Air Italy Policy Efficienza GDS e Agency Debit Memo (ADM)

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1 Air Italy Policy Efficienza GDS e Agency Debit Memo (ADM) Caro Agente, il presente documento contiene l aggiornamento della Policy distributiva Air Italy relativa alla efficienza nell utilizzo dei GDS ed all emissione degli Agency Debit Memo (ADM), nell osservanza delle RESO IATA 850m,818,824,832. Ricordiamo che l Agente di Viaggio è responsabile della corretta emissione dei biglietti nell osservanza delle tariffe, regole, condizioni generali di trasporto ed istruzioni fornite dal Vettore Aereo (IATA Reso 824): per specifiche violazioni, Air Italy potrà emettere ADM. Air Italy sta inoltre monitorando attentamente i costi di distribuzione allo scopo di ridurre il numero dei segmenti improduttivi, ossia non direttamente connessi all emissione dei biglietti ed al trasporto dei passeggeri, generati dal non corretto utilizzo dei GDS. La Compagnia, per specifiche violazioni delle procedure di prenotazione e sulla base dei dati di fatturazione BIDT (Billing Information Data Tape) forniti dai GDS, potrà emettere ADM emettere ADM, attribuendo i costi e le penali come da Policy ADM. Chiediamo cortesemente di dedicare la massima attenzione alla lettura delle corrette pratiche di prenotazione e ticketing riportate ed esplicitate a seguire. Vi ringraziamo in anticipo per il supporto e la cooperazione. ADM per violazioni generali Gli ADM vengono emessi, laddove necessario, al fine di correggere gli importi incassati dagli Agenti di Viaggi su transazioni relative alla emissione di documenti di trasporto Air Italy. A meno che non sia fornita giustificata motivazione del contrario, l Agente è debitore verso la Compagnia dell ammontare indicato sull ADM per il motivo specificato. La Compagnia fornirà tutte le possibili informazioni sulla motivazione dell addebito nell ADM per assicurarne la precisione. L Agente è invitato ad informare i passeggeri che la Compagnia si riserva la facoltà di effettuare verifiche in fase di utilizzo dei titoli di viaggio e di richiedere, se necessario, il pagamento della differenza tra la tariffa espressa nel biglietto e quella effettivamente applicabile. In caso di rifiuto, al passeggero potrebbe essere negato l imbarco Se il cambio volo/data/classe di prenotazione, successivo all emissione del biglietto, richiede il pagamento di un integrazione sulla tariffa e/o di una penale, il biglietto deve essere riemesso. Il biglietto può essere rivalidato se il cambio data/volo viene effettuato nella stessa classe di prenotazione e/o se la penale richiesta per il cambio viene pagata attraverso l emissione di VMPD/EMD-S. La Compagnia ha diritto ad emettere un ADM per incassare o rettificare le transazioni relative all emissione ed all utilizzo dei documenti di traffico emessi dall Agente, indipendentemente dalle compagnie aeree coinvolte nell itinerario del biglietto. Previo accordo con l agenzia, un ADM potrà essere emesso anche per addebiti non direttamente correlati a documenti di traffico, per esempio depositi o penali su gruppi.

