Gestione informatica dei documenti e conservazione digitale Ing. Carlo Savoretti
Ente produttore 2
Identificazione Ente produttore Per un avviare un progetto di dematerializzazione (creazione di un archivio digitale) è fondamentale: Identificare il soggetto produttore Individuazione del contesto istituzionale Coinvolgimento della direzione Definizione degli obiettivi 3
Ente produttore - Responsabilità Dirigenti Direttori delle unità operative o organizzative Responsabili dei sistemi informativi Responsabile della gestione documentale (Servizio per la tenuta del protocollo informatico) Responsabile della conservazione (può essere la stessa figura del Responsabile della Gestione Documentale) 4
Aree Organizzative Omogenee Testo unico delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000) Impone la creazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) AOO «Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.» [art. 50, c. 4 TUDA] 5
Processi Approccio basato sui processi, in questo contesto detti anche «Procedimenti amministrativi» (serie di atti ed operazioni collegati in relazione ad un unico effetto) Mappa dei processi Rilevare i processi presenti in un organizzazione, attraverso 3 fasi principali: o Identificazione o Descrizione o Scomposizione o Attribuzione 6
Processi La mappa dei processi permette di individuare i documenti ricevuti o prodotti nell esecuzione di un processo e su come questi vengono elaborati o Modalità di produzione e ricezione o Formati o Contenuto dei documenti o Tipologie di documenti o Riservatezza o Tempo minimo di conservazione 7
Gestione informatica dei documenti 8
Gestione dei documenti TUDA art.,c.1,lett. q La gestione dei documenti comprende le attività di - Registrazione di protocollo - Classificazione - Organizzazione - Assegnazione e reperimento dei documenti formati o acquisiti dalle amministrazioni Attività svolte nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato, effettuata mediante sistemi informativi autorizzati 9
Sistemi SGID Sistemi SGID (Sistema di Gestione Informatica dei Documenti) formati da Hardware Software Infrastrutture (Reti di comunicazione) Principali obiettivi dei sistemi SGID Acquisizione documenti Garantire l accesso e la trasmissione dei documenti Sicurezza Gestire la formazione dell archivio 10
Sistemi SGID Sistema informatico condiviso da tutte le unità organizzative Stesse regole di formazione dell archivio Formazione al personale 11
Protocollo Protocollo Strumento giuridico attesta ingresso e uscita dei documento da un ente. E un atto pubblico di fede privilegiata Strumento archivistico descrive i documenti del soggetto produttore e tramite la classificazione li «posiziona» nell archivio corrente Strumento di organizzazione Assegna i documenti ai vari uffici di competenza 12
Protocollo Informatico Normative DPR n.445/2000 (TUDA) Testo unico delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa DPCM 3 dicembre 2013 Nuove regole tecniche per il protocollo informatico Circolare AGIDn.60/2013 Informazioni minime associate ai messaggi scambiati tra le pubbliche amministrazioni 13
Registrazione di protocollo Documenti soggetti alla registrazione di protocollo «Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici.» «sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.» [art.53, c.5 TUDA e DPCM 3/12/2013 ] 14
Registrazione di protocollo Informazioni minime presenti nella registrazione di protocollo [Art 53, TUDA] Numero protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile Data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente non modificabile Mittente (doc in entrata) o destinatario (doc in uscita) del documento Oggetto del documento Data e numero protocollo del documento ricevuto, se disponibili Impronta del documento, se trasmesso per via telematica (costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile) 15
Registrazione di protocollo Il sistema genera il registro giornaliero di protocollo L assegnazione delle informazioni è effettuata dal sistema in un unica soluzione, con esclusione di intermedi, anche indiretti, da parte dell operatore completezza dell intera operazione [Art 53, TUDA] La registrazione di protocollo è effettuata dopo aver accertato il possesso dei requisiti di leggibilità dei documenti informatici 16
Formazione dell archivio Art 56 del TUDA: «Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.» 17
DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis, 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. Normativa di riferimento per protocollo informatico, che definisce le regole tecniche per le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo (art. 53,55 e 56 TUDA) Allegati al DPCM 1 Glossario / Definizioni 2 Formati 3 Standard e specifiche tecniche 4 Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione 5 Metadati 18
Responsabile e coordinatore gestione documentale Il responsabile della gestione documentale deve: o Predisporre il manuale di gestione o Proporre tempi e metodi per eliminare protocolli diversi da quello informatico adottato o Predisporre il piano per la sicurezza informatica (il DPCM descrive i requisisti di sicurezza minimi previsti) Il coordinatore deve o Definire e assicurare criteri uniformi per il trattamento del documento informatico (in particolare classificazione e archiviazione) 19
