SCHEMA PER LA STESURA DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO TITOLO DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO: SCHOOL IN PROGRESS Istituto Comprensivo MANZONI TAIC852005 RESPONSABILE: Dirigente Scolastico Dott. Mario DE PASQUALE GRUPPO DI MIGLIORAMENTO: Prof.ssa Campanella Beatrice Prof.ssa Campanelli Anna Prof.ssa Carriero Antonia Ins. Catucci Leonarda Ins. Greco Francesca Prof.ssa Lentino Antonia Ins. Medea Rosanna Ins. Pesagalli Giovanna
PRIMA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO Il presente documento viene redatto come step successivo alla fase di stesura di ben due Rapporti di Autovalutazione prodotti da due delle tre scuole che, a seguito del piano di dimensionamento regionale 2012/2013, si sono aggregate per dar luogo all unico Istituto Comprensivo del Comune di Mottola e che mantiene la denominazione Manzoni dell unica scuola secondaria di I grado del paese. Infatti sia la scuola primaria Dante, sia la scuola secondaria di I grado Manzoni avevano aderito nel precedente anno scolastisco al percorso di autovalutazione guidata del CAF per MIUR. Entrambe le scuole e, quindi, ben due Gruppi di Autovalutazione, avevano redatto i rispettivi RAV che sono stati ora revisionati, integrati e discussi per poter trovare i punti comuni sulla base dei quali impostare un unico Piano di Miglioramento che coinvolga l intera organizzazione scolastica. Il nuovo assetto scolastico vede l istituto Manzoni costituito da tre plessi di scuola primaria, tre plessi di scuola dell infanzia e un unico plesso per la scuola secondaria di I grado che è anche sede amministrativa dell Istituto Comprensivo e, quindi, ospita gli uffici di segreteria e l ufficio di dirigenza. Si tratta di un Istituto che conta numeri cospicui: n. 1600 alunni, n. 137 docenti e n. 28 personale ATA. Ovviamente, in quanto unica scuola del primo ciclo del paese, offre il proprio servizio a tutta la comunità con le differenti problematiche infrastrutturali che vengono ereditate da ciascun plesso. Pertanto questo anno scolastico è particolarmente delicato in quanto l azione dirigenziale e di tutto lo staff deve puntare prioritariamente su un discorso iniziale di coesione, condivisione e coinvolgimento di tutto il personale per una nuova impostazione gestionale-organizzativa-educativa che abbracci le esigenze di un numero maggiore di beneficiari valutando attentamente tutte le risorse interne ed esterne che possano contribuire al miglioramento dell offerta formativa, ponendo al centro di tutto il processo l alunno e l acquisizione delle competenze che gli consentano di diventare un cittadino attivo nella realtà locale interfacciata quotidianamente con la globalità del resto d Europa e del mondo. Proprio per la complessità dell attuale scenario del nostro Istituto, dall attenta analisi dei RAV elaborati, si è cercato di far scaturire sia i punti di debolezza comuni sui quali intervenire, sia le idee per supportare il lavoro di aggregazione appena avviato. La nostra attenzione si è focalizzata su due aspetti più volte citati nei RAV e ritenuti trasversali a tutti gli altri: - la standardizzazione della customer satisfaction sulla base dei modelli TQM (CAF) per potenziare la sistematicità della raccolta di informazioni relative ai portatori di interesse ed effettuare un analisi dei punti di forza e di debolezza ai fini della valutazione complessiva delle performances dell istituzione; - lo sviluppo di strategie di comunicazione interne ed esterne che facilitino la diffusione di informazioni tra tutti i portatori di interesse attraverso soprattutto canali comunicativi innovativi. Il primo aspetto emerso è fondamentale soprattutto per proseguire, negli anni successivi, il progetto di autovalutazione dell Istituto, in quanto tutt oggi non si possiede alcun trend che permetta di analizzare i risultati raggiunti da questa nuova istituzione e quindi muovere un processo di