n. Anno 205 20/04/202 SINTESI DELLA DISCUSSIONE... 2. Informazioni di ritorno da parte del cliente... 2.. Analisi dei reclami... 2..2 Analisi soddisfazione del cliente... 2.2 Analisi e monitoraggio dei processi... 3.2. Analisi delle Non Conformità... 3.2.2 Analisi delle prestazioni dei fornitori... 3.3 Analisi AC/AP... 4.4 Verifica obiettivi misurabili ed azioni derivanti da riesami precedenti... 4.5 Definizione di modifiche aventi effetti sul Sistema di Gestione... 5.6 Raccomandazioni, obiettivi e strategie di miglioramento... 5.6. Risorse umane... 6.6.2 Risorse economiche e finanziarie... 6 2 POLITICA DELLA RESPONSABILITÀ SOCIALE... Errore. Il segnalibro non è definito. 3 ELENCO PRESENTI... 7 4 ELENCO ALLEGATI... 7
n. Anno 205 20/04/202 SINTESI DELLA DISCUSSIONE La presente riunione ha lo scopo di esaminare i risultati ottenuti dall applicazione del Sistema di Gestione Integrato (SGI) e di fissare i nuovi obiettivi per una qualità sempre più vicina alle aspettative nostre e a quelle dei ns. clienti. Poiché il SGI del Consorzio non è avulso dal Sistema di Gestione delle sue Consorziate, ma anzi è progettato per essere il riferimento principale anche per l operato delle stesse consorziate, si è proceduto ad effettuare il presente riesame come un check generale del Sistema Consorzio Prometeo. Ai fini della comunicazione interna sui risultati del Sistema di Gestione si conferma la decisione di comunicare i dati con cadenza semestrale, vista anche l esigenza di rendicontare, con tale frequenza, i dati per la SA8000 del CONSORZIO e di CO.ED.EL, nonché l'adeguamento volontario alla SA8000 della I.T.E.S. (se pur non ancora certificato).. Risultati degli audit interni Sono stati eseguiti gli audit interni per monitorare la conformità del sistema nel suo complesso (Qualità, Ambiente, Sicurezza, etica). Sono emersi degli spunti miglioramento riportati nei verbali di audit. Tali spunti saranno oggetto dell ordine del giorno dei lavori che il gruppo di collaboratori interni sta portando avanti con i consulenti, circa il miglioramento delle prestazioni dei processi. Il programma degli audit interni è stato già emesso e lo si conferma per tutte le aziende del Consorzio. Sarà poi aggiornato entro gennaio-febbraio 205..2 Informazioni di ritorno da parte del cliente.2. Analisi dei reclami I dati disponibili e considerati sono relativi, per la maggior parte, a piccole difformità nell esecuzione dei lavori oltre a qualche problema legato all applicazione delle norme di sicurezza impartite ed al mancato utilizzo dei DPI da parte di alcuni dipendenti (nonostante siano stati edotti sugli usi degli strumenti medesimi e dotati degli stessi). Tali segnalazioni, a volte, sono dei veri e propri richiami al rispetto della normativa. Il sistema ha risposto comunque in maniera efficace producendo, per ogni episodio, un risultato in termini di apertura di NC e AC, e richiamo e formazione, ove opportuno, ai dipendenti che non hanno rispettato procedure e/o istruzioni..2.2 Analisi soddisfazione del cliente La fiducia riposta dai principali Committenti, con i quali sono ormai stabili rapporti di lavoro pluriennali, conferma una generale soddisfazione e il raggiungimento delle loro aspettative. La considera elemento distintivo la capacità di offrire ai propri Committenti la massima flessibilità e disponibilità per la efficace soluzione di problemi e/o modifiche ai lavori, correzioni e tutto quanto consenta di raggiungere e superare le aspettative dei committenti circa i lavori e le opere realizzate. A tal fine, e considerando anche quanto detto al punto precedente, si ritiene di dover raccogliere maggiori e più significative informazioni, circa la capacità di tenere sotto controllo: velocità d intervento mantenimento di competenze elevate degli operatori di cantiere la cortesia dei dipendenti con i referenti della Committenza con cui ci si interfaccia. Il principale indicatore sulla soddisfazione della committenza è il vendor rating redatto da ENEL. La valutazione viene condotta analizzando quattro parametri di valutazione che forniscono informazioni in merito a: Qualità (CQ) Puntualità (CP)
