Corso La gestione informatica dei documenti

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1 Presidenza del Consiglio dei Ministri SCUOLA SUPERIORE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Programma di Empowerment delle amministrazioni pubbliche del Mezzogiorno Corso La gestione informatica dei documenti Profili didattico-scientifici il Progetto di dettaglio Aprile 2009

2 Indice 1. Scenario di riferimento pag Obiettivi pag Destinatari pag Metodologia didattica pag Coordinamento scientifico e profilo dei docenti pag Programma di dettaglio pag Corso di base pag I Modulo pag II Modulo pag III Modulo pag Corso di approfondimento pag IV Modulo pag V Modulo pag VI Modulo pag VII Modulo pag. 12 Pagina 2 di 13

3 1. Scenario di riferimento Il progetto è presentato per la prima volta nell ambito dei programmi di empowerment delle amministrazioni pubbliche nel mezzogiorno, anche se corsi analoghi già da alcuni anni vengono realizzati con successo dalla Scuola superiore della pubblica amministrazione nell ambito delle offerte di formazione avanzata nella forma di corsi di perfezionamento. Le normative nazionali ed europee in materia di innovazione tecnologica (d.p.r. 445/2000 e regole tecniche, direttiva europea sulla firma digitale e Codice dell amministrazione digitale, linee guida europee Moreq 2 del giugno 2008 sulla gestione informatica dei documenti, legge 2/2009 sulla manovra anti-crisi, legge delega 15/2009 sull efficienza e trasparenza della p.a.) hanno avviato un processo di trasformazione nella gestione degli archivi e dei sistemi documentari, da sempre un settore trascurato delle amministrazioni pubbliche. Secondo i nuovi indirizzi, le amministrazioni pubbliche si devono dotare di una serie di strumenti per la gestione elettronica dei flussi documentali e per il controllo e la razionalizzazione dei propri processi decisionali. Alcune amministrazioni hanno già avviato l informatizzazione degli archivi e adottato un protocollo informatico, altre sono ancora agli inizi. In ogni caso, è emersa da tempo la complessità dei nodi da affrontare, anche alla luce di un quadro normativo tuttora incerto e comunque molto articolato. Crescente è inoltre l esigenza di dare formazione specialistica in questo ambito al personale preposto a funzioni dirigenziali nel campo specifico della gestione documentale o in quello della definizione di nuovi modelli organizzativi adatti alle trasformazioni in corso di realizzazione. La complessità che accompagna l organizzazione/riorganizzazione di un sistema documentario pubblico ha bisogno, infatti, di confronto, di modelli, di linee guida che tuttavia non possono essere definite astrattamente, ma devono essere il risultato di un lavoro congiunto, di sperimentazione, di analisi condivise, che tengano debitamente conto oltre agli aspetti scientifici e metodologici - delle esperienze maturate nelle amministrazioni che per prime abbiano progettato sistemi informatici di gestione documentaria. Pagina 3 di 13

4 2. Obiettivi Alla luce di queste considerazioni il corso sulla gestione informatica dei documenti qui presentato intende offrire un articolato e completo percorso formativo che include parti di diversa natura e complessità finalizzate a fornire un quadro unitario di conoscenze e strumenti idonei ad affrontare i compiti previsti dalla normativa coerentemente con le esigenze di un amministrazione efficiente e documentata. Si prevedono quindi una prima parte di natura propedeutica destinata a fornire una formazione di base in campo archivistico e documentario e una seconda parte specialistica finalizzata al trasferimento di competenze operative e di metodo nel settore. Entrambi le parti sono rivolte ai responsabili dei servizi per la gestione documentaria in ambiente digitale previsti ai sensi del d.p.r. 445/2000, ai responsabili degli enti cui sia affidato il compito di sviluppare funzioni strategiche di innovazione tecnologica in campo documentario, ai responsabili dei sistemi informativi e ai responsabili per la conservazione digitale previsti dal Codice dell amministrazione digitale e dalla relativa normativa tecnica. In particolare, il corso intende promuovere l acquisizione di competenze specialistiche e soprattutto metodologia per gestire con la necessaria flessibilità ma anche con adeguata preparazione tecnico-archivistica e conoscenza degli strumenti di riferimento i cambiamenti nel campo dell e-government con specifica attenzione alla gestione informatica dei sistemi documentari e dei flussi documentali. È inoltre finalizzato ad accrescere le capacità di valutazione critica delle soluzioni informatiche e di applicazione consapevole della complessa normativa tecnica in materia di documenti informatici. In termini di saper fare il corso mira a fornire competenze professionali e autonomia operativa nel settore della gestione documentale in ambiente digitale per gestire l innovazione tecnologica e organizzativa con specifico riferimento: alla creazione e gestione di sistemi di classificazione alla predisposizione di piani di fascicolazione e conservazione Pagina 4 di 13

