MANUALE D USO DEI TELEFONI IP CISCO 7906G E 7911G

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1 Comune di Cervia Provincia di Ravenna Servizio Informatica MANUALE D USO DEI TELEFONI IP CISCO 7906G E 7911G

2 Sommario 1 Breve descrizione del telefono Personalizzazione del proprio apparecchio telefonico Modifica suoneria Regolare il livello di volume per la suoneria Regolare il livello di volume per il ricevitore Funzioni di base Esecuzione di una chiamata Accesso all operatore (centralinista) Ripetizione ultimo numero selezionato Prenotare la chiamata ad un interno quando questo è occupato Uso delle funzioni Attesa e Riprendi Richiamata alternata Trasferimento di chiamate Non disturbare Deviazione di tutte le chiamate verso un altro numero Deviazione di chiamate per non risposta Altre funzioni Esecuzione di chiamate in conferenza Risposta per assente Ascolto amplificato Registri di chiamate e rubriche Uso dei registri delle chiamate Utilizzare la rubrica aziendale Utilizzare la rubrica personale Pagina 2 di 11

3 1 Breve descrizione del telefono I telefoni Cisco 7911G e 7906G sono dei telefoni di tipo IP che si differenziano da quelli tradizionali perché sono apparecchi digitali basati sulla tecnologia VOIP (voice over IP) che rende possibile effettuare una conversazione telefonica sfruttando la connessione di rete. Per tale motivo questi telefoni vengono collegati alla presa di rete informatica. Nel caso in una postazione sia presente una sola presa di rete, dovendo far funzionare sia il proprio PC che il telefono IP, si farà un collegamento del tipo: Presa di rete Telefono PC Gran parte del funzionamento del telefono dipende dalle impostazioni del sistema centrale (call manager) che viene gestito dall amministratore del sistema. Tutti i telefoni Cisco hanno una numerazione del tipo xxx dove xxx è il numero interno. Per comunicare fra telefoni Cisco è sufficiente comporre il numero interno di tre cifre. Per evitare confusione tra linee e chiamate, fare riferimento a queste descrizioni: - Linee: ciascuna linea corrisponde a un numero di telefono (o un numero di interno) che altri utenti possono utilizzare per effettuare chiamate. Il telefono può supportare una linea. - Chiamate: ciascuna linea può supportare più chiamate. Per impostazione predefinita, il telefono supporta fino a sei chiamate connesse, ma l'amministratore di sistema può regolare questo numero in base alle proprie esigenze. È possibile mantenere attiva una sola chiamata alla volta; le altre chiamate vengono automaticamente messe in attesa. Pagina 3 di 11

4 Elemento Tasti softkey Pulsante di navigazione Tasto del menu Applicazioni Tasto Attesa Descrizione funzione La funzione dei tasti softkey cambia in relazione al contesto. La pressione del tasto attiva la funzione visualizzata sullo schermo del telefono in corrispondenza del tasto stesso. (vedi tabella definizione softkey) Consente di scorrere le voci dei menu e di evidenziarle. Quando il ricevitore è agganciato, sul telefono vengono visualizzate le chiamate rapide. Visualizza il menu Applicazioni che fornisce l'accesso ai registri del telefono e alle rubriche, alle impostazioni, ai servizi e alla Guida Mette in attesa la chiamata attiva, riprende una chiamata in attesa e passa da una chiamata attiva a una chiamata in attesa. Tasto Volume Controlla il ricevitore, l'altoparlante e il volume della suoneria. Pagina 4 di 11

5 2 Personalizzazione del proprio apparecchio telefonico 2.1 Modifica suoneria - Premere il tasto del menu Applicazioni - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Impostazioni e premere il tasto softkey Selez. - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Preferenze utente e premere il tasto softkey Selez. - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Suonerie e premere il tasto softkey Selez. - Premere nuovamente il tasto softkey Selez. - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione un suoneria. Per ascoltarla premere il tasto softkey Suona. Una volta trovata la suoneria giusta premere il tasto softkey Salva. - Premere ripetutamente il tasto softkey Esci fino a tornare al normale display. 2.2 Regolare il livello di volume per la suoneria Premere il tasto Volume quando il ricevitore è nell'alloggiamento. Il nuovo volume della suoneria viene salvato automaticamente. 2.3 Regolare il livello di volume per il ricevitore - Premere il tasto Volume quando il ricevitore è sganciato dall'alloggiamento. - Premere il tasto softkey Salva. 3 Funzioni di base 3.1 Esecuzione di una chiamata Per effettuare una chiamata è sufficiente sollevare il ricevitore e comporre il numero dell interno. Per chiamare un numero telefonico esterno senza passare dall operatore comporre il prefisso 0. E possibile comporre il numero anche con il ricevitore agganciato. Dopo avere premuto il tasto softkey NvChiam comporre il numero. Poiché l apparecchio non ha viva voce, per parlare con l interlocutore è necessario alzare la cornetta. Per Effettuare una chiamata quando un'altra chiamata è attiva occorre premere il tasto attesa, premere il tasto softkey NvChiam e immettere il nuovo numero. Per chiudere una chiamata riagganciare mentre si utilizza il ricevitore oppure premere il tasto softkey Chiudi. Pagina 5 di 11