2 EMISSIONE DI ADM Gli ADM saranno processati attraverso il BSP e potranno essere emessi entro 9 mesi dalla data finale del viaggio o dalla data di scadenza del biglietto, ove la stessa non sia specificata. Per i rimborsi l ADM potrà essere emesso entro 9 mesi dalla data di pagamento del rimborso in BSP. Qualsiasi azione di addebito/recupero al di fuori dei periodi indicati, sarà gestita direttamente tra la Compagnia e l agenzia. Un ADM sarà emesso generalmente a fronte di una singola transazione. La Compagnia potrebbe comunque emettere un ADM cumulativo, comprendente più transazioni della stessa agenzia aventi la stessa motivazione e natura. Nel caso in cui si riscontrino più irregolarità non correlate tra loro e di natura differente, la Compagnia potrà emettere più ADM a fronte di un unico documento di viaggio. Per gli ADM emessi on-line in BSP la data di emissione dell ADM è considerata come data di ricevimento dell ADM da parte dell agenzia. Gli Agenti sono invitati ad effettuare giornalmente il monitoraggio su BSP-link sul ricevimento degli ADM. In ciascun ADM sarà specificato un indirizzo da utilizzare per la corrispondenza. Tale indirizzo non deve essere utilizzato per attivare la disputa. A tal fine è necessario procedere con l attivazione della stessa su BSP. CRITERI DI DETERMINAZIONE DELL ADDEBITO Violazioni che possono determinare un ADM: Violazioni tariffarie: o Applicazione della tariffa non corretta e combinabilità (es. routing o restrizione vendite) o Applicazione del valore della tariffa non corretto (under collection) o Minimum / maximum stay, regole di advanced purchase o Stagionalità, applicazione al volo o Voli Codeshare non permessi o Stopovers, transfers e surcharges o RBD (booking class) non corretto o RBD non corretto su tratta in cui è presente Special Prorate Agreement o Booking Class / Class of Travel o Fare Basis non corretto o Open o waitlisted sectors (laddove richiesta la prenotazione) o Tariffe non rimborsabili Violazioni nell applicazione delle Commissioni: o Applicazione non corretta delle commissioni o Incasso in eccesso di commissioni (standard e supplementary) o Sconti Service Fees, Surcharges e Tasse: o Incasso non corretto di tasse e surgharges o Mancata applicazione di taxes/surcharges dovute o Errata applicazione di taxes e surcharges o Errato rimborso di tasse/surcharges

3 Violazioni nei Rimborsi: o Errato calcolo degli importi rimborsati per tasse e surgharges o Errata applicazione delle penali di cancellazioni e simili (es. in caso di no-show) o Errato calcolo degli importi rimborsati per commissioni o Forma di pagamento dei rimborsi non corretta (versus forma adottata nella emissione/vendita) Violazioni nell Exchange: o Mancata applicazione della rebooking fee (laddove prevista) o Mancata applicazione delle name change/correction fees (laddove previste) Altre violazioni: o Ticketing agreement invalido o mancante o Utilizzo di fake e/o manual ticket numbers o Ticket designator data invalido o incompleto o Mancato rispetto disciplina accordi gestione Gruppi o Charge backs e unreported tickets o Uso incorretto del VOID tkno e/o eventuali violazioni tariffarie Ove il vettore partner dovesse applicare la penale prevista dal contratto SPA per uso non corretto di RBD, tale costo e penale verrà riaddebitato da Airitaly all agente (codice IATA) che avrà effettuato le emissioni non seguendo quanto prescritto nelle chart 1 e 2 di ATPCO da IG o dal vettore partner in presenza di accordo SPA. Verrà in questo caso emesso ADM seguendo le procedure di emissione. ADM per violazione POLICY di efficienza nell utilizzo dei GDS Gli ADM relativi all utilizzo e violazione della Policy di efficienza dell utilizzo del GDS saranno processati attraverso il BSP-LINK nel caso si tratti di agente IATA e potranno essere emessi entro 9 mesi dalla data finale del viaggio o dalla data di scadenza del biglietto, ove la stessa non sia specificata. Attraverso il BSP-LINK/ARC verrà emesso ADM indicando il numero di un generico biglietto emesso dall agenzia. Qualsiasi azione di addebito/recupero al di fuori dei periodi indicati, sarà gestita direttamente tra la Compagnia e l agenzia. Prenotazioni: La Compagnia effettua controlli sistematici in ambiente di prenotazione ponendo particolare attenzione alle procedure non corrette che generano malpractice, per le quali è possibile l emissione di ADM Gli ADM vengono emessi, laddove necessario, al fine di recuperare gli importi dei costi improduttivi generati dall uso improprio dei sistemi GDS. Tutte le disposizioni riportate di seguito vanno intese con efficacia a far data dal 01 Luglio Violazioni che possono determinare un ADM: Segmenti inattivi non cancellati ed evasione delle code A seguito di cancellazioni, variazioni operative, ticket time limit scaduto, doppie prenotazioni o altre circostanze straordinarie, Air Italy invia notifica direttamente in coda al GDS dell agente di viaggio che ha originato il booking. A seguito di questa notifica l agente di viaggio può recepire le variazioni nel passenger name record (pnr) ed è tenuto a rimuovere i segmenti inattivi entro 24 ore dalla partenza schedulata del volo agendo sui codici di status: UN, WK, WL, WN, HX, NO,UC.

