Fleet Invoicing It s easier to LeasePlan
Making it easier for our clients LeasePlan Italia per soddisfare ogni esigenza di mobilità offre soluzioni innovative che facilitano anche le attività amministrative
A It s easier to leaseplan Per un più semplice e dinamico processo di fatturazione
Verso un processo di fatturazione più semplice Grazie al suo ampio portafoglio prodotti, LeasePlan è in grado di soddisfare ogni esigenza di mobilità, offrendo al contempo soluzioni innovative che facilitano le attività amministrative e operative legate alla flotta. Ecco perché abbiamo investito molto per la realizzazione di un sistema informativo che rendesse più agile e dinamico il processo di fatturazione. Tale processo si articola principalmente in 2 macrocategorie: Fatturazione canoni di noleggio Fatturazione extra-canoni 4
Fatturazione canoni Il canone di noleggio previsto nel modulo d ordine, sottoscritto dal Cliente, è addebitato mediante l emissione di una fattura, prodotta ogni mese fino alla scadenza contrattuale. Tale documento (vedi esempio allegato) prevede un layout semplice, con dei campi standard ed altri alimentati su richiesta del Cliente. 5
Fatturazione canoni Riepilogo dei campi presenti nella fattura Per una più facile comprensione della fattura, nella tabella sottostante il riepilogo dei campi presenti nel documento: CAMPO IN FATTURA STANDARD ALIMENTATO SU RICHIESTA DESCRIZIONE nr ordine X numero identificativo del veicolo targa X numero di targa del veicolo modello X tipo di veicolo utilizzatore X nome e cognome dell'utilizzatore del veicolo riferimento cliente X codice identificativo fornito dal cliente (es.oda) centro di costo X centro di costo indicato dal cliente descrizione del servizio addebitato X dettaglio della motivazione di addebito (es.canone) durata ordine X data inizio e data fine contratto del veicolo mov. X periodo addebitato canone unitario X importo canone mensile da contratto importo X importo addebitato (es. diverso da canone mensile in presenza di ratei) modalità pagamento X evidenzia tipologia e modalità pagamento s/vs Banca X riferimento della banca e relativo codice IBAN data scadenza X evidenza la data in cui scade la fattura note in fattura X indica ulteriori riferimenti/note richieste dal cliente 6
Fatturazione canoni Quota parte del canone addebitata direttamente al Driver Su richiesta del cliente, una quota parte del canone di noleggio del veicolo può essere addebitata direttamente al Driver. Tale addebito avviene: nella stessa fattura del Cliente, con evidenza della quota parte driver; in una documento separato intestato direttamente all utilizzatore; 7
Fatturazione canoni Gestione del servizio carburante per conguaglio fuel card Il nostro sistema di fatturazione gestisce anche il servizio carburante, qualora il Cliente richieda una o più fuel card. Tale servizio è fatturato: nella fattura mensile del canone o in una fattura separata; successivamente, ogni mese, verrà effettuato il conguaglio con un documento a parte (fattura/nota credito a seconda se il consumo è stato superiore o inferiore alla quota del canone). 8
Fatturazione canoni Modalità di fatturazione dei canoni standard Nell ottica di un servizio amministrativo completo e sensibile alle esigenze dei propri Clienti, LeasePlan mette a disposizione un ampia gamma di modalità di fatturazione dei canoni. Il nostro metodo standard è il seguente: DEFAULT FATTURE CANONI Frequenza emissione documento Aggregazione veicoli Suddivisione del canone (split tra finanziario ed operativo) Tipo fatturazione canoni Numero mesi di anticipo rispetto alla competenza MENSILE SU UNICA FATTURA EVIDENZIATO NELLA STESSA FATTURA ANTICIPATA DUE 9
Fatturazione canoni Ulteriori modalità di fatturazione dei canoni Gli altri metodi di aggregazione richiedibili sono i seguenti: TIPOLOGIA SPLIT CANONE IN FATTURA SPLIT CANONE SU FATTURE SEPARATE Una fattura per ogni veicolo x x Fattura unica per l'intera flotta x x Una fattura per ogni centro di costo x x Fattura unica con subtotali per centro di costo x x 10