6 3.2 Accesso all operatore (centralinista) Per parlare con l operatore del centralino e/o per chiedere di comporre un numero extradistrettuale (per chi non fosse abilitato): comporre il prefisso Ripetizione ultimo numero selezionato Per chiamare nuovamente l ultimo numero chiamato in precedenza, è sufficiente premere il tasto softkey Ripeti. 3.4 Prenotare la chiamata ad un interno quando questo è occupato E possibile utilizzare la funzione Prenota per ricevere la notifica quando un interno occupato diventa disponibile. Tale funzione è disponibile solo se si vuole chiamare un numero interno dotato di apparecchio telefonico Cisco. Non è quindi funzionante per numeri esterni o per numeri interni che non hanno ancora telefoni Cisco. - Chiamando un numero interno occupato, premere il tasto softkey Prenota quando viene emesso il segnale di occupato. - Riagganciare. Il telefono avviserà quando la linea è libera. - Quando viene segnalata che la linea è libera, premere il tasto softkey Chiama. 3.5 Uso delle funzioni Attesa e Riprendi Per mettere una chiamata in attesa è sufficiente premere il pulsante apposito :. L'attivazione della funzione Attesa è accompagnata da un sottofondo musicale. Nell apparecchio telefonico il pulsante di attesa si illumina di rosso per indicare che c è una chiamata in stato di attesa. Per riprendere la chiamata in attesa è sufficiente premere nuovamente il pulsante di attesa. 3.6 Richiamata alternata Questo servizio permette di conversare alternativamente con due corrispondenti. Ad esempio supponiamo che io riceva una telefonata da Mario Rossi e abbia bisogno di chiedere un informazione a Luisa Bianchi e poi di riparlare nuovamente con Mario Rossi. I passi da seguire sono: - metto Mario Bianchi in attesa premendo il pulsante di attesa. A questo punto Mario Rossi non è più in grado di ascoltarmi e udirà la musica di attesa. - premere il tasto softkey NvChiam e comporre l interno di Luisa Bianchi - dopo avere parlato con Luisa Bianchi o in caso essa non risponda, premere il tasto softkey Chiudi - premere nuovamente il pulsante di attesa per riprendere la conversazione con Mario Rossi Pagina 6 di 11

7 3.7 Trasferimento di chiamate Il trasferimento determina il reindirizzamento di una chiamata connessa. La destinazione è il numero a cui si desidera trasferire la chiamata. Ci sono due modi per trasferire una chiamata: Trasferire una chiamata senza parlare con il destinatario del trasferimento Comunicare con il destinatario del trasferimento prima di trasferire una chiamata (trasferimento con consultazione) Trasferire una chiamata senza parlare con il destinatario del trasferimento - da una chiamata attiva, premere il tasto softkey Trasfer (in tal modo l interlocutore viene messo in attesa) - comporre il numero interno di destinazione (a cui si vuole trasferire la chiamata) - Premere nuovamente il tasto softkey Trasfer per completare il trasferimento o premere il tasto softkey Chiudi per annullare il traferimento e riprendere la chiamata. Comunicare con il destinatario del trasferimento prima di trasferire una chiamata (trasferimento con consultazione) - da una chiamata attiva, premere il tasto softkey Trasfer (in tal modo l interlocutore viene messo in attesa) - comporre il numero interno di destinazione (a cui si vuole trasferire la chiamata) - attendere la risposta del destinatario del trasferimento. - Premere nuovamente il tasto softkey Trasfer per completare il trasferimento o premere il tasto softkey Chiudi per annullare il traferimento e riprendere la chiamata (premere il tasto di attesa per togliere dall attesa). 3.8 Non disturbare Per non essere disturbati dallo squillare del telefono è possibile attivare la funzione non disturbare. Per attivare tale funzione, tenendo la cornetta agganciata, premere il tasto softkey NoDist (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro). Quando la funzione Non Disturbare è attiva, sul display appare il messaggio Non disturbare attivo. In tal modo quando è in arrivo una chiamata, il telefono non emette nessun segnale acustico e si vede che c è una chiamata in ingresso dal display. Per rispondere alla chiamata occorre premere il tasto softkey Risp. oppure alzare la cornetta del telefono. Per disattivare la funzione non disturbare tenendo la cornetta agganciata, premere il tasto softkey NoDist (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro). 3.9 Deviazione di tutte le chiamate verso un altro numero È possibile utilizzare la funzione Deviazione di tutte le chiamate per reindirizzare tutte le chiamate in arrivo dal proprio telefono verso un altro numero. In tal modo il proprio telefono non riceve nessuna telefonata ad eccezione di quelle provenienti dal numero verso il quale si sono deviate le proprie chiamate. Per attivare tale funzione: - premere il tasto softkey DevTutti (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro). - digitare il numero interno verso cui deviare le proprie chiamate Pagina 7 di 11