autodiagnosi sui processi attivati. Il secondo aspetto riguarda un elemento fondamentale e imprescindibile per il corretto funzionamento di una qualsiasi istituzione: la comunicazione diffusa a tutti i livelli, che possa coinvolgere tutti gli stakeholder favorendo una compartecipazione attiva tra scuola e contesto sociale ed economico in cui essa opera, in modo che la condivisione di obiettivi, processi, risorse favorisca il sentirsi parte attiva di un unica azione educativa incrementando la motivazione di tutti per il buon rendimento dell istituzione scolastica. Pertanto, in sintesi, obiettivi del seguente Piano di Miglioramento sono: - promuovere il coinvolgimento di tutti i portatori di interesse e stimolare il dibattito e la condivisione di idee per il miglioramento; - guidare all autovalutazione; - favorire la misurazione dei risultati raggiunti e dei processi attivati; - favorire una comunicazione efficace. Le scelte progettuali effettuate sono altresì sostenute da alcune condizioni interne ed esterne: - le attività sono tutte a costo zero, in quando verrà coinvolto personale già retribuito per altri incarichi all interno dell Istituto; 2
- le attività sono state elaborate a seguito della ricorrenza delle tematiche affrontate in molte delle aree da migliorare e delle idee di mglioramento dei RAV; - i sottocriteri di riferimento in cui tali aree di miglioramento compaiono, rientrano nel primo quadrante della matrice importanza-valore ; - le attività sono fattibili anche in termini di tempi di attuazione, prevedendo la realizzazione del seguente PdM entro i prossimi sei mesi. In particolare il GAV e il DS ritiene critici, ossia determinanti, entrambi i fattori che sono alla base del PdM elaborato, cioè: - la misurazione del livello di soddisfazione del personale, delle famiglie e degli alunni; - la creazione di un sistema di comunicazione efficace dal quale possa trasparire anche l efficienza organizzativa dell Istituto. 3
SECONDA SEZIONE PROGETTO DI MIGLIORAMENTO Titolo del progetto: CONOSCERE PER MIGLIORARE Responsabile del progetto: Prof.ssa Campanella Data prevista di attuazione definitiva: Giugno 2013 Livello di priorità: 1 Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE Come già premesso nella prima sezione, il seguente progetto muove dalla necessità del nostro Istituto di introdurre una sistema di rilevazione costante della soddisfazione di alcuni stakeholder chiave, quali personale docente e non docente, famiglie e studenti, secondo i modelli standardizzati del modello TQM (CAF). Attraverso questo sistema sarà possibile negli anni ricostruire un trend per valutare l efficienza e l efficacia delle perfomances dell Istituto e diagnosticare, attraverso questo feedback diretto con alcuni portatori di interesse, i punti di debolezza in base ai quali procedere con interventi mirati di miglioramento. Effettivamente con il percorso di autovalutazione guidata CAF si è già avviato questo sistema, ma esso ora va reso sistematico e soprattutto vanno condivisi e diffusi a tutti i livelli i dati rilevati. E opportuno specificare che già per alcune attività di ampliamento dell offerta formativa (es. progetti PON) sono stati utilizzati questionari di gradimento del percorso formativo, ma spesso il tassello successivo della diffusione degli esiti della rilevazione e soprattutto la discussione degli stessi è stata lasciata in secondo piano e non condivisa anche semplicemente a livello collegiale. Certo la prospettiva offerta da questo progetto è molto più ampia e muove prioritariamente dalla necessità di rilevare il livello di soddisfazione dei risultati raggiunti, con specifico riferimento ai criteri 6, 7 e 8. In questo modo sarà compito dell istituzione nella fase successiva rimodulare i processi attivati per raggiungere tali risultati laddove si presenteranno aree di miglioramento particolarmente significative. Si esclude infatti a priori un indagine sul gradimento