CARATTERISTICHE TECNICHE DEL SERVIZIO (Allegato 1)

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1 PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO IN OUTSOURCING DELLA GESTIONE DEI SERVIZI LOGISTICI INTEGRATI DI BENI SANITARI E NON E DEL CONFEZIONAMENTO DEI FARMACI IN DOSE UNITARIA IN FABBISOGNO ALLE AZIENDE DEL SERVIZIO SANITARIO DELLA REGIONE BASILICATA CARATTERISTICHE TECNICHE DEL SERVIZIO (Allegato 1) 1

2 Sommario Art DEFINIZIONI E ACRONIMI... 3 Art OGGETTO DEL SERVIZIO... 3 Art DURATA DEL SERVIZIO... 4 Art CRONOPROGRAMMA DEL SERVIZIO... 5 Art CARATTERISTICHE GENERALI DEL SERVIZIO CARATTERISTICHE DEL MAGAZZINO UNICO GESTIONE DEL MAGAZZINO UNICO MODALITÀ DI FUNZIONAMENTO DEL MAGAZZINO PRODOTTI GESTITI NEL MAGAZZINO E LORO PROPRIETÀ ORGANIZZAZIONE AZIENDALE E INTERAZIENDALE DESCRIZIONE DEL PROCESSO LOGISTICO SISTEMA DI GESTIONE DELLA TERAPIA FARMACOLOGICA IN DOSE UNITARIA CONTROLLO DELL ATTIVITÀ LOGISTICA E DI PROCESSO...14 Art SISTEMI INFORMATIVI ED INFORMATICI DELLE AZIENDE SANITARIE E OSPEDALIERE...14 Art LIVELLI MINIMI DI SERVIZIO DA GARANTIRE...15 Art INDICATORI PER IL MONITORAGGIO DELLE PRESTAZIONI LOGISTICHE (KEY PERFORMANCE INDICATORS)...17 Art QUALIFICAZIONE DEL SERVIZIO...18 Art APPENDICI

3 Art DEFINIZIONI E ACRONIMI Nel presente documento verranno definiti: AS: Aziende Sanitarie, indifferentemente le Aziende ASM di Matera, ASP di Potenza, Azienda Ospedaliera San Carlo di Potenza e IRCCS-CROB di Rionero in Vulture; DA: Ditta aggiudicataria dell appalto; SA: Stazione Appaltante, il Dipartimento Stazione Unica Appaltante della Regione Basilicata (SUA-RB); ASR: Azienda Sanitaria Raggruppante, l Azienda Sanitaria che verrà individuata in sede di stipula del contratto preposta, in nome e per conto di tutte le AS, alla gestione dei rapporti con la DA e con tutte le ditte terze fornitrici dei beni oggetto dei servizi logistici di cui al presente appalto; RDA: Richieste di Approvvigionamento; MU: Magazzino Unico, l insieme delle strutture fisiche dedicate (una o più) messe a disposizione dalla DA ai fini del presente appalto; BoA: Beni oggetto dell Appalto, comprendenti beni sanitari (farmaci, dispositivi medici, compresi quelli in conto deposito o visione, e presidi), materiali di consumo per i laboratori e beni economali. Art OGGETTO DEL SERVIZIO La procedura di gara, di cui al presente appalto, ha per oggetto l'affidamento a lotto unico del servizio di logistica centralizzata di beni sanitari (farmaci, dispositivi medici, compresi quelli in conto deposito o visione, e presidi), materiali di consumo per i laboratori e beni economali, occorrente alle Aziende del Servizio Sanitario Regionale, comprendente anche tutte le attività di gestione dei farmaci in dose unitaria. Detto servizio dovrà essere garantito per tutte le AS del Servizio Sanitario Regionale (SSR). L oggetto dell appalto è costituito da un unico lotto chiavi in mano, comprensivo di tutti gli oneri, anche quelli per l avvio del servizio e prevede da parte della DA lo svolgimento delle attività di seguito indicate: messa a disposizione di una o più strutture fisiche dedicate, munite di tutte le autorizzazioni necessarie per lo svolgimento del servizio, che dovranno fungere da MU dedicato, con 3