n. Anno 205 20/04/202 Correttezza nella trasmissione dei dati (CC) Sicurezza (CS) I quattro parametri, concorrono nella valutazione finale che prende il nome di Vendor Rating. Dall analisi dell ultima elaborazione del 204 (relativa quindi all ultime trimestre ottobre-dicembre), emergono i seguenti dati: CQ CP CC CS VR 86 00 -- 96 94 A meno del valore di CC (non attribuito perché già valutato in precedenza), gli esiti della valutazione forniscono ottimi risultati. Tutti i parametri corrispondono alla valutazione ottimo (assegnata per punteggi >90) a meno del parametro CQ che comunque ha una valutazione positiva ( buono, valevole per i punteggi compresi tra 80 e 89). I dati forniti dall ENEL consentono anche di avere una stima relativa alle valutazioni dei trimestri precedenti, nel caso specifico, essendo la valutazione riferita all ultimo trimestre, è possibile conoscere i valori medi dell intero anno. I risultati sono i seguenti: CQ CP CC CS VR 87 99 -- 92 93 Il vendor rating conferma il buon esito delle prestazioni. Allegato: Stampa a video della sezione myhome del portale ENEL..3 Analisi e monitoraggio dei processi.3. Analisi delle Non Conformità Le NC e le relative AC, nonché le AP avviate, sono per lo più scaturite da reclami/richiami dei ns. clienti, sono pertanto della medesima natura di quelle di cui al punto.2.. Le NC sono strettamente correlate all analisi dei reclami avanzati dai committenti ed alle eventuali difformità riscontrate durante l esecuzione dei lavori o in sede di audit interno. Le NC rilevate dai committenti, sono riportate nel Montly report (Mod_08.0) ed analizzate attraverso la valutazione degli indici di affidabilità. L analisi delle NC ha però evidenziato come le stesse, spesso, non siano connesse all esecuzione dei lavori o ad aspetti di primaria importanza come, ad esempio, la sicurezza dei lavoratori o la tutela dell ambiente, ma correlabili ad aspetti di natura contabile. Per tali motivazioni, il Monty report consente di distinguere la tipologia di NC rilevata ed ottenere dunque valutazioni più dettagliate. Dall analisi dei dati per l anno 204, emerge come su 26 NC rilevate dalla committenza, solo 9 sono attribuibili a difformità riscontrate in fase di esecuzione (comprensive di anomalie in materia di sicurezza sul lavoro), le altre 7 sono invece correlate ad anomalie di tipo amministrativo/contabile..3.2 Analisi delle prestazioni dei fornitori L attuale parco fornitori, per la maggior parte gestito dalle Consorziate, garantisce una sufficiente possibilità operativa e commerciale. È stata condotta la qualifica dei fornitori dal punto di vista della loro conformità ai requisiti della SA8000 (in particolare per quelli del Consorzio e Co.ed.el che hanno ottenuto la certificazione), standard per la Responsabilità Sociale delle Organizzazioni, ma anche dalla I.T.E.S. che, se pur non ha ancora richiesto la certificazione esterna della SA8000, nell'ottica del miglioramento continuo in termini di qualità, ambiente, sicurezza e responsabilità sociale, ha comunque già adeguato il proprio sistema anche a tali standard.