5 alla elaborazione del manuale di gestione e di procedure e policy interne per il trattamento di archivi digitali alla tenuta dell archivio di deposito alla corretta applicazione delle norme sull accesso e sulla tutela della riservatezza Obiettivi della Parte I. Conoscenze di base Nello specifico, il corso di base si propone di dare una preparazione di primo orientamento in questo settore, sia dal punto di vista organizzativo e archivistico, sia dal punto di vista tecnologico, affinché il personale sia messo in condizione di integrare le conoscenze tecniche con le capacità professionali per la formazione e il mantenimento dell archivio e per la sua conservazione nel tempo. In questo caso l obiettivo è quello di fornire ai futuri responsabili dei servizi documentali ed in generale ai funzionari della p.a. coinvolti nei processi documentari le conoscenze tecniche aggiornate (informatiche, archivistiche e organizzative) necessarie a utilizzare in modalità avanzate e gestire nel tempo sistemi documentali informatici. I contenuti che saranno trattati in questo ambito sono finalizzati a fornire: elementi introduttivi al sistema di gestione dei documenti in ambiente digitale e un quadro di riferimento complessivo i requisiti funzionali archivistici (registrazione dei documenti e classificazione/fascicolazione in ambiente digitale, il manuale di gestione) un quadro complessivo della normativa di settore (il testo unico approvato con d.p.r. 445/2000 e le regole tecniche, le norme sulla riproduzione sostitutiva, la sottoscrizione di documenti informatici, il codice dell amministrazione digitale approvato con d.lgs. 82/2005) criteri, regole e strumenti per la gestione e l utilizzo dell archivio di deposito e storico (fasi della gestione, selezione e piani di conservazione integrati, elementi di tecnologia archivistica per la conservazione) elementi di orientamento in materia di accesso, tutela della privacy, fruizione e utilizzo degli archivi per la ricerca esempi concreti nella forma di casi di studio relativi alla realizzazione di sistemi documentari informatici Pagina 5 di 13

6 Obiettivi della Parte II. La progettazione di sistemi documentari e lo sviluppo di requisiti documentari avanzati La parte di approfondimento è finalizzata a fornire le necessarie conoscenze specialistiche e la metodologia per l'elaborazione degli strumenti di gestione di sistemi documentari avanzati e la progettazione di interventi complessi di digitalizzazione. I temi trattati nell'ambito di questa parte riguardano pertanto - oltre all'approfondimento dei concetti di classificazione e fascicolazione e della metodologia specifica per la creazione di piani di classificazione/fascicolazione integrati con i piani di conservazione - anche il problema del dominio dei processi decisionali intrinsecamente vincolati al governo dei flussi documentari e allo sviluppo di sistemi integrati di gestione documentaria, con specifico riferimento al ruolo del governo delle procedure documentarie e del manuale di gestione. Si terrà conto sia del panorama nazionale che delle direttive e raccomandazioni internazionali in materia. Si forniranno, inoltre, conoscenze tecniche relative all'uso di linguaggi standard per la formazione dei documenti e la gestione dei relativi metadati. Una particolare attenzione sarà dedicata ai nodi della conservazione autentica delle memorie digitali. Anche in questo caso si renderanno disponibili per il confronto e la valutazione casi di studio e best practice. 3. Destinatari Il percorso formativo, è rivolto a dirigenti e funzionari operanti nelle Amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo, nelle Regioni, negli Enti pubblici non economici, negli Enti locali operanti nelle Regioni Obiettivo 1 con particolare riguardo alle figure professionali aventi responsabilità in materia di gestione documentale: il responsabile per i servizi documentari e gli archivi e il responsabile della conservazione digitale (ai sensi di quanto indicato dal testo unico sul documento amministrativo d.p.r. 445/2000, dalle regole tecniche approvate con d.p.c.m. 31 ottobre 2000, dal Codice Pagina 6 di 13

