Guida Tecnica Gestione Dote Apprendistato 2009 Presentazione Catalogo Servizi La presa in carico di un Apprendista da parte di un Ente di formazione presuppone la presentazione di un Catalogo Formativo Apprendistato tramite l utilizzo del modulo applicativo Gestore Bandi Corsi (GBC) di SINTESI e la conseguente validazione da parte dell amministrazione provinciale. Avvio Servizi a Catalogo In seguito alla pubblicazione del Catalogo generale dei servizi formativi Apprendistato da parte della Provincia, l Ente di formazione è tenuto a: - Compilare il kit di Avvio del Servizi Formativi del proprio catalogo tramite il modulo GBC - Inoltrare on line la Comunicazioni di Avvio di tutti i servizi. Presa in carico Apprendista La presa in carico di un apprendista da parte di un Ente di formazione si realizza con l individuazione dell apprendista, il controllo dei requisiti previsti dalla normativa sull apprendistato e dai contratti nazionali di riferimento (CCNL) e con la predisposizione di un Piano Intervento Personalizzato (PIP) contenente il percorso formativo dell apprendista concordato e sottoscritto da Ente, Azienda e Apprendista. Verifica disponibilità risorse L ente di Formazione è tenuto a verificare preliminarmente alla compilazione del PIP l ammontare delle doti ancora disponibili per ogni priorità provinciale attraverso la funzionalità reperibile accanto all Avviso Apprendistato Dote presente nella sezione Dossier progetti/presentazione.
(Monitoraggio Doti) Nella prima tabella di riepilogo ( Monitoraggio priorità ) è visionabile la ripartizione delle risorse per ciascuna priorità. In particolare il contatore in questa sezione mette in evidenza per ciascuna priorità due diversi computi: - impegni: le risorse bloccate dalle classi effettivamente formate - prenotazioni: le risorse prenotate con l invio del PIP Per gli impegni si hanno le seguenti voci: finanziamento impegnabile (tetto in euro definito dalla Provincia oltre il quale il sistema opera una blocco al momento di comporre le classi) finanziamento impegnato (risorse in euro dei servizi già avviati, ossia dell ammontare dei servizi della classe composta) finanziamento disponibile (differenza tra l impegnabile e l impegnato e quindi le risorse disponibili) Per le prenotazioni si hanno invece le seguenti voci:
finanziamento prenotabile (tetto in euro definito dalla Provincia oltre il quale il sistema opera una blocco al momento dell invio del PIP) finanziamento prenotato (la somma delle doti dei PIP inviati) finanziamento disponibile (differenza tra il prenotabile e il prenotato)
Ricerca Apprendista L inserimento di un PIP con l applicativo GBC richiede la preventiva ricerca dell anagrafica dell apprendista e il controllo dei dati relativi a: Apprendista, Azienda, Contratto, Tutor. Dalla Sezione Progetti ammessi e finanziati, selezionare progetti avviati, in alto sulla destra della pagina selezionare il pulsante PIP (giallo): (Inserimento PIP) Il sistema visualizza il campo di ricerca dell apprendista da prendere in carico esclusivamente tramite Codice Fiscale. (Ricerca Apprendista) Inserendo il codice fiscale Il sistema fornisce come risultato della ricerca l elenco delle Comunicazioni di Avviamento al lavoro con contratto di Apprendistato (ex AP1) in stato attivo associate all apprendista preso in carico (Cmunicazioni Avviamento AP1)
Ogni riga visualizzata corrisponde ad una comunicazione di assunzione in apprendistato attiva ed è possibile accedere al dettaglio di ogni comunicazione di avviamento tramite l utilizzo dei diversi link presenti nella pagina. Selezionando i link delle singole voci (Allievo, Corsi, Tutore, Azienda), è possibile prendere visione delle seguenti informazioni utili all Ente di formazione che prende in carico l apprendista per definire il percorso formativo da descrivere nel PIP: - dati anagrafici dell apprendista comprensivi delle informazioni relative al contratto di assunzione (ex modello Ap1). All interno della form vi è il campo Livello di istruzione che l operatore deve aggiornare se non coincide con il livello di istruzione in possesso dell apprendista. Dopo l aggiornamento premere salva prima di chiudere.
