Glossario e Definizioni

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1 Glossario e Definizioni Activity: Un unità lavorativa che contribuisce alla realizzazione del processo di gestione delle spese aziendali legate a un viaggio d affari. Vedi anche Process. Automated: Vedi Non-automated, Semi-automated e Fully automated. Approvers: Dipendenti, generalmente manager di linea, con il compito di esaminare e approvare le trasferte e le spese ad esse correlate. Arranger: Vedi Travel Arranger. Assistants: Dipendenti, in genere assistenti amministrativi o assistenti personali, ai quali possono essere delegati alcuni compiti, come ad esempio la programmazione e la prenotazione di trasferte o le richieste di rimborso spese. Back-office: Le operazioni interne di un organizzazione non accessibili o visibili al cliente. Tipicamente il termine viene riferito a tutte quelle attività amministrative che non generano profitti e il cui volume può essere elevato e ripetitivo, come ad esempio la revisione delle richieste di rimborso. Vedi anche Front-office. Bookings: Tutte gli accordi relativi a un viaggio pianificati e organizzati in anticipo, come per esempio il trasporto, la sistemazione, etc.. Business Trip: Include tutti gli elementi, come biglietti aerei, pernottamenti alberghieri e noleggi auto. Business Traveller: Soggetto che, per conto di un azienda, effettua delle spese per viaggio o intrattenimento durante lo svolgimento dei suoi compiti aziendali fuori sede. CSR Vedi Corporate Social Responsibility. Carbon Emissions/Carbon Footprint: Il termine impronta al carbonio viene comunemente usato per descrivere la quantità totale di CO2 e altre emissioni di gas serra per le quali un individuo o un organizzazione sono responsabili. Calcolare l impronta al carbonio di un organizzazione può essere uno strumento efficace per la gestione degli impatti energetici e ambientali. Dopo aver calcolato le emissioni possono infatti essere individuate e messe in ordine di priorità opportunità per la loro riduzione o compensazione. Cash Advance: Fondi monetari, a volte in valuta straniera, forniti a un viaggiatore d affari prima della trasferta per far fronte alle spese quotidiane come i pasti, il trasporto in loco, etc. Vedi anche, Working Allowance e Temporary Advances.

2 Central Billing: Così si definisce il pagamento centralizzato di tutte le spese di un viaggio d affari. Può svolgersi secondo due modalità: i viaggiatori firmano ma non pagano le ricevute e le fatture, che vengono direttamente inviate dai fornitori al reparto contabilità per il pagamento; oppure l agente di viaggio designato carica le transazioni per più viaggiatori su una carta di credito virtuale che viene riconciliata e saldata centralmente dal reparto contabilità. Centrally Billed Categories: Tutte quelle categorie di spesa (per esempio il trasporto aereo, la sistemazione alberghiera, etc.) per cui sono stati presi accordi in base ai quali tutte le fatture sono spedite e saldate dall azienda e non dal singolo, sia attraverso un agente di viaggio designato che direttamente. Compliance: In questo contesto si riferisce esclusivamente all aderenza e alla conformità di un dipendente alla travel policy aziendale, indipendentemente da dove viene stabilita o implementata, e non alla conformità dell azienda alle leggi locali, nazionali, regionali e industriali che riguardano la presentazione dei report di spesa, che possono essere o non essere inclusi nella travel policy. Corporate Card: Carte di credito individuali fornite dall azienda ai propri dipendenti per pagare le loro trasferte e tutte le spese ad esse correlate. Corporate Social Responsibility: La volontaria integrazione dell interesse dell azienda verso l ambiente e il sociale con le proprie attività commerciali, generalmente con il coinvolgimento di altre entità. La finalità non è solo l aderenza alla normativa locale, regionale (ad esempio, l EU) o industriale vigente ma soprattutto il voler investire nel capitale umano, nell ambiente e nei rapporti con terze parti (come indicato in The Green Book dalla Commissione Europea). Dedicated Shared Service Centre: Vedi Shared Service Centre. Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP): Una soluzione webbased tra due partner commerciali, disponibile principalmente in tre modelli: supplier-centric (una relazione da uno verso molti collegata al sistema di gestione Crediti del fornitore); buyer-centric (il compratore richiede al venditori di inviare le fatture al suo sistema EIPP che gestisce i debiti); consolidator model (una relazione da molti verso molti ospitata da un terzo soggetto che gestisce le fatture da più venditori a più fornitori). Enterprise Resource Planning (ERP) solution: ERP è una suite di software applicativi in grado di automatizzare le funzioni amministrative di back-office di un azienda. Expense Claim: La documentazione presentata da un dipendente al fine di ottenere il rimborso di una somma monetaria sulla base delle spese affrontate

