TI STAI FACENDO DELLE DOMANDE? NOI TI DIAMO LE RISPOSTE! Stampa questo vademecum e tienilo a portata di mano. L abbiamo fatto per te.

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1 TI STAI FACENDO DELLE DOMANDE? NOI TI DIAMO LE RISPOSTE! Stampa questo vademecum e tienilo a portata di mano. L abbiamo fatto per te.

2 DOCUMENTAZIONE e MATRICOLE Non ho la cartolina di garanzia, che faccio? Prima di tutto sensibilizza l installatore a verificare se l imballo è realmente vuoto prima di buttarlo. Registra la prima accensione in WebSERVICE. Una volta registrata, comunica con una mail il numero di intervento (tracing number) e la matricola a: elisabetta.molinari@vaillant.com La cartolina ti verrà spedita via mail. Sto registrando in WebSERVICE un accensione/intervento, ma il software non prende la matricola, che faccio? Se la matricola è riportata a mano, verifica che sia lunga 28 caratteri. Se è lunga 28 caratteri o se è stampata sulla cartolina allora scrivi una mail a chiara.crema@vaillant-group.com Ho inviato un reso ricambi, ma non mi sono ancora tornati i pezzi, perché? Quando si crea un reso ricambi, nell imballo DEVE essere presente: 1. Il DDT generato da WebSERVICE (se poi volete aggiungerne uno vostro siete liberi di farlo) 2. Le etichette generate da WebSERVICE attaccate sui ricambi 3. Deve esserci corrispondenza tra i ricambi nel DDT WebSERVICE e i ricambi presenti nell imballo 4. I ricambi vanno resi negli imballi originali In mancanza di uno di questi 4 punti, il reso subisce dei fermi e quindi dei ritardi. NON depennare a mano la lista resi! Usate i codici di sostituzione ricambi coerenti con il tipo di intervento: la caldaia è in garanzia, ma avete sostituito la scheda perché bruciata da un fulmine? Usate il codice fulminato/bruciato, in questo modo il ricambio risulterà fuori garanzia e non apparirà nella lista dei resi. Ho inviato le fatture di accensioni e interventi, ma non ho ancora ricevuto il pagamento, perché? Quando fatturate le prime accensioni dovete: 1. Creare la vostra fattura fiscale 2. Generare da WebSERVICE la prefattura 3. Allegare le cartoline di garanzia 4. Verificare molto bene la corrispondenza tra le cartoline da fatturare e quanto contenuto nella prefattura: DEVE esserci corrispondenza e tutte le accensioni devono essere valorizzate. Se trovate un accensione quotata a zero, non generate la prefattura e fate una segnalazione via mail heldesk.vaillant@metisoft.it Quando fatturate gli interventi in garanzia dovete: 1. Creare la vostra fattura fiscale 2. Generare da WebSERVICE la prefattura 3. Verificare molto bene la corrispondenza tra interventi da fatturare e quanto contenuto nella prefattura: DEVE esserci corrispondenza e tutti gli interventi devono essere valorizzati. Se trovate intervento quotato a zero, non generate la prefattura e fate una segnalazione via mail heldesk.vaillant@metisoft.it In mancanza di uno di questi punti, i pagamenti subiscono dei ritardi.

3 ESTENSIONI DI GARANZIA Ho fatto un accensione l anno scorso, il cliente ci ha ripensato e vuole fare l estensione di garanzia. Si può fare? NO! Il personale che ha contatti con l utente deve essere molto chiaro su questo punto: il cliente ha tempo 30 gg dalla data di accensione per pensare se fare l estensione oppure no. Voi avete tempo 6 mesi per registrare il voucher di estensione in WebSERVICE. Trascorso il periodo NON si può fare nulla. Posso avere il duplicato di un voucher perché il cliente ci ha ripensato e non vuole più fare l estensione? Evitate di precompilare le estensioni di garanzia. I voucher vanno compilati davanti al cliente. Se fatto questo, il cliente ci ripensa o avete subito un furto, allora mandate una mail a stefano.frigerio@vaillant-group.com Perché quando provo ad associare un voucher non riesco e mi da errore? Le risposte sono due: 1. Il voucher va associato solo se presente un abbonamento di tipo strasereno in stato operativo 2. I voucher hanno una scadenza. Dall acquisto delle estensioni, hai tempo 1 anno per stipularli. Un messaggio di warning ti appare appena entri in Webservice quando mancano 3 mesi alla scadenza! 3. La matricola della caldaia è antecedente il 2010, quindi matricola che inzia per Il prodotto non rientra tra quelli a cui è possibile estendere la garanzia. Ho un cliente con voucher associato, ma l intervento non va in approvato, perché? Controlla la data di acquisto del prodotto. Dal 3 al 7 anno di garanzia, l intervento va in concluso perché a carico vostro. Il ricambio viene flaggato per essere reso perché a carico di Vaillant.

