MANUALE OPERATIVO RIFERIMENTI Centro Coordinamento Studio Centro Studi ANMCO Firenze Tel.: 055/5101355 Fax: 055/5101310 e-mail: stemami@anmco.it La documentazione dello studio è disponibile sul web all indirizzo www.anmco.it/stemami PREMESSA Il presente documento riepiloga i principali aspetti operativi dello studio STEM-AMI outcome. Lo studio prevede la randomizzazione in aperto dei pazienti, con somministrazione di farmaco sperimentale durante il ricovero ospedaliero. Per lo studio oltre al monitoraggio a distanza è previsto anche il monitoraggio clinico on-site. La documentazione dello studio viene sempre inviata al Principal Investigator (PI) e/o al Referente 1 (Ref1). Il farmaco dello studio viene invece inviato alla Farmacia, sui documenti di accompagnamento ci sono i nomi dei referenti dello studio MODALITÀ DI RACCOLTA DATI La raccolta dati dello studio avviene per mezzo di CRF elettronica (CRF Web). È possibile accedere alla piattaforma web per l inserimento dati in due diverse modalità, del tutto equivalenti tra loro: - direttamente all indirizzo https://studiweb.anmco.it/stemami oppure - andando alla pagina www.anmco.it/stemami e selezionando la voce Inserimento dati (solo per utenti abilitati). Per ciascun centro è prevista una sola coppia di credenziali (login e password) di accesso alla CRF Web, che sono fornite in busta chiusa indirizzata al Principal Investigator all interno del Trial Master File (sezione 2.3). Il manuale utente della CRF Web è presente nella sezione 2.5 del Trial Master File ed è disponibile alla pagina www.anmco.it/stemami. PERIODO DI ARRUOLAMENTO Ogni centro partecipante potrà iniziare l arruolamento dei pazienti non appena confermerà il ricevimento del materiale dal Centro di Coordinamento e del farmaco sperimentale. L arruolamento avrà approssimativamente la durata di 3 anni, in ogni caso sarà cura del Centro di Coordinamento avvertire con tempestività i centri della data di chiusura della fase di arruolamento. Ver. del 13.11.2014 1
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Trial Master File (TMF) Come è strutturato il TMF: le sezioni da 1 a 5 contengono documentazione che non deve essere mai tolta. Nelle singole sezioni si dovranno eventualmente inserire documenti aggiornati come di seguito specificato (i.e. curricula, emendamenti, corrispondenza con il CE). La sezione 6 contiene invece la documentazione da utilizzare per i pazienti. I documenti della sezione 6 sono fotocopiabili (i.e. informative e consensi, lettere per il medico curante, scheda dati paziente) o possono essere riordinati al Centro di Coordinamento (i.e. tessera paziente). All interno del Trial Master File (TMF), oltre a quanto preparato dal Centro di Coordinamento, dovranno essere archiviati i seguenti documenti: - Curricula (CV) firmati e datati dei Ricercatori non ancora certificati al momento dell invio del materiale da parte del Centro di Coordinamento (sezione 2.1); - documentazione inviata al vostro Comitato Etico per informarlo dell avvenuto arruolamento del primo paziente nello studio (sezione 1.5); - qualsiasi comunicazione inerente lo studio intercorsa con il vostro Comitato Etico o la vostra Amministrazione (sezione 1.5); - eventuali Emendamenti al Protocollo (sezione 1.5); - la documentazione relativa alle visite di monitoraggio e a tutte le comunicazioni relative al monitoraggio del centro (sezione 2.4); - tutti i report di safety inviati dal Centro di Coordinamento (lettere DSMB, documentazione delle eventuali SUSARs) (sezione 1.7). La copia del protocollo presente all interno del TMF (sezione 1.2) dovrà essere firmata a pagina 6 dal Principal Investigator (PI) prima dell inizio dello studio. Nella Scheda Staff del Centro, presente all interno della sezione 2.1 del TMF, sono riportati tutti i Ricercatori coinvolti nello studio. Solo i Ricercatori certificati (i.e. con CV disponibile presso il Centro di Coordinamento) sono autorizzati ad arruolare pazienti. Affinché un Ricercatore sia certificato è necessario che il Centro Studi ANMCO riceva un suo Curriculum Vitae (CV) aggiornato e firmato, oltre ad una designazione scritta da parte del Principal Investigator o del Responsabile del Centro. I Ricercatori