La Gestione dei Viaggi d Affari GESTIONE END TO END DEI VIAGGI DI LAVORO

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1 GESTIONE END TO END DEI VIAGGI DI LAVORO

2 Overview Mercato Viaggi D affari Evoluzione e Cenni Storici Competenze del Travel Manager Struttura e Contenuti Travel Policy Q & A 2

3 Overview Mercato Viaggi d Affari Spesa per i viaggi di lavoro in Italia Viaggi aerei Nazionali: 0,8Mld Viaggi aerei Internazionali 3Mld Pernottamenti Nazionali 1,3Mld Pernottamenti Internazionali 2,7Mld 3

4 Evoluzione e cenni storici Anni 80 3/4% delle aziende ha una Travel Policy scritta I viaggi aziendali sono generalmente gestiti dall Ufficio Acquisti (anche come organizzazione) La scelta dell Agenzia Viaggi è esclusivamente basata sul livello di sconto proposto Scarsa reportistica e scarse informazioni Note spese cartacee Pagamenti tradizionali Si comunica via telefono e con i pizzini(278732) 4

5 Anni 90 Le aziende iniziano a dare spazio alla figura del Travel Manager, prevalentemente come Travel Arranger. Si avverte sempre più forte l esigenza di stabilire regole per viaggiare (Travel Policy) La negoziazione diventa più complessa a causa del taglio commissioni (Profit Sharing/Management Fees/Transaction Fees) Hotels Directories in collaborazione con l Agenzia Si diffonde l uso di Carte di Credito Evoluzione della Reportistica e della rendicontazione Note Spese cartacee gestite su format Excel Si comincia a comunicare anche con la Posta Elettronica (96/97) 5

6 Anni 2000 La figura del Travel Manager trova spazio anche in aziende locali e allarga progressivamente le sue responsabilità Travel Policy come strumento di saving oltre che normativo La negoziazione si orienta sempre di più verso Transaction Feescon Bonus legati ai risparmi Hotels Directories e negoziazioni specifiche Top Destinations Carte di Credito Virtuali (EBTA/LODGE) Reportistica di dettaglio e in Tempo Reale Note Spese automatizzate e gestite dal sistema informatico aziendale Si comunica quasi esclusivamente via Biglietti elettronici (prima Air e poi Rail) 6

7 Oggi Best Buy & Best Available Rates Travel Policy adattabile alle nuove opportunità La negoziazione conferma TransactionFeescon Bonus/Malus legati a KPI di Servizio HotelsDirectoriese negoziazioni specifiche ma anche on-line booking providers(tripadvisor/booking.com/trivago) Carte di Credito Virtuali (EBTA/LODGE) Note Spese on-line con cattura dati dalla Carta di Credito Reportistica di dettaglio, in RealTimecon evidenza della performance Si comunica via chat, sms, blog, e intranet aziendale Si Viaggia prevalentemente Ticketless 7

8 e Domani? Booking Tools con Voice Recognition Reporting Single trip cost/benefit based Web BasedCompany & Pax Profile (tutti i tools operano secondo T.P.) 8

9 COMPETENZE DEL TRAVEL MANAGER Comunicazione (interna ed esterna) Negoziazione (interna ed esterna) Informatica Normativa Fiscale Lingue 9

10 Struttura e Contenuti della Travel Policy Autorizzazione??? Ogni viaggio di lavoro deve essere autorizzato, almeno verbalmente, dal proprio superiore gerarchico. 10

11 Struttura e Contenuti della Travel Policy La TravelPolicy La TP è l'insieme di condizioni e procedure, scritte e formali, che il personale dell'azienda deve rispettare prima durante e dopo ogni viaggio di lavoro. Lo scopo della TP è di fornire linee guida su ogni aspetto del viaggiodilavoro,inmodocheiviaggiatoriconoscanoilimitidi spesa, le procedure di organizzazione del viaggio, le metodologie di rimborso. La TP "giusta" si adatta alla cultura e alle esigenze aziendali, garantendo i massimi benefici, economici e di servizio, offerti dal mercato. 11