4 relativo allestimento tecnologico, adeguato alle migliori esperienze del settore, inclusa la gestione della catena del freddo; gestione, con mezzi e risorse proprie, del Magazzino Unico e del flusso logistico (sia fisico, sia informatico) relativo a tutti i BoA, con le eccezioni di cui all articolo 5.4; organizzazione della distribuzione dei farmaci in dose unitaria, laddove tecnicamente possibile, considerato che non tutti i farmaci si prestano ad una gestione personalizzata quali, ad esempio, i farmaci di medicazione; servizi di trasporto dei BoA dal Magazzino Unico a tutti i punti logistici ospedalieri, territoriali e distrettuali delle Aziende del Servizio Sanitario Regionale; servizi all'interno dei presidi ospedalieri finalizzati alla consegna dei BoA ai centri utilizzatori presenti in ogni singolo presidio; gestione informatica del MU e interfacciamento con i sistemi gestionali delle singole AS; cessione alla ASR, al termine del contratto, di tutte le licenze necessarie all uso del sistema informatico di cui al punto precedente; la DA dovrà garantire la gestione e la conservazione dei dati in base alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. fornitura di supporto tecnico operativo e istituzione di specifica attività formativa per il personale delle AS, per l'intera durata dell'appalto, relativamente alle modalità di gestione di tutti i beni oggetto del servizio con particolare riferimento ai farmaci; ciò al fine di gestire tutte le eventuali criticità derivanti dalla integrazione, a monte e/o a valle del processo di distribuzione, soprattutto nel caso del farmaco, con gli altri processi aziendali e dalle resistenze culturali al cambiamento, che comporterà il nuovo modello organizzativo. La gestione dei rapporti tra le AS e la DA avverrà tramite l individuazione di una Azienda Sanitaria Raggruppante (ASR), che avrà anche il compito di raggruppare e trasmettere gli ordinativi alle ditte terze fornitrici e gestirne le fatturazioni. Art DURATA DEL SERVIZIO Il servizio avrà la durata di anni 9 (nove) a decorrere dalla data di avvio del servizio (T mesi; riferimento tabella successivo art. 4). 4

5 Art CRONOPROGRAMMA DEL SERVIZIO I servizi logistici oggetto del contratto di cui alla presente procedura, saranno attivati progressivamente, con tempistiche non superiori a quelle riportate nella tabella seguente, ove sono rappresentate le principali fasi progettuali a carico della DA. Nel presente cronoprogramma, il termine previsto per ciascuna attività, è valutato a partire dalla data di stipula del contratto (T 0 ). DATA LIMITE T mesi T mesi T mesi T mesi ATTIVITÀ Dichiarazione di disponibilità ad avviare le procedure di verifica di conformità del servizio Avvio del servizio di logistica centralizzata ad esclusione delle attività relative alla distribuzione del farmaco monodose Integrazione del servizio di logistica con la gestione dei farmaci in dose unitaria in fase sperimentale (copertura del 30% delle U.O. interessate) Completamento dell integrazione del servizio di logistica con la gestione dei farmaci in dose unitaria (copertura del 100% delle U.O. interessate) Art CARATTERISTICHE GENERALI DEL SERVIZIO 5.1. CARATTERISTICHE DEL MAGAZZINO UNICO La DA deve mettere a disposizione delle AS il MU organizzato per la gestione centralizzata dei BoA e ne deve assicurare il corretto funzionamento. Il MU deve essere esclusivamente dedicato all esecuzione del servizio oggetto del presente appalto, conforme all attività da svolgere ed in regola con la vigente normativa in materia di edilizia, urbanistica, sicurezza e, a pena di esclusione, deve essere ubicato nel territorio della Regione Basilicata, in una posizione tale da poter garantire i livelli di servizio richiesti, in linea con quanto prescritto dal D.lgs. 24 aprile 2006, n 219, come modificato dal d.lgs. 29 dicembre 2007, n Il MU deve avere una dimensione ed una organizzazione degli spazi congrua per l ottimale gestione del servizio di cui al presente appalto ed essere allestito per l'immagazzinamento dei seguenti beni: 5

6 Materiale sanitario vario e di medicazione Soluzioni parenterali Specialità medicinali, galenici, ecc. Dispositivi medici (DM); Soluzioni per dialisi Reagentario, consumabili e controlli per i servizi di laboratorio e di ricerca Infiammabili (solventi e disinfettanti) Sostanze chimiche compresi agenti corrosivi (acidi, basi, ecc.) Beni economali vari (cancelleria, materiale monouso, ecc.) Altro materiale di consumo necessario a garantire il funzionamento delle strutture del servizio sanitario regionale. Il progetto dell allestimento del magazzino sarà oggetto di valutazione qualitativa come indicato nella griglia di valutazione. La Commissione giudicatrice si riserva la facoltà di effettuare una verifica sul posto del magazzino individuato con oneri a carico della ditta partecipante. Il magazzino dovrà inoltre essere, dal punto di vista strutturale, impiantistico e delle attrezzature installate, rispondente alle normative vigenti in materia di deposito e conservazione dei farmaci, vaccini e dei materiali sanitari in genere (compresi i materiali infiammabili) secondo le normative specifiche in materia. Dovranno inoltre essere garantite tutte le misure necessarie in materia di sicurezza dei lavoratori e dell ambiente. Il magazzino deve essere organizzato in apposite aree, chiaramente identificabili anche mediante l installazione della relativa segnaletica. La ditta dovrà assicurare la manutenzione ordinaria e straordinaria dell immobile, degli impianti e delle attrezzature installate, nonché la loro messa a norma a seguito dell entrata in vigore di nuove disposizioni in materia GESTIONE DEL MAGAZZINO UNICO Successivamente all esito positivo della verifica di conformità ed entro la data prevista per l attivazione del servizio di logistica centralizzata (T mesi), tutti i BoA, presenti nei magazzini aziendali dovranno essere ritirati a cura e spese dell aggiudicatario della presente gara e trasportati con idonei mezzi nel rispetto della vigente normativa, per il successivo stoccaggio presso il MU. 6