4 Quando necessario, vanno altresì sempre cancellati tutti i segmenti improduttivi presenti sul PNR con i seguenti status code: UC, DS, HL, HN, LL, TL, PN, PW, NN, IN, US, UU, XK (che includono segmenti non bigliettati e biglietti non cancellati). L agente di viaggio è perciò tenuto ad evadere le code quotidianamente al fine di evitare la mancata azione su eventuali segmenti inattivi e improduttivi utilizzando gli inputs funzionali indicati dal proprio GDS. In caso di accertata violazione della politica descritta, La compagnia si riserva di effettuare per ogni Passeggero/segmento in malpractice rilevata, un addebito di 6,00. Non saranno inviati ADM per importi inferiori a 20,00. Doppie prenotazioni (Dupes) e nomi o biglietti fittizi La creazione di segmenti, attivi o passivi, che comportano un blocco fittizio di spazio nell inventory Air Italy originano maggiori e improduttivi costi distributivi a carico della Compagnia e riducono la disponibilità nell offerta dei prodotti. L agente di viaggio è perciò tenuto al corretto utilizzo del GDS procedendo alla prenotazione quando relativa ad una reale intenzione di viaggio e acquisto del biglietto da parte del passeggero. Doppie prenotazioni: la creazione di doppie prenotazioni (duplicates o dupes), attive o passive, è proibita: per lo stesso passeggero sulla medesima rotta al fine di beneficiare di classi di prenotazione più vantaggiose, per la costruzione di itinerari complessi comprendenti lo stesso segmento/passeggero e comunque per qualsiasi combinazione di prenotazioni per un passeggero che in base a considerazioni logiche e/o temporali non possono essere veritiere. Non è altresì ammessa la duplicazione dei segmenti, con lo stesso passeggero e sulla medesima rotta/data, attraverso l uso di più sistemi GDS. E previsto l invio di ADM nella misura di 30,00 a passeggero (o equivalente in valuta locale). Nomi, prenotazioni, biglietti fittizi e speculativi: tutte le prenotazioni fittizie sono proibite, incluse quelle finalizzate al blocco spazio nella inventory della Compagnia secondo previsioni di domanda o quelle basate sull indecisione del passeggero che richiede talvolta il blocco spazio su più voli della stessa linea o giornata. Il nome completo del passeggero deve sempre essere inserito in fase di prenotazione. A seguito di regolare controllo, per le prenotazioni contenenti nomi fittizi e/o biglietti fittizi, è previsto l invio di ADM nella misura di 30,00 a passeggero (o equivalente in valuta locale). Le medesime prenotazioni, dopo regolare controllo, saranno soggette a tempestiva cancellazione. Prenotazioni per addestramento non sono accettate prenotazioni fase test in ambiente live. Le prenotazioni, indiscutibilmente fittizie, create a scopo di addestramento e/o test/prova saranno soggette ad un ADM pari a 5,00 a passeggero (o equivalente in valuta locale). Si ricorda pertanto che è proibito l utilizzo di codici attivi di vendita ed azione per ragioni di addestramento e/o test. Liste d attesa In caso di conferma da lista d attesa rimuovere i segmenti in eccesso che non saranno utilizzati. A tal riguardo, la Compagnia si riserva la possibilità di cancellare i segmenti in eccesso, laddove necessario. Accesso su classi chiuse La Compagnia procederà all invio di ADM pari a 350,00 per violazione/passeggero (o corrispettivo in valuta locale) in caso di violazione dell availability per procurarsi l accesso in classi di prenotazioni non disponibili (i.e.: chiuse alla vendita) per l itinerario presente nella prenotazione.

