COMUNE di REGGIO EMILIA PROGETTO FINALIZZATO PLURIENNALE LA BIBLIOTECA MULTIMEDIALE Dal Cartaceo a Internet Relazione relativa al 2 anno di progetto - Consuntivo e Previsioni
PROGETTO FINALIZZATO PLURIENNALE LA BIBLIOTECA MULTIMEDIALE Dal Cartaceo a Internet Relazione relativa al 2 anno di progetto - Consuntivo e Previsioni Estremi dei provvedimenti di approvazione originari: Progetto approvato dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri Ufficio Nazionale per il Servizio Civile con Determinazione del 10.06.2003 vedi lettera del 17.06.2003 Prot. N. 33786/I/9 (Progetto inserito all interno del 2 bando per l anno 2003), ed approvato anche per la 2 annualità con Determinazione del 10/01/2005 vedi lettera del 20/01/2005, Prot. N. NZ01192/2971/II.1 ( Progetto inserito all interno del bando straordinario per l anno 2005) che si allegano alla presente relazione. Premessa: Così come già evidenziato nella Relazione conclusiva relativa alla prima annualità del Progetto La Biblioteca Multimediale, anche nell ambito di questa seconda annualità gli elementi che a nostro parere hanno concorso a determinare la riuscita e i risultati (positivi oltre ogni previsione) del progetto sono stati: 1. la capacità di selezionare, tra le tante domande pervenute, un gruppo di ragazzi/e veramente motivati ad effettuare l esperienza di servizio civile; 2. le qualità soggettive dei 4 giovani volontari coinvolti: culturalmente preparati; sempre entusiasti e disponibili; instancabili collaboratori. Sono stati in grado di adattarsi rapidamente all ambiente di lavoro, a familiarizzare col personale della Biblioteca, a intrattenere rapporti positivi e corretti con tutti, a creare un clima di grande collaborazione. La loro assiduità sul servizio è dimostrata dal bassissimo numero di assenze e dalla grande mole di lavoro prodotto; 3. la capacità che abbiamo avuto di attivare un efficace programma di formazione e di monitoraggio in itinere dell esperienza. Le risorse investite nella realizzazione del percorso formativo dei volontari sono state ampiamente superiori rispetto a quelle previste e alle ore formalmente documentate, soprattutto per quanto riguarda la formazione specifica. D altra parte chi ha dimestichezza con le attività di catalogazione e preparazione dei cataloghi sa che si tratta di operazioni il cui apprendimento avviene soprattutto attraverso un continuo lavoro sul campo e grazie all appoggio costante di personale esperto. Si è trattato pertanto di un vero e proprio apprendistato che già dal secondo mese dall inizio del progetto ha cominciato a dare positivi risultati; 4. l esperienza Ai sopracitati elementi di successo si può infine aggiungere il fatto che tutta la struttura ospitante, il personale, i formatori, sono stati notevolmente favoriti dall avere alle spalle l esperienza della prima annualità e dall aver già sperimentato e collaudato tutto il processo formativo, la metodologia di lavoro, la gestione complessiva dell esperienza. E anche per questa ragione che valutiamo molto positiva e produttiva da tutti i punti di vista la progettazione e realizzazione di progetti pluriennali di Servizio Civile.