Manuale di gestione Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. [Art. 5, c.1, DPCM 3 dicembre 2013] Il DPCM (vedi Art 5, c. 2) riporta i punti che devono essere contenuti nel manuale di gestione Il manuale di gestione di ciascuna PA è reso pubblico attraverso il proprio sito istituzionale. 20
Manuale di gestione Alcuni punti che devono essere contenuti nel manuale di gestione: Piano di sicurezza Descrizione dei formati utilizzati per la formazione del documento informatico Strumenti informatici utilizzati per la formazione dei documenti informatici (caselle PEC ) Regole di smistamento dei documenti Modalità di formazione dei fascicoli Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo (Art 53, c.1, TUDA) Sistema di classificazione Criteri di accesso alle informazioni documentali 21
Formati Elettronici Caratteristiche dei formati (Allegato 2 del DPCM 3/13/2013) da tenere in considerazione nella scelta degli stessi (per formazione gestione e conservazione documenti informatici) Apertura o specifiche pubbliche Sicurezza o immodificabilità del contenuto, impossibilità di inserire virus Portabilità o utilizzo su piattaforme diverse Funzionalità o Funzioni messe a disposizione dai software che gestiscono il formato stesso Supporto allo sviluppo Diffusione 22
Protocollo e impronta dei documenti Nell operazione di registrazione di protocollo l impronta va calcolata per ciascun documento informatico associato alla registrazione id protocollo. [Art 19, c. 1, DPCM 3/12/2013] Attualmente si utilizzano impronte a 256 bit 23
Segnatura di protocollo I dati relativi alla segnatura di protocollo sono associati al documento. Essi sono in un file XML, con uno schema definito dall AGID Informazioni presenti nella segnatura Codice amministrazione Codice AOO Codice identificativo del registro Data di protocollo Progressivo di protocollo Oggetto Mittente (se disponibile) Destinatario (se disponibile) 24
Registro di protocollo Il sistema produce un registro giornaliero di protocollo, contenente le informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco dello stesso giorno [Art 53, c. 2, TUDA] Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva la sistema di conservazione [Art 7, c. 5, DPCM 3/12/2013] 25
PEC e Protocollo Ciascuna AOO è dotata di almeno una casella PEC direttamente associata al registro di protocollo, così da protocollare i messaggi spediti e ricevuti L indice di queste caselle PEC è riportato nel manuale di gestione, nell indice PA online e nel sito dell amministrazione [Art. 18, DPCM 3/12/2013] 26
Entrata in vigore Protocollo Informatico DPCM in vigore dal 12/4/2014 Le PA hanno dovuto adeguare i propri sistemi entro 18 mesi ( entro novembre 2015) 27
SGID Documenti Ricevuti 1 - Ricevuti per posta elettronica In archivio tutte le mail che riguardano l attività dell ente, siano esse email certificate o meno Integrazione SGID Casella Email Inserimento della mail nella «lista dei documenti in entrata» Elaborazione manuale di tale lista Obbligo di registrazione (se necessaria) prima che siano trattate dagli singoli uffici D.P.CM 3 dicembre 2013 Regole Tecniche Protocollo Informatico: «Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un unica operazione di registrazione di protocollo. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione.» 28
SGID Documenti Ricevuti 2 - Ricevuti via web - modulistica Aumento della diffusione anche come conseguenza del sistema SPID Sistema più efficiente della PEC per acquisire documenti o Possibilità di controlli automatici circa la correttezza dei dati inseriti o Più «canali web» collegati al sistema di gestione documentale per lo scambio automatico di dati e documenti o Il documento è prodotto dall applicativo che gestisce il canale web utilizzo di formati adatti alla conservazione 29
SGID Documenti Ricevuti 3 - Ricevuti su supporto cartaceo E necessario un processo di scansione (che può essere automatico) Processo più costoso dell acquisizione diretta di documenti digitali Sintesi delle fasi di scansione o 1 Documento Analogico 1 File (Immagine digitale) o Verifica qualità immagini o Collegamento dell immagine e della sua impronta alla registrazione di protocollo o Associazione metadati al file o Inoltro del documento cartaceo agli uffici competenti si forma un archivio ibrido (cartaceo + digitale) 30
SGID Documenti Prodotti 1 - Prodotti con applicative «office» Come produrre un documento informatico? Produzione tramite software Servizio di modulistica interna. Da preferire perché permette di gestire in modo automatico il formato e stabilire un modello per ciascuna tipologia di documento Dopo la produzione, verifica, eventuale firma elettronica il documento è oggetto delle operazioni di o o o Registrazione Classificazione Fascicolazione Nel sistema SIGD ad opera del personale abilitato. 31
SGID Documenti Prodotti 2 - Prodotti con sistemi verticali Si tratta di documenti prodotti con sistemi dedicati a specifiche attività. Si possono utilizzare più sistemi ma è importante che siano interoperabili. Garantire interoperabilità: Tra sistemi SGID Tra sistema SGID e applicativo verticale Tra applicativo verticale e SGID Per garantire la trattazione di documenti provenienti da dati su Database 32
Conservazione digitale 33
Conservazione digitale Principali riferimenti normativi CAD DPCM 3 / 12 /2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis, 23 -ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. 34