n. Anno 205 20/04/202 In particolare, in una prima fase si è proceduto ad inviare agli stessi un questionario di valutazione generale, con domande specifiche. Lo strumento utilizzato si è poi evoluto in un nuovo questionario, simile al primo, ma con la caratteristica che inserendo i dati delle risposte in un file excel, il Resp. Acquisti ottiene delle indicazioni su: evidenze da chiedere al fornitore segnalazioni di inadempienze più o meno gravi In conseguenza di queste segnalazioni, la aziendale, informata dal responsabile degli acquisti, potrà decidere se richiamare il fornitore, chiedergli l apertura di NC e AC, concedergli un tempo per l adeguamento, effettuare audit presso la sua sede. L attuale parco fornitori garantisce una sufficiente possibilità operativa e commerciale. Non si ritiene di dovere introdurre modifiche rilevanti all attuale configurazione, anche perché è già stata fatta una modifica alle modalità di rilevazione della loro conformità alla SA8000: in particolare il nuovo questionario sottoposto a tutti i fornitori, offre una più immediata valutazione dello stesso, indicando anche la documentazione da acquisire come evidenza di tale conformità. L analisi delle prestazioni, invece, evidenzia la presenza di n. 44 conformità rilevate a fronte di n. 3970 forniture per il Consorzio Prometeo, n NC rilevata a fronte di n. 803 forniture per CO.ED.EL e n. NC su n. 2406 per I.T.E.S. Considerando l indice di affidabilità adottato per la valutazione dei fornitori, l esito ottenuto di affidabilità è notevolmente più elevato rispetto a quello atteso..4 Analisi AC/AP, analisi delle riunioni periodiche sulla sicurezza e degli infortuni Le azioni correttive sono anch esse scaturite da reclami o da non conformità, sono pertanto inerenti il settore tecnico, la sicurezza e la contabilità dei lavori. Non si registrano NC relative alle prestazioni ambientali, mentre si registrano NC inerenti infortuni. Dai verbali di riunione periodica non si evidenziano particolari criticità. Dall'analisi degli infortuni si è constatato un infortunio abbastanza grave su COEDEL che però è stato causato da un pirata della strada con una dinamica assai spiacevole ed a fronte della quale sono seguite denunce. E' occorso un infortunio stradale in itinere ad un dipendente di Prometeo a bordo della propria autovettura mentre rientrava a casa dopo l'orario di lavoro. In merito alla ITES invece si è constatato il ripetersi di infortuni sempre da parte del medesimo individuo che si cercherà di sottoporre ad una formazione più consistente e sul quale tuttavia già in passato si sono verificati declassamenti a malattia direttamente da parte dell'inail in quanto non riconducibili ad infortuni sul lavoro..5 Verifica obiettivi misurabili ed azioni derivanti da riesami precedenti Si può confermare il raggiungimento dei seguenti obiettivi definiti in precedenti riesami: realizzazione della semplificazione del sistema documentale per Consorzio e Consorziate COEDEL ed ITES, con accorpamento delle vecchie procedure e aggiunta di quelle necessarie a realizzare l integrazione, nel sistema Qualità, dei requisiti di Ambiente, Sicurezza ed Etica; dimestichezza e buona integrazione nelle Aziende, dei concetti relativi alla Responsabilità Sociale; mantenimento delle certificazioni (ISO 900, OHSAS 800, ISO 400, SA8000) per il Consorzio e le consorziate senza rilievi maggiori da parte dell OdC; Applicazione del Modello 23/0; avvio di lavori, con consulenti esterni, finalizzati alla costituzione di un team di lavoro che si occupi di analizzare fuori controllo e proporre azioni di miglioramento relativamente al Sistema del Consorzio e Consorziate; i risultati di questo lavoro sono riportati alla per la valutazione continua dell efficacia. La matrice generale dei documenti del Sistema Integrato, per il Consorzio e le consorziate viene correttamente utilizzata dimostrandosi un utile strumento di gestione del sistema di gestione.