Obiettivi del Progetto iniziale: L obiettivo iniziale del Progetto approvato, come risulta dalla Scheda Progetto punti 7 e 8 era il seguente:..trasferimento nel Catalogo informatizzato della Biblioteca, delle schede cartacee dei seguenti fondi della Sezione di Conservazione e Storia Locale: Negri, Gattinelli e Fondo moderno della ex Biblioteca Popolare con loro adeguamento agli odierni standard di catalogazione. Per il primo anno di Progetto l obiettivo è quello di catalogare n. 10.000 schede cartacee di tali Fondi. Nell ambito del recupero, verso il catalogo informatizzato già in essere, delle informazioni contenute nei cataloghi cartacei della Sezione di Conservazione e Storia Locale, si ritiene importante avviare con priorità la digitalizzazione delle schede cartacee di tre importanti fondi librari, per un totale di circa 30.000 schede cartacee: fondo Negri n. 9.000 schede; fondo Gattinelli, 6.000 schede; fondo moderno della ex Biblioteca Popolare, n. 15.000 schede circa. Il progetto, per le sue dimensioni, ha natura pluriennale e si prevede che, con l inserimento previsto di n. 4 unità di volontari, possa essere completato nell arco di un triennio. Le fasi di lavoro in cui sono inseriti i volontari sono le seguenti: a Trasferimento nel catalogo informatizzato già in essere delle schede cartacee dei fondi sopra citati; b - Cattura da base dati nazionali e locali di schede catalografiche presenti nei fondi trattati al fine di adeguare il livello qualitativo della descrizione delle stesse; c Controllo del contenuto di tutte le schede catalografiche e loro adeguamento agli odierni criteri di catalogazione al fine di raggiungere livelli standard di omogeneità; d Inventariazione complessiva e bonifica dei fondi citati, sanando mancanze o incongruenze che dovessero manifestarsi. Si stima che i n. 4 Volontari assegnati al Progetto possano catalogare un numero di schede pari a circa 10.000 all anno. Tutte le operazioni catalografiche descritte troveranno il loro sbocco finale all interno del Catalogo in linea a disposizione del pubblico e, conseguentemente, la loro disponibilità anche nel Catalogo consultabile in Internet sul sito della Biblioteca Panizzi. Dopo la prima annualità Come si legge nella Relazione conclusiva relativa al 1 anno di realizzazione del Progetto, grazie alla efficace organizzazione del lavoro e all impegno profuso dalle volontarie, tutti gli obiettivi formulati per la prima annualità, e cioè la prevista catalogazione di 10.000 schede, furono ampiamente raggiunti e superati ed inoltre l andamento così positivo dei lavori ci permise di impegnare le 4 Volontarie anche nella attività di Inventariazione e Bonifica del fondo di deposito della Sezione di Pubblica Lettura - inizialmente non prevista nel Progetto poiché ritenuta molto ambiziosa - e che, oltre a completare la loro formazione, ha ottimizzato la funzionalità del servizio al pubblico della Sezione di Pubblica Lettura.
Consuntivo del Progetto al 14.04.2006-2 annualità - dopo quasi un anno di lavoro Anche quest anno, grazie a tutti gli elementi positivi descritti in premessa e alla efficace organizzazione del lavoro si può dire che, al momento di stendere la presente nota, dopo circa 11 mesi di attività, è già stato raggiunto e largamente superato l obiettivo previsto per il 2 anno di progetto e cioè il previsto trattamento e la catalogazione di circa 10.000 schede dell ultimo fondo librario previsto dal Progetto iniziale: il fondo della ex Biblioteca Popolare. Tale fondo librario comprende complessivamente circa 60.000 opere, la catalogazione delle quali era stata prevista solo parzialmente nel Progetto iniziale (15.000 opere) in quanto anche le migliori previsioni, a priori, non rendevano ipotizzabile l intera catalogazione del Fondo. [Si segnala che per un errore materiale di battitura nella relazione finale della I annualità al fondo della Ex Popolare era stata erroneamente attribuita una consistenza di 40.000 opere]. Ancora una volta l andamento positivo dei lavori, il