SABATO 26 APRILE 2014 TURI [BA] [SESSIONE PREFETTI] PREFETTI DISTRETTUALI A.R. 2014/2015: CLAUDIA CASARANO [RAC BARI ALTO CASAMASSIMA] EDOARDO GIACOVAZZO [RAC TARANTO] PIA FRANCO [RAC BARI]
IL RUOLO ISTITUZIONALE Il Prefetto è colui che cura il lato formale del club e delle sue attività gestendone l organizzazione. E il responsabile delle cerimonie rotaractiane, colui/colei che cura tutti i rapporti Sociali e di Amicizia. PRIMI PASSI Appena entrato in carica il prefetto deve assolutamente: Studiare il cerimoniale; Verificare l equipaggiamento indispensabile di Club: 1. Gagliardetti 2. Labaro 3. Inni 4. Spillette Scambiare informazioni con il Prefetto precedente riguardo eventuali fornitori e procurarsi tutti i contatti necessari per affrontare l anno; Iniziare ad organizzare il passaggio delle consegne. ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO 1. Prendere accordi con il ristorante adatto per l occasione e concordare il menù; 2. Studiare la grafica del menù in base ai colori del tovagliato, e inserire il nome del presidente uscente e quello entrante con i relativi motti; 3. Preparare gli inviti e l accoglienza per le autorità Rotariane, Rotaractiane e non; 4. Ricordarsi di posizionare gli addobbi del club (campana, martelletto, bandiere, labaro ). 5. Preparare i tavoli nominali con particolare attenzione a quello Presidenziale. REGOLE GENERALI I posti al tavolo presidenziale sono assegnati in ordine di importanza, a partire dal posto centrale, che è il più importante. Il posto principale spetta al promotore della riunione (Presidente del Club che organizza in caso di evento di Club, R.D. in caso di evento distrettuale). Bandiere e labaro alle spalle del tavolo presidenziale, preferibilmente in posizione centrale.
Schema riunioni: posti pari Schema riunioni: posti dispari ESEMPIO VISITA DEL R.R.D. Il Presidente occupa il posto n 1 Il R.R.D. occupa il posto n 2 Il Delegato di Zona occupa il posto n 3 Il Delegato del Rotary sponsor il posto n 4 Il Vice Presidente occupa il posto n 5 Il Segretario occupa il posto n 6 REGOLE GENERALI: ORGANIZZAZIONE PRE-EVENTO PREDISPOSIZIONE INVITI Il Prefetto deve predisporre assieme al Segretario e Presidente gli inviti da inviare ai soci e agli ospiti del Club; L invito deve essere sobrio; colori e carattere devono essere chiari ed in linea con il tema della serata; Sull invito saranno riportati il titolo, il luogo, la data e il dress code dell evento e in basso a sinistra il costo della partecipazione alla conviviale.
DRESS CODE: Casual Sport Casual (Jeans, informale) Smart Casual (Giacca su Jeans e camicia) Abito Scuro Black Tie (Smoking, per le signore abito lungo) REGOLE GENERALI: RICEVIMENTO DEGLI OSPITI Il Prefetto deve trovarsi sul luogo delle riunioni con congruo anticipo per gli ultimi preparativi; Porge il primo benvenuto agli ospiti e provvede alla loro accoglienza; si occupa delle pubbliche relazioni; Il Prefetto, inoltre, controlla ed evita che intorno al Presidente e al relatore della serata si creino posti vuoti: con cortesia, dispone che altri soci occupino tali posti. REGOLE GENERALI: SUPERVISIONE IN ITINERE Il Prefetto è responsabile dell attrezzatura tecnica: Campana (posizionata al centro del tavolo della Presidenza) Martelletto Bandiere e Labari Stendardo Guidoncino di Club (immediatamente alla destra della campana) Si assicura, inoltre, della presenza e funzionalità dei mezzi audiovisivi (microfono, stereo, proiettore) anche per la diffusione degli inni. Il Prefetto si occuperà di predisporre omaggi e/o guidoncini per i relatori ed ospiti. Quando sono presenti ospiti donne (mogli di relatori o autorità) è gradito un mazzo di fiori. CAMPANA E INNI Il suono della campana da parte del Presidente segna l inizio ed il termine dell evento. E buona norma che in conclusione della riunione ci si levi in piedi solo dopo il suono della campana.
Nel luogo della riunione conviviale o delle altre manifestazioni rotaractiane devono trovarsi esposti lo stendardo del Club e le bandiere nazionali (1) e di eventuali stati esteri (2), alla destra e alle spalle del Presidente, nel seguente ordine: All inizio della serata, appena dopo il suono della campana si eseguono gli inni nel seguente ordine: 1) Inno dello Stato estero compreso nel Distretto (Malta); 2) Inno Nazionale; 3) Inno Europeo; 4) Inno del Rotary International. E doveroso ascoltare gli Inni stando in piedi ed evitando applausi al termine degli stessi. STENDARDO E BANDIERE EUROPA ITALIA ROTARY 1) EUROPA ITALIA MALTA ROTARY 2) EUROPA ITALIA BAND. OSPITE MALTA ROTARY PRECEDENZE La posizione di chi è in carica ha la precedenza sul Past Il Past ha la precedenza sull incoming. L incoming ha la precedenza sul Designato. In caso di medesima carica, conta l anzianità di servizio rotaractiana, non anagrafica. Le mogli assumono lo stesso rango del marito quando lo accompagnano.
