LA PREPARAZIONE E SOTTOMISSIONE

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1 LA PREPARAZIONE E SOTTOMISSIONE DELLA PROPOSTA IN HORIZON 2020 Giusy LO Grasso CNR Ufficio Supporto alla Programmazione Operativa tel voip giusy.lograsso@cnr.it 1

2 STIMA DELL IMPEGNO NECESSARIO Tempo medio per trovare un bando adeguato: 10 ore ma 1 ora (o anche meno) per partecipanti esperti Tempo medio per costruire una partnership: 16 ore per partner + meetings (se necessari) tranne quando riguarda la prosecuzione di un progetto esistente Tempo medio che i coordinatori impiegano per scrivere la proposta: 190 ore (circa 7 mesi) a seconda dell esperienza e della tipologia di progetto 2

3 DALL IDEA AL PROGETTO Verificare se l IDEA è INNOVATIVA database brevetti europei database progetti UE finanziati 3

4 Bando Work Programme (generale e specifico per tema) General Annexes* Template (per tipo di azione) E inoltre.. Regolamenti: Regulation of Establishment; Rules for participation; Specific Programmes Grant Agreement Manuale PP DOCUMENTI UTILI Guide per i valutatori 4

5 PRIMA DI INIZIARE A SCRIVERE: focalizzare 1. Identificare la propria area d interesse all interno di H Leggere attentamente il Programma di Lavoro (Work Programme) 3. Focalizzare sul tema di ricerca più adatto all interno del Programma di Lavoro (topic) 4. Verificare le date di pubblicazione e scadenza dei bandi relativi al tema d interesse Programma Quadro Sotto tematiche TOPIC Tematiche generali 5

6 Individuare lo SCHEMA di FINZIAMENTO COLLABORATIVE PROJECTS (SMALL/MEDIUM SCALE, LARGE INTEGRATING) NETWORK OF EXCELLENCE COORDINATION AND SUPPORT ACTIONS RESEARCH FOR THE BENEFIT OF SMES/SME ASSOCIATIONS ERANET/ ERANET+ RESEARCH AND INNOVATION ACTIONS INNOVATION ACTIONS COORDINATION AND SUPPORT ACTIONS PROGRAMME CO-FUNDING ACTIONS SME INSTRUMENTS PRE-COMMERCIAL PROCUREMENT (PCP) PUBLIC PROCUREMENT OF INNOVATIVE SOLUTIONS (PPI) PRIZES NEW NEW Reference to the Financial Regulation 6

7 CHI PUO PARTECIPARE? (RULES ART. 7) Qualsiasi entità legale stabilita in uno Stato Membro, Associato* o Paese Terzo** JRC Organizzazioni Internazionali di interesse Europeo * Albania, Bosnia-Erzegovina, Croazia, Macedonia, Islanda, Israele, Liechtenstein, Montenegro, Norvegia, Serbia, Turchia ** solo se le condizioni minime sono soddisfatte 7

8 COSTRUIRE IL CONSORZIO Condizioni minime di partecipazione (RULES ART. 9) 3 ENTITÀ LEGALI INDIPENDENTI stabilite in un Paese Membro o Associato differente Indipendenza significa che nessuna entità legale è sotto il controllo diretto o indiretto dell altra o sotto lo stesso controllo diretto o indiretto (Rules - Art. 7) 1 SINGOLO PARTECIPANTE per ERC, SME instrument, CO-FUND, CSA, Training and Mobility Actions (Marie Curie) CONDIZIONI DIVERSE possono essere previste nel WP 8

9 PRIMA DI INIZIARE A SCRIVERE: organizzare il lavoro raccogliere i dati amministrativi: Codice PIC (CNR ) Quantificare i Mesi/Uomo per ciascun partner Descrizione dell organizzazione Breve CV dei ricercatori coinvolti predisporre mailing list differenziate per i referenti legali e i referenti scientifici del progetto assegnare un numero a ciascun partner, il coordinatore è il partner n.1 9

10 SOTTOMISSIONE ELETTRONICA ECAS password PIC per tutti I partner PREPARAZIONE della PROPOSTA - On-line per la parte A (5 sezioni) - Upload della parte B (template fornito dalla CE, da caricare in pdf) SOTTOMISSIONE DELLA PROPOSTA Check Validazione PRESENTAZIONE COMPLETA entro la SCADENZA delle17h00 Tasso di fallimento nella presentazione = + 1% Unica ragione per il fallimento (sottomissione last minute) - Problemi tecnici - Errori indotti dal panico (es. Caricamento della versione errata) - Caricamento tardivo (oltre la scadenza del bando) 10