7 La consistenza fisica di tale merce risulterà da uno specifico inventario redatto e sottoscritto dall ASR e dalla DA. La verifica della corrispondenza tra la merce contabilmente presente nei magazzini di ciascuna azienda sanitaria e la merce fisica da trasferire, sarà effettuata a cura della DA in contraddittorio con i referenti di ciascuna AS. Successivamente a tale fase iniziale, il ciclo di ripristino delle scorte dovrà svolgersi avendo cura di assicurare una gestione oculata del magazzino, minimizzando le giacenze secondo criteri improntati all efficienza economica di gestione dei prodotti, ed alla riduzione degli stock e degli scaduti. La DA dovrà fornire all ASR tutte le informazioni necessarie ed utili all emissione degli ordini di acquisto per approvvigionamento / riapprovvigionamento di prodotti, avendo cura di mantenere un elevata rotazione delle scorte ed una contemporanea giacenza media bassa. I flussi di comunicazione ed interazione dovranno essere assicurati dallo sfruttamento delle tecnologie informatiche finalizzate alla disponibilità ed allo scambio di informazioni in tempo reale tra gli uffici preposti delle AS quelli della DA. Sarà cura della DA garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni scambiate. Tale scambio dovrà prevedere la comunicazione tra i sistemi gestionali delle AS e quelli della DA, utili alla: ricezione delle Richieste Di Approvvigionamento (RDA) dai Centri di Costo Aziendali autorizzate dalle Farmacie Ospedaliere e/o dagli Economati; comunicazione e scambio dati di gestione logistica; aggiornamento dei magazzini contabili dell Azienda; carico e scarico di merci ai Centri di Costo richiedenti; rettifiche inventariali (quantità, lotti e scadenze); gestione dei resi a fornitore e dei resi da Centro di Costo; allineamento costante delle anagrafiche articoli, fornitori e Centri di Costo; emissione proposte d ordine (inteso come comunicazione, da parte del gestore del MU alla ASR, circa la necessità di provvedere all emissione di nuovi ordinativi utili al ripristino delle scorte presenti all interno del magazzino centralizzato) Inoltre, la DA dovrà rendere disponibili strumenti di comunicazione tali da consentire il coinvolgimento di tutti gli attori interessati nei processi di fornitura dei beni. Nella gestione dei flussi fisici dei beni (logistica in entrata, logistica interna e logistica in uscita) la DA dovrà rispettare tutte le norme vigenti relative alla gestione dei prodotti farmaceutici e 7

8 sanitari in ambito ospedaliero, avendo cura di osservare, in particolare, tutte le disposizioni sulle temperature di conservazione dei prodotti nella fase di accettazione, in quella di stoccaggio ed in quella di trasporto e distribuzione, dandone tracciabilità mediante idonea reportistica, nonché tutte le precauzioni e gli accorgimenti riferiti alle condizioni igieniche e sterilità ed alle modalità di stoccaggio. I sistemi di stoccaggio e gestione dinamica dei BoA dovranno essere informatizzati e prevedere l utilizzo di software di gestione logistica. Dovrà essere prevista la possibilità per l ASR di accedere incondizionatamente ai dati inventariali ed ai documenti in deposito attraverso procedure di trasmissione dati per via telematica in tempo reale. La distribuzione delle merci dovrà avvenire presso tutti i centri di costo interessati (Presidi ospedalieri, territoriali, distrettuali ecc.) sulla base di un calendario operativo concordato con i Responsabili delle aree di competenza per i vari materiali gestiti, entro le 24 ore successive alla emissione della RDA validata ed inoltrata nel rispetto delle procedure ed utilizzando l apposito applicativo. La distribuzione della merce in regime di urgenza (al di fuori del calendario operativo concordato) dovrà essere assicurata dalla DA per i BoA che si rendano indispensabili ai fini dell assolvimento delle prestazioni di cura richieste. Le modalità di gestione delle consegne urgenti dovranno essere dettagliatamente relazionate dai concorrenti nell elaborato tecnico (Progetto tecnico del servizio offerto). Le RDA, sia in regime di consegna ordinaria che in regime di urgenza, dovranno essere validate ed autorizzate dai Responsabili delle Aree di competenza, con procedure informatiche o manuali (quest ultima modalità è consentita soltanto nei casi di emergenza interruzione dei flussi informatici, black out, ). Per la movimentazione delle merci la ditta aggiudicataria dovrà provvedere, a sue spese e con mezzi e personale propri, al trasporto di quanto richiesto, inclusi imballaggio e protezione adeguata a garanzia dell integrità del materiale trasportato, nel rispetto della catena del freddo, ove prevista. La DA, per tutto il materiale in giacenza e per l intera durata dell appalto, è tenuta al suo inventario che dovrà risultare continuamente aggiornato e consultabile direttamente tramite i sistemi informatici delle AS. A discrezione dell'asr potranno essere richieste alla Ditta 8