3 durante una trasferta aziendale, generalmente spese di viaggio o di intrattenimento. FTE: Vedi Full-Time Equivalent. Full-Time Equivalent: Full-time Equivalent (FTE) è un parametro per misurare il coinvolgimento di un dipendente in uno specifico progetto o processo. Un FTE pari a 1.0 significa che la persona è equivalente a un lavoratore a tempo pieno, mentre un FTE di 0.5 significa che un individuo sta lavorando a un incarico solo per metà del suo tempo. Similmente due dipendenti, ognuno con un impegno part-time sullo stesso progetto, costituiscono insieme un FTE di 1.0. Fully Automated: Processi o attività che sono totalmente integrati in sistemi IT al fine di accrescere l efficienza e l accuratezza. Ulteriori passaggi manuali non sono necessari e non ci sono componenti cartacei ad eccezione di ricevute di supporto. Front-office: Lo staff e le funzioni (unitamente ai processi e ai sistemi che li supportano) che sono coinvolti direttamente nelle attività di revenue generation o di contatto col pubblico, per esempio i venditori, gli account manager e i consulenti. Vedi anche Back-office. In-house: Funzioni, processi o attività che sono svolte direttamente dall azienda e non eseguite in outsourcing da terze parti a seguito di un contratto. Integrated With Travel: Un sistema integrato di richiesta e prenotazione di viaggi (end-to-end). Invoice (per Central Billing): Rendicontazione centrale di più articoli o transazioni, ad esempio una rendicontazione mensile che può contenere più ricevute, ognuna delle quali si riferisce a una singola voce. Invoice Workflow Management System: Si riferisce a un sistema di gestione del flusso di lavoro in generale e non soltanto a un sistema creato o installato specificatamente per la gestione delle spese di viaggio. Lodge Card: Carta di credito virtuale usata per più viaggiatori insieme e fornita all agente di viaggio designato per pagare le ricevute e le fatture per i trasporti. Manual: Vedi Non-Automated. Negotiate: Nel contesto della gestione dei viaggi d affari questo temine è usato per indicare la stipula di contratti o di altri accordi aziendali con fornitori preferenziali di prodotti o servizi, allo scopo di beneficiare di tariffe più vantaggiose o bonus rispetto a una prenotazione individuale.

4 Non-automated: Processi o attività che sono completati interamente o quasi su base manuale con poco o nessun uso di strumenti IT. Tali processi e attività hanno generalmente una componente cartacea molto significativa. Outsourcing: L utilizzo di terze parti per svolgere attività che l organizzazione stessa avrebbe potuto completare internamente. Per esempio, l utilizzo di un fornitore di servizi specializzati che gestisca le richieste e le pratiche di rimborso dell Iva all estero per conto della compagnia. On-shore: Attività, sia eseguite internamente che in outsourcing, che sono localizzate nello stesso stato della parte/parti dell organizzazione che servono e supportano. Off-shore: Attività, sia eseguite internamente che in outsourcing, che sono localizzate in un stato (generalmente low cost) differente da quello della parte/parti dell organizzazione che servono o supportano. Per Diems: La diaria messa a disposizione dalla compagnia per le spese quotidiane dei viaggi d affari, basata sulla durata della trasferta, che non richiede ricevute o fatture per essere rimborsata. Permanent Advance Vedi Working Allowance. Personal Spend: Le spese, generalmente di viaggio o di intrattenimento, che non sono riconducibili alle attività di business di un dipendente durante una trasferta e per cui il dipendente non è legittimato a chiedere un rimborso spese. Policy: L insieme delle norme che regolano e controllano i comportamenti ritenuti accettabili e come possono essere gestite le eccezioni. Per esempio, i requisiti per presentare una richiesta di spesa/rimborso su base mensile. Pre-trip Authorisation: Approvazione per una trasferta aziendale ricevuta prima che il viaggio sia prenotato o completato. Process: La specifica sequenza di attività eseguite dai dipendenti coinvolti nella prenotazione, esecuzione e amministrazione di un viaggio d affari e delle spese ad esso correlate. Per esempio i passaggi che un viaggiatore effettua per presentare una richiesta di rimborso. Vedi anche Activity. Self-booking Tool: A seconda del contesto può trattarsi sia di uno strumento web-based per prenotare viaggi, ovvero un intermediario per i biglietti che non sia un agente di viaggio designato, sia uno strumento di prenotazione strutturato secondo la travel policy e collegato con i GDS. Semi-automated: Processi o attività che si basano parzialmente su sistemi o strumenti IT ma che mantegono anche un significativo numero di passaggi

