Classificazione generale degli strumenti di comunicazione interna Gli strumenti sono suddivisi in quattro famiglie: Strumenti relazionali (caldi) Strumenti cartacei (freddo-tiepidi) Strumenti elettronici (freddi) Eventi (caldi)
Gli strumenti di comunicazione interna caldi: RELAZIONALI STRUMENTO RELAZIONALE DESCRIZIONE Lo stile direzionale Lo stile direzionale e il rapporto fra il responsabile della struttura e il personale è la leva del funzionamento operativo Le riunioni Assai diffuse per quattro tipi di obiettivi: informazione; coinvolgimento; consultazione; co-decisione; Il Team briefing riunioni di gruppo che hanno come scopo l informazione e la raccolta di opinioni inerenti la valutazione di eventi passati e la definizione degli obiettivi su cui concentrarsi Supporter dipendenti addestrati a sostenere la funzioni della comunicazione interna. Sono diffusori e termometro
Eventi Gli strumenti di comunicazione interna caldi: EVENTI Descrizione Convention Family day Premiazioni e celebrazioni Incontro di gruppi omogenei e pubblici interni. Solitamente organizzati in luoghi specifici Apertura degli uffici alle famiglie dei dipendenti per fare conoscere l ambiente di lavoro e illustrare i processi e gli scopi dell organizzazione Cerimonie in cui sono presenti tutti i gruppi formali organizzati e i ruoli professionali ma anche personaggi esterni. Hanno lo scopo di sottolineare il merito, l impegno e le tappe della carriera professionale
Gli strumenti di comunicazione interna TIEPIDI STRUMENTO CARTACEO DESCRIZIONE House-organ Periodico identificato da un titolo e pubblicato dall azienda secondo uno specifico calendario. Solitamente viene distribuito indifferentemente a tutti i dipendenti. Newsletter Cartellonistica Bacheca Booklets Strumenti cartacei semplici, veloci, poco costosi da produrre. inadeguata a trattare informazioni approfondite ma ha il vantaggio di poter essere realizzata da comunicatori non professionali con modeste capacità editoriali. Efficace per attirare l attenzione del pubblico interno su un argomento/tema specifico (qualità, sicurezza, mobilità, ecc.) con effetto a breve termine Posizionate solitamente in aree di alta visibilità e di facile accesso alla lettura. Il loro impatto si riduce quando messaggi importanti devono competere per lo spazio disponibile con messaggi datati Manuale per informare e coinvolgere su particolari temi o attività di specifico interesse dell organizzazione. Solitamente prevede la realizzazione di più numeri, i quali vengono poi raccolti sotto forma di collane tematiche monografiche o pluritematiche
Gli strumenti di comunicazione interna FREDDI Strumento elettronico Descrizione Posta elettronica Intranet Telegiornale aziendale Presenta grandi vantaggi: Illimitatezza del numero di utenti, possibilità di sostituire, in alcuni casi, la bacheca, la circolare, la newletter, facilità di uso e da la possibilità di archiviazione e di riduzione dell impiego di carta Consente di incrementare la produttività del lavoro attraverso il miglioramento del flusso comunicativo interno, la diminuzione sensibile sui costi, il risparmio sui tempi. notiziario televisivo periodico 5-15 min. Può essere registrato su cassetta e inviato a casa, trasmesso in azienda durante gli intervalli
Gli strumenti di comunicazione interna FREDDI Strumento elettronico Video istituzionale Bacheche elettroniche Descrizione Filmato che presenta l organizzazione, i suoi prodotti/servizi, i mercati in cui opera, le tecnologie, le strategie, gli obiettivi, i valori ecc. È una brochure video,. Produce un forte impatto emotivo e facilita l assimilazione e la memorizzazione dei messaggi trasmessi Consentono ai dipendenti di poter accedere a informazioni e novità aziendali dalla propria scrivania, permettendo anche lo scambio di messaggi. Ciò facilita l accesso a notizie più dettagliate e variegate
La scelta degli strumenti Vi sono vari strumenti di comunicazione che possono essere usati per la comunicazione interna, alcuni di questi possono appartenere a queste tipologie: - scritti lettere, circolari, questionari, house organ, interviste, vademecum - parlati incontri, riunioni, focus group, interviste - visivi cartellonistica, bacheche - tecnologici telefono, posta elettronica, intranet/sito intranet, portale pubblico, newsletter. Risulta importante non perdere di vista il fatto che si ha a che fare con un pubblico,che anche se composto da persone che lavorano e operano all interno dell ente, resta sempre un pubblico. Quindi, sarà opportuno affiancare ad alcuni canali di comunicazione generalisti come bacheche o cartellonistica, altri canali espressamente dedicati a tipologie specifiche dei destinatari. Questa programmazione risulta utile per aumentare l efficacia della comunicazione, in modo da contattare in modo diretto specifici gruppi di personale. In pratica si opera una segmentazione del pubblico interno sulla base delle loro caratteristiche e bisogni particolari.