9 Aggiudicataria stampe vidimate delle giacenze contabili di magazzino, per un massimo di 2 (due) volte nel corso dell anno. Eventuali innovazioni rispetto ad una gestione tradizionale dei magazzini merci, presentate dalle ditte concorrenti, dovranno porre in evidenza le integrazioni di processo previste da ciascun concorrente e le procedure organizzative adottate in una situazione di regime, specificando, in modo dettagliato, tutte le innovazioni introdotte nel progetto. Le condizioni e le modalità operative dovranno essere chiaramente dettagliate nella relazione tecnica che la ditta dovrà produrre assieme all offerta, come meglio specificato nel disciplinare di gara. Sarà cura delle ditte concorrenti evidenziare eventuali migliorie al servizio richiesto, che saranno valutate ed eventualmente premiate nell attribuzione dei punteggi di qualità del progetto. L Offerente è tenuto a redigere apposito Progetto tecnico del servizio offerto che contenga tutte le informazioni necessarie e sufficienti a consentire alla commissione giudicatrice incaricata della valutazione delle offerte tecniche di: verificare il rispetto di quanto richiesto negli atti di gara; apprezzare le eventuali condizioni migliorative rispetto a quanto richiesto; procedere all attribuzione del punteggio qualitativo nel rispetto dei criteri stabiliti nell Allegato 2 Griglia di valutazione delle offerte. Il progetto deve includere una versione demo del software gestionale da cui si possano valutare le caratteristiche e potenzialità dell applicativo, con particolare riferimento a: Soluzione proposta per la gestione della terapia personalizzata; Soluzione farmaco (non unitario); Beni economali; Dispositivi medici; Produzione indici di performance (cfr. art. 10 del presente allegato); Produzione di statistiche inerenti i consumi; Informazioni in tempo reale sull ubicazione dei prodotti MODALITÀ DI FUNZIONAMENTO DEL MAGAZZINO Il MU osserverà il seguente orario minimo di apertura per i contatti con le AS: 9

10 da lunedì a venerdì dalle ore alle ore 18.00; sabato e festivi dalle alle La DA dovrà organizzare l attività ordinaria in funzione degli orari di apertura e ricezione dei beni presso i punti di consegna dei presidi ospedalieri e delle strutture territoriali delle Aziende che, in generale, sono i seguenti: Reparti: dal lunedì al sabato dalle alle 13.30; Uffici: dal lunedì al venerdì dalle alle Il personale del MU dovrà garantire la reperibilità, anche negli orari di chiusura e al di fuori delle fasce orarie per la distribuzione ordinaria, nel numero necessario a consentire l esecuzione di consegne per urgenze ed emergenze, secondo quanto precedentemente indicato. La DA si impegna a seguire tutte le procedure attualmente in vigore ivi comprese le procedure di sicurezza e prevenzione degli infortuni. La DA si impegna, al termine dell affidamento del servizio, a collaborare con la Ditta subentrante al fine di agevolare e velocizzare il trasferimento di tutti i beni e di tutte le attrezzature utili allo svolgimento del servizio. La DA si impegna, inoltre, a verificare che le attrezzature siano adeguate al servizio per tutta la durata del contratto. Qualora si rendessero necessari investimenti per l innovazione delle attrezzature, ovvero la sostituzione di attrezzature obsolete e/o usurate, la DA dovrà comunicarlo alle AS e provvedervi a proprie spese. Sono a carico della DA tutti i costi conseguenti alla gestione del servizio prestato, compresi i costi del proprio personale, i costi per la manutenzione ordinaria e straordinaria delle attrezzature, i costi per l acquisto di materiali di consumo necessari al compimento delle attività oggetto del servizio (imballaggi, pallet, unità di consegna, ecc.) e tutto quanto altro necessario a garantire il regolare e corretto svolgimento del servizio. La DA si impegna ad eseguire a regola d arte tutti i servizi di magazzino, predisponendo i mezzi, gli strumenti, gli impianti, le attrezzature e le risorse necessarie. La DA si obbliga a far si che in ogni fase dell attività: siano utilizzate le migliori e più opportune tecnologie in relazione al tipo di prestazione da svolgere ed al tipo delle referenze da trattare; 10

