La nuova pratica contabile applicata al sistema U-Gov

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Viviana Vecchio
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1 Napoli, 17 luglio La nuova pratica contabile applicata al sistema U-Gov Monia Bilotti

2 Agenda Configurazioni Contabilità Generale Configurazioni Contabilità Analitica Budget Cicli gestionali Contabilizzazione documenti gestionali

3 Contabilità Generale e Analitica D.Lgs. 18/ Art. 1 Contabilita' economico-patrimoniale nelle universita 1. Al fine di garantire trasparenza e omogeneita' dei sistemi e delle procedure contabili, di consentire l'individuazione della situazione patrimoniale e la valutazione dell'andamento complessivo della gestione, le universita' adottano un sistema di contabilita' economicopatrimoniale e analitica.

Al fine di garantire trasparenza e omogeneita' dei sistemi e delle procedure contabili, di consentire

4 Contabilità Generale (CoGe) Sistema finalizzato alla rilevazione economica e finanziaria dei fatti di gestione, sulla base di registrazioni svolte secondo un ben preciso metodo (partita doppia) Effettuata a consuntivo Orientata prevalentemente verso la comunicazione esterna

registrazioni svolte secondo un ben preciso metodo (partita doppia)

5 Contabilità Generale (CoGe) Lo strumento principale per le rilevazioni contabili è il conto predisposizione di un piano dei conti in base alle proprie esigenze gestionali, nel rispetto delle norme di legge

6 Contabilità Generale (CoGe) Ogni Ateneo può definire un proprio Piano dei Conti CoGe, indipendentemente da quello previsto dalla norma riclassificazione

7 Allegato 1 Dl 19/2014 Schemi di bilancio contabilità economico-patrimoniale Stato Patrimoniale

8 Allegato 1 Dl 19/2014 Schemi di bilancio contabilità economico-patrimoniale Conto Economico

9 Piano dei Conti (PdC) Coge

10 PdC Attività commerciale Tuir 917/86 art. 144 (ex art. 109) 2. Per l attività commerciale esercitata gli enti non commerciali hanno l obbligo di tenere la contabilità separata

11 PdC Attività commerciale 4. Le spese e gli altri componenti negativi relativi a beni e servizi adibiti promiscuamente all'esercizio di attivita' commerciali e di altre attivita', sono deducibili per la parte del loro importo che corrisponde al rapporto tra l'ammontare dei ricavi e altri proventi che concorrono a formare il reddito d'impresa e l'ammontare complessivo di tutti i ricavi e proventi.

all'esercizio di attivita' commerciali e di altre attivita', sono deducibili per la parte del loro

12 PdC Attività commerciale Voci separate fra istituzionale, commerciale e promiscuo Per la tenuta della contabilità separata è sufficiente un piano dei conti, dettagliato nelle singole voci, che permetta di distinguere le diverse movimentazioni. I componenti promiscui devono essere imputati a voci di conto separate dai restanti conti, e ripartiti tra i conti dell attività istituzionale e quelli dell attività commerciale, al termine dell esercizio, in base alla percentuale determinata

13 PdC Attività commerciale

14 Commerciale PdC Attività commerciale Registrazione Coge

15 Omogenea redazione conti consuntivi I prospetti dei dati Siope costituiscono un allegato obbligatorio al bilancio di esercizio Omogenea redazione dei conti consuntivi sulle voci Siope relazione fra le voci del PdC coge e i codici Siope

di esercizio Omogenea redazione dei conti consuntivi sulle

16 Contabilità Analitica (CoAn) Sistema finalizzato alla rielaborazione dei dati di costo e ricavo, per decisioni di controllo. Costi e ricavi sono di norma rilevati per destinazione Effettua rilevazioni a livello preventivo e consuntivo Destinata agli organi interni. E uno strumento di gestione

Costi e ricavi sono di norma rilevati per destinazione Effettua

17 CoAn - Budget D.Lgs. 18/ Art Le universita sono tenute alla predisposizione di un bilancio unico d'ateneo di previsione annuale autorizzatorio, composto da budget economico e degli investimenti

18 CoAn - Budget 3. Le universita strutturano il bilancio unico d'ateneo di previsione annuale, coerentemente con la propria articolazione organizzativa complessiva, ivi inclusa quella riferibile alle funzioni di didattica e ricerca, in centri di responsabilita' dotati, di autonomia gestionale e amministrativa, ai quali e' attribuito un budget economico e degli investimenti autorizzatorio.

propria articolazione organizzativa complessiva, ivi inclusa quella riferibile alle funzioni di

19 Budget articolazione organizzativa SRUTTURA ANALITICA Elenco delle Unità Analitiche (UA) che compongono la struttura organizzativa e a cui può essere attribuito un budget autorizzatorio Si possono anche definire UA su cui ribaltare costi/ricavi a fine anno (centri di costo/profitto) Struttura gerarchica

essere attribuito un budget autorizzatorio Si possono anche definire UA su

20 Budget articolazione organizzativa PROGETTI Elenco dei progetti cui può essere attributo un proprio budget economico e degli investimenti Associazione con la struttura cui quel progetto si riferisce

proprio budget economico e degli investimenti

21 Budget articolazione organizzativa Struttura Analitica

22 Budget Piano dei Conti (PdC) Pdc per natura e struttura gerarchica Voci marcate come conti economici oppure come conti di investimento Definizione del livello di dettaglio Definizione del livello di previsione del budget Conti competenziati