8 Una volta attivata la deviazione di chiamate, sul proprio display appare la scritta deviazione al nr. e inoltre è presente l icona della deviazione di chiamata alternate accanto al numero di telefono. Per disattivare le deviazioni, premere il tasto softkey DevTutti (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) Deviazione di chiamate per non risposta Di norma tutti gli interni sono configurati in modo tale che, dopo 30 secondi, se l utente non ha ancora risposto ad una chiamata proveniente dall esterno, la chiamata viene automaticamente trasferita all operatore del centralino. E possibile chiedere all amministratore del sistema di togliere questa opzione per il proprio numero o eventualmente modificare l intervallo di tempo e/o il destinatario della deviazione su non risposta. 4 Altre funzioni 4.1 Esecuzione di chiamate in conferenza Il telefono IP di Cisco consente di collegare tre o più persone in una stessa conversazione telefonica, creando una chiamata in conferenza. In una chiamata in conferenza tutti gli interlocutori possono parlare e sentire gli altri membri della conferenza. Esempio 1: conferenza a 3 Supponiamo che io voglia fare una conferenza a tre fra me e altri due interlocutori (potrebbero essere due numeri interni o un numero interno e un numero esterno). Procederò nel modo seguente: - Digito il numero del primo interlocutore. - Una volta che esso mi risponde premo il tasto softkey Conf (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) - Digito il numero del secondo numero. - Una volta che esso mi risponde premo il tasto softkey Conf (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) Esempio 2 : conferenza a 4 In modo analogo, se ricevo una telefonata dall esterno e voglio trasformare questa telefonata in una conferenza a quattro tra l interlocutore esterno, me ed altri due colleghi: - Mentre sono in linea con l interlocutore esterno, premo il tasto softkey Conf (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) - Digito il numero del primo collega. - Una volta che esso mi risponde premo il tasto softkey Conf (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) - Premo il tasto softkey Conf (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) - Digito il numero del secondo collega. - Una volta che esso mi risponde premo il tasto softkey Conf (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) Pagina 8 di 11

9 Quando una conferenza è in esecuzione, premendo il tasto softkey El.Conf. posso visualizzare l elenco completo di tutti i partecipanti alla conferenza stessa. Mentre viene visualizzato l'elenco dei partecipanti alla conferenza, l'utente che ha avviato la conferenza è indicato con un asterisco accanto al nome. L utente che ha avviato la conferenza ha la facoltà di disconnettere un partecipante. Per fare ciò occorre per prima cosa visualizzare l elenco dei partecipanti premendo il tasto softkey El.Conf. e poi occorre selezionare il partecipante da disconnettere e premere il tasto softkey Rimuovi. Per disconnettersi da una conferenza è sufficiente riagganciare o premere il tasto softkey Chiudi. 4.2 Risposta per assente Ogni apparecchio è associato ad un gruppo di appartenenza (es. settore Urbanistica, servizio Tributi, ). E possibile rispondere ad una chiamata in arrivo su un altro apparecchio dello stesso gruppo. La funzione Risposta per assente consente di rispondere a una chiamata in arrivo sul telefono di un collega reindirizzandola al proprio telefono. I passi da seguire sono i seguenti: - mentre il telefono del collega stà suonando, alzare la cornetta del proprio telefono - premere il tasto softkey RispAss (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) - premere il tasto softkey RispA Questa operazione è possibile anche se il telefono del collega è posto in un altro ufficio ed io non sono in grado di sentirlo squillare. Il sistema è infatti configurato in modo tale che, dopo dieci secondi dal momento del primo squillo, se non viene data risposta, sul display di tutti i telefoni appartenenti allo stesso gruppo appare la scritta Numero del chiamante nome del destinatario. 4.3 Ascolto amplificato I telefoni 7911G non sono dotati di vivavoce ma hanno comunque la funzione di ascolto amplificato che consente di ascoltare una chiamata con l'altoparlante permettendo a tutti i presenti nel locale di udire ma non consentendo ad essi di parlare (l unico modo per parlare è sollevare la cornetta). Per ascoltare una chiamata con l'altoparlante : - Con il ricevitore alzato premere il tasto softkey Monitor - Riagganciare il ricevitore. Sarà possibile ascoltare la chiamata ma non sarà possibile parlare durante la chiamata. Per disattivare l'altoparlante e utilizzare il ricevitore: - Sollevare il ricevitore e/o premere il tasto softkey MonOff Pagina 9 di 11

