Il programma della lezione

Alma Mater Studiorum Università di Bologna Facoltà di Economia - Bologna CLEA, CLED, CLEF, CLEM Prof. Jacopo Di Cocco Idoneità informatica e Sistemi informatici Parte prima Automazione d ufficio: videoscrittura, calcolo, rappresentazione e presentazione (automazione e videoscrittura) Il programma della lezione L automazione d ufficio integrata (All in one) Personale Di gruppo Microsoft Office Programmi base integrati Programmi isolati La video-scrittura Editor Word-processor J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 2 L automazione personale e di gruppo: dalla programmazione dilettantesca all automazione d ufficio generalizzata Oggi sono i primi servizi che un utente richiede ed impara ad usare anche da solo, ma realizzati gradualmente da pochi lustri, dopo più di 30 anni di vita dei calcolatori, che hanno rivoluzionato l EDP Riduzione dei costi e volumi, aumento di potenza: premessa all automazione personale (un calcolatore reale o virtuale a disposizione di un solo utente) Prima la programmazione in linguaggio semplice (basic) Poi programmi e pacchetti preconfezionati prima privati (delibere, verbali, ecc.), poi commerciali predisposti da case informatiche: prima di hardware e software poi specializzate nel software (esempi Lotus, Microsoft,.) J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 3 1

Strumenti dell automazione personale e di gruppo Gli applicativi tipici dell automazione d ufficio: Editor, video-scrittura e video-dettatura Browser web Foglio elettronico (calcolo e rappresentazioni grafiche), Presentazione: rapporti e tabulati stampati (report), lucidi, pagine web Archivi di dati: casellari, schedari, semplici DB Comunicazioni: E-mail, Voice on IP, videoconferenza Calendari, agende e gruppi di discussione J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 4 L integrazione: essenziale nell automazione d ufficio Integrazione tra applicativi omologhi Pacchetti integrati (All-in-one) Integrazione tra applicativi eterogenei I protocolli di apertura (API) Integrazione tra utenti in rete Messaggistica, protocolli di colloquio, sistemi operativi di rete (scambi d informazioni, gestione delle risorse ed interfacce utenti) J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 5 Un pacchetto integrato: Office Un pacchetto integrato comprende una serie più o meno completa di programmi specializzati capaci di comunicare tra loro (scambiarsi i risultati) E aperto se, adottando alcune API standard è in grado di fornire e ricevere risultati da applicativi di altri sistemi o produttori E un pacchetto di gruppo se un insieme (chiuso o aperto) di utenti collegati in rete possono scambiarsi i risultati e le informazioni su cui lavorare Office della Microsoft è uno dei pacchetti integrati più diffusi, altri sono quelli di Lotus (IBM), come organizzazione grafica dei comandi tutti derivano da quelli prodotti per i Machintosh della Apple; a seguito della diffusione di sistemi unix basati su linux si stanno diffondendo pacchetti aperti e proprietari basati su questo sistema operativo J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 6 2

Panoramica su Microsoft Office System Vuole essere uno strumento semplice e diretto a vantaggio delle aziende Microsoft Office si è trasformato da una famiglia di prodotti ideati per la produttività personale in un sistema più completo e integrato. Partendo da strumenti noti, Microsoft Office System include ora applicazioni, server, servizi e soluzioni progettati per agevolare la risoluzione di numerosi problemi aziendali. Microsoft Office System fornisce i componenti di base per la creazione di soluzioni che consentiranno di: Garantire agli utenti aziendali un più facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, in modo che possano acquisire conoscenze più approfondite e intraprendere azioni più efficaci. Migliorare la capacità dell'azienda di anticipare, gestire e rispondere prontamente ai cambiamenti del mercato. Consentire a team e aziende di collaborare con la necessaria rapidità e agilità. Incrementare la produttività personale e permettere agli utenti aziendali di offrire il proprio contributo in un ambiente sempre più integrato. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 7 Applicativi di Microsoft Office 2003 Le edizioni di Office 2003, rappresentano il fulcro di Microsoft Office System. Facilitando la connessione agli utenti, alle informazioni e ai processi aziendali appropriati mediante innovazioni come l'integrazione con le tecnologie di collaborazione Intranet di Microsoft, IRM (Information Rights Management) e il supporto del linguaggio XML (Extensible Markup Language) standard, le edizioni di Office 2003 consentono di intraprendere azioni più efficaci e di ottenere migliori risultati. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 8 Miglioramenti per le aziende L'integrazione con i prodotti e le tecnologie di Microsoft SharePoint, che consente ai team di lavorare in modo più rapido e agile e di offrire il proprio contributo in un ambiente aziendale sempre più impegnativo. Il supporto XML in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 e Microsoft Office Access 2003, che fornisce i componenti di base utilizzabili dalle aziende per creare soluzioni in grado di migliorare le capacità individuali di previsione, gestione e risposta ai cambiamenti nell'organizzazione e nel mercato. Il supporto della tecnologia IRM, che consente alle aziende di proteggere le informazioni da un uso improprio e da appropriazioni indebite. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 9 3

