Azienda Speciale Servizi Comuni REGOLAMENTO DI CONTABILITA DISPOSIZIONI GENERALI Art.1 Il presente regolamento intende disciplinare gli aspetti amministrativi, contabili e gestionali dell Azienda Speciale Servizi Comuni in ossequio alle previsioni normative contenute nell Art.114 comma 5 del D.lgs. 267/2000 ed in applicazione dell Art.30 dello Statuto. Si pone come finalità la definizione degli strumenti operativi necessari per il conseguimento di obiettivi di efficacia, efficienza ed economicità ai quali è improntata l attività dell Ente in ossequio a quanto previsto dall art. 28 dello Statuto nonché al perseguimento del pareggio di bilancio. Si articola nell individuazione di a) Criteri per la formulazione del Bilancio economico di previsione, inteso come budget economico, redatto adottando il sistema della contabilità analitica per centri di costo ed orientato a programmare il perseguimento del pareggio di bilancio. b) Procedure per il compimento e la rilevazione dei fatti di gestione, atte a garantire il rispetto delle previsioni di bilancio. c) Misure per garantire il controllo sulla gestione attraverso l individuazione di centri di responsabilità tali da perseguire il rispetto delle previsioni in termini di finalità e di budget economico. ATTIVITA DI PROGRAMMAZIONE E RENDICONTAZIONE Art.2 Definizione generale Al fine di espletare la vigilanza sulla gestione e la verifica dei costi e dei ricavi, l Azienda speciale adotta, in conformità a quanto previsto all art.114 del D.Lgs. 267/2000 i seguenti documenti: 1. Piano Programma 2. Bilanci economici di previsione annuale e pluriennale 3. Conto consuntivo nella forma del Bilancio d esercizio Art.3 Piano Programma L azienda Speciale annualmente adotta il Piano programma nel quale definisce gli aspetti generali dei contratti di servizio da stipulare con gli Enti soci. Il Piano programma viene elaborato dal Consiglio di Amministrazione ed adottato dall Assemblea dei soci, la quale provvede poi a trasmetterlo ai Consigli Comunali dei singoli Comuni partecipanti al fine dell approvazione. Nel Piano programma si definiscono: Tariffe dei servizi Qualità dei servizi Modelli di organizzazione e gestione nell erogazione del servizio Sistemi di controllo Contestualmente si procede alla formulazione di uno schema di contratto standard da adottare nella definizione dei rapporti con gli Enti soci. Art.4 Bilancio di previsione annuale e pluriennale La durata dell esercizio decorre dall 01.01 al 31.12 ed è coincidente dunque con l anno solare. - 1 -
In relazione a quanto previsto nell art.29 e nel rispetto della normativa generale in materia di Bilancio degli enti pubblici, l Azienda speciale adotta il Bilancio di Previsione annuale secondo schemi di contabilità economica suddividendo le previsioni di costi e ricavi per centri sulla base dei quali sono articolate le rilevazioni in contabilità analitica. Ciò al fine di consentire una puntuale programmazione ed un efficace controllo del perseguimento degli obiettivi fissati e delle caratteristiche definite nel Piano programma. In relazione al Bilancio di previsione annuale redige ed annualmente aggiorna il Bilancio di Previsione Pluriennale. Il Consiglio d amministrazione sottopone all attenzione dell Assemblea dei soci il Bilancio economico di previsione annuale e pluriennale affinché proceda alla relativa adozione e successiva trasmissione ai Consigli Comunali degli Enti soci. La competenza all approvazione del Bilancio di previsione spetta infatti ai Consigli Comunali dei singoli Enti. Il bilancio si intende approvato quando tutti i Consigli Comunali dei singoli Enti hanno deliberato a favore. Nelle more dell adozione del Bilancio di Previsione per l annualità in corso si procederà con una gestione provvisoria per la sola ordinaria amministrazione basata sul bilancio dell annualità precedente suddivisa