2/6 La logistica e l arte di esporre Guida pratica per il successo in fiera
Una delle risorse più importanti da consultare prima della fiera è il manuale dell espositore, che troverete nella sezione Zona Espositori, sul sito Web della fiera. Nel manuale sono riportati gli orari di allestimento e smontaggio, i recapiti della ditta ufficiale che fornisce il servizio e molto altro ancora. Riceverete via e-mail i dati di login non appena sarà lanciata la Zona Espositori. Se invece la Zona Espositori è già attiva al momento della vostra prenotazione, riceverete i dati di login entro 48 ore dalla spedizione del contratto. Questa guida è stata pensata per aiutarvi a svolgere al momento giusto tutte le azioni operative importanti, senza mai distogliere energie dall aspetto chiave del vostro ruolo di espositori: sfruttare la fiera come catalizzatore per consolidare le relazioni con i vostri clienti e stringere rapporti con potenziali clienti. Guarda il video: Come sfruttare il manuale dell espositore per ottenere il massimo dalla vostra esperienza PAGINA / 02 Siamo a disposizione per soddisfare le vostre esigenze e garantire il vostro successo. exhibitor.help@i2iassist.com
SCEGLIERE LO STAND Definire gli obiettivi È importante che sin dall inizio abbiate un idea ben precisa di cosa volete fare e di cosa vi serve per farlo. Per esempio è utile sapere in anticipo se volete uno stand pre-allestito o solo l area nuda (solo spazio), e quante prese elettriche vi servono. PAGINA / 03 Solo così potrete dedicare tutti i vostri sforzi migliori al raggiungimento degli obiettivi che vi siete prefissati, in preparazione della data della fiera. Va bene avere più di un obiettivo, fate però in modo di concentrarvi su quello che conta davvero e di non sovraccaricare il vostro team cercando di strafare. Stand pre-allestito: Vi lascia più tempo per organizzare altri aspetti della vostra partecipazione, perché ci occupiamo noi dell allestimento dello stand. Forniamo la moquette, le pareti e un frontalino con il nome dell azienda; non dovrete fare altro che aggiungere alcuni tocchi finali. La ditta GES è fornitore ufficiale, ha un elevata esperienza nel settore, e i suoi recapiti sono consultabili nella pagina Appaltatori del vostro manuale dell espositore. Contattatela per scoprire le molteplici soluzioni a disposizione per migliorare il vostro stand pre-allestito. Area nuda (solo spazio): Mostrate la personalità del vostro brand progettando uno stand davvero unico. La ditta GES sarà a vostra disposizione per aiutarvi a creare una soluzione su misura, in linea con i vostri obiettivi e che rispecchi appieno il vostro brand. Per farlo, vi assegnerà un project manager del team Design & Build. In alternativa, potete affidarvi a un vostro appaltatore di fiducia. VI RIMANDIAMO ALLA GUIDA PROGETTARE LO STAND PER TROVARE IDEE INTERESSANTI E VI INVITIAMO A CONTATTARCI PER RICEVERE ULTERIORI FONTI DI ISPIRAZIONE.
PARLATECI DELLE VOSTRE IDEE DI STAND Per i moduli d ordine, consultate il manuale dell espositore e compilate la checklist pertinente che trovate nella Zona Espositori. Vi sono quattro moduli fondamentali da compilare per tutti gli espositori: Salute & Sicurezza, Badge, Pass per veicoli e Stand pre-allestito/area nuda (solo spazio). Altri moduli potrebbero rendersi necessari a seconda delle vostre specifiche esigenze. Stand pre-allestito: Compilate il modulo per confermare i requisiti specifici per il vostro stand come il nome da collocare sul frontalino e inviatelo all appaltatore. Area nuda (solo spazio): Inviate i vostri progetti di stand al nostro partner ufficiale, Essential Events, per l approvazione. Potrete trovare i loro recapiti nella pagina Appaltatori del manuale degli espositori. Arredamento: Potete portare con voi eventuali arredi per il vostro stand, ma è sicuramente più semplice affittare ciò che vi serve direttamente presso il nostro partner GES. Affittandoli in anticipo potrete approfittare di una scelta più ampia e avrete più possibilità di risparmiare. Elettricità: Quando avrete deciso che cosa vi serve, GES si occuperà di fornirvi il necessario, nel pieno rispetto delle normative vigenti. È importante che pensiate per tempo alle vostre esigenze, potrete così approfittare degli speciali sconti riservati a chi prenota prima, ed evitare penali per ritardi. We're at hand to make your journey with us smooth and successful. exhibitor.help@i2iassist.com PAGINA / 04