(AP1 Dati Apprendista) - storico di tutti i corsi frequentati dall apprendista attivati nell ambito dei dispositivi provinciali (formazione per apprendisti, corsi di formazione professionale, servizi di orientamento e/o reimpiego al lavoro, ecc.)
(Storico corsi Apprendista) - dall icona è possibile visualizzare il dettaglio dei soli corsi di apprendistato frequentati dall apprendista nell ambito dei dispositivi provinciali con l indicazione della Tipologia Modulo e delle Ore Frequenza al corso di formazione. L elenco è diviso in due sezioni. La prima riporta tutti i corsi non riferibili ai cataloghi con dote, l altra raggruppa i corsi per ciascun PIP creato per l apprendista. In questa seconda sezione la colonna percentuale frequenza è applicata ai moduli dell intero servizio e non al singolo modulo. (Storico corsi in apprendistato)
- informazioni relative al tutor: posizione all interno dell azienda e corsi di formazione frequentati (AP1 Dati Tutor)
- dati relativi all azienda (AP1 Dati Azienda)
Creazione PIP Dopo avere individuato nel sistema informativo il contratto di apprendistato attivo a cui è associato l apprendista da prendere in carico (Modello AP1), l Ente di formazione è tenuto ad associare tale modello all apprendista tramite l icona. A questo punto il sistema predispone la pagina con l elenco dei PIP associati all apprendista selezionato. Le voci in elenco evidenziano per ogni PIP: Codice PIP: composto dalla sigla della provincia e un numero progressivo Data PIP: che corrisponde alla data di invio al sistema Denominazione Ente: che ha preso in carico l apprendista e creato il PIP IdProgetto: identificativo e titolo del Catalogo corsi dell Ente che ha creato il PIP Nome/Cognome apprendista Stato PIP: che può essere in Bozza, Presentato, Accettato, Invalidato, Scaduto, Chiuso Stampa PIP: che riassume i contenuti inseriti nel PIP e va sottoscritto dall Apprendista, dell Ente e dall Azienda Se i PIP associati all apprendista selezionato risultano essere in stato di bozza, chiuso, scaduto, invalidato è possibile creare un nuovo PIP selezionando l icona nuovo in alto a destra. Non è invece possibile creare un nuovo PIP per l apprendista selezionato se risulta avere associato nel sistema un PIP in stato di presentato o accettato. (Selezione Catalogo) Dal momento che un operatore può appartenere a diverse Ats/Reti e deve potere visualizzare più di un Catalogo, il sistema pone come condizione all Ente di formazione di selezionare su quale Catalogo intende operare e conseguentemente associare il PIP.
Una volta selezionato dal pulsante di associazione il sistema predispone la maschera per la compilazione del PIP, proponendo le Categorie di Servizio e i Moduli Formativi proposti nel Catalogo Operatore o dalla Rete/Ats a cui appartiene l ente che ha preso in carico la persona. Compilazione PIP La compilazione del PIP consiste nell inserimento tramite il modulo GBC del percorso formativo progettato per l apprendista. Il sistema visualizza all Ente tutte le Categorie di Servizio e, all interno di queste, tutti i Moduli Formativi messi a Catalogo dalla Rete/Ats a cui appartiene l ente che ha preso in carico la persona. Dal link compila moduli di ciascuno Servizio è possibile visualizzare il dettaglio dei moduli legati al servizio. In questa sotto griglia avviene la compilazione vera e propria del PIP. Il sistema propone all ente una riga per ogni Modulo Formativo in sola lettura così composta: - IdModulo - Titolo - Sede - Totale ore - Importo Dote L Ente è tenuto a caricare dal proprio catalogo tramite il pulsante di ricerca i singoli Moduli Formativi dei vari Servizi a Catalogo. La maschera di ricerca permette di ricercare i moduli id, comune e indirizzo di svolgimento del corso. Individuato il modulo da caricare nel Pip selezionare con il flag a destra e premere il pulsante seleziona per ritornare al PIP. Una volta caricati nel PIP è necessario selezionare i moduli che si intende erogare all apprendista per confermarli all interno del PIP.