Fatturazione extra canoni Modalità di fatturazione Tale fatturazione deriva dalla molteplicità dei servizi che ruotano intorno a ogni veicolo (conguagli di fine contratto/veicoli in preassegnazione/ gestione multe & spese amministrative connesse/etc.). Di seguito le modalità di fatturazione possibili delle principali fatturazioni extra-canoni: TIPO ADDEBITO FATTURA UNICA UNA FATTURA PER VEICOLO FATTURA UNICA CON SUBTOTALI PER CENTRO DI COSTO UNA FATTURA PER OGNI CENTRO DI COSTO Conguaglio chilometrico x x x x Addebito danni fine periodo x x x x Addebito multe x x x x Spese gestione multe x x x Canone prenoleggio/canone «prodotto FlexiPlan» x x x 11
Gestione invio documenti Servizio personalizzato di inoltro dei documenti contabili Oltre alla fatturazione su misura, LeasePlan offre un servizio personalizzato anche nell inoltro dei documenti contabili. LeasePlan, pur continuando a concedere il servizio di postalizzazione, ha la possibilità di fornire al Cliente un esclusivo servizio, denominato Fleet Invoicing, che permette di dematerializzare l intero ciclo di vita di un documento contabile, ovvero dalla sua emissione fino alla sua conservazione digitale. Fatturazione elettronica Invio telematico Fleet Invoicing Area dedicata sul sito leaseplan.it Scopri di più Scopri di più Scopri di più 12
Fatturazione elettronica Download dal sito dei documenti contabili Fatturazione elettronica Torna indietro Nel caso in cui il nostro Cliente abbia implementato la conservazione sostitutiva elettronica del suo ciclo passivo, potrà effettuare il download dal sito LeasePlan, dei suoi documenti contabili nel formato P7M, ovvero con la caratteristica di avere la marca temporale e la firma digitale. Nel caso in cui il nostro Cliente non abbia l archiviazione sostitutiva elettronica del suo ciclo passivo, potrà effettuare il download, dal sito LeasePlan, dei suoi documenti contabili in formato PDF. Il Cliente che richiederà una di queste 2 opzioni riceverà uno UserId e una password provvisoria che gli permetterà di registrarsi sul sito ed una volta variata la password, potrà accedere liberamente. Inoltre, avrà la possibilità di gestire un Super Account per visualizzare con unica password i documenti di più aziende appartenenti allo stesso gruppo societario. 13
Invio telematico Invio dei documenti in formato PDF Invio telematico Torna indietro E facoltà di LeasePlan, invece, qualora il Cliente dimostri che la sua casella di posta elettronica abbia caratteristiche tecniche congrue (es. anti-spam), concedere al cliente stesso la possibilità di ricevere documenti contabili in formato pdf ad uno o più account di posta elettronica. 14
Fleet Invoicing Un area dedicata sul sito leaseplan.it Fleet Invoicing Area dedicata sul sito www.leaseplan.it 15
Fleet Invoicing Fleet Invoicing Area dedicata sul sito www.leaseplan.it Torna indietro Come funziona il nostro Fleet Invoicing per i clienti che aderiscono a una delle due opzioni di fatturazione elettronica? sarà sospeso l invio delle fatture con posta ordinaria la pubblicazione delle fatture sarà effettuata nei cinque giorni successivi a ogni decade del mese; una courtesy e-mail sarà inviata al Cliente per notificare l avvenuta pubblicazione dei documenti contabili; le fatture ed eventuali allegati saranno disponibili on line per un periodo massimo di 12 mesi dalla data di pubblicazione. Perché scegliere tali opzioni? elimina i ritardi e i disguidi derivanti dalla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere; diminuisce il tempo destinato all'archiviazione e alle successive ricerche; elimina il tempo per richiedere informazioni sul contenuto delle fatture e/o copie delle stesse Inoltre: disponibilità di un help desk tecnico con numero dedicato; entrando nel sito www.leaseplan.it, nell area dedicata alla fatturazione elettronica, sono presenti delle FAQ per dipanare eventuali dubbi presenti sull argomento; 16
Sezione domande frequenti Per trovare risposta ai tuoi quesiti Visita il nostro sito per trovare info su Fleet Invoicing http://www.leaseplan.it/it/noleggio-a-lungo-termine/area-clienti/ fleet-manager/fleet-invoicing.php Visita l area dedicata con le domande frequenti https://www.olsasi.biz/ebilling/faq.aspx Consulta le FAQ sul nostro sito http://www.leaseplan.it/pdf/domandefrequenti_fleetinvoicing.pdf 17
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