I programmi base di Microsoft-Office La Core-Suite di Office comprende: Microsoft Word per la videoscrittura Microsoft Excel come foglio elettronico Microsoft Outlook per E-mail, agenda, ecc. Microsoft PowerPoint per le presentazioni Microsoft Access per la creazione e gestione di archivi di dati (data base: DB) A questi va aggiunto Microsoft Internet Explorer, anche se formalmente non appartiene ad Office J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 10 L'elaboratore di testi: Word 2003 La versione 2003 offre nuove funzionalità per semplificare la creazione, la condivisione e la lettura dei documenti. Le funzionalità di revisione e inserimento di commenti sono state potenziate per adeguarsi ai diversi modi in cui si tiene traccia delle modifiche e si gestiscono i commenti. Supporta anche l'xml come formato di file e può essere utilizzato come editor XML completo. È possibile utilizzare Word 2003 per salvare e aprire file XML da integrare con dati aziendali di importanza cruciale. XML consente di produrre file articolati in parti comprensibili al calcolatore: autore, titolo, testo, bibliografia, ecc. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 11 Il foglio elettronico: Excel 2003 Excel 2003, l'applicazione per fogli di calcolo di Microsoft Office, include il supporto per XML e nuove funzionalità che semplificano l'analisi e la condivisione delle informazioni. È possibile definire una parte di un foglio di calcolo come elenco ed esportarla in un sito Web di Microsoft Windows SharePoint Services. Gli smart tag in Excel 2003 sono più flessibili rispetto a Office XP e i miglioramenti apportati alle funzioni statistiche consentono di eseguire analisi più accurate delle informazioni. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 12 4

Agenda e posta: Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2003 è l'applicazione per la comunicazione e per la gestione dei dati personali Costituisce uno spazio unico per la gestione di posta elettronica, calendari, contatti e altre informazioni personali e dei team. I miglioramenti introdotti in Outlook 2003, come la nuova modalità cache, il raggruppamento automatico dei messaggi, la gestione della posta indesiderata e le visualizzazioni di lettura più facilmente consultabili, incidono molto positivamente sull'organizzazione e la gestione delle informazioni, nonché sulle prestazioni e sulla connettività dell'utente. Il lato debole si era rilevato la perforabilità ai virus. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 13 La presentazione: PowerPoint 2003 Microsoft Office PowerPoint 2003, è l'applicativo per la creazione di presentazioni, consente attirare l'attenzione, in aula o in linea. Con i miglioramenti introdotti nell'interfaccia utente e il supporto per gli smart tag, PowerPoint 2003 semplifica la visualizzazione e la creazione di presentazioni. Modifiche significative sono state apportate anche al supporto multimediale: I file creati con PowerPoint 2003 potranno essere salvati in un CD senza alcuna difficoltà, l'integrazione con M.W. Media Player consentirà di riprodurre flussi audio e video in una presentazione. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 14 Un semplice DBMS relazionale : Access 2003 Access 2003, è l'applicativo di Microsoft Office per la gestione di database, Garantisce una maggiore facilità di utilizzo e una migliore capacità di importare, esportare e utilizzare file di dati XML. Lavorare con Access 2003 è oggi più semplice perché gli errori più comuni vengono identificati e contrassegnati automaticamente e viene offerta la possibilità di correggerli. Una nuova funzionalità consente inoltre agli sviluppatori di database di individuare le dipendenze degli oggetti. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 15 5