5 manuali e per quali ci può essere anche un numero residuo di componenti cartacee. Shared Service Centre: Il modello di servizio condiviso è una forma di consolidamento. Le attività associate con un particolare processo che può essere eventualmente decentralizzato e frammentato sono spostate in uno stesso luogo. Per esempio, una compagnia può decidere di portare il processo di gestione di tutte le richieste di rimborso spese da parte di più business unit in uno stesso luogo. Single Purpose Solution: Una soluzione o strumento singolo, relativo a uno specifico processo che non è integrato in nessun altro aspetto della gestione delle spese e dei viaggi, ad esempio un sistema dedicato all automatizzazione dei processi di spesa e rimborso. Supplier Central Invoices: Fatture e ricevute presentate dal fornitore direttamente all azienda a seguito di accordi per un sistema di pagamento centralizzato (central billing arrangements). Sustainability: Sostenibilità significa assicurarsi che la generazione attuale non comprometterà la possibilità delle generazioni future di far fronte ai propri bisogni. Per un organizzazione a carattere commerciale, Sviluppo Sostenibile significa seguire strategie di business e attività che incontrino i bisogni dell azienda e dei suoi azionisti nel momento presente, proteggendo e arricchendo nello stesso tempo le risorse umane e naturali che saranno necessarie in futuro Implica il triplice sforzo di preservare lo sviluppo economico, il benessere sociale e la protezione dell ambiente. System: L infrastruttura fisica e organizzativa che supporta processi chiave caratterizzati da vari livelli di automazione. Per esempio, un sistema di richiesta di spesa che automaticamente compila un form di richiesta con i dati ricavati da una carta di credito aziendale. T&E: See Travel & Related Business Expenses. T&E Related Carbon Emissions: La porzione dell impronta al carbonio di un individuo o di un organizzazione che è imputabile al consumo di prodotti e servizi associate alle spese di viaggio (trasporto aereo, sistemazione alberghiera, corse in taxi, etc.) Telecommunications: Include telefoni cellulari (se compresi nelle spese di viaggio), schede telefoniche, carte telefoniche prepagate, l utilizzo del telefono in hotel e il Blackberry/Wi-Fi. Temporary Advances: Somma di denaro fornita per una specifica trasferta e che deve essere usata per tutte le spese del viaggio d affari. Normalmente richiede una riconciliazione al ritorno del dipendente. Include anche una somma d emergenza. Vedere anche, Working Allowance e Cash Advances.

6 Traveller: Vedere Business Traveller. Travel Arranger: Un individuo, spesso un assistente amministrativo o un assistente personale, con il compito di organizzare e prenotare tutti gli elementi di un viaggio d affari (ad esempio, il trasporto aereo, la sistemazione alberghiera, etc..) per conto di colui che deve effettuare la missione. Travel Authorisation: Vedi Pre-Trip Authorisation. Travel & Related Business Expenses (T&E): Include tutte le spese di viaggio e altre spese correlate (trasporto aereo, divertimento, sistemazione in hotel, pasti, telefonate, etc) e nel caso delle travel policy aziendali esclude le spese per meeting ed eventi, che sono gestite invece separatamente. Travel & Expense Management System: Un sistema IT con un software dedicato che integra i processi e le procedure usate da un organizzazione per monitorare, pagare e revisionare le spese di viaggio effettuate dai dipendenti durante i viaggi d affari e le trasferte. Questi conti includono, anche se non sono limitati ad esse, spese di viaggio e di intrattenimento. Travel Request: Una richiesta fatta da o per conto di un dipendente con il fine di ottenere un approvazione per una trasferta aziendale. VAT: L IVA, o tassa sui beni e servizi (GST), è la tassa sugli scambi. E applicata sul valore aggiunto che risulta da ogni scambio. Differisce da una tassa sulla vendita perché essa è applicata sul valore totale degli scambi. Le organizzazioni con sede estera che accertano l IVA possono chiedere un rimborso di questa tassa che può arrivare fino al 21% del costo dell articolo. Le ricevute originali sono richieste per reclamare il risarcimento. Le aziende possono dare in outsourcing questo compito. Workflow Management System: Un prodotto di automazione del flusso di lavoro che permette a un azienda di creare un modello di workflow e dei suoi componenti, per dopo usare questo prodotto come strumento per organizzare e rinforzare una gestione coerente del lavoro. Working Allowance: Una somma di denaro che è fornita a tutti/alcuni dipendenti per essere usata a copertura delle loro missioni aziendali. Viene rimborsata alla compagnia quando il dipendente ha lasciato il suo incarico. Vedere anche, Cash Advances e Temporary Advances.