5 VOID Ticket La compagnia procederà ad emettere ADM pari al valore della tariffa Y full C full fare per la tratta-passeggero, in casi di avvenuta violazione e per utilizzo improprio dell azione di VOID Ticket; inoltre verrà aggiunta una fee di malpractice di 100,00 per passeggero /segmento (o equivalente in valuta locale). L azione di VOID Ticket deve sempre ed obbligatoriamente essere effettuata alla data di emissione del documento con il Local Time dell agenzia emittente. E fatto assolutamente divieto effettuare l azione di VOID Ticket dopo il rilascio del volo in Aeroporto (orario locale di inizio attività check in) e/o dopo la partenza del volo stesso. L ADM relativo all utilizzo e violazione sarà processato attraverso il BSP-LINK e potrà essere emesso entro 9 mesi dalla data finale del viaggio o dalla data di scadenza del biglietto, ove la stessa non sia specificata. Attraverso il BSP-LINK/ARC verrà emesso ADM a fronte dello stesso biglietto VOID Churning E proibito prenotare e cancellare un segmento ripetutamente attraverso uno o più PNR e/o GDS, nella stessa classe o in diverse classi di prenotazione: al fine di aggirare o estendere il tempo limite per l emissione del biglietto; per raggiungere targets di produttività GDS; per forzare l accesso con inputs non permessi. La Compagnia si riserva il diritto di inviare ADM di importo pari a 30,00 (o corrispettivo in valuta locale) per ogni prenotazione / passeggero in cui sostanzialmente si rimanda ripetutamente l emissione del biglietto ripristinando lo status della prenotazione oltre un accettabile numero di reinstate pari a 4. Segmenti cancellati in eccesso In generale, è considerato malpractice effettuare elevati e non ragionevolmente giustificabili volumi di cancellazione di segmenti prenotati che alimentano costi GDS improduttivi per la Compagnia oltre a determinare un impatto negativo sull inventory offerta. Per questo motivo viene stabilito il livello di ratio cancellation/gross booking da non superare, fissato nella misura del 70,0%, calcolato su base trimestrale. Passive bookings In accordo con gli standard dell Industria, Air Italy ritiene accettabile l utilizzo di segmenti passivi al solo fine della emissione dei biglietti: gli stessi dovranno però trovare corrispondenza con i segmenti attivi presenti nel sistema di prenotazione della Compagnia. E comunque indicato l utilizzo della funzionalità claim PNR, laddove possibile, in quanto attiva per Air Italy su tutti i principali GDS. Air Italy non permette l utilizzo di segmenti passivi per scopi amministrativi, per il raggiungimento di targets di produttività GDS, per eludere fare rules e per altri scopi. In caso di accertata violazione della politica descritta, la Compagnia si riserva di effettuare per ogni passeggero/segmento in malpractice rilevata, un addebito di 5,00 per pax/pnr. Ticketing Assicurarsi che le classi di prenotazione utilizzate per l emissione del biglietto corrispondano a quelle della prenotazione. Assicurarsi di procedere all emissione del biglietto entro i termini temporali stabiliti dal ticket time limit comunicato dalla Compagnia. Utilizzo di diversi GDS L agente di viaggio che utilizzi più di un sistema GDS deve sempre assicurarsi di prenotare e finalizzare l emissione del biglietto di viaggio nello stesso GDS.