in dodicesimi. Art.4 Bilancio consuntivo annuale In relazione al Bilancio di previsione e alle variazioni intervenute durante l esercizio sociale in relazione alle rilevazioni contabili derivanti dai fatti di gestione, entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio sociale, il Consiglio d Amministrazione presenta all Assemblea dei soci il Bilancio consuntivo annuale, al fine di determinare il risultato economico della gestione. Il Bilancio consuntivo viene redatto in conformità degli schemi civilistici di cui agli artt. 2423 e seguenti del cod. civ. ai quali si rinvia. L assemblea dei soci adotta il Bilancio consuntivo annuale e lo trasmette ai Consigli Comunale dei singoli Enti che lo approvano. Il bilancio si intende approvato quando tutti i Consigli Comunali dei singoli Enti hanno deliberato a favore. SISTEMA CONTABILE Art.5 Criteri generali Le rilevazioni contabili saranno effettuate secondo il criterio della competenza economica conformemente alle previsioni del Codice civile. Parallelamente, al fine di consentire la programmazione ed il controllo, si individueranno dei centri di responsabilità in ragione dei quali il Direttore Generale provvederà, nell ambito del Bilancio di previsione a definire i budget per singolo centro che saranno poi sottoposti all approvazione del C.d.A.. Per ogni centro di responsabilità si provvederà all individuazione di un Responsabile di area che avrà il compito di sovraintendere a tutte le attività gestionali, al fine di segnalare eventuali scostamenti rispetto al budget assegnato. - 2 -
Art.6 Centri di costo e centri di responsabilità L'Azienda speciale per monitorare la gestione rispetto alle previsioni di spesa ed entrata, effettuate in sede di Bilancio di Previsione, adotta un sistema contabile di tipo economico basato sull'individuazione di centri di costo corrispondenti al singolo contratto di servizio stipulato con l'ente e rispetto ai quali si individuano corrispondenti centri di ricavo; provvederà inoltre a definire un centro di costo per le funzioni di staff amministrazione, gestione e controllo al quale non corrispondendo alcun centro di ricavo, si provvederà attraverso la ripartizione proporzionale delle entrate degli altri centri di ricavo. Art.7 Variazioni di Bilancio Per variazioni di bilancio devono intendersi tutte quelle variazioni economiche rispetto alle previsioni iniziali che determinano una variazione diretta sul Bilancio dell Ente socio. Le variazioni di bilancio come definite al precedente comma saranno oggetto di approvazione da parte dei rispettivi Consigli Comunali con le modalità di cui al successivo art.18. CONTROLLO DI GESTIONE Art.8 Controllo interno Al fine di conseguire livelli di efficacia, efficienza e perseguire il pareggio di bilancio l Azienda speciale si doterà di strumenti per espletare il controllo di gestione al fine di monitorare continuamente gli scostamenti rispetto agli obiettivi definiti nel bilancio di previsione. A tal fine articolerà la propria organizzazione interna per centri di responsabilità conformemente a quanto previsto al precedente art.5. Art.9 Definizione e funzionamento dei centri di responsabilità In relazione ai singoli contratti di servizio stipulati con gli Enti soci si individueranno altrettanti centri di responsabilità. Ogni centro sarà contraddistinto da un codice identificativo univoco che dovrà essere riportato in tutti gli atti di gestione che interessano quell area e sarà assegnato ad un Responsabile al quale spetterà il coordinamento delle attività di gestione nell ambito degli obiettivi assegnati. In particolare, in relazione alle operazioni di costo e ricavo, in forza delle procedure definite e che saranno dettagliate negli articoli seguenti si occuperà del monitoraggio continuo delle operazioni al fine di garantire il rispetto delle previsioni economiche. Art.10 Procedure contabili L acquisto dei beni e servizi necessari per l espletamento dell attività dell Azienda speciale si articola nelle seguenti fasi: 1. Richiesta d acquisto RdA 2. Richiesta d Offerta ed Impegno di spesa RdO 3. Ordine d acquisto OdA 4. Entrata merci/servizio resi 5. Pagamento - 3 -