11 siano utilizzati i sistemi e le procedure organizzative e tecnologiche idonee alla migliore organizzazione dei servizi di magazzino PRODOTTI GESTITI NEL MAGAZZINO E LORO PROPRIETÀ Il Magazzino accoglie i prodotti gestiti a stock e riceve i prodotti gestiti a transito delle AS, nonché distribuisce tali beni ai centri utilizzatori richiedenti. La proprietà dei beni è esclusivamente dell ASR fino alla consegna del bene ordinato, mediante RDA, all U.O. della AS richiedente. Contestualmente alla consegna, la proprietà del bene sarà trasferita all Azienda Sanitaria alla quale l U.O. richiedente appartiene. Sulla base di obiettivi stabiliti dall ASR (es. giorni di giacenza, indici di rotazione, ecc.), la DA dovrà definire i livelli minimi di scorta di tutti i materiali gestiti dai centri utilizzatori e dai servizi. Sono esclusi, sia dallo stoccaggio sia dal trasporto e consegna, i beni patrimoniali e le attrezzature sanitarie e non, in genere. Ogni Azienda Sanitaria definirà a proprio carico e responsabilità appositi spazi per il ricevimento e lo stoccaggio di questi beni Restano in esclusiva gestione di ogni Azienda Sanitaria i seguenti articoli: Stupefacenti Farmaci per sperimentazioni Gas medicali Sacche pronte di farmaci antiblastici Radiofarmaci (esclusi i kit freddi) Nell appendice 1 al presente documento sono riportati i dati relativi alle quantità attualmente movimentate, ai punti di consegna, ai magazzini attuali e alle giacenze utili per la definizione del servizio e la stesura dell offerta ORGANIZZAZIONE AZIENDALE E INTERAZIENDALE I principali rapporti contrattuali con la DA, dall acquisto dei beni al coordinamento delle attività logistiche saranno in capo alla ASR, la quale individuerà al suo interno una figura operativa, che si interfaccerà con l'operatore logistico, per la gestione delle attività e con i referenti di ogni singola Azienda Sanitaria per la gestione e lo svolgimento delle attività operative interne 11

12 5.6. DESCRIZIONE DEL PROCESSO LOGISTICO Il processo logistico che la DA è chiamata a svolgere compone delle fasi descritte nel seguito: 1) Ricevimento della merce dai fornitori 2) Stoccaggio in magazzino 3) Preparazione del farmaco monodose 4) Preparazione delle richieste pianificate 5) Preparazione della richiesta urgente 6) Preparazione della richiesta in emergenza 7) Trasporto e consegna ai centri di utilizzo 8) Gestione materiali in transito 9) Gestione dei resi di materiale da parte delle AS 10) Supporto alla ASR alla gestione degli ordini ai fornitori 11) Gestione materiale in quarantena e/o sotto sequestro con vincolo dell autorità giudiziaria 12) Gestione materiali da rendere ai fornitori 13) Gestione prodotti non conformi (stoccati a Magazzino o resi dai centri utilizzatori) 14) Predisposizione dell inventario iniziale in contradditorio e presa in carico della merce 15) Predisposizione di inventari periodici e/o rotativi 5.7. SISTEMA DI GESTIONE DELLA TERAPIA FARMACOLOGICA IN DOSE UNITARIA Laddove tecnicamente possibile e previo accordo con l ASR, i farmaci consegnati dai fornitori presso il Magazzino Unico nelle confezioni delle case farmaceutiche, mediante idonei macchinari automatizzati, devono essere suddivisi in confezioni monodose riportanti tutte le informazioni identificative del prodotto (nome farmaco, dosaggio, lotto di produzione, data di scadenza e codifica utile a risalire alla confezione originale) e, infine, stoccate in apposite aree del MU. Sulla base delle prescrizioni mediche ricevute dai vari reparti e previa validazione a cura del servizio/u.o. Farmacia, l'operatore logistico assembla le confezioni monodose necessarie per la 12