7 dell amministrazione digitale e relative regole tecniche), nonché il responsabile dei sistemi informativi. E necessaria una conoscenza di base dei principali programmi informatici e la disponibilità di un computer collegato in rete sul luogo di lavoro. 4. La metodologia didattica Il corso prevede una modalità di formazione blended, per cui si alternano attività da svolgere on-line con attività da svolgere in aula in presenza del docente esperto della materia. I casi di studio saranno in parte presentati in aula in parte forniti in modalità e-learning (mediante la descrizione del caso e lo scambio di commenti e valutazione nel corso di chat e attraverso un apposito forum). Le modalità di apprendimento in aula includono l apprendimento individuale e l apprendimento collaborativo e team-based. Le modalità di apprendimento on line prevedono l apprendimento individuale e attività di discussione nel forum del corso e nel corso di chat con i docenti. Le lezioni frontali, oltre a presentare e discutere approfonditamente i temi più complessi, introducono i materiali on line che costituiscono una integrazione e un approfondimento dei contenuti presentati in aula. In particolare la seconda sezione è dedicata ad approfondire la conoscenza di strumenti e attività specifiche (classificazione, fascicolazione e manuale di gestione) e alla definizione delle attività che ciascun allievo svolgerà in proprio e che discuterà successivamente in aula. Il lavoro intermodulo sarà in particolare costituito dalla realizzazione di uno strumento archivistico - piano di classificazione, piano di fascicolazione, piano di conservazione o manuale di gestione (scelto da ciascun allievo d intesa con il docente di riferimento) secondo le indicazioni metodologiche fornite in aula e approfondite nei contenuti didattici on line. Le criticità saranno discusse nel forum e nel corso delle chat con modalità interattive tra il docente e i partecipanti al corso. La valutazione del lavoro intermodulo avverrà in aula in occasione della presentazione individuale dei singoli casi a conclusione dell intero corso. Saranno sintetizzate e discusse in aula le principali criticità individuate nel corso del lavoro. Pagina 7 di 13

8 Le lezioni sono quindi caratterizzate da un notevole grado di interattività finalizzata a trasferire competenze e metodologia, attraverso l ampio ricorso ad esercitazioni, discussioni di casi e lavoro individuale. Specifiche modalità di valutazione dell apprendimento saranno sviluppate on line per ciascun modulo del corso. 5. Coordinamento scientifico e profilo dei docenti Il coordinamento scientifico verrà curato dalla prof. Maria Guercio, professore ordinario di Archivistica presso l'università di Urbino e docente della Scuola superiore per la gestione informatica dei documenti. Per la docenza si prevede il ricorso a docenti universitari ed esperti nelle materie di riferimento (archivistica, gestione informatica dei documenti, informatica,diritto, organizzazione). 6. Il programma di dettaglio Il programma si sviluppa in due livelli di corso (Parte I: corso di base e Parte II: corso avanzato) articolato in 7 moduli, per complessive 90 ore, distribuite in 10 giornate d'aula, ciascuna di 6 ore, 24 ore di lezioni on line, 6 ore di chat. E previsto un lavoro intermodulo interattivo che verrà svolto in parte in chat e forum, in parte a cura degli allievi con il supporto dei docenti e del coordinatore. I risultati saranno discussi a conclusione del corso nell ultima lezione in aula. Per ciascuna edizione del corso saranno costituite classi di non più di 25 partecipanti. Ciascuna classe sarà seguita: - da un tutor per le attività in aula, competente in materia di gestione informatica dei documenti, che avrà il compito di interagire con gli uffici amministrativi delle sedi di svolgimento del corso rispetto alla accoglienza dei partecipanti, alla gestione di esigenze, problemi e regole di comportamento, rilevando il clima d aula, il tipo di partecipazione, il grado di interesse e soddisfazione degli allievi, fornendo nel corso dell attività un feed-back costante; Pagina 8 di 13

9 - da un tutor per le attività on line che avrà il compito di informare i partecipanti delle modalità di svolgimento della formazione blended e di come si integrano le attività in presenza e quelle on line; di illustrare gli adempimenti formali e procedurali per il funzionamento del corso; di verificare la presenza dei materiali didattici per ogni modulo del corso; di sollecitare i corsisti nell'ambito dell'attività intermodulo prevista nella Parte II - corso avanzato; di sostenere i docenti e i corsisti nell'utilizzo della piattaforma fornendo istruzioni semplificate e rispondendo alle richieste di supporto; di inviare al termine di ciascuna edizione una relazione sull'attività svolta, sviluppando i seguenti punti: attività svolta, responsività della classe, problematiche incontrate. Nell ambito del corso i partecipanti svilupperanno un lavoro intermodulo, d intesa con il docente di riferimento e con il coordinatore. La finalità di tale lavoro è quella di consentire la sperimentazione della metodologia e dei principi acquisiti nel corso del progetto formativo. Il lavoro intermodulo potrebbe riguardare, quindi, la realizzazione (in tutto o in parte e con riferimento all ente di appartenenza dell allievo) di strumenti archivistici coerenti con l utilizzo di tecnologie informatiche: il piano di classificazione o di fascicolazione, il piano di conservazione o il manuale di gestione, policy per la digitalizzazione e la conservazione di serie documentarie, regolamenti per la gestione della posta elettronica, ecc. Le attività da sviluppare saranno concordate con il coordinatore del corso e con almeno uno dei docenti CORSO DI BASE LA GESTIONE INFORMATICA DEGLI ARCHIVI: CRITERI, REGOLE E STRUMENTI PER L'ORGANIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI (4GG) I MODULO Introduzione alla gestione informatica dei documenti: i nodi archivistici (9 ore, 3 ore on line) Principali argomenti trattati nel modulo: Introduzione al corso accesso e uso degli archivi per la ricerca; il ruolo degli archivi per la preservazione della memoria storica; tutela della riservatezza Pagina 9 di 13