Conservazione dei documenti informatici Capo III del CAD, art. 44 Il sistema di conservazione assicura 1. Identificazione del soggetto che ha formato il documento 2. Integrità del documento 3. Leggibilità e reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative 4. Rispetto delle misure di sicurezza Il sistema di conservazione è gestito da un responsabile 35
Codice dei beni culturali Codice dei beni culturali (Il D.Lgs. 22 gennaio 2004, n.42): Gli archivi delle PA sono beni culturali Obbligo di conservazione gli archivi Vieta lo smembramento degli archivi Sono soggetti ad autorizzazione gli interventi di: scarto, trasferimento, opere e lavori Sono previste sanzioni di carattere penale e amministrativo 36
Sistema di conservazione Cosa conservare? DPCM 3/12/2013 sulla Conservazione ci dice: o Documenti informatici Documenti amministrativi informatici con i metadati associati o Fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatici con i metadati ad essi associati Art 3. Il sistema di conservazione assicura: Accesso all oggetto conservato per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall evolversi del contesto tecnologico Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell intero ciclo di gestione dell oggetto conservato nel processo di conservazione 37
Sistema di conservazione Ruoli in un sistema di conservazione: Produttore chi produce gli oggetti che devono essere conservati Utente Responsabile della conservazione o Nelle PA tale ruolo può essere svolto da un dirigente o da un funzionario incaricato. Il ruolo può coincidere con quello del responsabile della gestione documentale (o dal coordinatore) o Il responsabile predispone il manuale di conservazione e il piano di sicurezza del sistema di conservazione 38
Sistema di conservazione Modalità di esibizione Il sistema di conservazione permette a soggetti autorizzati l accesso diretto, anche da remoto, al documento informatico conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel manuale di conservazione [ Art 5. DPCM 3/12/2013 ] 39
Dove consevare? Art 5. DPCM 3/12/2013 Il sistema di conservazione è DISTINTO dal sistema di gestione documentale La conservazione può essere svolta o o All interno del soggetto produttore Affidandola (in modo parziale o totale) ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche (anche accreditati presso AGID) Le PA se affidano la conservazione all esterno si affidano a CONSERVATORI ACCREDITATI pubblici o privati (CAD art. 44-bis, comma 1) 40
Conservatori accreditati Soggetti pubblici o privati che richiedono l accreditamento presso AGID Se privati capitale sociale non inferiore a 200 000 Alcuni dei criteri da dimostrare: o o o o Affidabilità organizzativa, tecnica finanziaria Impiego di personale qualificato Applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate Utilizzare sistemi sicuri e protetti (garantire riservatezza, autenticità, immodificabilità, integrità dei documenti) Lista dei conservatori accreditati: http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/con servazione/elenco-conservatori-attivi 41
Sistema di conservazione I sistemi di conservazione trattano dei «pacchetti informativi» definiti secondo lo standard internazionale ISO 14741:2012 (modello OAIS). L utilizzo di pacchetti standard permette l interoperabilità tra i sistemi informatici Tipologie di pacchetti: Pacchetti di versamento (SIP) Pacchetti di archiviazione (AIP) Pacchetti di distribuzione (DIP) 42
Manuale di conservazione Il manuale di conservazione deve riportare: Dati di chi ha assunto la responsabilità del sistema di conservazione Struttura organizzativa e responsabilità dei soggetti che intervengono nel processo di conservazione Descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione Descrizione di come vengono presi in carico i pacchetti di versamento Descrizione del processo di conservazione e di come sono trattati i pacchetti di archiviazione Modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dei dati (generazione del pacchetto di distribuzione) 43
Manuale di conservazione Il manuale di conservazione deve riportare (segue): Descrizione del sistema di conservazione da un punto di vista tecnologico Descrizione di come vengono monitorate le funzionalità del sistema Descrizione di come vengono generati duplicati o copie Nel sito AGID, alla pagina dei conservatori accreditati è possibile visualizzare il manuale di conservazione di questi 44
Responsabile della conservazione Alcune attività a carico del responsabile della conservazione (Art. 7, DPCM 3/12/2013): Definire le caratteristiche del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti da conservare Garantisce il processo di conservazione e la sua conformità alla normativa vigente Genera e sottoscrive con firma qualificata il pacchetto di distribuzione (quando previsto nel manuale) Assicura la verifica, con cadenza non superiore a 5 anni, dell integrità degli archivi e della loro leggibilità 45
Responsabile della conservazione [segue] Alcune attività a carico del responsabile della conservazione (Art. 7, DPCM 3/12/2013): provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione al fine di garantire la conservazione e l accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all obsolescenza dei formati; Predispone il manuale di conservazione e ne cura l aggiornamento 46
Entrata in vigore Conservazione archivi digitali DPCM in vigore dal 12/4/2014 Le PA adeguano i propri sistemi esistenti entro 36 mesi ( entro 11 aprile 2017) 47
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