Comunicazione tramite linguaggio digitale Il linguaggio DIGITALE (linguaggio del CONTENUTO) ha una SINTASSI logica complessa ed efficace, adatta a scambiarsi una gran massa di informazioni, ma manca di una SEMANTICA adeguata a definire il tipo di relazione esistente fra chi comunica. INFORMAZIONI E DATI
COMUNICAZIONE VERBALE Riunioni, convention annuali assemblee aziendali attività di formazione in aula
COMUNICAZIONE SCRITTA Opuscoli manuali interni newsletter giornali aziendali (house organ) circolari e ordini di servizio rassegna stampa comunicazioni in bacheca
COMUNICAZIONE AUDIOVISIVA Videonotiziari filmati e-mail ED ELETTRONICA
Comunicazione tramite linguaggio analogico Il linguaggio ANALOGICO (linguaggio della RELAZIONE) ha una SEMANTICA ricca e sofisticata, ma manca di una SINTASSI appropriata alla definizione non ambigua delle relazioni. EMOZIONI E ATTEGGIAMENTI INTERPERSONALI
La comunicazione non verbale : sistema di comunicazione sociale complesso ed elaborato strettamente legata ad un contesto influenzata da fattori culturali (es: cultura giapponese,del silenzio e della distanza; cultura latina,della parola e della vicinanza ) svolge svariate funzioni utilizza canali autonomi e ben definiti
Funzioni della comunicazione non verbale Esprimere emozioni Comunicare atteggiamenti interpersonali Presentare se stessi Sostenere, modificare, completare, sostituire il discorso
Elementi della comunicazione non verbale Le espressioni La prossemica ( distanza vicinanza fra gli individui ) La postura La gestualità La prosodia ( elementi paralinguistici quali intonazione, ritmo, accenti, ecc..)
Le espressioni del volto hanno la funzione di comunicare le emozioni e gli atteggiamenti interpersonali Sopracciglia : forniscono un costante commento al discorso. Sguardo : rivela soprattutto l intensità dell emozione. Posizioni del capo,atteggiamento di labbra,bocca, mento : sostengono ed accompagnano il discorso.
La distanza interpersonale
Orientamento del corpo Orientazione fianco a fianco : indica un certo grado di intimità ed anche atteggiamenti cooperativi. Orientazione frontale : è utilizzata in situazioni più formali ed in cui si tende a stabilire un rapporto gerarchico, indica anche atteggiamenti competitivi.
La postura Può riflettere: Uno stato d animo Un atteggiamento Il ruolo o status sociale L immagine che si ha del proprio corpo
GESTI E MOVIMENTI Le gestualità è collegata al movimento Esistono gesti spontanei, universali e innati, e gesti appresi, con un valore convenzionale tipico di un determinato background culturale, che assumono il loro significato in determinati contesti
USO DELLA VOCE E il canale su cui si esercita un minor controllo Rivela in modo più veritiero i reali stati emotivi e gli atteggiamenti interpersonali Può diventare una delle caratteristiche di una persona ( sesso,età,provenienza geografica)
La congruenza Da noi, cortesia e disponibilità verso la persona sono al primo posto Un messaggio è CONGRUENTE quando tutte e tre le componenti (VERBALE, PARAVERBALE e NON VERBALE) sono coerenti, cioè si accordano tra loro nell esprimere il messaggio.
L incongruenza Da noi, cortesia e disponibilità verso la persona sono al primo posto Un messaggio è INCONGRUENTE quando le tre componenti ( verbale, paraverbale, non verbale ) sono incoerenti, cioè sono in conflitto tra loro nell esprimere il messaggio.