10 i requisiti funzionali archivistici (registrazione dei documenti e classificazione /fascicolazione in ambiente digitale, il manuale di gestione) criteri, regole e strumenti per la gestione e l'utilizzo delle regole di deposito e storico (fasi della gestione, selezione e piani di conservazione integrati, elementi di tecnologia archivistica per la conservazione) lezione on line sulla registrazione dei documenti (progetto Aurora) e sulla metodologia per la classificazione (3 ore) II MODULO Il quadro normativo per la gestione informatica dei documenti (9 ore in aula, 2 ore di chat, 3 ore di lezione on line) Principali argomenti trattati nel modulo: - Il protocollo informatico: principi e analisi normativa dal Testo unico sul documento amministrativo al Codice dell amministrazione digitale - La firma digitale: aspetti tecnologici e normativi - Le disposizioni tecniche sulla riproduzione sostitutiva - Trasparenza e processi amministrativi: workflow documentali e fascicolo - Informatico - Chat sulle criticità della normativa (2 ore) - Lezione on line sulla normativa di settore (3 ore) III MODULO Studi di casi e testimonianze (6 ore in aula, 2 ore di chat, 3 ore di lezione on line) Principali argomenti trattati nel modulo: Saranno presentati e discussi in aula almeno due casi di studio, mentre per altri casi saranno messi a disposizione materiali on line. - Il caso del Ministero per i beni e le attività culturali Pagina 10 di 13

11 - Il caso dell Agenzia delle entrate - Il caso delle Commissioni tributarie - Il progetto delle istituzioni trentine - Il progetto TITULUS Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione 6.2. CORSO DI APPROFONDIMENTO: LA PROGETTAZIONE DI SISTEMI DOCUMENTARI E LO SVILUPPO DI REQUISITI DOCUMENTARI AVANZATI(6GG) IV MODULO La classificazione e l organizzazione dell archivio in ambiente digitale (12 ore, 2 ore di chat, 3 ore di lezione on line) Principali argomenti trattati nel modulo: - Principi ed evoluzione della classificazione d'archivio - La classificazione in ambiente digitale - Classificazione, fascicolazione e controllo dei flussi amministrativi - Classificazione e piani di conservazione: metodi e modelli di integrazione - Il manuale di gestione - Studio di casi: presentazione di casi di classificazione/fascicolazione e delle loro criticità - Progettazione di schemi di classificazione:e di manuali di gestione; esercitazione in aula e preparazione del lavoro intermodulo da parte dei partecipanti al corso - Chat su lavoro intermodulo (2 ore) - Lezione on line di approfondimento sulla classificazione e sul manuale di gestione (3 ore) Pagina 11 di 13

12 V MODULO I requisiti organizzativi e tecnologici per creazione di sistemi documentari avanzati (12 ore, 2 ore di chat, 6 ore on line) Principali argomenti trattati nel modulo: - Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi; la gestione della posta elettronica - Linee guida internazionali ed europee (ISO e Moreq) - Gestione dei portali e siti web per la documentazione pubblica - Progetti e iniziative nazionali sulla digitalizzazione dei documenti - La progettazione di sistemi documentari: studi di fattibilità, analisi del software e valutazione dei costi - Casi di studio (Consiglio del Notariato; il progetto Doqui, il Ministero della Giustizia) - Chat sulle criticità dei processi di digitalizzazione (2 ore) - Lezione on line sui requisiti organizzativi (3 ore) - Lezione on line sugli standard e sulla digitalizzazione (3 ore) VI MODULO La conservazione degli archivi digitali ( 6 ore, 4 ore on line) Principali argomenti trattati nel modulo: - Principi generali - Metodi e formati - Linguaggi di marcatura - I depositi digitali - Modelli nazionali; policy e raccomandazioni - Lezione on line sul tema della conservazione: linee guida e casi di studio (4 ore) Pagina 12 di 13

13 VII MODULO La valutazione del lavoro intermodulo (6 ore) Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione Per informazioni sul corso: Servizio per la Formazione avanzata e per i Progetti speciali Sig.ra Paola Leoncini Via dei Robilant, ROMA Tel. 06 / /328 Fax 06 / /367 formazioneavanzata@sspa.it Pagina 13 di 13