la cui firma non è ancora depositata presso il Centro Studi ANMCO dovranno firmare il modulo nell apposito spazio. Per ciascun Ricercatore il modulo dovrà inoltre essere firmato dal Principal Investigator. Una volta completata la scheda staff del centro con quanto richiesto questa dovrà essere inviata via fax al Centro Studi ANMCO unitamente a tutti i CV non ancora disponibili presso il Centro di Coordinamento. Codice Ricercatore: A ciascun Ricercatore certificato è assegnato un codice numerico di 2 cifre. Tale codice è riportato nel modulo Staff del Centro e dovrà essere trascritto in tutti i punti in cui è richiesto. La CRF Web Certificazione Credenziali, presente all interno della sezione 2.2 del TMF, dovrà essere firmata dal PI e inviata in originale al Centro Studi ANMCO prima dell inizio dello studio. Copia del documento spedito dovrà essere conservata nella sezione 2.2 del TMF. Ver. del 13.11.2014 2
File Pazienti All interno del File Pazienti deve essere archiviata la documentazione attestante l arruolamento e il follow-up di tutti i pazienti randomizzati: - i moduli di consenso informato (consenso allo studio, consenso alla privacy e, se applicabile, il consenso per il Sottoprogetto RM) firmati e datati; - la Scheda Dati Paziente debitamente compilata; - copia della documentazione attestante l arruolamento e le visite di follow-up; - copia della documentazione attestante gli eventi end-point primari e secondari occorsi nel corso del follow-up; - copia della documentazione delle eventuali reazioni avverse serie al trattamento (che necessitano del reporting all Autorità Regolatoria nei tempi previsti dalla normativa). FARMACO SPERIMENTALE Il farmaco fornito per lo studio, da somministrare solo ai pazienti randomizzati a trattamento attivo, è lo ZARZIO (filgrastim), prodotto da SANDOZ. La Fondazione per il Tuo cuore ONLUS acquista il farmaco per lo studio da Farmacie Celesia, che si occupa del packaging e dell invio ai centri. Il farmaco viene sempre inviato alla farmacia ospedaliera di riferimento, corredato della opportuna documentazione. La fornitura iniziale di farmaco è di 40 siringhe monouso da 48 MU/0,5 ml. Rifornimenti successivi saranno pianificati dal Centro Studi ANMCO in base al numero di pazienti arruolati e dopo aver contattato i ricercatori del centro. Il farmaco deve essere conservato in frigorifero (2-8 ) al riparo dalla luce. Il frigorifero in cui viene conservato il farmaco, che sia in farmacia o in reparto di degenza, dovrà essere dotato di un sistema per la tenuta sotto controllo della temperatura, in grado di evidenziare eventuali black-out. Prima dell inizio dello studio dovrà essere compilato ed inviato al Centro Studi ANMCO il modulo Controllo Temperatura Farmaco presente nella sezione 4.3 del TMF. Nel corso delle visite di monitoraggio verrà richiesto al ricercatore di mostrare l evidenza della tenuta sotto controllo del farmaco alla corretta temperatura. IDENTIFICATIVO CENTRO Codice Centro: Ad ogni Centro è assegnato un codice numerico di 8 cifre, 6 identificano l ospedale, 2 l unità operativa. Il codice centro dovrà essere trascritto in tutti i punti in cui è richiesto. IDENTIFICATIVO PAZIENTE Codice Paziente: Ciascun paziente arruolato nello studio, verrà identificato in maniera univoca da un codice numerico (progressivo all interno dello studio). Il codice del paziente verrà assegnato dal sistema al momento della randomizzazione del paziente nello studio. Il codice paziente dovrà essere trascritto in tutti i punti in cui è richiesto. Ver. del 13.11.2014 3
ARRUOLAMENTO DEI PAZIENTI (per i criteri inclusione/esclusione si faccia riferimento al protocollo dello studio) Nella tabella seguente sono riportate le procedure previste allo screening/randomizzazione e durante la fase intraospedaliera: I II Screening/randomizzazione Punto di osservazione giorni -1/0 Giorno 0 Consenso informato Criteri di inclusione ed esclusione 1 2 Fase intraospedaliera 3 4 5 Valutazione clinica 7 ECG PCI primaria Valutazione FE, EDV e ESV Emocromo Randomizzazione G-CSF (5 mcg/kg, b.i.d.) Rilevazione ADRs/SAEs FOLLOW UP DEI PAZIENTI E previsto un follow-up clinico a 1, 6, 12 e 24 mesi dalla randomizzazione. Le procedure previste ad ogni visita sono riportate nella tabella seguente Follow-up 1 Mese 6 Mesi 12 mesi 24 mesi Visita clinica Follow-up telefonico ECG Valutazione FE, EDV e ESV Rilevazione ADRs/SAEs Ver. del 13.11.2014 4