12 Struttura e Contenuti della Travel Policy Principali benefici Conoscenza delle procedure e dei limiti di spesa Strumento di negoziazione con Vettori, Catene Alberghiere etc. etc. Riduzione dei costi di viaggio Riduzione dei costi amministrativi attraverso procedure chiare e appropriate. Maggiore controllo sulle spese e sui comportamenti del personale che viaggia per lavoro. 12

13 Struttura e Contenuti della Travel Policy Contenuti della TP Fornitori da usare (inclusa l'agenzia di Viaggi) Norme e limiti di spesa per i vari livelli gerarchici Metodi di pagamento Procedure di rimborso Procedure Speciali (Aree a Rischio/Rintracciabilità) Nota Spese Validità / Revisioni 13

14 Struttura e Contenuti della Travel Policy Aereo / Treno Vettori preferenziali e classe/tariffa da utilizzare per tipo/durata del viaggio Procedura per biglietti non utilizzati Alberghi Catene/Hotels Preferenziali e/o Categorie utilizzabili Tariffe convenzionate Limiti di spesa e/o Best Available Rates Procedure di pagamento Procedure di cancellazione 14

15 Struttura e Contenuti della Travel Policy Fornitore preferenziale Autonoleggio Categorie di vetture utilizzabili Assicurazioni (si/no) Parcheggi Procedure di restituzione (refuelling) Procedure di pagamento Rimborsi in caso di utilizzo di auto personale per ragioni di lavoro 15

16 Struttura e Contenuti della Travel Policy Ristoranti Categorie utilizzabili Limiti di spesa per pasto e per giorno (180it/258eu) Eventuali ospiti (rappresentanza) Chi Paga?(seniority) Procedure di pagamento 16

17 Struttura e Contenuti della Travel Policy Assicurazioni Tipologia di copertura personale Copertura bagaglio e oggetti personali Copertura Medica Procedure in caso di necessità 17

18 Struttura e Contenuti della Travel Policy Note spese e relativi rimborsi Per una effettiva gestione amministrativa delle note spese, la TP deve chiaramente indicare: Frequenza e scadenze della sottomissione delle note spese Contenuti e dettagli delle spese Allegati (ricevute, fatture etc.) Differenze nei cambi (acquisto/vendita) Procedure e tempi di rimborso 18

19 Struttura e Contenuti della Travel Policy Autorizzazione! Ogni trasferta effettuata sia sul territorio nazionale che all estero, deve essere preventivamente autorizzata, in modo tracciabile, dal Dirigente responsabile della trasferta. Con tale autorizzazione il Dirigente è responsabile di : autorizzare il viaggio dopo averne valutato la reale necessità, il costo globale, nonché qualsiasi tipo di alternativa (es. tele/videoconferenza ) controllare ed approvare eventuali richieste di anticipazione 19

20 Introduzione della Travel policy Comunicazione Monitoraggio Generale Alta Dirigenza Travel Manager Direzione del Personale Amministrazione Agenzia Viaggi Travel Manager Agenzia Viaggi Viaggiatori Line Managers Sottoscrive la Travel Policy Comunica la TP a: Viaggiatori Direzione Amministrazione e Finanza Agenzia Viaggi Verifica che la TP non sia in conflitto con eventuali accordi sindacali, e ottiene l'accordo delle organizzazioni sindacali interne Controlla e verifica l'aderenza delle spese viaggi, alla TP Verifica la corretta compilazione delle note spese Fornisce rapporti che evidenziano eventuali eccezioni alla TP Assicura la corretta applicazione della TP, e il raggiungimento degli obiettivi, e ne assicura il costante aggiornamento Assicura che le prenotazioni siano effettuate in osservanza di quanto indicato nella TP Aderiscono alla TP, facendosi autorizzare eventuali eccezioni laddove previsto Autorizzano i viaggi ove previsto Rafforzano gli obiettivi della TP con i loro collaboratori diretti Autorizzano il rimborso della nota spese ove previsto 20

21 Misurare la soddisfazione dei viaggiatori e dei Travel Arrangers Verifiche periodiche su: Soddisfazione dei viaggiatori rispetto: - qualità documenti di viaggio - assistenza durante il viaggio Soddisfazione dei Travel Arrangers rispetto: - tempi di risposta - qualità delle proposte - qualità documenti di viaggio - assistenza e informazioni prima, durante e dopo il viaggio 21