11 CRITERI DI AMMISSIBILITÀ DELLA PROPOSTA (a) Sottomessa attraverso il sistema elettronico di presentazione della proposta entro la scadenza prevista dal bando; (b) Completa (sia dei form amministrativi che della descrizione tecnico/scientifica della proposta e ogni altro documento di supporto previsto dal bando); (c) Leggibile, accessibile e stampabile CRITERI DI ELEGGIBILITÀ DELLA PROPOSTA (a)il suo contenuto corrisponde in tutto o in parte, a quanto descritto dall argomento di ricerca specifico (topic) rispetto al quale è stato sottomesso, rispetto al work programme di riferimento; (b) La proposta risponde ai criteri minimi di partecipazione e ad ogni altro criterio di eleggibilità specifico del tipo di azione 11

12 12 Barbara Pernati CNR - European and International Relations Office

13 LA PROPOSTA si compone di PARTE A INFORMAZIONI ANAGRAFICHE E FINANZIARIE PARTE B DESCRIZIONE DEL CONTENUTO SCIENTIFICO DEL PROGETTO 13

14 PARTE A online 1/5 SEZIONE 1 Titolo, acronimo, obiettivo etc. Keywords (fisse e libere) Abstract della proposta (2000 caratteri max) Presentazioni precedenti/simultanee 14

15 PARTE A online 2/5 SEZIONE 1 Declaration by the Coordinator 15

16 PARTE A online 3/5 SEZIONE 2 (1 form per partner) Participant Identity Code 16

17 PARTE A online 4/5 SEZIONE 2 Informazioni sull Istituto/Dipartimento 17

18 PARTE A online 5/5 SEZIONE 2 Informazioni sul Responsabile scientifico 18

19 PARTE A online 2/2 SEZIONE 3 Costi e contributo UE SEZIONE 4 Questionario su etica (non richiesto per lo stage 1) SEZIONE 5 Questionario sul bando (il bando e/o i topic possono prevedere specifiche non presenti nei template standard) 19

20 PARTE B - technical annex Il technical annex deve fornire una descrizione dettagliata dell Idea progettuale e del Piano di attività che comprende: suddivisione del lavoro in work packages assegnazione delle responsabilità e delle risorse all interno del consorzio pianificazione temporale delle attività (project time schedule, milestones and deliverables) definizione della struttura di management del progetto, descrizione del piano di sfruttamento e disseminazione dei risultati 20

21 PARTE B - Template FORNITO DAL SISTEMA DI SOTTOMISSIONE ELETTRONICA (.RTF) UNO PER OGNI TIPOLOGIA DI ATTIVITÀ (R&IA, IA, CSA, ERANET, PCP, PPI, ) DIFFERENZIAZIONE TRA PROPOSTA IN UNO O DUE STEP DISPONIBILE TEMPLATE GENERALE E VALIDO PER OGNI TEMA TEMPLATE SPECIFICO UNA VOLTA REGISTRATA LA PROPOSTA SU PP 21

22 PARTE B Struttura COVER PAGE 1. EXCELLENCE 1.1 Objectives* 1.2 Relation to the work programme * 1.3 Concept and approach* 1.4 Ambition* 2. IMPACT 2.1 Expected impacts * 2.2 Measures to maximise impact a) Dissemination and exploitation of results b) Communication activities 3. IMPLEMENTATION 3.1 Work plan Work packages, deliverables and milestones 3.2 Management structure and procedures 3.3 Consortium as a whole 3.4 Resources to be committed 4. Members of the consortium 5. Ethics and Security 22

23 PARTE B Section 1. Excellence 1/4 1.1 Objectives Descrizione degli obiettivi specifici del progetto Mettere in evidenza come gli obiettivi sono: - Chiari e misurabili - Realistici e raggiungibili nel periodo di durata del progetto - in linea con quanto previsto in termini di impatto del progetto e sfruttamento dei risultati (Sezione 2) 23

24 PARTE B Section 1. Excellence 2/4 1.2 Relation to the work programme - Individuare i topic all interno del WP ai quali il progetto si riferisce - Spiegare come il progetto affronta una specifica sfida all interno del topic 24