Nella parte sottostante della pagina verranno chiesti ulteriori informazioni obbligatorie per l Ente di formazione. In particolare se: - Azienda è in possesso della capacità formativa come da CCNL di riferimento - Azienda è una PMI
- Apprendista ha esperienze formative per l apprendistato non finanziate dai dispositivi provinciali (in caso di risposta positiva, quali sono state indicando presso quale Ente e per quante Ore di corso) - Tutor ha già ricevuto al formazione ai sensi del DM 22 del 28/02/2000 Infine viene chiesto all Ente, per ogni PIP, su quale Priorità provinciale fare ricadere il costo della Dote per l Apprendista, scegliendo tra le priorità presenti nella tendina. Con l invio del PIP l intero importo della Dote sarà stornato dalle risorse messe a disposizione dalla provincia per la priorità selezionata. Compilato il PIP l ente può scegliere se salvarlo per continuare la compilazione successivamente mantenendo lo stato di bozza oppure inviarlo al sistema: in questo caso il PIP assumerà lo stato di presentato e non sarà più modificabile dall Ente di formazione. In quest ultimo caso il sistema verifica: - la compatibilità fra i servizi selezionati definita da ciascuna provincia (altrimenti restituisce un messaggio con il dettaglio delle incompatibilità) - che il numero di ore massime selezionate per una tipologia o la somma di più tipologie di servizio non superino quelle consentite dal dispositivo (altrimenti restituisce un messaggio con il dettaglio del servizio o dei servizi dove si è superato il numero massimo di ore consentito). - che l importo dell intera Dote non superi il tetto delle risorse prenotabili per la priorità selezionata Visualizzazione PIP Selezionando il link Visualizza PIP è possibile visualizzare l elenco dei PIP caricati dal soggetto attuatore (singolo o capofila) e quelli caricati dai membri della Rete/iAts in tutti gli stati e stampare i PIP. (Link visualizza PIP)
(Elenco PIP) Stampa PIP Con l invio il PIP da bozza assume lo stato presentato, il sistema assegna un codice univoco al PIP. Per la stampa del PIP vi si trovano due pulsanti. Con quello bianco l operatore può stampare il PIP con i dati richiamati dalla banca dati in un quel momento (stampa dinamica), con quello rosso l operatore accede alla stampa del PIP con i dati storicizzati al momento della presentazione. Utilizzare quest ultima per ottenere la copia da fare sottoscrivere dalle parti in causa (azienda, ente di formazione, apprendista). Validazione PIP Il soggetto attuatore per potere procedere all erogazione dei servizi deve attendere da parte della Provincia la validazione del PIP, che deve avvenire entro 30 giorni dalla data di arrivo e protocollazione del PIP (inviato alla provincia via fax) sottoscritto da tutti i soggetti. Quando interviene la validazione lo stato del PIP passa da presentato ad accettato e il sistema attiva la funzionalità di erogazione dei Servizi, di chiusura del PIP e visualizza all ente di formazione tramite il pulsante il Buono Dote Apprendistato che è necessario inoltrare alla Provincia debitamente sottoscritto per ottenere la liquidazione dei servizi erogati. (Buono Dote Apprendistato)
Erogazione Servizi La funzionalità di erogazione è visibile non solo per i PIP creati dall operatore ma anche per tutti i PIP creati dai membri della/e Ats/Rete/i di cui l operatore fa parte, mentre le funzionalità di chiusura del PIP sono attivati esclusivamente per i PIP degli apprendisti presi in carico dall operatore.
(Erogazione servizi) Dal pulsante di erogazione dei servizi l operatore accede alla pagina di riepilogo dei PIP con associati i servizi selezionati in fase di presentazione. Tramite il pulsante erogazione l ente comunica al sistema l avvio dell erogazione del servizio selezionato e l utilizzo delle risorse prenotate. Tale avvio deve avvenire entro 120 giorni dalla validazione del PIP da parte della Provincia. (Erogazione Dote) Quando l apprendista viene associato all interno di un gruppo classe dove è prevista l erogazione di quel modulo il pulsante Eroga dote nel PIP dell apprendista scompare. Selezionando il pulsante eroga dote l ente viene indirizzato dal sistema nella Sezione Corsi/Edizioni attivati per quel modulo. Nel caso in cui non fosse ancora stato creato un gruppo classe di quel modulo è possibile generarlo con i pulsanti edizione individuale (se l intervento è individuale) o edizione di gruppo (se il servizio prevede la formazione di un gruppo classe). (Link Edizioni)
(Creazione edizione) La maschera di inserimento dell edizione propone già precompilate e in sola lettura le seguanti informazioni già caricate nel sistema:
- Codice Modulo - Sede Modulo - Numero Ore Modulo E invece obbligatorio indicare la data inizio e la data fine dell edizione. Selezionando il pulsante salva il sistema crea l edizione individuale/di gruppo e l apprendista viene automaticamente associato a quello specifico corso. Se già esistono gruppi classe per quel modulo e si vuole associare l apprendista ad una delle edizioni di gruppo già presenti è possibile farlo con la funzionalità di associazione. (Associazione Apprendisti Edizioni) Conclusa l erogazione del Servizio all apprendista l Ente di formazione è tenuto ad inserire nel sistema i dati di frequenza dell apprendista preso in carico nella relativa Scheda Utente.