13 terapia giornaliera di ciascun paziente (terapia giornaliera personalizzata). Ciascuna terapia personalizzata deve riportare tutte le indicazioni utili e necessarie all associazione univoca e sicura tra paziente e terapia, tra cui codice paziente, data, reparto, farmaci contenuti, via e orario dì somministrazione. Il sistema automatizzato ed informatizzato per la gestione, l allestimento, il confezionamento, lo stoccaggio e la distribuzione al letto del paziente dei farmaci in dose unitaria dovrà prevedere: 1. Sistema automatico di confezionamento, da collocare presso il MU, per la produzione di dosi unitarie a partire dalle confezioni commerciali di farmaci. 2. Sistema di prescrizione e controllo della somministrazione delle terapie personalizzate completo di: a. Applicativo di gestione delle prescrizioni mediche; b. Sistema (hardware, software ed infrastruttura di rete) per la tracciabilità fino al posto letto e l identificazione univoca e sicura del paziente destinatario di ciascuna terapia personalizzata; 3. Interfaccia software di collegamento tra gli applicativi di cui ai precedenti punti 1 e 2 ed il sistema gestionale del MU. 4. Una postazione di lavoro, presso ogni presidio ospedaliero, per un Farmacista abilitato, dipendente della struttura, che svolga la funzione di controllo per la validazione dei processi. Le ditte offerenti dovranno descrivere nel dettaglio le funzionalità e le caratteristiche tecniche dei sistemi proposti. Le procedure di controllo e sicurezza del sistema richiesto dovranno garantire, per qualità e quantità, la continuità e la corretta esecuzione della produzione impostata. In particolare, le ditte offerenti dovranno descrivere nel dettaglio la propria proposta in termini di metodologie di lavoro, tecnologie e software necessari per gestione delle prescrizioni e per il controllo delle somministrazioni nonché di fornitura dei seguenti servizi: Conduzione impianti Manutenzione e assistenza tecnica Gestione degli eventuali aggiornamenti e nuove versioni degli applicativi 13

14 Corso di formazione per il personale interessato, da effettuarsi preliminarmente alla verifica di conformità, in itinere ed in occasione dell eventuale inserimento di nuova release del software di gestione. La DA dovrà garantire la gestione e la conservazione dei dati in base alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. La Ditta aggiudicataria è altresì obbligata a cedere alle AS al termine del contratto relativo al presente appalto, a titolo gratuito, tutto l hardware e software fornito ed installato all interno delle strutture aziendali ed inoltre a garantire assistenza per almeno ulteriori 6 mesi sugli applicativi informatici installati, nel caso in cui l ASR decidesse di continuare ad utilizzarli. È comunque obbligo della DA, a fine appalto, consegnare all Azienda il database con tutti i dati di gestione in un formato standard importabile in nuovi applicativi gestionali CONTROLLO DELL ATTIVITÀ LOGISTICA E DI PROCESSO La ASR si relazionerà con la DA tramite il Direttore per l'esecuzione del Contratto, al fine di monitorare il servizio in modo da permettere una corretta e completa applicazione di quanto previsto dalla documentazione di gara e sorvegliare sulla qualità del servizio erogato dalla DA, anche attraverso indicatori di prestazione. Art SISTEMI INFORMATIVI ED INFORMATICI DELLE AZIENDE SANITARIE E OSPEDALIERE Il sistema contabile delle AS è C4H della ditta Dedalus S.p.a.. Tale sistema è un ERP specifico per la gestione delle Aziende sanitarie, derivato dal progetto Open Sorce Adempiere. L architettura hardware del sistema prevede un sistema primario Blade con 5 lame presso il sito regionale di Potenza ed una replica, per il disaster recovery e continuità operativa, presso l ospedale Madonna delle grazie di Matera, composto da due server in ridondanza. L architettura del software è totalmente virtualizzata e dal punto di vista funzionale sono installate quattro istanze del software, uno per ogni Azienda Regionale. La connettività è garantita dalla rete regionale RUPAR, mediante una rete in fibra ottica con garanzia minima di banda a 2 giga bit. Il protocollo di comunicazione per accedere alle funzionalità di C4H è HTTPS. 14