6 Importi ADM per violazioni alla POLICY di efficienza nell utilizzo dei GDS: Spese amministrative: a copertura dei costi correlati alla gestione degli ADM emessi, la Compagnia addebiterà per ciascun ADM una fee amministrativa pari a 20,00 (o corrispettivo in valuta locale), identificata nell ADM con la sigla MF (malpractice fee). Per gli addebiti inferiori all importo minimo, inclusi in un unico ADM, la Compagnia applicherà una sola volta la malpractice fee. Tale addebito sarà stornato solo in caso di accettazione completa della disputa per errata emissione dell ADM. In caso di accertata violazione della politica di efficienza GDS come sopra descritta, la Compagnia si riserva di effettuare un addebito corrispondente ai costi improduttivi derivanti dalle malpractice rilevate dalle analisi periodiche sui BIDT dei GDS, avendo cura di darne comunicazione all Agente di Viaggio tramite BSP link e fornirne i dettagli necessari. Non saranno inviati ADM per importi inferiori a 20,00. Con specifico riferimento alla violazione dovuta a segmenti cancellati in eccesso, ogni segmento cancellato in eccesso rispetto al livello di ratio del 70,0% viene considerato malpractice. In caso di accertato superamento della soglia, la Compagnia si riserva di effettuare un addebito corrispondente ai costi improduttivi derivanti dalle malpractice rilevate nelle analisi periodiche sui BIDT forniti dai GDS, avendo cura di darne comunicazione all Agente di Viaggio tramite BSP link e fornirne i dettagli necessari. PROCEDURA di EMISSIONE e DISPUTA degli ADM Emissione degli ADM Per ogni ADM emesso via BSPlink, la data di emissione sarà considerata come la data di ricevimento da parte dell Agente di Viaggio. Un controllo quotidiano degli ADM via BSPlink è perciò fortemente raccomandato agli Agenti. Disputa degli ADM L agente di viaggio, dalla data di ricevimento (=emissione) dell ADM, dispone di un periodo di 15 giorni per esaminare e disputare l ADM attraverso il meccanismo di disputa online in BSP link prima che lo stesso sia fatturato (Latency Period). Nell attivare la disputa l Agente dovrà fornirne le motivazioni e un contatto (e telefonico se possibile) per eventuali chiarimenti e/o richiesta di documentazione a supporto. La mancata indicazione del motivo della disputa darà luogo al rigetto della contestazione. La Compagnia gestirà gli ADM contestati nel minor tempo possibile. Ricordiamo in proposito che l attivazione della disputa online sospende la fatturazione e conseguentemente il pagamento dell ADM finchè la disputa non sarà conclusa. La Compagnia esaminerà le motivazioni della disputa e la accetterà laddove fosse ragionevolmente dimostrato che l addebito era errato/non dovuto e/o fosse fornita evidenza del contrario. Nel caso di piena accettazione della contestazione, la Compagnia cancellerà l ADM. Nel caso di parziale accordo sulla disputa, un Agency Credit Memo (ACM) verrà emesso per il valore concordato dalle parti. Agenzie non IATA Qualora venissero rilevate malpractice fatte da Agenzie non IATA, verrà disabilitato l accesso alle prenotazioni attraverso il proprio gds dei segmenti Air Italy ( IG/191) con blocco del PCC che ha generato le violazioni. Le agenzie non IATA sono obbligate a seguire le stesse indicazioni che vengono imposte dalla policy della compagnia in merito all efficienza dell utilizzo del GDS.

7 Nel suddetto caso, la riattivazione avverrà solo dietro pagamento e saldo di quanto dovuto comprensivo di IVA. Contatti Air Italy per informazioni e richieste I contatti per qualsiasi chiarimento, supporto, ulteriori informazioni sulle procedure di emissione e disputa degli ADM via BSPlink sono i seguenti: BSP ITALY- emissioni /riemissioni / rimborsi biglietti patrizia.moragli@airitaly.com Tel GDS Efficency e prenotazioni revenueintegrity@airitaly.com Ultimo aggiornamento 1 Giugno 2018