Con il tono giusto si può dire tutto, con quello sbagliato non si può dire nulla
DIFFERENZE CULTURALI DELLA C.N.V. Comportamento Sorridere mentre si ascolta Interpretazione italiana Generico accordo o comprensione di quello che viene detto Interpretazione in altre culture In Giappone può indicare disaccordo ma timidezza nel manifestarlo Guardare dritto negli occhi mentre si ascolta Segno di franchezza ed attenzione In Estremo Oriente o nei paesi arabi fissare un uomo=sfida, una donna=proposta erotica.
Comportamento Guardare dritto negli occhi mentre si ascolta Interpretazione italiana Interpretazione in altre culture In Cina segno di attenzione In Giappone ci si guarda di tanto in tanto ma mai durante un commiato Tenere gli occhi Segno di disattenzione In Giappone forma di abbassati rispetto per comunicare che l attenzione è massima In molte culture euroasiatiche e africane rispetto del subordinato nei confronti di un superiore
Comportamento Alzare gli occhi al cielo unito ad un leggero click della lingua Interpretazione italiana Al sud Italia assume un significato di negazione Interpretazion e in altre culture Stesso significato in alcune aree del Mediterraneo orientale Muovere la testa Negazione In India, nello Sry ripetutamente da dx a Lanka si sx Muovere la testa dall alto verso il basso Si Nello Sry Lanka No
Comportamento Mettere entrambe le mani in tasca Interpretazione italiana Interpretazione in altre culture Estrema informalità In Cina posizione non accettata,è offensiva In Turchia può portare al licenziamento Inchinarsi Usato solo in contesti ufficiali per esprimere rispetto e stima In Giappone esiste una tipologia estremamente variegata di inchini Stringere la mano in maniera molto decisa Dimostra sincerità e virilità In Oriente la stretta di mano è decisamente inusuale
Comportamento Interpretazione italiana Usare la mano sinistra Nessun significato particolare, da evitare solo nella stretta di mano Sollevare indice e medio della mano destra a V Segno di vittoria Interpretazione in altre culture Nella cultura araba la mano sinistra è impura e quindi va considerata come inesistente In Inghilterra vittoria se il dorso della mano è rivolto verso chi parla, un insulto se rivolto verso chi ascolta Tenere il pugno chiuso ed il pollice volto verso l alto Ok,d accordo ( di origine statunitense ) In Estremo Oriente significato minaccioso In Brasile grazie In Indonesia dopo di te
Comportamento Tenere pollice ed indice uniti a formare una O Interpretazione italiana Interpretazione in altre culture Ok,d accordo Nei paesi slavi significato minaccioso Far oscillare dal basso verso l alto la mano rivolta verso l alto con le dita raccolte a grappolo Colpire oscillando dal basso con la mano destra la sinistra tenuta ferma,tenendo le due mani a taglio Ma cosa dici? In Turchia significa ottimo,eccellente soprattutto se rivolto ad una donna fila via In Turchia significato decisamente volgare soprattutto se riferito ad una donna
Comportamento Mostrare il pugno con il polpastrello del pollice che sbuca tra indice e medio Interpretazione italiana Ti ho rubato il naso (detto ai bambini) Interpretazione in altre culture In Turchia Vai a quel paese Stringere la mano a pugno rivolto verso l alto,con l avambraccio teso Invito a stringere,a riassumere Accavallare le gambe Nessun significato particolare In Turchia volgare insulto sessuale Nei paesi arabi vivono questo gesto come se si comunicasse disprezzo od invito ad andarsene
CONOSCERE I SIGNIFICATI DELLA COMUNICAZIONE NON VERBALE NON SERVE per giocare allo psicologo interpretando le intenzioni dell interlocutore SERVE per imparare a controllare il proprio comportamento per diventare consapevoli degli effetti che la nostra comunicazione produce negli altri
Per concludere: RIDUCE LE CONSEGUENZE NEGATIVE PRODOTTE DA UNA SITUAZIONE CRITICA LA COMUNICAZIONE EFFICACE AUMENTA I VANTAGGI DI UNA SITUAZIONE FAVOREVOLE
FINALIZZATA CONSAPEVOLE CONTESTUALIZZATA LA COMUNICAZIONE EFFICACE DEVE INOLTRE: CREA INTEGRAZIONE A..LIVELLO DELLA RELAZIONE EVITA CONFLITTI INUTILI
PER RAGGIUNGERE I PROPRI OBIETTIVI NELLA VITA PERSONALE(MA ANCHE PROFESSIONALE), QUINDI, È DETERMINANTE...