Sistema audiovisivo: I sistemi audiovisivi attirano i visitatori presso il vostro stand e vi consentono di mostrare tutto il valore del vostro brand. Attrezzature informatiche & Internet: Molte delle nostre sedi forniscono un servizio di Wi-Fi pubblico e gratuito, utilizzabile liberamente presso la fiera. Se però avete bisogno di un servizio più rapido e affidabile, potete richiedere una connessione ultraveloce contattando i nostri appaltatori, i cui recapiti si trovano nella pagina Appaltatori del vostro manuale. Connessione ad altri servizi (acqua, ecc.): A seconda delle vostre esigenze e dei vostri prodotti, potrebbe esservi utile eseguire allacci a servizi supplementari. In linea di massima è possibile soddisfare qualsiasi esigenza, a condizione che i progetti siano dettagliati e inviati con sufficiente anticipo. Contattate quindi gli appaltatori, non appena avrete le idee chiare. Salute e sicurezza: È fondamentale che compiliate il modulo Salute & sicurezza nel vostro manuale dell espositore, eseguendo la valutazione dei rischi. Se non siete sicuri degli elementi da prendere in considerazione per la valutazione dei rischi, vi rimandiamo alle guide disponibili nel manuale dell espositore. Se avete altri dubbi, contattateci all indirizzo: exhibitor.help@i2iassist.com. Trasporti & Logistica: Per qualsiasi richiesta a livello di trasporti, servizi di sollevamento, immagazzinamento in loco, corrieri, sdoganamento o spedizione all estero, assicuratevi di prenotare per tempo. Eseguite il download del Pass veicoli nella sezione Moduli del vostro manuale dell espositore e stampatelo e utilizzatelo per tutti i veicoli con merci da scaricare presso il vostro stand. I vostri Badge: Ogni membro del personale che lavora nello stand deve esibire un badge espositore; registratevi online per ottenere i badge, all interno della sezione Moduli del manuale. I badge devono essere sempre indossati per consentire ai visitatori di identificare immediatamente i membri del team. PAGINA / 05
N200 l GES Visit Connect: Questo potente strumento online agevola la raccolta dei dati sui visitatori in tempo reale, e vi presenta i clienti potenziali in un semplice modulo che potrete comodamente utilizzare dopo la fiera > Raccogliete i dati dei clienti potenziali scansionando i loro badge con lo scanner del codice a barre o con l app su smartphone. > Riceverete i dati in tempo reale, utilizzabili all istante. PAGINA / 06 > Pianificate, monitorate e valutate le performance con potenti strumenti di raccolta dei dati. Alloggio: Alla fine di ogni giornata, vengono offerte molteplici opportunità di tessere relazioni. Basti pensare alla serata dedicata agli espositori. Consigliamo pertanto di scegliere un alloggio vicino alla sede della fiera, così da poter sfruttare appieno ogni opportunità. Gli alberghi più vicini alla fiera sono i primi ad essere prenotati, quindi non indugiate. La nostra agenzia ufficiale (i cui recapiti, come sempre, si trovano nella pagina Appaltatori del manuale) è in grado di offrirvi numerose camere a prezzi scontati. Sicurezza e pulizia alla fiera: Curiamo sempre con assoluta meticolosità la sicurezza di espositori e relativi stand. A ogni modo, per la massima tranquillità, vi consigliamo di adottare ulteriori misure di sicurezza, come ordinare un telone di protezione o una cassaforte per gli oggetti di valore. Per ordinare teloni di protezione e casseforti, utilizzate i moduli Siamo a disposizione per soddisfare le vostre esigenze e garantire il vostro successo. exhibitor.help@i2iassist.com presenti nel manuale degli espositori. Anche il livello di pulizia del vostro stand e delle zone circostanti è curato con meticolosità e attenzione. La pulizia di stand e corridoi viene eseguita professionalmente ogni sera. Catering: Attirate più visitatori presso il vostro stand richiedendo servizi di catering e accoglienza.
ALLESTIMENTO E SMONTAGGIO Il manuale dell espositore contiene tutto ciò che vi serve sapere, compresi gli orari di allestimento e smontaggio. Per qualsiasi domanda o dubbio dell ultimo minuto potete rivolgervi direttamente sul posto all ufficio dell organizzazione. Guarda il video: Consigli chiave per gli espositori che cosa fare dopo l evento PAGINA / 07 Follow Up Un follow-up immediato può generare tassi di risposta elevati, che portano a maggiori conversioni di clienti potenziali in clienti reali. Non appena possibile dopo la fiera iniziate le attività di follow-up e realizzate un analisi post-evento per capire che cosa è andato bene e che cosa è necessario migliorare la prossima volta. PER INFORMAZIONI APPROFONDITE SI RIMANDA ALLA GUIDA REALIZZARE VENDITE DAL VOSTRO STAND.
Per qualsiasi chiarimento rimaniamo a vostra disposizione all indirizzo exhibitor.help@i2iassist.com