delle infrastrutture in quanto non è di competenza di questa amministrazione il miglioramento delle stesse ma semplicemente la segnalazione all ente comunale delle problematiche rilevate. In definitiva con questo intervento si vuole avviare un percorso di autovalutazione critica dell organizzazione rispetto ai servizi resi dall Istituto, al clima e all ambiente di lavoro, alla leadership, alle interazioni con il territorio I benefici di tale progetto ricadranno sul personale, sulle famiglie e sugli alunni perchè qualsiasi iniziativa di miglioramento successiva sarà calibrata sulle necessità emerse. Questo progetto risulta particolarmente significativo in questa attuale fase delicata di avvio del nuovo assetto organizzativo del neo Istituo Comprensivo che potrà e dovrà tener conto di quanto rilevato per consolidare o rimodulare i processi gestionali e di insegnamento/apprendimento. E prevista, pertanto, l implementazione di una indagine sistemica per la rilevazione della soddisfazione degli stakeholder nel tempo. Gli strumenti elaborati prevedono sia un questionario, rivolto principalmente ad alunni e famiglie che numericamente superano gli altri portatori di interesse, sia un intervista rivolta al DS e al DSGA e la ideazione di un focus group per il personale della scuola. Infatti, utilizzando anche gli incontri dipartimentali, sarà possibile avviare per ciascun ordine di scuola e poi in maniera verticale, discussioni aperte sui processi chiave messi in atto dall Istituto per raggiungere gli obiettivi definiti nel Piano dell Offerta Formativa. Si tratta, dunque, di un doppio canale di raccolta di informazioni, da un lato i clienti (famiglie e/o alunni) che del servizio fruiscono direttamente, dall altro docenti, non docenti e dirigenti che, dall altro lato, forniscono il 4
servizio atteso. Si otterrà così una visione globale e sistemica dell universo dell Istituto Comprensivo Manzoni. Obiettivi e indicatori sono enucleati nella tabella della terza sezione. Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE Responsabili dell attuazione del progetto sono il Dirigente Scolastico e l intero GAV. Si sottolinea che l attuale GAV è generato dalla fusione dei due GAV preesistenti prima dell aggregazione delle scuole primarie e della scuola secondaria di I grado, pertanto in esso vi sono tutte le rappresentanze dei due ordini di scuola. Il progetto, come già detto, è rivolto a tutto il personale della scuola (docente e non docente), alle famiglie e agli alunni. La customer satisfaction mira a favorire una riflessione sulle seguenti aree di attività della scuola: - Processo di insegnamento/apprendimento; - Ampliamento dell offerta formativa; - Comunicazione interna ed esterna; - Qualità e trasparenza dei servizi amministrativi; - Utilizzo degli spazi, delle aree attrezzate e degli strumenti. L attuazione del progetto prevede le seguenti fasi: - Individuazione dei sottocriteri di indagine sulla base degli obiettivi generali della scuola; - Elaborazione dei questionari per alunni e famiglie e della traccia del questionario da utilizzare nei focus group; - Elaborazione dell intervista per il DS e i DSGA; - Somministranzione del questionario; - Tabulazione dei dati; - Analisi critica dei risultati e diffusione degli stessi mediante tutti i possibili mezzi di comunicazione. Per ciascuna delle suddette fasi il gruppo di lavoro predisporrà dei documenti formali che faranno parte integrante del progetto. In particolare per i questionari si elaboreranno domande relative alle aree di indagine con risposte codificate che permetteranno di esprimere il grado di soddisfazione dei destinatari. Per la somministrazione del questionario sarà avviata e consolidata la procedura online mettendo a disposizione anche la strumentazione della scuola, ciò consentirà un tabulazione automatica delle risposte. Al termine del progetto le attività implementate diventeranno un valido strumento per : - Misurare azioni e comportamenti inerenti le leadreship e il personale; - Valutare l uso delle risorse; - Diffondere nel personale l applicazione del PDCA; - Pianificare, progettare e gestire il miglioramento del processi reinterpretando le aspettative degli stakeholder. Affinchè il progetto assuma la giusta valenza sarà avviato un piano di diffusione dello stesso a tutti i livelli: - Collegio dei Docenti a Gennaio per la presentazione del PdM con prsesentazione in Power Point dello stesso; - Riunone del personale non docente per la medesima presentazione; - Assemblee dei genitori per la presentazione del PdM con consegna di una scheda sintetica illustrativa del progetto; - Pubblicazione di tutti i materiali sul sito della scuola. In tal modo tutti gli stakeholder si sentiranno coinvolti nel PdM consapevoli che i risultati rilevati verranno resi noti. Indicatori di misura della diffusione del progetto sono: - % dei docenti presenti agli incontri collegiali (almeno l 80%); - % del personale presente alle riunioni (almeno l 80%): - % dei genitori presenti alle assemblee (almeno il 70%) 5
Fase di CHECK MONITORAGGIO E RISULTATI La realizzazione del progetto prevede da parte del GAV e del Dirigente Scolastico, delle attività di monitoraggio di tutte le fasi in cui esso è articolato al fine di verificare l efficacia delle azioni implementate ed effettuare eventuali aggiustamenti in corso di progettazione qualora se ne ravvisasse la necessità. Il monitoraggio avverrà con incontri periodici mensili del GAV, per monitorare lo stato di avanzamento del progetto stesso in relazione alle attività successive, utilizzando come indicatore prioritario il rispetto dei tempi di lavoro prefissati considerata anche la programmazione temporale per ultimare il progetto. Ovviamente sarà utilizzato il GANTT delle singole attività inserito nella terza sezione del seguente documento e, attraverso gli indicatori verde, giallo e rosso, si potrà evidenziare lo stato di avanzamento. Per il raggiungimento degli obiettivi prefissati sarà richiesto l intervento dei singoli responsabili di ciascuna attività che attraverso documenti formali indicheranno quanto e come il lavoro viene recepito e condiviso da tutti i portatori di interesse coinvolti. Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Sulla base dei risultati emersi nei previsti incontri periodici programmati (almeno una volta al mese) da parte del gruppo di miglioramento saranno adottate, ove necessario, iniziative di modifica e miglioramento del progetto stesso. Gli incontri programmati sono finalizzati non solo a monitorare lo stato di avanzamento delle singole attività, ma anche a una diversa declinazione della tempistica e dell approccio complessivo alla luce di eventuali evidenze che dovessero rendere necessaria la ridefinizione del processo di miglioramento. La fase più importante di riesame e miglioramento sarà effettuata alla fine del mese di giugno, sentite anche le proposte del Collegio Docenti, a cui seguirà un report da condividere con gli stakeholder più significativi. 6
TERZA SEZIONE MANAGEMENT DEL PROGETTO Titolo progetto: CONOSCERE PER MIGLIORARE Situazione corrente al (indicare mese e anno) (Verde) (Giallo) (Rosso) In linea In ritardo In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata [da compilare in fase di monitoraggio] AZIONE: Standardizzare la customer satisfaction Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività Situazione Indiviudazione dei sottocriteri di indagine Diffusione del PdM con incontri collegiali, assemblee del personale e dei genitori Elaborazione questionario alunni Elaborazione questionario famiglie Elaborazione questionario personale e traccia intervista Somministrazione questionari plesso Dante Somministrazione questionari plesso San Giovanni Bosco Somministrazione questionari plesso Manzoni Prof.ssa Campanella 15 Febbraio 2013 Dirigente Scolastico 28 Febbraio 2013 Prof.ssa Campanelli 30 Aprile 2013 Prof.ssa Carriero 30 Aprile 2013 Prof.ssa Lentino 30 Aprile 2013 Ins. Greco 31 Maggio 2013 Ins. Laquale 31 Maggio 2013 Prof.ssa Campanella 31 Maggio 2013 G F M A M G L A S O N D Tabulazione dati Prof.ssa Campanelli 15 Giugno 2013 Analisi critica dei dati Prof.ssa Carriero 30 Giugno 2013 Diffusione dei risultati Prof.ssa Lentino 30 Giugno 2013 7
