Quando è d obbligo la specializzazione

Giugno 2009 - N 2 The Business Travel Magazine for Carlson Wagonlit Travel F O C U S Quando è d obbligo la specializzazione... ed è subito leisure In viaggio con... Vodafone Le novità di Tap Strategie per ottimizzare gli eventi a ll interno del settore Healthcare gli eventi rivestono un ruolo particolarmente importante. Alle aziende, però, servono partner specializzati e competenti, perché la loro performance impatta sull immagine aziendale e sulla relazione con medici e operatori. CWT Meetings & Events opera da anni a supporto dei maggiori player del settore medico, biomedicale e farmaceutico: un mondo a sé con regole, procedure e caratteristiche proprie. Talmente peculiari, da spingere la società a creare due anni fa una divisione dedicata, CWT Healthcare. Quali la sua evoluzione e la sua attuale struttura? L abbiamo chiesto a Stefania Trallori, cui è affidata la responsabilità di CWT Healthcare in Italia. «La divisione è nata all inizio del 2007 a Firenze - spiega Trallori, che vanta un esperienza ultraventennale in ambito congressuale e Mice, maturata in gran parte nello specifico settore - e, a seguito dell apprezzamento riscosso presso i nostri clienti, ha registrato una continua e ininterrotta crescita. Oggi la struttura si compone di oltre 60 risorse, altamente specializzate e abituate a operare per obiettivi, posizionate principalmente a Firenze, ma anche a Roma e a Torino, nonché presso le società che serviamo in outsourcing. Affianchiamo circa il 75% delle grandi aziende italiane del settore nella progettazione e realizzazione di meeting, congressi, convention ed eventi professionali di vario genere, ma anche nell analisi e controllo della spesa e nella valutazione e miglioramento delle performance. Con modalità estremamente differenziate: si va da rapporti in esclusiva e in totale outsourcing, a partnership di carattere continuativo, a interventi spot

editoriale È una vision a 360 quella che contraddistingue Carl - son Wagonlit Travel: un organizzazione che ha saputo guardare a fondo le esigenze della propria clientela e ampliare conseguentemente la gamma dei servizi offerti. Per questo l area Meetings & Events ha acquisito sempre maggior rilievo ed è divenuta una linea di business strategica per CWT. L approccio è sempre il medesimo: professionalità, know-how, innovazione di prodotto e di processo, elevata specializzazione per fornire un reale valore alle aziende clienti. Tanto da portare - nel caso del settore medico, biomedicale e farmaceutico dove la perfetta conoscenza delle peculiarità che caratterizzano il comparto, delle procedure e normative che lo regolano e il continuo aggiornamento divengono una condicio sine qua non per affiancare con successo le aziende del settore - allo sviluppo di una divisione dedicata, CWT Healthcare. Un centro d eccellenza specificamente rivolto alla progettazione, realizzazione e controllo di meeting, congressi, convention ed eventi professionali di vario genere legati al mondo della salute, anche in totale outsourcing (cfr. articolo di apertura). Ma affiancare le aziende significa per CWT anche fornire dati di intelligence, benchmark di mercato, nuovi strumenti e stimolare approfondimenti e confronti. Come è successo in uno degli ultimi Workshop organizzati da CWT e dedicato al ruolo degli eventi nell attuale contesto economico e al supporto che la tecnologia può offrire (cfr. p. 6 e 7). L attenzione alle esigenze e alla soddisfazione sia delle aziende clienti sia dei suoi collaboratori ha condotto, inoltre, al rafforzamento della divisione CWT Leisure (cfr. p. 3) con la proposta di soluzioni personalizzate e vantaggiose per i viaggi vacanza. ANDREA SOLARI Direttore commerciale e marketing F O C U S su specifici eventi. I numeri sono rilevanti: tanti partnership nel settore della comunicazione e delle tecnologie più avanza- per quest anno, ad oggi abbiamo oltre 400 eventi approvati e altri 200 in programmazione e tutti i giorni ci viene conre un servizio a tutto tondo, sempre te. Siamo attrezzati, insomma, per offrifermato qualche nuovo evento». all interno di quanto prescritto dalle Proprio l outsourcing rappresenta una normative ministeriali e dai codici di delle soluzioni gestionali più innovative Farmindustria e di Assobiomedica». nel settore. «È un modello - chiarisce La perfetta conoscenza e il continuo aggiornamento su tali regolamentazioni co- Trallori - che abbiamo ideato già nel 2007 appositamente per il mercato italiano ed stituiscono un elemento imprescindibile è divenuto un esperienza di successo da per chi si occupa di eventi nel mondo replicare anche all estero. Costituisce Healthcare: per questo grande importanza è attribuita alla