La posizione rotariana ha la precedenza su quella rotaractiana. Autorità pubbliche presenti vengono anteposte, con l eccezione dell RRD, a quelle rotaractiane. Se le autorità presenti superano la disponibilità dei posti del tavolo della presidenza, che non dovrebbe superare le otto unità, si predispongono dei tavoli laterali in cui si tiene conto della precedenza precedentemente elencata. L ultimo intervento spetta alla carica più importante. PRECEDENZE DISTRETTUALI R.R.D. Past R.R.D. (per anzianità di carica) R.R.D. incoming Vice R.R.D. Segretario Tesoriere Presidenti di Club Prefetto Delegati del R.R.D. Presidenti di Commissioni Distrettuali PASSAGGIO DELLE CONSEGNE Il Presidente uscente svolge una relazione conclusiva del proprio anno, al termine della quale si passa il collare delle insegne rotaractiane e i distintivi, di Presidente e Past Presidente rispettivamente dall uscente all entrante e viceversa; Carica entrante ed uscente scambiano il posto fra loro (Segretario e Presidente); Il Presidente entrante prende la parola. Al termine dell intervento è previsto l ultimo saluto dell autorità più importante (Governatore Rotary o suo DZ); Presidente Past ed in carica impugnano il martelletto e concludono la serata col suono della campana. SVOLGIMENTO DELLA RIUNIONE/CENA Il Prefetto sovraintende allo svolgimento del servizio, interessandosi a che i soci e gli ospiti siano a proprio agio. Verifica il rispetto dei tempi di servizio delle portate e si preoccupa del comfort ambientale.
Importante per la socializzazione degli ospiti è l aperitivo di benvenuto. Di buona norma il Prefetto durante la cena procede ad una visita amichevole fra i tavoli percependo umori, critiche e proposte per migliorare il servizio e cercando di assecondare particolari richieste degli ospiti. RIUNIONI INTERCLUB Compiti del prefetto sono: Esporre i labari di tutti i club partecipanti; Prendersi cura della disposizione dei posti: POSTO N 1 PRESIDENTE DEL CLUB ORGANIZZATORE POSTO N 2 RELATORE POSTO N 3 AUTORITÀ POSTO N 4 PRESIDENTI DEGLI ALTRI CLUB PRESENTI IN INTERCLUB (IN ORDINE DI ANZIANITÀ DI FONDAZIONE) COSA FARE DURANTE LA RIUNIONE Gestire i tempi della serata Far accomodare gli ospiti. Qualora vi siano posti vuoti nei tavoli, sedersi. Donare un mazzo di fiori alle donne ospitate presenti (es. Mogli di relatori o di autorità). Portare i gagliardetti da donare agli ospiti. Porgere un cortese regalo al relatore della riunione.
PICCOLI ACCORGIMENTI PER LE CENE Prevedere un aperitivo di benvenuto prima della cena Fare in modo che il menù e il centrotavola (preferibilmente floreale) siano coordinati con il tovagliato. Verificare preventivamente la funzionalità dell impianto per l ascolto degli inni e la presenza di un proiettore e di uno schermo per la relazione. Qualora non ci siano, procurarli in tempo. Essere pronti ad affrontare eventuali imprevisti in sala. Restare vigili! REGOLE DI GESTIONE DELLA COLLABORAZIONE In occasione dell organizzazione di un evento distrettuale, i prefetti di club devono: 1) Comunicare tempestivamente al prefetto distrettuale (incaricato dell evento) informazioni relative: al luogo e ai criteri di organizzazione scelti; ai preventivi economici; alla presenza di eventuali guadagni per il club nella cifra del preventivo. 2) Attendere l approvazione e le comunicazioni da parte del prefetto distrettuale, prima di continuare a procedere nell organizzazione dell evento. 3) Aggiornare costantemente il prefetto distrettuale su eventuali sviluppi o NOVITÀ NELL ORGANIZZAZIONE. REGOLE DI GESTIONE DELLA COLLABORAZIONE In occasione dell organizzazione di un evento distrettuale, i prefetti distrettuali devono: 1) Riportare al rrd le informazioni ricevute dai prefetti di club. 2) Contattare il prefetto del club organizzatore dell evento distrettuale per comunicare l approvazione, la disapprovazione o eventuali rettifiche da parte del distretto rispetto a quanto comunicato, affinché il club possa procedere con l allestimento dell evento. 3) Ricevere informazioni sugli sviluppi nell organizzazione dell evento distrettuale per comunicarle al rrd.