Milestones di progetto (obiettivi intermedi) Attività Milestones Livello di raggiungimento Elaborazione dei questionari Diffusione a livello capillare Materiale pronto da dell avvio del processo di revisionare con il rilievazione della customer GAV per avviare le satisfaction e messa e punto attività di degli indicatori di rilevazione da somministrazione a utilizzare. tutti i livelli. Data di raggiungimento 15 Aprile 2013 Output Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso Rilevazione della customer satisfaction degli stakeholder % del personale che interagisce nei focus group % degli alunni che compilano il questionario 80% del pesorsonale 85% degli alunni 70% dei genitori Risultati raggiunti % delle famiglie che compilano il questionario Outcome Percezione del grado di soddisafzione del personale e dei portatori di interesse e condivisione degli obiettivi strategici dell istituto Aumento del livello di partecipazione degli stakeholder in tutte le attività scolastiche 10% in più, non solo negli incontri istituzionali (Consiglio di Istituto, Consigli di Classe, Colloqui) ma anche attraverso contatti informali attraverso qualsiasi canale di comunicazione 8
SECONDA SEZIONE PROGETTI DI MIGLIORAMENTO Titolo del progetto: IL FILO DI ARIANNA Responsabile del progetto: Prof.ssa Carriero Data prevista di attuazione definitiva: Giugno 2013 Livello di priorità: 1 Fase di PLAN - DESCRIZIONE DEL PROGETTO E PIANIFICAZIONE Le motivazioni che hanno indotto la scelta di questa seconda attivià progettuale sono strettamente connesse con l attuale assetto della nostra istituzione e su una serie di problematiche che potrebbero risultare amplificate se non si interviene opportunamente per sanare, migliorare, consolidare le buone prassi legate a una comunicazione efficace ed efficiente per il buon funzionamento della scuola. In effetti qualisiasi attività si voglia pianificare in un istituto così complesso perché caratterizzato da ben sei plessi, incorrerà nell inevitabile fenomeno del telefono senza filo se non si avvia un sistematico processo di diffusione delle informazioni attraverso canali ufficiali e soprattutto innovativi che possano anche favorire la dematerializzazione documentale. L accesso e lo scambio di informazioni tra tutti i portatori di interesse è fondamentale per la diffusione dei prodotti e dei servizi erogati dal nostro Istituto, garantendo l identità stessa dell istituto creando un forte collante tra alunni-famiglie-personale della scuola. Sarà così possibile per il Dirigente rendere partecipe il maggior numero degli stakeholder della mission e della vision della scuola, garantendo così una condivisione degli obiettivi e un feedback continuo tra i vari interlocutori. Pertanto, tenuto conto che la comunicazione interna ed esterna rappresenta un nodo cruciale per la crescita organizzativa della scuola, questo progetto vuol mettere in atto una serie di buone pratiche da utilizzare costantemente nei processi comunicativi a tutti i livelli. Del resto le attività proposte si intersecano con il progetto sulla customer satisfaction perché qualsiasi tipo di informazione raccolta da alunni, famiglie e personale può essere riesaminata per valutare anche il grado di soddisfazione e di coinvolgimento dei vari portatori di interesse. Già dall analisi del RAV questa necessità era emersa per entrambi i gradi di scuola che avevano elaborato i rapporti, con una richiesta esplicita tra le idee di miglioramento di pù incontri periodici e formali tra il Dirigente e lo staff, maggiore condivisione degli obiettivi