Le estensioni di Microsoft Office OneNote 2003: per prendere e gestire gli appunti, FrontPage: per creare e gestire siti web Publisher: per produrre materiali da stampare su carta o in rete Microsoft Project: per redigere e seguire progetti Visio: per la produzione di diagrammi tecnici e aziendali InfoPath 2003: per l'acquisizione e la gestione delle informazioni J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 16 Appunti e scambio dati: OneNote 2003 Microsoft Office OneNote 2003, è l'applicativo per prendere e gestire gli appunti, Consente di acquisire, organizzare e riutilizzare le proprie note su un computer portatile o desktop oppure su un Tablet PC. Rappresenta uno spazio unico per l'acquisizione di diversi tipi di dati, inclusi appunti digitati o scritti a mano, diagrammi disegnati a mano, registrazioni audio, foto e immagini scaricate dal Web e informazioni ricavate da altre applicazioni. Consente poi di organizzare e riutilizzare tali informazioni nel modo che si preferisce, per ottimizzare la gestione dei numerosi dati che ci si trova ad affrontare ogni giorno. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 17 L editor per siti web: FrontPage 2003 Microsoft Office FrontPage 2003, è l'applicativo per la creazione e la gestione di siti Web, queste le nuove caratteristiche: Offre funzionalità e controlli avanzati che consentono di progettare siti Web più sofisticati, Generare codice (programmi) più velocemente ed estendere le capacità Web mediante l'inserimento di codice XML e la connessione a origini dati esterne. FrontPage 2003 consente di passare dalla semplice creazione di pagine statiche alla progettazione di siti Web interattivi (pagine dinamiche) dalle caratteristiche e funzionalità avanzate. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 18 6

Publisher 2003 Microsoft Office Publisher 2003, il programma per publishing aziendale e materiale di marketing di Microsoft Office, rende più semplice che mai creare, progettare e pubblicare materiale di marketing e comunicazione di livello professionale. È possibile creare documenti per la stampa, la posta elettronica e il Web utilizzando la stessa interfaccia utente estremamente intuitiva delle altre applicazioni di Microsoft Office System. Publisher 2003 innalza il livello della creazione e della pubblicazione di materiale per il marketing. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 19 Per redigere e seguire i progetti: Microsoft Office Project 2003 M.O. Project 2003, pur facendo parte di Microsoft Office System, è a sua volta una famiglia di prodotti comprendente M. O. Project Standard 2003, M. O. Project Professional 2003 e M. O. Project Server 2003. Project Professional 2003 e Project Server 2003 interagiscono per garantire una soluzione EPM (Enterprise Project Management) avanzata che consente alle organizzazioni di allineare le iniziative di lavoro, i progetti e le risorse allo scopo di migliorare i risultati professionali. Grazie alle flessibili funzionalità di analisi e di creazione di relazioni, si disporrà sempre di informazioni utili per ottimizzare le risorse, definire la priorità delle attività da eseguire e allineare i progetti agli obiettivi globali dell'azienda o dell ente finanziatore (in particolare quelli finanziati dalla Commissione dell Unione Europea). J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 20 Diagrammi tecnici ed aziendali: producibili con Visio 2003 Microsoft Office Visio 2003: consente la creazione di diagrammi tecnici e aziendali, consente di trasformare le idee e i tradizionali dati aziendali in diagrammi. I diagrammi: agevolano la comprensione e la divulgazione delle informazioni strategiche, permettendo di migliorare il processo decisionale, creano consenso all'interno dell'azienda, potenziano la comunicazione per incidere in maniera più professionale e duratura sui destinatari dei messaggi aziendali. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 21 7

Interfaccia con i sistemi informativi: InfoPath 2003 Microsoft Office InfoPath 2003: consente: l'acquisizione e la gestione delle informazioni, semplifica il processo di acquisizione dei dati. Questa nuova applicazione consente infatti di eseguire tre attività chiave: creare moduli dinamici, completarli e inoltrarli ai sistemi e ai processi aziendali abilitati per XML. Offre anche un modo estremamente efficace e flessibile per ottenere informazioni e renderle riutilizzabili per chiunque faccia parte dell'azienda. InfoPath 2003 fa sì che chi lavora con le informazioni possa fornire e ottenere senza alcuna difficoltà i dati necessari in maniera tempestiva, affinché sia possibile prendere decisioni ben ponderate. J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 22 Gli strumenti dei programmi Office La ripartizione dello schermo tra: Barre di comandi (finestre ed icone) Barra di stato (del sistema operativo e del programma) Una o più aree di lavoro (finestre principali sul video sovrapposte o affiancate) Appunti: per salvataggi temporanei e scambi dati Produttore di documenti per la stampa con specifici formati (report) Gestore delle lingue di lavoro Editor di oggetti multimediali (formule, grafici, foto, ecc.) J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 23 I comandi alternativi di Office Da tastiera più tasti premuti simultaneamente (due o tre es.[ctrl]+[lettera]), alternative veloci per chi li conosce, A tendina o menù (apribile o con il mouse da una lista su un apposita barra orizzontale o con [ALT]+[Lettera]. Insieme completo di comandi Tramite icone inserite o inseribili in apposite barre orizzontali o verticali (fiancate) ad azione diretta o tramite apposite maschere con le opzioni J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 24 8