23 Budget - PdC Il PdC Coan è innanzitutto uno strumento ad uso interno il livello di dettaglio dipende dalle necessità informative dell Ateneo Ogni Ateneo può definire un proprio Piano dei Conti CoAn, indipendentemente da quello previsto dalla norma riclassificazione

24 Budget - PdC In U-Gov può essere definito: il livello del piano dei conti Coan (ultimo o meno) in cui devono essere inseriti gli ammontari delle previsioni di budget il livello del PdC su cui viene fatto il controllo di disponibilità. Questo però presuppone che allo stesso livello siano messe voci omogenee dal punto di vista del budget

25 Budget - PdC In arancione il livello di controllo di budget; in azzurro il livello di imputazione dei costi

26 Budget - PdC Esempio livello di controllo disponibilità di budget: Gli importi di budget possono essere inseriti al 3 (oppure al 4 livello), quindi fare una previsione separata per Cancelleria e Materiale di consumo per laboratori, ma il controllo del budget sarebbe comunque al 3 livello Potrei avere un costo per cancelleria pari a e il sistema mi autorizza in quanto il controllo è a livello 3, quindi rispetto alla voce Acquisto materiali di consumo

27 Budget - PdC Considerando che il decreto parla di Budget autorizzatorio, che valori inserire? -Valori di competenza economica pura oppure -Valori di competenza finanziaria? La scelta può anche essere diversa a seconda della natura di costo/ricavo individuazione dei conti da competenziare

28 Budget - PdC Esempio conto competenziato CA Servizi di vigilanza Registro una fattura per euro competenza economica dal 01/07/2014 al 30/06/2015 Il budget sull esercizio 2014 verrà scalato per 504,11 (1.000 : 365 * 184) La differenza sarà rimandata al budget 2015

29 Classificazione della spesa per missioni e programmi Obbligo di predisposizione di un apposito prospetto da allegare al bilancio di previsione annuale e al bilancio d esercizio che classifichi la spesa per missioni e programmi relazione fra voci del PdC Coan e codici Cofog

30 PdC Coge e PdC Coan Alcuni fatti gestionali hanno rilevanza sia in Coge che in Coan Comparazione fra bilancio di previsione (budget) e bilancio di esercizio relazione fra voci Coge e voci Coan

31 Budget - progetti Disponibile sintetico vs disponibile analitico Per un Progetto può essere inserito l intero budget per quell esercizio, senza nessuna distinzione in base alle nature di costo/ricavo L imputazione del costo e del ricavo sarà invece puntuale Il sistema controllerà il budget di progetto inserito La rendicontazione sarà corretta per natura

32 Budget - PdC Piano dei conti Coan parte progetti

33 Primo budget vs CoFi Gli impegni generici di Contabilità Finanziaria costituiscono nuovo Budget di previsione Gli impegni aperti al 31/12 dell ultimo anno di CoFi, diventano impegni di budget sul nuovo esercizio (se non già debiti)

34 Cicli gestionali: ciclo acquisti Documenti Gestionali Motore Contratto RdA Ordine Doc. consegna Erogazione Fattura Ordinativo di Pagamento Riscontro CoGe Anticipata: fatture da ricevere Prima: fatture da debito Transitorio di Banca: transitorio Ultima: banca CoAn Anticipata: accantonamen to di costo Anticipata: accantonamen to di costo Normale: rilevazione del costo Normale: rilevazione del costo Iva Gestione registri Iva Liquidazione Iva Inventario Buono di carico provvisorio Buono di carico definitivo

35 Cicli gestionali: ciclo vendite Documenti Gestionali Motore Contratto Attivo Doc. Avanzam. Fattura Pro Forma Fattura Vendita Ordinativo di Incasso Riscontro CoGe Anticipata: fatture da ricavo Prima: fatture da emettere Transitorio di banca: credito Ultima: transitorio CoAn Anticipata: accantonamento di ricavo Anticipata: accantonamento di ricavo Normale: rilevazione del ricavo Normale: conferma rilevazione del ricavo Iva Gestione registri Iva Liquidazione Iva

36 Ordine

37 Ordine: scrittura CoAn

38 Ordine: scrittura CoAn

39 Fattura

40 Fattura: scritture CoGe

41 Fattura: scrittura CoAn

42 Fattura: scrittura CoAn

43 Scrittura Coge: chiusura del debito Il pagamento di quella fattura può anche avvenire in un esercizio successivo Quando la fattura verrà pagata, con l emissione dell ordinativo di pagamento e l effettivo riscontro, la scrittura Coge sarà Debiti verso Banca

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