dell organizzazione, maggiore diffusione delle iniziative di cambiamento a tutti i portatori di interesse, potenziamento del sito con aree dedicate, diffusione delle informazioni attraverso la posta elettronica, raccolta e condivisione della documentazione relativa ad attività e a materiali didattici Il tutto supportato dalla promozione di una comunicazione elettronica che già, per alcuni settori, ha visto i buoni esiti negli anni precedenti ma ancora non si è del tutto standardizzata anche per una persistente reticenza all uso delle tecnologie informatiche del personale della scuola che, comunque, negli ultimi anni ha avviato e concluso con motivazione e costanza una serie di attività formative sull uso delle tecnologie per la comunicazione e l innovazione. Come ulteriore supporto per la scelta di questa attività progettuale vi è la necessità di una rivisitazione del sito della scuola, ossia di far confluire in un unico sito le tre realtà virtuali descrittive delle tre istituzioni aggregatesi quest anno. Anche per questo progetto si è ben valutata la fattibilità dello stesso cercando di abbattere il più possibile i costi, tenuto anche conto dell attuale stato di incertezza economica in cui versano le istituzioni scolastiche per le quali ancora non si sono definiti parametri e tempi per lo stanziamento del fondo d Istituto. Sarà utilizzato personale con competenze specifiche presente nel GAV, con il 9
supporto dei materiali e delle idee avanzate dal Collegio dei Docenti, dalle riunioni di dipartimento e da tutti coloro che vorranno interagire efficacemente con lo staff di lavoro. Fase di DO - DIFFUSIONE E REALIZZAZIONE Responsabili dell attuazione del progetto sono il Dirigente Scolastico e l intero GAV. Il progetto, come già detto, è rivolto a tutto il personale della scuola (docente e non docente), alle famiglie e agli alunni. L ottimizzazione di un sistema efficace di comunicazione interna ed esterna mira a favorire una riflessione sulle seguenti aree di attività della scuola : - Processo di insegnamento/apprendimento; - Ampliamento dell offerta formativa; - Qualità e trasparenza dei servizi; - Utilizzo delle tecnologie informatiche da parte di tutti gli utenti; - Strategie di comunicazione e loro ricaduta sulla motivazione e partecipazione alle attività della scuola del maggior numero di stakeholder. L attuazione del progetto prevede le sueguenti fasi: - Individuazione degli strumenti tecnologici idonei alla comuicazione interna ed esterna pianificata (posta elettronica, albo on line sul sito preesistente, blog, aree dedicate almeno per docenti e famiglie sul preesistente sito,.). - Creazione di un database di indirizzi email di docenti, genitori e studenti e utilizzo dello stesso per la diffusione delle informazioni; - Aggiornamento costante dell area download del sito da quale scaricare tutta la modulistica scolastica; - Progettazione del nuovo sito della scuola con avvio della messa in rete dello stesso; - Formazione e diffusione delle azioni previste. Le suddette fasi mirano all utilizzo di alcuni strumenti multimediali per favorire la comunicazione interna ed esterna. Attraverso il database si creeranno differenti mailing list alle quali saranno indirizzate tutte le informazioni specifiche, quali anche circolari, proposte progettuali, comunicazioni organizzative interne I documenti ufficiali, di validità legale, saranno pubblicati sull albo online dell attuale sito della scuola. Già da anni la scuola secondaria di primo grado gestisce un blog sul quale viene pubblicato il giornalino scolastico e sul quale gli alunni possono pubblicare le proprie riflessioni su argomenti didattici affrontati, sarà sistematizzato l uso del blog e allargato inizialmente a tutti gli alunni almeno delle classi quinte della scuola primaria. Saranno attivate almeno le aree dedicate per il personale della scuola e per le famiglie attraverso le quali implementare anche lo