il responsabile ( o più verosimilmente un suo collaboratore) effettua le attività richieste. Dallo stato di lavorazione si passa allo stato predisposto che riporta il documento al responsabile il quale deve validare la risposta preparata dal collaboratore. Se la risposta è soddisfacente sposta lo stato a validato inviando il documento al responsabile di Servizio per la 6

8 verifica finale, altrimenti lo rimette nello stato di lavorazione aggiungendo le note relative alle modifiche richieste. Dallo stato validato il responsabile di Servizio può porre il documento nello stato autorizzato e quindi rinviarlo al collaboratore, oppure rimetterlo nello stato predisposto e rinviarlo al responsabile di area tematica. Nello stato autorizzato il collaboratore eventualmente invia la risposta preparata e pone lo stato ad evaso chiudendo di fatto la richiesta. Generazione Numero di Protocollo genera per ogni nuovo documento un protocollo univoco simile al seguente: composto da 2 elementi: CM35 1. Sigla dell Ente a cui viene sottoposto il documento, nell esempio CM (Comune); 2. Numero progressivo, nell esempio 35; Il protocollo progressivo per ingresso ed uscita, quindi avrò: protocollo 25 in ingresso e protocollo 25 in uscita 7

9 Sistema di Back End FIGURA 2- SCHERMATA DI LOGIN GR prevede 6 tipologie di utenti di back - end: Utente Funzionalità Scope Amministratore Responsabile Servizio Protocollatore Collaboratore Supervisore Settare la configurazione della web application ma non accedere ai documento inseriti (unico) Controllo della richiesta relativa al servizio di cui è responsabile Visualizzazione di tutti i documento relativi all Servizio e protocollare le richieste non pervenute attraverso il web ( , Fax, Posta Ordinaria, Posta Raccomandata, Telefono) Assolve le procedure per giungere all evasione del documento Approva l evasione nel caso la richiesta segua un flusso avanzato Web Application Servizio Servizio Servizio Ente Visualizzatore Report Visiona i Report di attività Web Application 8

10 Ogni utente può accedere alle proprie funzionalità effettuando il log-in dall url: oppure Amministratore Dopo aver effettuato il login, l amministratore può: Amministrare le aree tematiche (aggiunta, modifica, attivazione/disattivazione, settaggio della tipologia di procedura); Gestire le Agenzie (aggiunta, modifica, attivazione/disattivazione); Gestire i Servizi Extra, Avvisi e Faq (aggiunta, eliminazione); Visualizzare gli Utenti che hanno aperto almeno un documento; Gestire gli operatori (aggiunta, modifica, attivazione/disattivazione, modifica del ruolo e dell area tematica); FIGURA 3 - SCHERMATA DI AMMINISTRAZIONE TIPO 9

11 Responsabile Area Tematica Dopo aver effettuato il login, il Responsabile di Area Tematica può: Visualizzare i documento dell Area Tematica; Modificare l Area Tematica del Documento se si trova nello stato Assegnato (quindi ancora non preso il lavorazione); Variarne lo Stato; Visualizzare lo storico; Assegnarlo ad un collaboratore; Consultare gli eventuali allegati; Inviare la risposta se nello stato Evaso; Effettuare filtraggi e ricerche tra i vari documento FIGURA 4 - SCHERMATA TIPO DI GESTIONE DEI DOCUMENTI PROTOCOLLATI Protocollatore Dopo aver effettuato il login, il Protocollatore può: Visualizzare i documento dell Servizio Protocollare una nuova richiesta Assegnare un documento; Consultare gli eventuali allegati; Effettuare filtraggi e ricerche tra i vari documento Visualizzare lo storico; 10

12 FIGURA 5- SCHERMATA DI PROTOCOLLAZIONE Collaboratore Dopo aver effettuato il login, il Collaboratore: Visualizzare i documento assegnati Consultare gli eventuali allegati; Effettuare filtraggi e ricerche tra i vari documento Preparare la risposta Inviare la risposta una volta validata/autorizzata Visualizzare lo storico; 11

13 Responsabile di Servizio Il Responsabile di Servizio interviene solo nel Workflow Avanzato per l autorizzazione all invio della risposta. Come negli altri casi è ovviamente richiesto il login. Visualizzatore Report Dopo aver effettuato il login, il Visualizzatore Report può visualizzare e filtrare i report statistici sui dati presenti nel sistema. FIGURA 6 - ESEMPIO DI REPORT 12

14 Sistema di Front End FIGURA 7 - HOME PAGE Una volta che l utente esterno ha digitato l url della web application nel proprio browser, gli verrà presentata una schermata simile a quella di figura 6. Principalmente l utente potrà: 1. Aprire un nuovo Documento 2. Accedere alla Knowledgebase (FAQ) 3. Leggere gli Avvisi 4. Fare una ricerca tra le FAQ e gli Avvisi Il punto.2,.3, e.4 non necessitano di approfondimento essendo di semplice consultazione. Ci concentreremo invece sulla procedura per l apertura di un nuovo documento. 13

15 Apertura di un nuovo documento 1. Dalla Home Page selezionare Registra un Documento 2. Selezionare il Servizio di interesse: FIGURA 8 - SELEZIONARE L'AREA TEMATICA 3. Compilare la Form che viene presentata FIGURA 9 - FORM DATI 14

16 4. Prendere nota del numero di protocollo o stampare il relativo codice a barre FIGURA 10 - NUMERO DI PROTOCOLLO 15