15 Il sistema utilizza Wmvare Vsphere per la virtualizzazione dei sistemi Windows 2012 std, come sistema operativo, oracle 12c, come database, Apache, come server HTTPS di front-end, Tomcat, come server di elaborazione servlet Java. Art LIVELLI MINIMI DI SERVIZIO DA GARANTIRE La seguente tabella dettaglia le attività rispetto alle quali sono definite le principali prestazioni che verranno utilizzate per la valutazione complessiva del servizio fornito. Nella seguente Tabella vengono riportati i requisiti minimi in termini di livello servizio per le fasi del processo logistico innanzi descritte: FASE LOGISTICA Ricevimento a magazzino dei prodotti a scorta e in transito e loro carico contabile Evasione richiesta di materiale ordinaria Evasione richiesta di materiale per urgenze Evasione richiesta di materiale per emergenze SERVIZIO MINIMO Ricevimento merce dai fornitori: negli orari di apertura della Centrale Logistica. La presa in carico dei prodotti, il loro controllo e l aggiornamento del sistema informativo devono avvenire entro la giornata lavorativa di ricevimento dei prodotti stessi. Per i prodotti già richiesti e di cui non esiste disponibilità la presa in carico e l'inserimento a sistema devono avvenire entro 2 ore lavorative. Le richieste di approvvigionamento ordinarie emesse dalle unità operative e dai servizi dei presidi ospedalieri devono essere evase secondo il calendario di consegna concordato e comunque entro le 24 ore. Le richieste programmate vengono ricevute entro le ore del giorno antecedente la prevista consegna. Le richieste ordinarie da parte degli ambulatori, e di tutte le ulteriori utenze fuori dagli ospedali, dovranno essere evase una volta/settimana. In orario di operatività della Centrale Logistica, le richieste urgenti devono essere evase entro 2 ore, indipendentemente dal momento del loro ricevimento. Negli orari di chiusura del magazzino, le richieste urgenti devono essere evase dal personale con reperibilità h 24 e devono essere consegnate entro 3 ore dal ricevimento delle stesse. A tale fine, nella Centrale Logistica dovrà essere costantemente garantita la presenza di mezzi dedicati a dette consegne. In orario di operatività della Centrale Logistica, le richieste in emergenza devono essere evase entro 1 ora, 15

16 FASE LOGISTICA Trasporto e consegna di prodotti a scorta e in transito, sino ai punti di utilizzo Gestione prodotti non conformi (stoccati a magazzino o resi dai centri utilizzatori) Gestione materiale obsoleto o da alienare SERVIZIO MINIMO indipendentemente dal momento del loro ricevimento. Negli orari di chiusura del magazzino, le richieste per emergenze devono essere evase dal personale con reperibilità h 24 e devono essere consegnate entro 2 ore dal ricevimento delle stesse. A tale fine, nella Centrale Logistica dovrà essere costantemente garantita la presenza di mezzi dedicati a dette consegne. Presidi ospedalieri. Per i prodotti a scorta, la preparazione del materiale richiesto entro le ore 14:00 deve avvenire entro la medesima giornata. Quindi si procederà allo stoccaggio temporaneo presso la Centrale Logistica e al trasporto presso il centro richiedente entro le ore del giorno lavorativo successivo al ricevimento della richiesta. I beni in transito devono essere consegnati entro il giorno successivo al loro ricevimento in magazzino in concomitanza con le consegne del materiale a stock. In caso di consegne in luogo errato, errori d quantità o referenze errate, l'appaltatore dovrà ripristinare le condizioni richieste entro 6 ore dalla notifica di non conformità. Le non conformità rilevate dai centri utilizzatori sul materiale consegnato devono essere comunicate all'interfaccia operativa entro 24h dalla consegna dei prodotti stessi. Centri utilizzatori sul territorio. Per i prodotti a scorta, la preparazione del materiale richiesto entro le ore 14:00 del giorno antecedente la data di consegna pianificata deve avvenire entro la medesima giornata. Quindi si procederà allo stoccaggio temporaneo presso la Centrale Logistica e al trasporto presso il centro richiedente entro le ore del giorno lavorativo successivo al ricevimento della richiesta. I beni in transito devono essere consegnati entro il giorno successivo al loro ricevimento in magazzino in concomitanza con le consegne del materiale a stock. In caso di consegne in luogo errato, errori di quantità o referenze errate, l'appaltatore dovrà ripristinare le condizioni richieste entro 6 ore dalla notifica di non conformità. Le non conformità rilevate dai centri utilizzatori sul materiale consegnato devono essere comunicate all'interfaccia operativa entro 24 h dalla consegna dei prodotti stessi. Tempistica e modalità da seguire secondo indicazioni dell'interfaccia operativa. Tempistica e modalità da seguire secondo indicazioni dell'interfaccia operativa. 16