25 PARTE B Section 1. Excellence 3/4 1.3 Concept and approach - Concetto generale del progetto - idee, modelli e presupposti - Posizione rispetto al TRL - Collegamenti con altre attività di ricerca e innovazione nazionali o internazionali - Approccio e metodologia generale - Aspetti di genere Es.: bilanciamento del numero uomini-donne nell ambito del consorzio, misure per aiutare a conciliare il lavoro con la vita privata) oppure dove appropriato azioni per accrescere la consapevolezza collettiva su questi temi (e.g. eventi organizzati in scuole e università) 25

26 PARTE B Section 1. Excellence 4/4 1.4 Ambition - Progresso oltre lo stato dell arte - Ambizione del progetto in termini di obiettivi, approccio e metodologia - Potenziale di innovazione con riferimento a prodotti e servizi già presenti sul mercato 26

27 PARTE B 2. Impact 1/2 2.1 Expected impacts Descrivere il contributo del progetto rispetto a: -impatti attesi descritti nel WP - aumento della capacità di innovazione europea -Integrazione di nuove conoscenze Descrivere qui possibili ostacoli di tipo burocratico e ambientale che possano influenzare il successo del progetto 27

28 PARTE B 2. Impact 2/2 2.2 Measures to maximise impact a) Dissemination and exploitation of results -Piano di sfruttamento e disseminazione dei risultati - Business plan (se rilevante) - Strategia per la gestione della conoscenza (Open Access) b) Communication activities Misure per la promozione del progetto (anche verso il largo pubblico) 28

29 PARTE B 3. Implementation 3.1 Work plan Work packages, deliverables and milestones - Struttura del work plan - Tempistica dei diversi work packages e rappresentazione grafica (Gantt chart, Pert diagram) - Descrizione dettagliata del lavoro a) Presentazione di ciascun workpackage (table 3.1a) b) Elenco dei workpackages (table 3.1b) c) Elenco dei principali deliverables (table 3.1c) - Risorse da allocare e relativa giustificazione 29

30 Table 3.1a - Work package description Il progetto è suddiviso in pacchetti di attività (work packages) Il numero dipende dalla complessità del progetto Riflettono le fasi logiche di sviluppo del progetto Prevedono momenti di verifica (milestones) e risultati precisi (deliverables) Chiaro momento di inizio e di fine Suddivisi in TASK (compiti specifici di ciascun partner) 30

31 Table 3.1b - List of work packages 31

32 Un buon Work Package Unico obiettivo Unico risultato principale (deliverable o milestone) Chiara definizione dei ruoli Risorse allocate Condivisione dell obiettivo da parte dei partner Un cattivo Work Package Obiettivi non chiari Suddivisione delle responsabilità Mancanza di coordinamento Mancanza di monitoraggio dell attività e dei rischi Cattivo controllo delle risorse ( buco nero ) 32

33 Il WP che fa troppo Il WP che non vuole nessuno Il partner che non sa cosa fare WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 WP , , , Gli endusers 33

34 Il diagramma di GANTT Rappresentazione temporale delle attività (WP e Task) Lo scopo di tale rappresentazione è: definire una tempistica certa per ogni attività (durata) dare un riferimento univoco per verificare lo stato di avanzamento del lavoro prevedere momenti chiave (milestones) GEMMA GANTT M chart M 1 2 tasks/month M 3 M M 4 M 56 M 7 M 8 M 9 M 10 M 11 M 12 M 13 M 14 M 15 M 16 M 17 M 18 M 19 M 20 M 21 M 22 M 23 M 24 M 25 M 26 M 27 M 28 WP 1 Multi-media dissemination and communication Task 1.1 Design the GEMMA Project brochure D1.1 Task 1.2 Design, construct and manage a European Gender and Migration web portal D1.2 Task 1.3 Organise a series of flash meetings Task 1.4 Produce and publish the GEMMA Solutions pack in all 5 GEMMA languages Task 1.5 Produce one Policy Brief every six months in order to publicise the project development Task 1.6 Produce the newsletter (four monthly) D1.3 D1.3 D1.3 D1.3 Task 1.7 Organise European Conference on Gender and Migration Research Policy D1.4 WP 2 Strategy Development (Researchers/Policymakers) Task 2.1: Design and use a Policy Brief template for 20 FP-funded projects concerning Gender and Migration. D2.1 D2.2 Task 2. 2: Organise the Policy Dialogue and Networking Workshops D2.3 Task 2.3: Organise the Validation Workshops for Policy-making and Research National Action Plan and Policy Briefs finalisation. WP 3 Strategy Development (Researchers/Civil Society Organisations) Task 3.1: organise a series of Civil Society Dialogue and Networking Workshops in the 5 partner countries. D3.1 Task 3.2: Organise one validation workshop in the 5 partner countries to finalise the Civil Society and Research National Action Plans WP 4 Management Task 4.1 Administrative Management Task 4.2 Project Management D3.2 D4.1 D Task 4.3 Communication Management