funzionamento della macchina organizzativa ed il fattore umano, nonché l esperienza maturata, hanno prodotto risultati andati ben oltre le previsioni quantitative stimate in sede di stesura del progetto iniziale. Il 14 aprile 2006 il totale delle schede del Fondo della Biblioteca Ex Popolare trattate sommava infatti a n. 28.498 rispetto alle 15.000 previste da progetto. Come si può vedere di seguito, dal prospetto riportante gli stati di avanzamento mensili ricavati dal monitoraggio dei lavori, già nel mese di Novembre 2005 erano state superate le 15.000 schede, obiettivo di progetto. Il lavoro di catalogazione del fondo della ex Popolare è poi proseguito nei mesi successivi ed ha attualmente trattato quasi la metà delle circa 60.000 opere che costituiscono l intero fondo moderno della Ex Popolare. Alla sotto indicata progressione quantitativa dei lavori ha contestualmente corrisposto la relativa pubblicazione nel catalogo e nel sito Internet della Biblioteca delle schede già digitalizzate. Riteniamo che i punti forti di questo progetto siano proprio questi: la immediata visibilità ed estrema controllabilità dei risultati del lavoro prodotto; la diretta percezione da parte dei volontari e dei frequentatori della Biblioteca della utilità ed importanza del loro lavoro; la conseguente gratificazione che tutto ciò induce nei volontari, tale da aver innescato un clima di competizione teso al superamento degli obiettivi dati. Progressione nel tempo della elaborazione e trattamento delle schede delle opere del Fondo della Ex Biblioteca Popolare : anni 2005/06 Magg. Giugno Luglio Agosto Sett. Ott. Nov. Dic. Genn. Febbr. Marzo 15Apr Totale Fondo Ex Popolare - 756 1.377 2.428 3.214 3627 3879 2.913 4.057 2.588 2.819 1.337 28.995
Mostra Bibliografica: Libri al Popolo Fiore all occhiello di questa seconda annualità di Progetto, è stata la realizzazione della MOSTRA Libri al Popolo, interamente progettata, allestita, e curata in tutti i suoi aspetti, dai volontari in servizio civile e tesa ad illustrare le tipologie di materiali librari presenti nel fondo della Biblioteca Ex Popolare, da loro trattato. La mostra è stata allestita nello spazio espositivo pubblico della Biblioteca Panizzi ed è rimasta aperta e visitabile al pubblico dal 15 marzo al 22 aprile. Questa iniziativa, veramente notevole, è stata resa possibile unicamente grazie alla proficua attività di tutto il team di servizio civile, prestata in un clima estremamente positivo creatosi nell ambiente. Si allega alla presente relazione, dossier fotografico del progetto e della Mostra realizzata.
Previsione delle attività a conclusione del secondo anno di Progetto - 30.04.2006 L andamento così positivo nella realizzazione del progetto ci fa prevedere che entro il 30 aprile 2006 saranno superate le 30.000 schede trattate. Valutazione dell apprendimento dei volontari 1. Il controllo costante, giornaliero per i primi due mesi e settimanale per i successivi, da parte dell Operatore Locale di Progetto, nonché dell Esperto di Monitoraggio, ha consentito di monitorare la qualità del lavoro dei volontari e di verificare costantemente il livello di apprendimento delle tecniche necessarie al loro lavoro. Si può oggi affermare che i volontari, grazie anche al percorso di formazione specifica realizzato i cui moduli sono più sotto elencati, hanno acquisito una conoscenza e un alta competenza nell uso di buona parte delle tecniche necessarie al trattamento dei documenti bibliografici. In particolare, al fine di poter catalogare ed inserire i dati nel programma informatico della Biblioteca, essi hanno appreso ed imparato ad applicare le seguenti norme: Regole italiane di catalogazione per autori, in uso nelle biblioteche italiane; ISBD (M), International Standard Bibliographic Description: punteggiatura che consente la descrizione catalografica della scheda cartacea nei computer; Classificazione Decimale Dewey, in uso presso la sezione moderna della Biblioteca Panizzi ; Soggettazione e uso del Soggettario della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze; Nozioni ed esercitazioni pratiche di catalogazione nell ambito del programma nazionale SBN SEBINA 2. I volontari hanno poi acquisito e perfezionato tecniche di ricerca Bibliografica, sia attraverso gli strumenti tradizionali, sia tramite la consultazione di banche dati, nonché la dimestichezza nell uso e consultazione delle OPAC e reti italiane e internazionali di diffusione di informazioni bibliografiche. 