Art.11 Unità Richiedente U.R. Al fine di consentire una gestione omogenea delle Richieste d acquisto (RDA) per centri di costo, che sia efficiente, efficace ed orientata al contenimento dei costi, nell ambito dei singoli centri si individua un Responsabile al quale l operatore, che ha rilevato una necessità di approvvigionamento, inoltra la Richiesta d acquisto. Spetta a tale unità procedere alla formulazione della Richiesta d acquisto secondo la procedura indicata nell articolo seguente. Art.12 Richiesta di Acquisto R.D.A. La richiesta d acquisto deve essere formulata esclusivamente dall U.R. conformemente al modello standard che sarà adottato con separato provvedimento. In dettaglio nel modulo di Richiesta d acquisto dovranno essere contenuti i seguenti elementi: 1. Centro di Costo al quale assegnare l approvvigionamento 2. Operatore richiedente 3. Tipologia di approvvigionamento 4. Caratteristiche tecniche del bene o servizio da acquistare 5. Quantità Al fine di ottimizzare la gestione della procedura saranno definiti codici univoci identificativi dei singoli elementi caratterizzanti la procedura. Formulata la richiesta e verificata la completezza e la regolarità formale l U.R. procederà all inoltro della stessa all Ufficio approvvigionamenti. Art.13 Ufficio Approvvigionamenti U.A. Il solo soggetto competente a ricevere l RDA formulata dall Unità richiedente è l Unità approvvigionamento U.A. alla quale, sempre in piena autonomia, spetta di verificare la richiesta inoltrata. In dettaglio l U.A. dovrà verificare: 1. Che la richiesta d acquisto sia coerente con gli obiettivi di Programmazione economica contenuti nel Bilancio di Previsione. 2. In relazione al codice identificativo univoco contenuto, che la stessa sia conforme agli stanziamenti di budget del corrispondente centro di responsabilità. L U.A. potrà processare esclusivamente le richieste rientranti nell ordinaria amministrazione. Nell ipotesi in cui uno degli elementi precedenti non dovesse essere rispettato l U.A. avrà il compito di bloccare la richiesta e trasmetterla al Direttore Generale affinché si attivino le procedure necessarie per effettuare una variazione di Bilancio, se ritenuta da quest ultimo opportuna. Art.14 Richiesta d offerta RDO A seguito delle verifiche, laddove la RDA sia conforme a quanto sopra individuato l U.A. formula la relativa Richiesta d offerta RDO. - 4 -
Per la regolamentazione di tale fase si rinvia ad apposito regolamento disciplinante gli aspetti normativi e operativi da osservare nella fase di Richiesta d offerta. Art.15 Impegno di spesa ed ordine d acquisto L impegno di spesa deve essere assunto dal Direttore Generale previa verifica della sussistenza delle seguenti condizioni: 1. Ragione giuridica di spesa 2. Fornitore 3. Importo da pagare 4. Capienza nelle previsioni di bilancio Accertata la sussistenza dei predetti elementi si procede all impegno della somma individuata costituendo un vincolo sulla relativa voce di costo nel Bilancio di previsione annuale. Qualora in relazione al punto 4 non ci fosse capienza nelle voci di costo stanziate nel bilancio di previsione il Direttore dovrà sottoporre all approvazione del Consiglio di amministrazione la variazione sul bilancio di previsione individuando le coperture necessarie. Tale variazione sarà poi oggetto di adozione da parte dell Assemblea dei soci che provvederà a trasmettere la Variazione ai rispettivi Consigli Comunali la dovranno approvare. L atto a rilevanza esterna nel quale si concretizza la procedura di acquisto è rappresentato dall ordine di acquisto