SEGNALAZIONE REAZIONI AVVERSE SERIE A TRATTAMENTO IN STUDIO (SADR) Le reazioni avverse serie al trattamento sperimentale (SADR) devono essere segnalate al Centro di Coordinamento entro 24 ore dall avvenuta conoscenza da parte del Ricercatore. In caso di sospetta SADR si deve quindi procedere come segue: - contattare l help-line clinica dello studio per discutere l effettiva correlazione con il trattamento in studio; - segnalare su CRF Web indicando il grado di correlazione con il trattamento in studio; - compilare il modulo per la segnalazione delle reazioni avverse serie (CIOMS form) ed inviarlo via fax (055/5101310) o e-mail (stemami@anmco.it) al Centro Studi ANMCO; il modulo può essere scaricato alla pagina web dello studio, all indirizzo http://www.anmco.it/stemami/progetto_generale.html; - recuperare la documentazione clinica attestante la reazione avversa seria segnalata e inviarla via fax (055/5101310) o e-mail (stemami@anmco.it) al Centro Studi ANMCO; - collaborare con il Centro Studi ANMCO per fornire eventuali i chiarimenti e fornire ulteriori documenti se necessario, al fine di completare il dossier da inviare a EUDRAVIGILANCE come la Normativa vigente richiede. Si ricorda che la segnalazione dei SADR su CRF Web ed il conseguente invio della relativa documentazione al Centro Studi ANMCO, deve essere effettuata dal Ricercatore tempestivamente, non appena viene a conoscenza dell evento. Alcune indicazioni utili per la compilazione del CIOMS form Sezione 7+13 DESCRIBE REACTION Sezione 22 CONCOMITANT DRUGS indicare i dettagli che seguono - peso e altezza del paziente - descrizione clinica dell evento - outcome dell evento al momento della compilazione: o fatale: se sì indicare data o non risolto o in via di risoluzione o risolto con sequelae: se si indicare data o risolto: se si indicare data o non noto riportare tutti i farmaci concomitanti assunti dal paziente fino al dell evento e per ognuno indicare: o nome e principio attivo o data inizio o indicazione Ver. del 13.11.2014 5
EVENTI AVVERSI SERI (SAE): DOCUMENTAZIONE PER LA VALIDAZIONE Poiché gli Eventi Avversi Seri (SAE), segnalati dal Ricercatore sulla CRF Web, saranno sottoposti per la validazione al Event Valuation Committe (EVC), è richiesto di inviare al Centro Studi ANMCO tutta la documentazione a disposizione che descrive in dettaglio l evento stesso. Nella tabella seguente è riportato, in base al tipo di evento, la documentazione richiesta. EVENTO Morte IMA Stroke Rivascolarizzazione coronarica Scompenso cardiaco Arresto cardiaco resuscitato Altro evento avverso serio DOCUMENTAZIONE (se decesso in ospedale) Report 118/Pronto Soccorso (se disponibile) Referti di esami specifici correlati alla causa del decesso (p.e. RMN in caso di morte per stroke, ECG in caso di morte per IMA) Report autoptico (se disponibile) Certificato di morte Se Morte improvvisa ECG Nota del ricercatore con la descrizione di eventuali sintomi, il tempo trascorso dall insorgenza dei sintomi al decesso, descrizione di quanto riportato dai testimoni. In caso di morte non testimoniata circostanze in cui il paziente è stato trovato e quelle in cui è stato visto vivo per l ultima volta Narrative Summary in mancanza di altra documentazione ECG Curve enzimatiche (troponina I ot, mioglobina, altri enzimi) Report di RMN o TAC Consulenza neurologica Report di emodinamica o CCH Descrizione segni e sintomi Variazioni terapeutiche Rx Torace Ecocolordoppler cardiaco (se ospedalizzato) Report PS o 118 o lettera di dimissione Report ICD Descrizione del motivo classifica l evento come serio, ad esempio nuova diagnosi di cancro, nuova diagnosi di malattia cronica rilevante Documentazione relativa alla diagnosi - laboratorio - visite specialistiche In generale in caso di ricovero inviare sempre Documentazione relativa alla diagnosi, p.e. - istologia per neoplasie - report di laboratorio per insufficienza renale - report traumatologico per incidenti - qualsiasi altra documentazione disponibile Ver. del 13.11.2014 6