3. La realizzazione della mostra Libri al Popolo è stata poi occasione per i volontari per cimentarsi nei vari aspetti ed abilità che costituiscono il lavoro di allestimento di uno spazio espositivo: ricerca bibliografica; analisi dei contenuti del fondo librario; grafica ed aspetti estetici; manualità; comunicazione Moduli Formativi sviluppati MODULI FORMATIVI n. incontri ore Incontri di conoscenza e di impatto con le persone e la struttura 1 5 Storia della Biblioteca - Organizzazione dei servizi della Biblioteca 4 20 Panizzi (Sezione Moderna, Sezione Antica, Sezione Ragazzi, Periodici, Audiovisivi, Gabinetto delle Stampe, Fototeca, Sezione Locale, Archivi e sezioni speciali ) Organizzazione Bibliotecaria (L Iter del Libro, il Servizio di Prestito, la Gestione del Patrimonio, la Consulenza e l Informazione al Pubblico ) Il Sistema informatico della Panizzi; la Rete locale; Intranet; Internet; Pagine web della Panizzi Il Sistema di Prestito della Panizzi 1 5 La Catalogazione (RICA Regole italiane di catalogazione per 3 15 autore; ISBD; La Classificazione Decimale Dewey; la Soggettazione; Aree ISBD; Archivi, Autorities ) I Cataloghi cartacei della Panizzi 1 5
Illustrazione Progetto recupero pregresso Fondo ex Popolare; Lettura schede cartacee; Topografico; Cronologico. Consultazione e ricerca su OPAC, reti di dati, Banche dati bibliografiche Programma di lavoro sul recupero del pregresso Prove catalografiche in Zeta (Aurora Loy) 1 5 Catalogazione in Zeta - Esercitazioni in presenza del formatore 5 25 TOTALE 24 120 In relazione a tutto quanto sopra esposto, si ripropone pertanto, per la terza annualità, il Progetto LA BIBLIOTECA MULTIMEDIALE Dal Cartaceo a Internet per l inserimento all interno del 1 Bando per il 2006, confermando gli obiettivi già previsti all interno del Progetto iniziale, così come più sotto meglio declinati. Obiettivi del progetto per il 3 anno di realizzazione Gli obiettivi già previsti nel Progetto iniziale relativamente alla terza annualità, erano i seguenti: - realizzare il trasferimento nel Catalogo informatizzato della Biblioteca Panizzi, con loro adeguamento agli odierni standard di catalogazione, delle schede cartacee del seguente fondo della Sezione di Conservazione e storia locale: Fondo moderno della ex Biblioteca Popolare. Si tratta di un fondo di circa 60.000 opere per 15.000 delle quali, nell ambito di questo progetto triennale, era stata prevista la digitalizzazione. Tenuto conto del lavoro di catalogazione del fondo moderno della ex Popolare effettuato anche durante la seconda annualità del Progetto e che, come descritto più sopra, l obiettivo delle 15.000 schede è stato ampiamente superato arrivando con ogni probabilità a raggiungere e superare, nella seconda annualità, le 30.000 opere trattate, si valuta opportuno e realistico, in aggiunta agli obiettivi originari del Progetto e tenuto conto della complessiva esperienza maturata, prevedere come obiettivo del Progetto per la Terza annualità: il trattamento e la digitalizzazione delle residue 30.000 schede del fondo moderno della Ex Popolare, a completamento dell intero fondo. - Riguardo agli obiettivi inerenti la formazione dei nuovi volontari che verranno avviati, si riconferma - vista la positiva esperienza realizzata - tutto il percorso già intrapreso nelle precedenti due annualità con l inserimento dei 4 volontari per il raggiungimento delle finalità indicate e delle competenze e abilità già descritte in questa relazione. IL PROGETTISTA Dott. Franco Piccinini LA RESPONSABILE DEL MONITORAGGIO Aurora Loy