formazione del per- una scelta di partnership avanzata: una nostra business unit viene dislocata sonale. «Essendo provider ECM certificati, prevediamo regolarmente - sottolinea presso la sede dell azienda cliente, con account manager dedicati a gestire le relazioni con ciascuna direzione aziendale con esperti di società scientifiche, oltre a Trallori - training ad hoc per tutto lo staff e a occuparsi in esclusiva di tutti gli seminari formativi su tematiche più generali, quali gli accordi preferenziali esistenti eventi che questa origina, interfacciandosi con i team operativi». con i supplier, la gestione dei fornitori, il Dinamica, snella e duttile come una servizio al cliente, le nuove tecnologie piccola realtà specializzata, CWT Healthcare può contare anche su una gran- avanzati, infatti, è una delle caratteristi- ecc.». L utilizzo di supporti tecnologici de esperienza internazionale e offrire che di CWT Healthcare: «Ci avvaliamo - dunque un potere d acquisto e servizi di evidenzia Trallori - di database e piattaforme che permettono di ottimizzare le consulenza superiori. «La struttura - afferma Trallori - è organizzata in team diverse aree: dalla gestione dei contatti e specializzati per competenza (ideazione, delle pratiche (con arrivi, partenze, profili, programmazione, logistica, analisi, amministrazione). Vi sono poi una segreteria dei fornitori, fino alla registrazione online preferenze ecc.) alla selezione e controllo organizzativa/scientifica che gestisce anche la ricerca degli sponsor, un service più efficiente dei processi si traduce così dei partecipanti agli eventi. La gestione center per i contatti con i partecipanti ai in maggiore visibilità, controllo e risparmi». E i risultati si vedono. Come dimo- convegni e un area dedicata alle attività correlate all Aifa, oltre a un team focalizzato sulla selezione di nuove mete/locatante gruppo farmaceutico che, telefostra il commento del titolare di un importion, al fine di ampliare sempre più l offerta e proporre soluzioni innovative. Senza «Con CWT Healthcare ho capito la diffenando a Stefania Trallori, ha affermato: dimenticare naturalmente i nostri Account Manager. Inoltre, abbiamo impor- evento eccellente». renza tra un evento ben organizzato e un UN MONDO PIÙ GREEN CON CWT HEALTHCARE La sensibilità ai valori ambientali è un altro elemento peculiare di CWT Healthcare. L impegno per una gestione sostenibile di eventi e meeting aziendali si focalizza su diverse aree: l attenzione nella scelta dei fornitori, certificati e valutati in termini di sostenibilità ambientale; la scrupolosa definizione degli accorgimenti operativi per fare di ogni evento un green meeting ; l utilizzo di un calcolatore delle emissioni di anidride carbonica per scegliere in modo consapevole il mezzo di trasporto da impiegare; l accurata reportistica sulle quantità di CO 2 generate; l indicazione delle possibili compensazioni per neutralizzare l impatto sull ambiente.

C O R P O R A T E ed è subito leisure eisure@work: è l questa la filosofia con cui CWT ha voluto allargare ulteriormente i servizi per le aziende clienti e offrire ai loro collaboratori un accesso facile e immediato, direttamente dalla scrivania, a soluzioni di viaggio davvero interessanti e vantaggiose. Con l obiettivo di fornire un servizio sempre più di valore per i viaggi vacanza dei collaboratori delle aziende clienti, CWT ha rafforzato nell ultimo anno la propria divisione Leisure, che oggi può contare su un Team specializzato formato da consulenti senior che studiano soluzioni personalizzate e garantiscono esperienza, affidabilità e professionalità. Inoltre, CWT Leisure ha esteso la collaborazione a un numero sempre più ampio di Tour Operator - dai più affermati e conosciuti sul mercato a player di nicchia, specializzati su specifiche destinazioni - così da poter offrire una vasta e selezionata gamma di proposte a condizioni straordinarie. Ma ha anche progettato e creato - consapevole della scarsa disponibilità di tempo da dedicare alla ricerca di informazioni per le proprie vacanze - una serie di strumenti che consentono ai collaboratori delle aziende clienti di accedere a una sorta di vetrina delle offerte più interessanti senza muoversi dalla propria scrivania. Ne è un esempio la newsletter elettronica CWT Ple@sure che presenta settimanalmente una selezione delle migliori proposte di viaggio per partenze sia immediate che nel corso dell anno. CWT Leisure applica per i viaggi vacanza il medesimo approccio che caratterizza la travel management company nella gestione del business travel, ossia la costante ricerca di ottimizzazione della spesa di viaggio: nel leisure questo significa andare ad analizzare nel dettaglio molteplici opzioni per la