oppure dalla redazione di un contratto quadro, che viene emesso dal Responsabile Amministrativo. In tale documento dovranno essere contenuti tutti gli elementi come definiti ed autorizzati nella fasi precedenti, ed ufficializzati con l impegno di spesa, conformemente al modello adottato. In dettaglio l O.d.A. conterrà: o Quantità e qualità dei beni/servizi da ordinare o Il codice identificativo assegnato al bene suddetto o Il codice identificativo del fornitore o Prezzo o Condizioni generali di acquisto o Termini e modalità di consegna o Condizioni di pagamento Art.16 Entrata merci/servizio resi La consegna dei beni e/o servizi oggetto dell'ordinativo di acquisto vengono consegnati e verificati dall' unità richiedente. Spetta a quest'ultima attestare la rispondenza fra la Richiesta di Acquisto formulata e la merce ricevuta. In dettaglio verifica: Quantità Qualità Conformità tecnica delle merci ordinate Qualora riscontri la piena regolarità della fornitura rilascerà il visto di conformità che trasmetterà all'ufficio amministrativo affinché si proceda conformemente alle condizioni concordate al pagamento della fornitura. In caso di riscontrate irregolarità della fornitura rispetto alla richiesta di acquisto come confluita nell'ordinativo il responsabile della verifica apre una contestazione con il fornitore e procede, ove l'irregolarità riscontrata lo richieda al reso della merce. Art. 17 Pagamento L ufficio amministrativo è competente a ricevere il visto di conformità sulla fornitura rilasciato dall U.R. Spetta a tale Ufficio verificare la rispondenza delle condizioni economiche di fornitura. - 5 -
In dettaglio l Ufficio Amministrativo verifica: I prezzi applicati Le condizioni di pagamento applicate Espletate le verifiche l ufficio amministrativo procede al pagamento del fornitore attraverso la predisposizione del mandato di pagamento. Il mandato deve contenere: numero progressivo assegnato la data di emissione la voce di costo al quale si riferisce Indicazione del beneficiario Importo da pagare La scadenza Nell ipotesi in cui le spese vengano impegnate nell esercizio in corso ma non vengano seguite dal provvedimento di liquidazione saranno rilevate nel passivo dello stato patrimoniale. Art.18 Procedura per l adozione di variazioni di Bilancio In ipotesi di variazioni economiche al Bilancio di Previsione come definite al precedente art.7 spetta al Direttore Generale il preventivo controllo sulla congruità e legittimità della maggiore spesa da adottare. A seguito di esito positivo del precedente controllo il Direttore sottoporrà al C.d.a. la variazione intervenuta. Il Consiglio d amministrazione sottopone all attenzione dell Assemblea dei soci la suddetta Variazione al Bilancio affinché proceda alla relativa adozione e successiva trasmissione al Consiglio Comunale dell Ente interessato. TESORERIA Art. 19 Per la gestione degli incassi e pagamenti l Azienda Speciale, in conformità con il disposto di cui all Art.31 dello Statuto, procederà ad affidamento ad un istituto di credito individuato attraverso procedura ad evidenza pubblica. Per lo svolgimento dell attività, il tesoriere dovrà fare riferimento a quanto previsto nella relativa convenzione stipulata in sede di aggiudicazione. Spetterà comunque al tesoriere procedere all incasso o pagamento delle somme in base agli ordinativi ricevuti. Gli ordinativi di incasso e pagamento dovranno essere sottoscritti dal Direttore Generale o da altro preposto munito di apposita delega. Per le ulteriori modalità di gestione dei pagamenti e degli incassi si rinvia alla convenzione stipulata con il tesoriere aggiudicatario. DISPOSIZIONI FINALI Art.20 Il presente Regolamento sarà oggetto di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione. Eventuali modifiche al presente regolamento dovranno essere approvate dal Consiglio di Amministrazione. - 6 -