1. CLIENTI Visualizza Nella sezione visualizza clienti si può cercare un qualsiasi cliente attraverso il nome (cerca per dominazione) o attraverso il suo codice (cerca per codice). Per modificare un eventuale errore cliccare sul simbolo chiave e entrerete nella modifica del cliente.
Inserisci Con questo campo si inserisce un nuovo cliente, che può essere di tipo privato, azienda, professionista, agenzia o condominio. Attenzione se si usa l opzione Agenzia bisogna ricordarsi che farà parte delle agenzie con cui abbiamo rapporti di natura postale, quindi non deve essere usata per identificare ad es.: un agenzia di assicurazioni o simili. Dopo aver inserito il nominativo, l indirizzo, il cap, la città e la provincia, bisogna inserire obbligatoriamente o il codice fiscale o la partita iva che servono per la fatturazione. Poi bisogna scegliere se fare la fattura a fine mese (Fattura per distinta ) o immediata (Fattura per fattura ). Se il cliente fattura ad un altro cliente, spuntare il quadratino fattura a e inserire il codice cliente a cui fatturare. Se si vuole applicare uno sconto al cliente, inserire la percentuale di sconto(solo IL NUMERO). Alla fine cliccare su inserisci. n.b. se si tratta di un Amministratore di condominio, per ogni condominio inserire la sua anagrafica che fatturera a se stesso e poi inserire l Amm.re che fattura al condominio basta spuntare il riquadro fattura a: e inserire il cod. cliente. a) inserendo nel campo E-mail la mail del soggetto automaticamente quando sarà generata la fattura o la distinta la si potrà inviare direttamente. b) Se vogliamo dei riferimenti basta scriverlo nelle note e ogni volta che ci serviranno le potremo recuperare.
2. PRODOTTI VISUALIZZA In questa sezione si possono visualizzare tutti i prodotti che vengono utilizzati per le spedizioni con relativi costi e scaglioni di peso. CATEGORIE Vengono visualizzati i raggruppamenti dei prodotti per categoria. INSERISCI PRODOTTI Da qui si possono solo inserire i servizi che ogni agenzia vuole dare ai clienti decidendo autonomamente il costo. PREZZARIO AGENZIA Stabilisce il prezzo di consegna concordato con le agenzie esterne e quelle interne.
3. FATTURE In questa sezione si possono visualizzare o cercare le fatture già emesse. Nell eventualità un cliente che fattura a fine mese volesse, prima della fine di esso, chiudere la fatturazione basta cliccare su Inserisci e selezionare dal menu il cliente a cui fare la chiusura e FATTURARE PER: distinte
apparirà l elenco di tutte le distinte relative a quel cliente che ha fatto fino a quel giorno, creare la fattura e stamparla. 4. DISTINTE In questa sezione si possono visualizzare e cercare per ogni cliente le distinte delle spedizioni effettuate.
5. SPEDIZIONI Qui si possono visualizzare le spedizioni per data. Con cerca spedizioni puoi cercare una raccomandata inserendo il codice della stessa o il nominativo del destinatario oppure la via e verificarne lo stato. Se invece devi fare delle spedizioni, vai su inserisci, ti chiederà di cercare il mittente per nome o per codice. Obbligatoriamente si procede inserendo il cap della città di destinazione o, in alcuni casi, il nome della città, oppure per via nel Campo Definisci quando si tratta di città che hanno più cap, es_ bari, roma ecc..; se non si procede in questo modo la postalizzazione non va avanti.
Se la spedizione è relativa al circuito si sceglie INTERNO E si procede scrivendo il peso, si sceglie la tipologia della spedizione (RAR, RSR, PRT, ORD, ) e inserire i dati del destinatario, indirizzo, numero civico; nel campo altro si può scrivere un riferimento che può servire al cliente come promemoria. Alla fine clicca su invia per confermare i dati inseriti. Se devi effettuare un altra spedizione, ripeti il procedimento, altrimenti clicca su crea fattura, nel caso in cui il cliente voglia la fattura immediata, o crea distinta se la fattura viene emessa alla fine del mese. Poi procedi con la stampa della fattura o distinta alla quale si dovranno allegare le copie in partenza delle raccomandate timbrate. Se la spedizione è Esterna (raccomandate pt o Pacchi o tutto cio che puo essere rintracciato) si sceglie Esterno e procedere come una postalizzazione normale, vedi sopra. Se vogliamo inserire francobolli o servizi aggiuntivi si procede con Servizi. Tenendo presente che bisogna immettere il cap per poter proseguire. SERVIZIO MASSIVO Si utilizza nel caso in cui il cliente fornisca l elenco delle spedizioni da effettuare in formato Excel secondo un apposito schema: in questo modo non c è bisogno di scrivere manualmente tutti i destinatari; basta scegliere dove e archiviato il file, il peso e la tipologia. RITIRO GIACENZA Quando il destinatario di una missiva viene a ritirare una spedizione in giacenza, bisogna registrane l esito in questa sezione. RESO MITTENTE Quando una spedizione ha avuto un esito negativo (trasferito, sconosciuto, indirizzo errato, compiuta giacenza,.) registrarne l uscita per restituirla al mittente. DISTINTE SPEDIZIONI Visualizza le distinte di consegna assegnate al postino.
DISTINTE AGENZIA Visualizza le distinte assegnate alle Ag. Esterne. SPEDIZIONI USCITE Questa voce serve a tener sotto controllo giornalmente tutte le spedizioni Inesitate messe in consegna ai postini. SPEDIZIONI INESITATE Analoga per le ag. Esterne. 6. USCITA Uscita postino: quando si devono assegnare della corrispondenza che il postino deve consegnare, si sceglie la voce postino Nuova e si spara il codice delle raccomandate o prioritarie. Se bisogna aggiungere altre missive basta trovare l ultima distinta creata per data. Uscita agenzia interna: si usa questa voce quando si assegnano le raccomandate o prioritarie fatte dall agenzia alle rispettive agenzie Postal Service (-Altamura-, -Gravina e Poggiorsini-, -Santeramo e Gioia-, e Cassano, Binetto, Bitritto, Toritto e Grumo Appula-.)
Uscita agenzia esterna: con questa voce si fanno uscire le raccomandate o prioritarie fatte dall agenzia alle rispettive agenzie esterne (fare attenzione ai cdr di competenze dal file in dotazione) di cui si ha la copertura. (es. Bari, Taranto, Bitonto, ecc.) ENTRATA Carico XML: con questa voce si scaricano le consegne che si sono effettuate nella giornata, e le troviamo nel palmare. Procedura:
collegare il palmare al computer tramite cavo USB, andare su risorse del computer ed entrare nel dispositivo evidenziato, una volta entrati nel dispositivo trovare la cartella application data ( palmare unitech), all interno troverete l altra cartella Mail delivery dove troviamo il file denominato Mails ; se il palmare è Nautiz o opticon entrare nel dispositivo e trovare il file che porta la data di consegna; tagliare detto file e copiarlo sul desktop o cartella dedita allo scarico. Fatto questo andare nella sezione Entrata -> Carico XML e caricare il file. Entrata postino: nel caso in cui non si è riusciti a leggere col palmare una raccomandata si può registrare l esito con l entrata postino scegliendo dall elenco il tipo di esito da dare. Entrata agenzia interna: si usa questa voce quando si deve accettare la posta in entrata delle altre agenzie, sparando relativi codici nella barra e obbligo farlo nel momento in cui la posta arriva in agenzia.