n. Anno 205 20/04/202 La gestione del sistema integrato consente di avere un monitoraggio pressoché globale delle intere prestazioni aziendali. L utilizzo del Montly report consente infatti di ottenere validi indicatori di prestazioni che consentono di valutare le prestazioni in termini di qualità, ambiente e sicurezza. Per la valutazione delle prestazioni, si fa riferimento agli indici di affidabilità utilizzati, gli stessi forniscono risultati sempre positivi per determinate attività (valutazione dei fornitori) mentre suggeriscono spunti di miglioramento per altre (ad esempio indice reclami atteso rispetto a quello rilevato). Si riconferma quanto stabilito in precedenza e cioè:. la fiducia data al Sig. Ivano Chierici per Prometeo e COEDEL e al sig. Daniele Chierici per quanto concerne ITES, relativamente al controllo sul SGI nella veste di Rappresentante della con tutta l autorità e responsabilità del caso; 2. la struttura organizzativa esplicitata nell organigramma aziendale..6 Definizione di modifiche aventi effetti sul Sistema di Gestione Le modifiche alla struttura documentale apportate dai consulenti esterni sono state completate e consegnate allo staff. Si segnala, tuttavia, una non completa utilizzazione della nuova modulistica, determinando, in qualche occasione, l utilizzo di moduli obsoleti..7 Raccomandazioni, obiettivi e strategie di miglioramento La conferma che negli obiettivi a lungo termine è contemplato quello del miglioramento nel sistema di redazione del Bilancio Sociale. (Il consulente esterno affiancherà la in questo percorso). Si individuano, inoltre ulteriori spunti di miglioramento, finalizzati ad una più facile gestione e visualizzazione di determinati aspetti dell attività aziendale. In particolare, si ritiene migliorabile il Montly report nella sezione relativa alla visualizzazione grafica del rapporto tra numero di forniture e numero di NC in fornitura. Le differenze tra gli ordini di grandezza delle due quantità è tale da non rendere rappresentativa e utile l attuale visualizzazione grafica che si ritiene migliorabile attraverso l applicazione di opportuni fattori di scala o attraverso l uso di altra tipologia di grafico (ad esempio istogramma). L attuale informatizzazione dei documenti aziendali e l utilizzo di una rete condivisa, fornisce ottimo supporto alle figure aziendali predisposte per l analisi delle prestazioni aziendali, in particolar modo per l analisi delle NC. Attualmente, attraverso un file di calcolo denominato NONCONFORMITÀ è possibile in modo semplice visualizzare tutte le conformità rilevate e risalire alla commessa (LCL) relativa. Noto questo dato, con l ausilio del SW di gestione del protocollo, è possibile analizzare tutto l iter relativo alla NC, dalla segnalazione a tutte le attività propedeutiche alla stessa. Si ritiene opportuno apportare alcune modifiche al foglio di calcolo NONCONFORMITÀ finalizzate ad una più agevole lettura dello stesso (ad esempio integrando una colonna che abbia la finalità di individuare l oggetto della NC come, ad esempio, SICUREZZA/CONTABILITÀ/AMBIENTE/ ). Apportate tali modifiche, è auspicabile l integrazione del documento nella documentazione di sistema. In modo del tutto simile, si ritiene doveroso integrare all interno del sistema, il foglio di calcolo denominato CRONISTORIA CORSI. Il file, redatto per il Consorzio Prometeo e per le consorziate CO.ED.EL. e I.T.E.S. consente di risalire in modo semplice a tutta la formazione erogata al personale impiegato, riportando l oggetto del corso svolto, l ente formativo responsabile dell erogazione del corso, il periodo di riferimento dell attività formativa e le persone coinvolte. Il file, inoltre, consente la visualizzazione dei relativi attestati attraverso collegamenti ipertestuali. Il documento risulta dunque di facile e immediata lettura, si ritiene di migliorarlo inserendo una colonna che riporti la data di scadenza di ogni singolo attestato. Effettuata tale modifica, sarà possibile inserirlo nella modulistica di sistema, come modulo a supporto della procedura PR03.