17 FASE LOGISTICA Predisposizione di inventari periodici Reportistica di gestione SERVIZIO MINIMO Riportare per ciascuna referenza la quantità stoccata a magazzino e il relativo valore, con le tempistiche stabilite. L'inventario annuale deve essere svolto alla fine di ogni anno fiscale. Tempistica e modalità da seguire secondo indicazioni dell'interfaccia operativa. Art INDICATORI PER IL MONITORAGGIO DELLE PRESTAZIONI LOGISTICHE (KEY PERFORMANCE INDICATORS) Si definiscono i seguenti indicatori che saranno misurati su base mensile, per valutare la qualità del servizio logistico erogato ai centri utilizzatori, nonché per monitorare il livello di servizio erogato dalla DA. L'elenco seguente potrà essere integrato nel periodo di validità del contratto. INDICATORE Indice di puntualità delle consegne pianificate MODALITÀ DI CALCOLO VALORE MINIMO DA CONSEGUIRE N righe richieste di materiale pianificate consegnate puntualmente/ N totale righe 95% Indice di puntualità delle consegne in regime di urgenza Indice di puntualità delle consegne in regime di emergenza Indice di evasione delle domande (richieste pianificate di materiale) Indice di evasione delle domande (richieste di materiale in regime di urgenza) Indice di evasione delle domande (richieste di materiale in regime di emergenza) Incidenza errori nelle consegne (richieste di materiale pianificate) N righe richieste di materiale in regime di urgenza consegnate puntualmente / N totale righe in regime di urgenza N righe richieste di materiale in regime di emergenza consegnate puntualmente / N totale righe in regime di emergenza N righe richieste materiale ordinarie ricevute/n righe ordinate N righe richieste materiale in regime di urgenza ricevute/n righe in regime di urgenza N righe richieste materiale in regime di emergenza ricevute/n righe in regime di emergenza (N errori / N consegne pianificate)*100 N.B. gli errori qui considerati includono materiali non integri, materiali non conformi, quantità non 98% 99% 95% 98% 99% 5% (valore massimo accettato) 17

18 INDICATORE Incidenza errori nelle consegne (richieste di materiale in regime di urgenza) Incidenza errori nelle consegne (richieste di materiale in regime di emergenza) Rotazione delle scorte Giacenza media Incidenza degli scaduti/avariati MODALITÀ DI CALCOLO corrette, referenze non corrette, luogo non corretto, documenti non conformi. (N errori effettuati in consegne in regime di urgenza / N consegne di urgenza)*100 N.B. gli errori qui considerati includono materiali non integri, materiali non conformi, quantità non corrette, referenze non corrette, luogo non corretto, documenti non conformi. (N errori effettuati in consegne in regime di emergenza / N consegne di emergenza)*100 N.B. gli errori qui considerati includono materiali non integri, materiali non conformi, quantità non corrette, referenze non corrette, luogo non corretto, documenti non conformi. (Valore dell'ordinato/valore delle giacenze medie)*100 Giorni di obsolescenza * Numero confezioni (o altra specifica unità di imballo del prodotto) in giacenza (Valore del materiale scaduto o avariato/valore della giacenza media del magazzino unico)*100 VALORE MINIMO DA CONSEGUIRE 2% (valore massimo accettato) 1% (valore massimo accettato) 400% 60 giorni <0.1 % Art QUALIFICAZIONE DEL SERVIZIO Il servizio in oggetto viene qualificato di pubblica utilità ed interesse. In caso di scioperi l appaltatore, anche attraverso opportuni accordi con le AS, porrà in essere ogni misura per garantire la continuità delle prestazioni indispensabili. Si considerano prestazioni indispensabili quelle relative alla consegna dei farmaci e dei dispositivi medici. Il servizio di consegna dei farmaci e dei dispositivi medici strumentale all erogazione dei servizi minimi essenziali sarà assicurato, tenuto conto delle specifiche condizioni organizzative aziendali e delle disponibilità di magazzino, in modo da garantire almeno il 50% della fornitura destinata agli utenti. 18

19 In caso di sciopero la DA dovrà provvedere ad effettuare comunque il servizio, secondo il piano di emergenza all'uopo predisposto ed approvato dall ASR; in tal caso il relativo fabbisogno sarà proporzionalmente ridotto in conformità alla minore prestazione effettuata. Art APPENDICI Per quanto non previsto specificatamente nella documentazione di gara, si fa riferimento alle vigenti disposizioni legislative. Appendice 1: Scarico farmaci, beni sanitari e beni economali, per singolo reparto di ciascun Centro di consegna, riferito all anno 2015 (Quantitativi e corrispondente valore); Dati di attività (Posti letto Giornate di degenza ecc.); Elenco Centri di Consegna da servire (Città Indirizzo e Azienda di appartenenza); Carichi di magazzino per farmaci, beni sanitari e beni economali dell ultimo triennio Il soggetto partecipante alla procedura di gara dichiara di aver esaminato tutte le clausole contenute nel presente documento e di accettarle incondizionatamente. DATA PER ACCETTAZIONE: IL LEGALE RAPPRESENTANTE (Indicare generalità, qualifica e firma) 19