10 5 Registri di chiamate e rubriche In questa sezione viene descritto in che modo è possibile utilizzare i registri delle chiamate e le rubriche. Per accedere a entrambe le funzioni: - Premere il tasto del menu Applicazioni - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Rubriche e premere il tasto softkey Selez. 5.1 Uso dei registri delle chiamate Per visualizzare le chiamate non risposte o effettuate o ricevute: - premere il pulsante del menu Applicazioni - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Rubriche e premere il tasto softkey Selez. - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Chiamate non risposte oppure Chiamate effettuate oppure Chiamate ricevute e premere il tasto softkey Selez. Ciascun registro memorizza fino a 100 record. Per visualizzare i dettagli per un singolo record di chiamata : - Evidenziare una chiamata fra quelle elencate utilizzando le frecce su e giù - Premere il tasto softkey Dettagli (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) Vengono visualizzate informazioni quali il numero chiamato, il numero del chiamante, l'ora del giorno e la durata della chiamata (solo per le chiamate effettuate e ricevute). Per cancellare tutti i record di chiamata contenuti in un registro: - Da dentro il menu Rubriche, selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Chiamate non risposte oppure Chiamate effettuate oppure Chiamate ricevute e premere il tasto softkey Canc. Per cancellare un singolo record di chiamata (una voce di un registro): - evidenziare il record di chiamata dalla lista - Premere il tasto softkey Elimina (qualora tale softkey non sia visibile sul display premere prima il tasto softkey Altro) Per chiamare un interno da un registro delle chiamate (es. chiamare il collega che ci ha chiamato mentre eravamo assenti): - evidenziare il record di chiamata dalla lista - premere il tasto softkey Chiama Per chiamare un numero esterno da un registro delle chiamate (es. chiamare chi ci ha chiamato mentre eravamo assenti): - evidenziare il record di chiamata dalla lista - premere il tasto softkey Mod nr - digitare il numero zero davanti al numero (per fare chiamate uscenti) - premere il tasto softkey Chiama Pagina 10 di 11

11 5.2 Utilizzare la rubrica aziendale E possibile utilizzare la rubrica aziendale gestita dal servizio informatica. - Premere il tasto del menu Applicazioni - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Rubriche e premere il tasto softkey Selez. - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Rubrica aziendale e premere il tasto softkey Selez. - Immettere parte di un nome e/o cognome. Utilizzare i numeri sulla tastiera per immettere caratteri sullo schermo del telefono. Utilizzare il pulsante di navigazione sul telefono per spostarsi tra i campi di input. - Premere e premere il tasto softkey Cerca. - Evidenziare un nome dall elenco proposto - premere e premere il tasto softkey Chiama. 5.3 Utilizzare la rubrica personale E possibile utilizzare la rubrica personale sul proprio telefono. Il primo accesso va configurato dall amministratore di sistema (occorre digitare il proprio login di rete e poi il PIN che di norma viene impostato al valore 1234). Una volta configurato il telefono, è possibile accedere alla rubrica personale. Per impostare un numero rapido di chiamata : - Premere il tasto del menu Applicazioni - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Rubriche e premere il tasto softkey Selez. - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Rubrica Personale e premere il tasto softkey Selez. - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione il menu Chiamate rapide personali e premere il tasto softkey Selez. - Premere il tasto softkey Assegna - Selezionare utilizzando i pulsanti di navigazione una posizione di numeri rapidi non ancora assegnata - Premere il tasto softkey Assegna - Digitare il numero di telefono avendo l avvertenza di inserire l eventuale numero 0 iniziale aggiuntivo per chiamate esterne (ad esempio il numero di CerviaInforma va scritto ) Pagina 11 di 11