G u i d a d i r i f e r i m e n t o PREMESSA Ciascun Istituto potrà trasmettere i dati finanziari richiesti dall USR mediante una apposita procedura che provvede ad inviare le informazioni estratte da ARGO, SISSI, o altro software compatibile, ad una base dati centralizzata. Tali dati saranno utilizzati per l avviamento delle indagini a livello regionale per la valutazione delle tendenze amministrativo-contabili della gestione economico-finanziaria delle scuole e dei livelli di realizzazione dei Piani dell Offerta Formativa. Funzionalità Lato Scuola Collegarsi all'indirizzo indicato nella circolare emessa dall'ufficio Scolastico Regionale, alla comparsa della pagina iniziale di accesso inserire il codice ministeriale e la password. (per tutte le scuole è stata inizialmente definita la password pari al codice ministeriale). Esempi di login: COD. UTENTE PAPM010003 PASSWORD PAPM010003 COD. UTENTE AGIC80600V PASSWORD AGIC80600V OPERAZIONI PRELIMINARI PER I FLUSSI FINANZIARI Le informazioni contabili oggetto della trasmissione devono essere preliminarmente estratte dagli archivi del software usato normalmente per la gestione del bilancio. Come effettuare l estrazione con Argo Bilancio Per estrarre i dati avviare l applicazione Argo BILANCIO quindi: Controllare sul menù Tabelle->OPZIONI->Dati utente l esattezza del codice meccanografico della scuola; Accedere al menù ALTRO-> Esportazione Dati; Selezionare Trasmissione Dati MIUR ; Selezionare l ANNO FINANZIARIO oggetto della richiesta di trasmissione dati; Scegliere il tipo di dati da estrarre: 1. Programma Annuale; 2. Dati Gestionali (periodo fino a giugno); 3. Dati Gestionali (periodo fino a dicembre); 4. Consuntivo; Indicare la cartella (solitamente C:\ARGO\BILANCIO\DATI) (o anche il Floppy A:) dove posizionare i dati contabili che saranno estratti; I dati contabili estratti si trovano all'interno di files.zip aventi i seguenti nomi: 1. VIPROANNaaaa.ZIP per il Programma Annuale (per 'aaaa' si intende l'anno); Pag.1
2. VIDGESTaaaa06.ZIP per i Dati Gestionali (per 'aaaa' si intende l'anno e 06 per giugno); 3. VIDGESTaaaa12.ZIP per i Dati Gestionali (per 'aaaa' si intende l'anno e 12 per Dicembre); 4. VIDCONSaaaa.ZIP per i dati dei modelli K e M del Consuntivo (per 'aaaa' si intende l'anno). Per poter effettuare l operazione di trasmissione di TUTTE le informazioni richieste, accertarsi di aver aggiornato il prodotto Argo Bilancio alla versione 2.2.0 o successiva. Se l'invio dei dati dovrà effettuarsi da una postazione diversa rispetto a quella dove si hanno i dati del bilancio potrebbe essere utile estrarre i dati contabili direttamente in un dischetto (floppy a:) magari uno per ogni anno da inviare in modo da evitare confusione. Nel caso in cui i nomi dei files Zip creati non corrispondano con quelli sopra descritti (es. viproann.zip, vidgest.zip, vidcons.zip) è possibile ugualmente fare l'invio ricordandosi che dopo aver estratto i dati di giugno occorre rinominare il file vidgest.zip con altro nome di modo che quando si estraggono i dati gestionali di dicembre il file non venga sovrascritto. Come effettuare l estrazione con S.I.S.S.I. o S.I.S.S.I. in Rete Avviare dalla postazione principale di SISSI l applicazione Open SISSI aggiornato almeno alla versione 7.0.0 quindi: Pag.2 Accedere all area Esportazioni. Selezionare Area Bilancio Scegliere il tipo di dati da estrarre: o Programma Annuale o o Sintesi dei dati Gestionali Consuntivo-Modello K-Modello M Indicare l'anno finanziario da estrarre, la scuola e cliccare su Cerca Trovati i dati cliccare sul bottone Esporta in txt. Open SISSI permette di salvare il file esportato nella sottocartella OpenSissi\Documenti oppure su floppy A:(da preferire) I dati contabili si trovano all'interno di FILES ZIP aventi i seguenti nomi: 1. VIPROANNxx.ZIP per il Programma Annuale (per 'xx' si intende un progressivo assegnato progressivamente se già esiste un altro nome di file uguale) 2. VIDGESTxx.ZIP per i Dati Gestionali fino a Giugno(per 'xx' si intende un progressivo assegnato progressivamente se già esiste un altro nome di file uguale) 3. VIDGESTxx.ZIP per i Dati Gestionali fino a Dicembre (per 'xx' si intende il progressivo+1 assegnato precedentemente)
4. VIDCONSxx.ZIP per i dati dei modelli K e M del Consuntivo (per 'xx' si intende un progressivo assegnato progressivamente se già esiste un altro nome di file uguale Per evitare confusione sui files estratti consigliamo di salvare i files su A: utilizzando un dischetto diverso per anno. N.B. Nei dati contabili mancheranno i valori di previsione e variazione sulla Disponibilità Finanziaria da programmare dell'anno che occorrerà indicare manualmente durante l'invio effettivo dei dati. Estrazione dati con Altro Software Verificare che il software sia in grado di estrarre i dati finanziari da inviare mensilmente al MIUR secondo i tracciati allegati alla C.M. 30 del 14 Marzo 2003 e quindi estrarre i files seguendo le stesse modalità di estrazione necessarie per l'invio dei flussi al MIUR. Vanno estratti anche in questo caso i dati del programma Annuale, i dati gestionali per il periodo gennaio-giugno, e per il consuntivo sia i dati gestionali da gennaio a dicembre che i dati del consuntivo. FUNZIONI La pagina principale dell utente è suddivisa in tre sezioni. Attraverso il menù di sinistra è possibile accedere alle varie funzionalità del programma. Pag.3