scambio di informazioni relative all andamento didattico degli alunni, il tutto in una iniziale fase sperimentale che dovrà raccordarsi con il portale Scuola Mia e che vedrà un ulteriore incremento solo il prossimo anno con l introduzione del registro elettronico. Parallelamente il GAV avvierà la progettazione organizzativa e strutturale del nuovo sito che dovrà inglobare i tre siti delle scuole soggetto a dimensionamento, il tutto sotto la supervisione del Dirigente Scolastico. Per ciascuna delle suddette fasi il gruppo di lavoro predisporrà dei documenti formali che faranno parte integrante del progetto. Al termine del progetto le attività implementate diventeranno un valido strumento per: - Avere strumenti efficaci di comunicazione e diffusione di informazioni; - Incrementare un processo comunicativo chiaro e adeguato a tutti i portatori di interesse; - Ottenere feedback e suggerimenti per lo svolgimento di tutte le attività dell istituto (organizzative, gestionali, didattiche) - Diffondere nel personale l applicazione del PDCA. Affinchè il progetto assuma la giusta valenza sarà avviato un piano di diffusione dello stesso a tutti i livelli: - Collegio dei Docenti a Gennaio per la presentazione del PdM con presentazione in Power 10
Point dello stesso; - Riunone del personale non docente per la medesima presentazione; - Assemblee dei genitori per la presentazione del PdM con consegna di una scheda sintetica illustrativa del progetto; - Pubblicazione di tutti i materiali sul sito della scuola. In tal modo tutti gli stakeholder si sentiranno coinvolti nel PdM consapevoli che i risultati rilevati verranno resi noti. Indicatori di misura della diffusione del progetto sono: - % dei docenti presenti agli incontri collegiali (almento l 80%); - % del personale presente alle riunioni (almeno l 80%): - % dei genitori presenti alle assemblee (almono il 70%) Fase di CHECK MONITORAGGIO E RISULTATI La realizzazione del progetto prevede da parte del GAV e del Dirigente Scolastico, delle attività di monitoraggio di tutte le fasi in cui esso è articolato al fine di verificare l efficacia delle azioni implementate ed effettuare eventuali aggiustamenti in corso di progettazione qualora se ne ravvisasse la necessità. Il monitoraggio avverrà con incontri periodici mensili del GAV, per monitorare lo stato di avanzamento del progetto stesso in relazione alle attività successive, utilizzando come indicatore prioritario il rispetto dei tempi di lavoro prefissati considerata anche la programmazione temporale per ultimare il progetto. Ovviamente sarà utilizzato il GANTT delle singole attività inserito nella terza sezione del seguente documento e, attraverso gli indicatori verde, giallo e rosso, si potrà evidenziare lo stato di avanzamento. Per il raggiungimento degli obiettivi prefissati sarà richiesto l intervento dei singoli responsabili di ciascuna attività che attraverso documenti formali indicheranno quanto e come il lavoro viene recepito e condiviso da tutti i portatori di interesse coinvolti. Fase di ACT RIESAME E MIGLIORAMENTO Sulla base dei risultati emersi nei previsti incontri periodici programmati (almeno una volta al mese) da parte del gruppo di miglioramento saranno adottate, ove necessario, iniziative di modifica e miglioramento del progetto stesso. Gli incontri programmati sono finalizzati non solo a monitorare lo stato di avanzamento delle singole attività, ma anche a una diversa declinazione della tempistica e dell approccio complessivo alla luce di eventuali evidenze che dovessero rendere necessaria la ridefinizione del processo di miglioramento. La fase più importante di riesame e miglioramento sarà effettuata alla fine del mese di giugno, sentite anche le proposte del Collegio Docenti, a cui seguirà un report da condividere con gli stakeholder più significativi. 11