4 GARANZIE E NON Devo registrare un intervento in garanzia perché abbiamo sostituito lo stesso ricambio l anno scorso, come faccio? In teoria Webservice serve per registrare tutti gli interventi in garanzia e fuori garanzia. La cosa importante è registrare in prima battuta l intervento meno recente ovvero quello che ha fatto partire la garanzia sul ricambio. Una volta salvato e concluso il primo, registrare il secondo intervento più recente. Verrà approvato. Ho chiuso per errore un intervento, come faccio a riaprirlo? Se lo stato dell intervento è concluso è possibile riaprirlo cliccando sul visto rosso che trovi tra le icone dentro all intervento. Così facendo riporti l intervento da concluso a pianificato, puoi modificarlo o cancellarlo cliccando sulla x rossa sempre dentro all intervento. Se lo stato dell intervento è approvato allora manda una mail a helpdesk.vaillant@metisoft.it Ho un cliente che ha la matricola sdoppiata, ma non 2 prodotti associati diversi. Come faccio a non visualizzarlo sdoppiato? Sarà sufficiente clicca sull icona indicata nell immagine, cercare il prodotto corretto e salvare Non riesco a generare la prefattura, clicco sulla stampantina ma non succede nulla, che faccio? Per accedere ad Internet e quindi a WebSERVICE NON usate Explorer, ma Google Chrome. Devo chiedere l accredito per il reso di un ricambio, ma ho già generato la lista, come faccio addesso? Prima di generare la lista verificare bene se ci sono delle richieste particolari da gestire. Una volta generata la lista non si può tornare indietro se non eliminando tutta la lista per poterne generare una nuova e ristampare tutte le etichette da applicare ai ricambi.

5 ORDINI RICAMBI E arrivato l ordine 2 volte, perché? L esempio: l operatore Webservice inserisce un ordine ricambi e lo salva in stato confermato. Poco dopo si accorge che non doveva confermarlo e quindi lo annulla. Di per sé non è un problema annullare un ordine, ma bisogna stare attenti! Nell immagine sottostante viene evidenziata la data invio, quella è la data e ora in cui è arrivato l ordine in sede. Solo se la data invio è vuota potete impostare lo stato annullato. Non è arrivato l ordine che ho fatto, perché? Non è stato salvato impostando lo stato confermato. Quando è capitato, abbiamo sempre trovato l ordine con lo stato annullato/chiuso o in preparazione. Vorrei sapere quando è partito l ordine che ho fatto, come faccio? Se oggi trasferisco un ordine in sede, da domani potrò visualizzare le info di spedizione del mio ordine. Basterà entrare nella funzione ordini e filtrare tutti gli ordini. Di fianco ad ogni ordine troverete un pallino colorato (rosso, oppure giallo, oppure verde), basterà passarci sopra con il mouse per visualizzare la situazione: Pallino rosso: non è stato ancora spedito nulla Pallino giallo: l ordine è stato evaso parzialmente, vedrete per ogni codice la relativa quantità ordinata, la quantità spedita, la data di spedizione, ben evidenziati i codici che ancora non sono stati spediti, ed eventualmente i codici che al momento dell ordine erano validi, ma nel frattempo sono stati sostituiti. (Questo è l esempio riportato nell immagine sotto) Pallino verde: l ordine è stato evaso completamente, vedrete per ogni codice la relativa quantità ordinata, la quantità spedita, la data di spedizione.

6 ORDINI RICAMBI sblocco popup Continuo a inserire un codice di ricambio nell ordine, ma WebSERVICE non lo riporta nell elenco, perché? Perché hai i pop up bloccati. Se un codice ricambio viene sostituito da un altro oppure non è più fornibile, lo puoi visualizzare solo se sblocchi i pop up, ecco come fare: Da Google Chrome (perché è questo il browser che devi usare!)

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10 Grazie per l attenzione!