(Scheda Utente) Rendicontazione della spesa Gli enti di formazione sono tenuti a caricare nella sezione Rendicontazione Economica il dettaglio di tutte le spese sostenute per l erogazione dei Servizi Formativi Apprendistato. L ente di formazione è pertanto tenuto a: - caricare preventivamente sé stesso come fornitore nella propria Anagrafica Fornitori dell applicativo - inserire nel sistema le fatture intestate alla Provincia di Monza e della Brianza per importi pari al valore di uno o più Buoni Dote relativi a PIP erogati e chiusi sul sistema (il cartaceo del Buono Dote prodotto dal sistema al momento della validazione del PIP e della Fattura vanno presentati agli uffici provinciali per ottenere la liquidazione delle risorse spese). - certificare l ammontare totale delle spese sostenute per l erogazione delle Doti Apprendistato inviando al sistema la Rendicontazione Finale della spesa
Inserimento Fornitore L ente è tenuto a caricare preventivamente i propri dati nella sezione Anagrafica Fornitori. (Accesso Anagrafica Fornitori) Compilare i campi relativi al Fornitore (nella fattispecie, sé stesso), indicando i proprie estremi: - Denominazione ente - Indirizzo (sede di archiviazione e documentazione) - Comune - Cap - Provincia - Partita Iva - Codice Fiscale (Inserimento Fornitori) Inserimento Fattura Dalla sezione Rendicontazione economica, accedere alla sezione Giustificativi Spesa, ed inserire la Fattura come segue:
(Inserimento Fattura) Selezionare il link Giustificativi di Spesa Inserire i dati delle Fatture dei servizi formativi erogati, selezionando il link Inserisci Nuovo Giustificativo e scegliere l opzione Fattura Compilare tutti i campi relativi alla:
- Fattura: numero, data documento, data registrazione, importo (pari al valore di uno o più Buoni Dote relativi a PIP erogati e chiusi sul sistema) - Fornitore: selezionando il link è possibile importare automaticamente i dati del Fornitore dall Anagrafica Fornitori (nella fattispecie, importerà sè stesso) (Compilazione Giustificativo Spesa) Imputare il valore della Fattura da rendicontare all unica Voce di Costo prevista dal Piano del Conti del Catalogo Apprendistato presente nel sistema Realizzazione attività formative Catalogo Apprendistato 2009. (Inserimento Voce Costo)
L ente è infine tenuto ad inserire nel sistema i dati relativi al pagamento della fattura compilando la sezione Inserisci Nuovo Pagamento come segue: - Importo: indicare l importo totale della fattura emessa nei confronti della Provincia - Data Registrazione: il valore è precompilato dal sistema con la data del giorno corrente - Data Pagamento: indicare la data di liquidazione dell importo della fattura da parte della Provincia successivamente all avvenuta liquidazione. Il pagamento delle fatture successive alla prima da parte della Provincia, avverrà soltanto a condizione che l ente abbia preventivamente provveduto ad inserire nel sistema informativo la data di pagamento della precedente fattura. (Inserimento Pagamento) Rendicontazione finale della spesa Al termine dell erogazione dei servizi, l ente è tenuto a chiudere i servizi sul sistema e conseguentemente inviare sul sistema la Rendicontazione Finale delle spese sostenute. L ammontare, calcolato dal sistema in automatico, è dato dalla somma dei valori delle fatture quietanzate sul sistema. (Rendicontazione Finale Spese)
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