TERZA SEZIONE MANAGEMENT DEL PROGETTO Titolo progetto: IL FILO DI ARIANNA Situazione corrente al (indicare mese e anno) (Verde) (Giallo) (Rosso) In linea In ritardo In grave ritardo Rosso = attuazione non in linea con gli obiettivi Giallo = non ancora avviata / in corso e in linea con gli obiettivi Verde = attuata [da compilare in fase di monitoraggio] AZIONE: Implementare la comunicazione interna ed esterna Attività Responsabile Data prevista di conclusione Tempificazione attività Situazione Individuazione degli strumenti tecnologici per la comunicazione Diffusione del PdM con incontri collegiali, assemblee del personale e dei genitori Creazione database indirizzi email del personale e delle famiglie e uso dello stesso per la diffusione delle comunicazioni Aggiornamento periodico dell albo on line e dell area download Creazione e uso di aree dedicate sul sito Progettazione nuovo sito web Diffusione dei risultati delle azioni previste Prof.ssa Campanella 31 Gennaio 2013 Dirigente Scolastico 15 Febbraio 2013 Prof.ssa Lentino 30 Giugno 2013 Prof.ssa Carriero 30 Giugno 2013 Prof.ssa Carriero 30 Giugno 2013 Prof.ssa Lentino 30 Giugno 2013 Prof.ssa Campanelli 30 Giugno 2013 G F M A M G L A S O N D Milestones di progetto (obiettivi intermedi) Attività Milestones Livello di raggiungimento Creazione database indirizzi Implementazione della buona Mailing list email del personale e delle pratica della diffusione delle predisposta in famiglie e uso dello stesso informazioni relative alle maniera completa per la diffusione delle attività e all organizzazione comunicazioni. dell Istituto. Data di raggiungimento 28 Febbraio 2013 12
Obiettivi (Risultati attesi) Indicatori Target atteso Migliorare la comunicazione interna ed esterna % di comunicazioni inviate e ricevute dal personale della scuola 95% del personale Risultati raggiunti % di comunicazioni inviate e ricevute dalle famiglie 70% degli alunni Output % accessi aree dedicate sito web 45% dei destinatari % di dowload di materiali dal sito %60 di tutti i visitatori Outcome Percezione del grado di soddisafzione del personale e dei portatori di interesse e condivisione degli obiettivi strategici dell istituto Aumento del livello di partecipazione degli stakeholder in tutte le attività scolastiche 10% in più attraverso contatti mediante i canali tecnologici di comunicazione QUARTA SEZIONE Indicare le modalità adottate per il presidio del Piano e la gestione delle fasi di attuazione Il controllo del Piano nella sua completezza è affidato alla supervisione del Dirigente Scolastico e del GAV che avrà cura, con gli incontri mensili previsti per ciascuno dei progetti, di completare il GANTT inserito nella quinta sezione del seguente documento con gli indicatori verde, giallo e rosso per evidenziare lo stato di avanzamento di tutto il piano. E opportuno specificare che i due progetti sono strettamente correlati tra di loro, come la logica di un piano unitario prevede, e strettamente connessi con tutte le attività previste dal Piano dell Offerta Formativa, in quanto la customer satisfaction riguarda anche e soprattutto l aspetto dell organizzazione scolastica e la comunicazione interna ed esterna deve essere proprio lo strumento chiave per dare visibilità, trasparenza e condividere le attività svolte a tutti i livelli dell Istituto. Pertanto tutte le fasi di attuazione sono fondamentali non solo per il successo del piano ma per il buon andamento della scuola. Per essere ottimisti si vuol supporre che eventuali punti di criticità potrebbero insorgere solo per il non rispetto della scansione dei tempi di lavoro, tenuto anche conto di tutte le variabili che a volte rallentano lo svolgimento temporale delle attività scolastiche. 13
QUINTA SEZIONE Gantt relativo alla tempistica del Piano di Miglioramento Progetto CONOSCERE PER MIGLIORARE Responsabile Piano di Miglioramento Data prevista di conclusione Prof.ssa Campanella Giugno 2013 Tempificazione attività G F M A M G L A S O N D Situazione IL FILO DI ARIANNA Prof.ssa Carriero Giugno 2013 14