n. Anno 205 20/04/202.7. Risorse umane Si ritiene l attuale disponibilità di risorse adeguata e competente per le attività aziendali. Eventuali necessità saranno considerate a fronte delle necessità di commessa. Da un punto di vista amministrativo e di sistema, si ritiene migliorabile la consapevolezza di tutti gi operatori in merito alla modulistica del sistema di gestione e ad eventuali modifiche della stessa..7.2 Risorse economiche e finanziarie Si ritiene l attuale disponibilità di risorse adeguata per le attività aziendali. Eventuali necessità saranno considerate a fronte delle necessità di commessa. 2 Decisioni della 2. Miglioramento dell efficacia Si ritiene migliorare l integrazione dell efficacia dell intero sistema attraverso una più attenta attenzione della modulistica utilizzata e attraverso l introduzioni di nuovi strumenti di calcolo adottati dall azienda. 2.2 Miglioramento dei prodotti/servizi in relazione ai requisiti del cliente Dagli esercizi precedenti non sono mai emersi particolari elementi rilevanti e significativi. La gestione in Qualità dei processi, ha consentito di capitalizzare le conoscenze e modalità operative, un know how per il Consorzio e le Consorziate, che è ormai elemento distintivo rispetto ai competitor. Sul fronte delle lavorazioni si ritiene di avere una gamma ormai consolidata ed allineata alla concorrenza ed alle richieste della clientela abituale. L esperienza pluriennale maturata consente di avere sufficiente tranquillità da questo punto di vista. Si adopererà comunque la solita formazione impartita in termini di Procedure ed Istruzioni Operative, ormai ricorrente. Non si ritiene, quindi di avviare nuove iniziative in merito alle realizzazioni. In ogni caso esse sarebbero da legare alle specifiche richieste dei clienti ed alla eventuale diversificazione di attività. 2.3 Definizione delle necessità 2.3. Risorse umane Al momento non si ritiene di dovere integrare la struttura operativa con l introduzione di ulteriore personale diretto. Viene stabilito un budjet per la formazione così suddiviso tra Prometeo, COEDEL ed ITES, pari rispettivamente ad 2.000,00 6.500,00-4.000,00 oltre all'utilizzo del conto formazione da noi destinato a FONDIMPRESA. Si approva il Piano di formazione per il 205 per Consorzio COEDEL e ITES, nel pieno rispetto anche degli obbiettivi indicati al.6. Si invitano i responsabili di funzione a promuovere, continuamente, la consapevolezza ed a segnalare ogni bisogno formativo che possa ottenere miglioramento per l azienda e per il cliente. 2.3.2 Risorse tecniche/attrezzature/impianti I lavori di ampliamento degli uffici, già definito nel corso dei precedenti verbali, sono in fase di terminazione, la loro piena fruibilità è prevista per il mese di maggio, determinando sostanziali modifiche nelle attività aziendali.
n. Anno 205 20/04/202 La nuova sede determinerà un miglioramento delle postazioni di lavoro e sarà caratterizzata dalla presenza di un ampia area dedicata alla formazione interna dei lavoratori. La pianificazione e la relativa esecuzione di sedute formative, potranno essere gestita con maggiore autonomia e semplicità. E previsto un budjet di spesa di 22.000,00 per COEDEL ed 5.000,00 ITES, per l acquisto e manutenzione di terre, impianti di messa in corto circuito e rilevatori di presenza di gas, rilevatori di tensione, guanti isolati di tipo 00 e 03, ecc. Si procederà con l'impegno al rinnovamento del parco macchine aziendali ed adeguamento ad Euro 4-5 dei mezzi pesanti che abbiano una classe inferiore. 2.3.3 Risorse economiche La copertura economica e finanziaria è garantita dalla gestione corrente per i mezzi attrezzature e formazione (per la formazione si attinge anche al conto formazione), nonché dall'accensione di un mutuo accordatoci per quanto concerne la costruzione dell'immobile attualmente in corso. 3 Politica La Politica per Qualità, Ambiente, Sicurezza ed Etica viene revisionata a a seguito del presente riesame. Il documento continuerà a chiamarsi Politica del Sistema di Gestione Integrato (PSGI) e viene redatto singolarmente per tutte le aziende del Consorzio. 4 ELENCO PRESENTI Funzione Nome e cognome Firma Franco Chierici Resp. SGI RGA COEDEL ITES Ivano Chierici Francesco Curatolo Ivano Chierici Daniele Chierici 5 ELENCO ALLEGATI N Tipo o descrizione documento N Tipo o descrizione documento Stampa a video della sezione myhome del 2 Montly Report anno 204 portale ENEL 3 Piano di formativo anno 205 4 Piano audit interni 205 Firma
n. Anno 205 20/04/202 Compilato da RS: firma Approvato da DIR: data: 7.02.205