specifica destinazione scelta dal cliente e selezionare la migliore offerta complessiva per le sue esigenze, in termini di rapporto qualità/prezzo. Con risparmi estremamente consistenti, che possono arrivare anche fino al 35%. Se CWT Leisure è impegnata quotidianamente a soddisfare le necessità dei singoli, non smette però di proporre soluzioni innovative alle esigenze dell azienda nel suo complesso: ecco allora CWT Gift, la soluzione ideale per qualsiasi campagna d incentivazione, lancio di prodotto, premio. Presentato in un accattivante ed elegante kit, CWT Gift è un buono viaggio spendibile sui cataloghi dei principali tour operator operanti nel nostro paese, entro un anno dalla data di emissione. Lanciato sul mercato qualche mese fa, lo strumento ha subito riscosso grandi consensi da parte delle aziende perché unisce versatilità, prestigio e un estrema flessibilità: è l azienda stessa infatti a definirne il valore, mentre la destinazione viene scelta direttamente dai beneficiari tra un ventaglio molto ampio di opzioni. International Più responsabilità a Widener in Emea Novità al vertice di CWT Emea. Floyd Widener, già vice president Global Sales Emea, ha recentemente assunto anche la guida dell area di Global Program Management (la funzione dedicata alla gestione e all ottimizzazione dei budget di viaggio della clientela) in Emea. Con base a Parigi, egli riporta a Cathy Voss, executive vice president Global Program solutions, e a Håkan Ericsson, president Emea e America Latina. Widener, 43 anni, californiano, una laurea alla San Diego State University, ha fatto il suo ingresso in CWT nel marzo 2006: nel corso degli ultimi tre anni, ha riorganizzato con successo la rete di vendita e guidato il team a importanti acquisizioni a livello europeo e globale, tra cui numerose aziende incluse nella lista Fortune 500. In precedenza, Widener ha lavorato otto anni in Sabre, ricoprendo le posizioni di director Sales & Marketing France, dapprima, e di managing director France e vice president Emerging Business Emea, successivamente. Commentando le sue nuove responsabilità, Cathy Voss ha affermato: «Floyd giocherà un ruolo chiave nell integrare le nostre strategie di vendita e di program management in Emea. La sua consolidata esperienza e la sua ampia conoscenza del settore contribuiranno all ulteriore sviluppo del nostro business e porteranno ancora maggior valore alle aziende clienti». «Sempre più frequentemente i nostri clienti consolidano la gestione dei loro viaggi d affari a livello regionale o globale - ha aggiunto Håkan Ericsson - al fine di accrescere l omogeneità dei processi e i risparmi. Affiancando l area sales e quella di program management sotto la guida di Floyd in Emea, CWT può offrire ai clienti attuali e potenziali un approccio ancora più fluido al consolidamento». Anno VIII Numero 2 Giugno 2009 Carlson Wagonlit Travel Connect Carlson Wagonlit Italia Srl Direzione Generale - Redazione: via Attilio Benigni, 25-00156 Roma Direzione commerciale & Marketing: via A. Vespucci, 2-20124 Milano tel. 02/625431 - fax 02/65581588 www.carlsonwagonlit.it Direttore responsabile: Andrea Solari Registrazione Tribunale di Roma 328 del 14/6/2002 Impaginazione: Poolgraf sas - Torino Stampa: Grafart - Venaria (TO)

C A S E H I S T O R Y In viaggio con Vodafone ife is now. Tre l semplici parole divenute ormai nell immaginario collettivo il biglietto da visita di Vodafone. Multinazionale leader nel settore delle telecomunicazioni, in Italia conta 55 sedi distribuite su tutto il territorio e circa 8.500 dipendenti di cui 3.000 viaggiatori frequenti. La responsabilità del travel è affidata dal 2006 a Grazia Maria Giordano, Purchasing manager corporate services. Messinese, una laurea in economia e commercio alla Luiss Guido Carli di Roma, Giordano ha fatto il suo ingresso in Vodafone nel 2001 - dopo esperienze diversificate nelle aree Finance e Controllo di gestione in Procter & Gamble e nel gruppo Fininvest - e oggi coordina un team di sette buyer gestendo gli acquisti di una gamma molto ampia di categorie merceologiche: dalla flotta aziendale alle consulenze, dalla formazione alla cancelleria, dal lavoro temporaneo ai ticket restaurant, oltre naturalmente al business travel. «I miei compiti - spiega Giordano, che è inquadrata all interno della Direzione Supply Chain Management, collocata a livello organizzativo nell area Finance - comprendono la definizione delle strategie per ciascun ambito merceologico, l individuazione dei piani di implementazione delle attività, la negoziazione con i fornitori, il supporto al cliente interno, la contrattualistica, la gestione degli ordini e il supporto ai reparti amministrativi». Il travel è una delle voci più rilevanti, sia