Funzione Principale flussi Nuovo Invio La pagina è attiva solo nel periodo stabilito dall'usr ad effetture l' invio di dati contabili. L USR infatti determina sia gli anni finanziari da inviare e sia il tipo di dati contabili da trasmettere. Per prima l'utente seleziona l'anno finanziario per il quale effettuare l'invio dati. La procedura di invio tiene conto dello stato degli invii già effettuati dalla scuola nell'anno finanziario scelto dall'utente infatti l acquisizione avviene una sola volta e in sequenza. La trasmissione dei dati da parte della scuola deve avvenire in modo ordinato quindi se per esempio l'usr chiede l invio dei dati del consuntivo ma la scuola ha solo inviato i dati della previsione viene prima richiesto l invio dei dati della Gestione al 30/06 e successivamente quelle del consuntivo. La scuola predispone i files contenenti i dati contabili richiesti in formato ZIP utilizzando la procedura di generazione dei files già descritta nelle OPERAZIONI PRELIMINARI del presente manuale e per ogni anno richiesto procede nell'invio infatti si consiglia di prepararsi i dati di un solo anno finanziario alla volta e poi proseguire con l'invio dello stesso anno finanziario ciò per Pag.4
evitare confusione nella scelta dei file zip da spedire. Cliccando sul pulsante accanto al file Zip richiesto si apre una finestra di ricerca per potersi posizionare nella cartella o nella risorsa dove selezionare il file zip generato precedentemente e contenente i dati contabili richiesti. Cliccando quindi su Invia il file si conferma l invio dei dati. La pagina visualizzata successivamente riporta l esito dell invio. Un invio trasmesso con esito positivo non può essere ritrasmesso. Quando viene richiesto l Invio dei Dati di Consuntivo è necessario prepararsi due files ovvero il file contenente i Dati Gestionali fino a dicembre e il file contenente i dati del modello K ed M del consuntivo. La fase di Invio dei Dati di Consuntivo a differenza delle altre presenta la seguente finestra che richiede l indicazione di entrambi i Files. Il nome del file ZIP non ha alcuna importanza ma ovviamente viene controllato che contenga esattamente i dati chiesti per cui se per errore si seleziona un file zip errato cio' viene segnalato e la spedizione verrà interrotta. Se il file del Programma Annuale trasmesso non contiene il dato relativo alla Disponibilità finanziaria da programmare' verrà visualizzata la pagina con cui l utente ne specifica manualmente Pag.5
l importo iniziale (solo per i files estratti da Sissi o Altri software). Se i dati gestionali trasmessi non contengono le variazioni avvenute alla Disponibilità finanziaria da programmare' nel periodo verrà visualizzata la pagina con cui l utente ne specifica manualmente l importo della variazione totale avvenuta nel periodo (se l'importo è negativo inserire il segno (-) davanti alla cifra totale delle variazioni). L importo potrà essere specificato anche in un secondo momento cliccando sul bottone ma fino a quando l utente non specificherà l importo richiesto l invio dati non sarà ritenuto completo e pertanto la finestra di integrazione dei dati della 'Disponibilità da Programmare sarà richiesta appena l utente lancia la funzione NUOVO INVIO. Attenzione la cifra inserita non potrà essere più modificata dall'utente se non autorizzato dall'usr a ritrasmettere i dati contabili. Nel caso in cui si riscontrino errori e occorre ritrasmettere i dati, bisogna contattare l USR richiedendo l abilitazione al rinvio dei dati. Altre Funzioni Modifica anagrafica Consente di modificare le informazioni relative ai dati anagrafici della scuola e di aggiornarle in archivio tramite il bottone. Modifica password L utente può in qualunque momento modificare la propria password (E consigliabile modificarla già dopo il primo accesso). Situazione Invii Questa funzione visualizza la pagina con l elenco degli invii già effettuati raggruppati per Anno ma distinti per tipo di dati trasmessi: Previsione, Gestione, Consuntivo. Pag.6
L icona presente su ogni riga, rimanda alla pagina contenente l'elenco dei modelli associati a quella trasmissione, e consentono di visualizzare e quindi controllare i dati contabili già spediti e quindi in possesso dell'usr. Pag.7
Cliccando sul link del modello viene riprodotto un prospetto quasi conforme al modello ufficiale di contabilità relativo in formato PDF in modo da consultare i dati inviati. Per visualizzare i prospetti in formato PDF e necessario installare l ACROBAT READER dalla versione 4.0 in poi. Nel caso in cui si riscontrano errori e occorre ritrasmettere i dati occorre contattare l USR richiedendo l abilitazione al rinvio dei dati della spedizione errata. Funzioni Fabbisogni Trasmissione Fabbisogni Attivando la funzione vengono elencati i fabbisogni attivi alla data di sistema con il relativo 'stato' (Da compilare, In attesa di validazione,validato CSA ecc..). In caso di stato da compilare o in attesa di validazione alla comparsa del form di richiesta è possibile inserire gli importi, confermare la richiesta o eventualmente cancellarla. I dati inseriti sono direttamente disponibili per il CSA o per l'usr. In caso di richiesta già validata dal CSA o approvato dall'usr è possibile solo visionare i dati inseriti. Pag.8