35 Il diagramma di PERT: un esempio Rappresentazione delle interdipendenze tra le attività (solitamente tra WP) Lo scopo di tale rappresentazione è: definire il "cosa fare in modo logico attraverso un diagramma di flusso WP 1 management coordinatore WP 2 Analisi WP leader: partner 4 WP members: partner WP 3 Sviluppo WP leader: partner 5 WP members: partner WP 4 Test e validazione WP leader: partner 2 WP members: partner Task: t2.1, t2.2, t2.3 Task: t3.1, t3.2 Task: t4.1, t4.2 35

36 Table 3.1c - List of deliverables Type: R: Document, report (excluding the periodic and final reports) DEM: Demonstrator, pilot, prototype, plan designs DEC: Websites, patents filing, press & media actions, videos, etc. OTHER: Software, technical diagram, etc. Dissemination level: PU = Public, fully open, e.g. web CO = Confidential, restricted under conditions set out in Model Grant Agreement CI = Classified, information as referred to in Commission Decision 2001/844/EC. 36

37 PARTE B 3. Implementation 3.2 Management structure and procedure - Struttura organizzativa e processi decisionali - Appropriatezza rispetto alle dimensioni e agli obiettivi del progetto - Innovation management - Rischi connessi all implementazione dell attività (table 3.2b) 37

38 Table 3.2a - List of milestones Table 3.2b - Critical risk for implementation 38

39 PARTE B 3. Implementation 3.3 Consortium as a whole - Descrizione del consorzio nel suo insieme - Contributo di ciascun partner agli obiettivi del progetto - Evidenziare il bilanciamento nella composizione del consorzio - Complementarietà tra i partner - Eventuale coinvolgimento industriale - Eventuale giustificazione della presenza di partner di paesi terzi 39

40 PARTE B 3. Implementation 3.4 Resources to be committed - Tabella dei mesi/uomo (table 3.4a) - Tabella dei costi diretti (table 3.4b) Mostrate un quadro coerente tra lavoro da svolgere e risorse dispiegate 40

41 Table 3.4a - Summary of staff effort e Other direct costs 41

42 PARTE B Section 4: Members of the Consortium 4.1 Participants - Descrizione dell entità legale - CV dello staff coinvolto nel progetto - Elenco delle 5 pubblicazioni più rilevanti - Elenco dei 5 precedenti progetti - Descrizione delle infrastrutture principali 4.2 Third parties involved in the project (if relevant) 42

43 PARTE B Section 5: Ethics and security 5.1 Ethics (se rilevante) - Sottomettere un Ethics self assessment spiegando come si intendono trattare gli aspetti etici - Fornire i documenti richiesti dalla Legislazione nazionale (eg. Parere di un comitato etico) 5.2 Security Indicare se il progetto comprende: - Attività o risultati che sollevino questioni di sicurezza - EU-classified information come background o risultati 43

44 ALCUNI SUGGERIMENTI - ½ Strutturare l idea prima di iniziare a scrivere L abstract è il biglietto da visita del progetto La proposta non è un paper (curare non solo gli aspetti scientifici ma anche quelli di gestione, economici, etici e di genere). Definire fin dall inizio un piano di diffusione dei risultati con un responsabile del task e misure appropriate di divulgazione (sito web, brochure del progetto, presentazione in PowerPoint o cartacea da utilizzare ai convegni) Lasciare qualche giorno per una rilettura attenta prima di sottomettere Verificare la consistenza dell idea con gli esperti CNR, NCPs e delegati nazionali 44

45 ALCUNI SUGGERIMENTI 2/3 Una partnership comporta la condivisione di informazioni e risultati. Prima di presentare un progetto, occorre: valutare il rischio di condividere informazioni tutelarsi (Consortium Agreement) Concordate una bozza di Consortium Agreement prima della presentazione della proposta per: - Definire ruoli e responsabilità - Condividere la strategia in tema di IPR Il progetto deve rispondere a un problema identificato a livello Europeo, rilevante per le politiche dell UE e infine.. Non dare MAI l impressione di scrivere un progetto perché si sta cercando un finanziamento 45

46 GRAZIE PER L ATTENZIONE! Giusy Lo Grasso CNR Ufficio Supporto alla Programmazione Operativa tel voip giusy.lograsso@cnr.it 46