Saper scrivere: la videoscrittura Gli editor per scrivere programmi Scrivono file ASCII, direttamente leggibili a video da ogni calcolatore anche privo dell editor generatore; Di regola non usano corpi, diacritici e grafiche differenziate, Seguono le regole di redazione dei linguaggi prescelti Sono nati dal passaggio di scrittura dei sorgenti dei programmi dai moduli cartacei tradotti in schede perforate a quelli su video memorizzati su file Dall evoluzione di questi sono nati gli elaboratori di testi (word-processor o WP) J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 25 Creare, aprire, salvare e chiudere un testo Un testo è sempre inserito in un file Il file viene creato con nuovo Predisposto alla lettura, modifica e stampa con apri,..(elaborazione e/o uso).. Archiviato con salva o/e salva con nome Terminato con chiudi J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 26 Formati dei file e scambi dei testi Ciascun programma di videoscrittura e spesso ciascuna versione scrive i file con regole proprie per cui la loro lettura richiede programmi ad hoc interni od esterni al WP TXT (Text) produce un file in formato ASCII leggibile direttamente, ma che perde le specifiche non inclusi tra i caratteri ASCII RTF (Rich text format) è un formato che consente lo scambio di file elaborabili tra WP diversi Postscript è un formato di stampa, PDF è un formato per la rappresentazione e la stampa di testi definitivi (non destinati ad ulteriori elaborazioni) J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 27 9

Modificare le impostazioni di lavoro Modificare le impostazioni di base: Barra strumenti Visualizzazione della pagina e dei caratteri di controllo Dimensioni a video Impaginare: (con e senza righello) Margini, rientri, tabulazioni, colonne, Numerazione e intestazione Interlinea, dimensioni ed orientamento del foglio Stampante prevista: a carattere o grafica, B/N o a colori J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 28 La composizione dei testi La scrittura avviene battendo naturalmente i caratteri e gli spazi sulla tastiera; questi vengono inseriti nella posizione occupata sul video dal cursore. I caratteri si cancellano singolarmente: Quello precedente, premendo il tasto Quello su cui si trova il cursore tramite il tasto Canc E possibile cambiare dei caratteri: Tipo, corpo, alfabeto Aspetti (corsivo, grassetto, sottolineato, ombreggiato, barrato, ecc.) Posizione (apici e pedici) e spaziatura Effetti di visualizzazione (in particolare per facilitare revisioni) J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 29 L edizione corrente Evidenziare e creare blocchi Cancellare, spostare (tagliare ed incollare) e copiare blocchi Trovare e sostituire termini Altre frequenti opzioni grafiche sono: La giustificazione ed il salto pagina, Il colore e l evidenziazione L articolazione in elenchi numerati o puntati J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 30 10

Gli inserimenti Numeri ed intestazioni di pagina Note a piè pagina o in calce Formule Tabelle, grafici, marchi, firme, foto Riferimenti ipertestuali Indirizzi e frasi di convenienza o ricorrenti Cornici, sfondi Titoli e paragrafi Indici, riassunti, parole chiave, metadati (XML) J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 31 La revisione editoriale Fondere testi Ordinare (o. alfabetico, crescente, decrescente) Adottare e usare un modello d impaginazione (lettera, rapporto, libro,...) Contare: caratteri, parole e righe, pagine. Stampare con diversi strumenti, formati e supporti J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 32 I principali servizi del WP La lingua di lavoro la sillabazione I controlli ortografici, grammaticali e sintattici Le correzioni manuali ed automatiche I salvataggi periodici e la protezione La datazione Gli indirizzari J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 33 11

Le funzioni per esperti I modelli di documenti Schemi di edizione La produzione di pagine web Macro Aggiornamenti automatici Gestione dei dizionari Controlli semantici La produzione di documenti strutturati con XML J. Di Cocco Informatica e Sistemi informatici 34 12