in termini di tempo dedicato (mediamente il 30-40%) sia in termini di costi: i volumi di spesa sono infatti nell ordine dei 9 milioni di euro. «È un area complessa - sottolinea Giordano - che richiede una grande capacità di analisi dei dati, nonché un approfondita comprensione dell industria, dato che vi confluiscono tipologie di servizio molto diverse (tmc, air, hotel, car rental, carte di credito), ciascuna con proprie dinamiche. A ciò si aggiunge la difficoltà di raggiungere una popolazione di utenti molto vasta e diffusa all interno dell azienda che deve essere resa consapevole delle modalità operative e di ogni eventuale cambiamento. Per svolgere al meglio questo compito è quindi essenziale disporre anche di buone doti di comunicazione per far passare i messaggi al cliente interno». Vodafone si è dedicata negli ultimi anni a un intensa attività di ottimizzazione delle spese di viaggio, con il supporto di CWT. «Abbiamo focalizzato l attenzione - afferma Giordano - su diverse aree: innanzitutto l adozione della best buy, introdotta già tre anni fa nella policy globale; quindi, il rafforzamento della compliance dei viaggiatori alla policy; ancora, la responsabilizzazione del viaggiatore sull effettiva opportunità del viaggio, così da ridurre le trasferte non necessarie o sostituibili - senza conseguenze per lo sviluppo del business - con soluzioni alternative quali le videoconferenze. Infine, abbiamo lavorato sull advance booking cercando di incentivare i viaggiatori a prenotare con maggiore anticipo, ma i risultati sono ancora limitati. Questa rimane quindi una delle prossime sfide, insieme a ulteriori miglioramenti sulla compliance, dove peraltro abbiamo già raggiunto buoni livelli di performance (94% di accettazione della tariffa più bassa proposta, 70% di acquisto di tariffe restrittive)». Un altra area di intervento è stata quella delle spese alberghiere. Con il supporto di CWT, nel 2008 Vodafone ha creato un Hotel program ad hoc per l Italia, partendo dall analisi dei dati storici città per città per poi andare a identificare le strutture più adatte alle esigenze dell azienda e lanciare una gara. «La scelta delle strutture inserite nell Hotel program è divenuta obbligatoria-continua Giordano-: in caso di prenotazione non conforme scatta il processo autorizzativo. Il programma è stato implementato a gennaio e i primi riscontri sono molto positivi: gli alberghi movimentati sono considerevolmente diminuiti e il numero di notti con importi superiori ai massimali di policy si è drasticamente ridotto. Naturalmente stiamo monitorando i risultati per valutare ulteriori azioni e affinamenti. Ora stiamo anche ragionando in un ottica di razionalizzazione dei minimeeting: ci sono evidenti sinergie perché i fornitori sono i medesimi, anche se è un ambito che si presta meno del business travel a logiche di standardizzazione». Ogni cambiamento è stato supportato da efficaci azioni di change management, che hanno visto direttamente coinvolti il direttore del personale o addirittura l intero comitato esecutivo e il ricorso a molteplici strumenti di comunicazione, di concerto con CWT: mail ai dirigenti per spiegare nel dettaglio i cambiamenti; richiesta di diffondere i messaggi negli staff meeting; comunicazioni alle travel arranger, oltre alla pubblicazione di documenti nella intranet con notifica a tutti gli utenti.

T R A N S P O R T Le novità di a mpliamento del network, la nuova Premium Lounge a Lisbona, più comfort a bordo e una flotta in fase di rinnovamento per conciliare la crescita della compagnia con la protezione dell ambiente. Queste le ultime e più importanti novità per Tap Portugal. A partire dal 9 giugno il vettore portoghese - fondato nel 1945 e membro di Star Alliance dal 2005 - estende il proprio network con l inaugurazione di nuovi collegamenti diretti tra Lisbona e Varsavia, Helsinki e Mosca con frequenze plurisettimanali. Il volo per Varsavia, in particolare, viene effettuato cinque volte alla settimana (martedì, mercoledì, venerdì, sabato e domenica) con partenza alle ore 16.50 e arrivo nella capitale polacca alle 21.45. Il ritorno, invece, prevede il decollo alle ore 06.05 nelle giornate di lunedì, mercoledì, giovedì, sabato e domenica per atterrare nella città portoghese alle 09.05. Le nuove rotte verso Polonia, Finlandia e Russia si aggiungono alle altre 57 destinazioni servite da Tap in 25 paesi, senza considerare le altre mete raggiunte grazie ad accordi di code-share con le compagnie partner. Tap è il vettore di riferimento per il Brasile, dove serve 8 destinazioni con 67 frequenze settimanali da Lisbona e Porto, e offre un ottima rete di collegamenti anche per il continente africano, in particolare verso il Sud Africa, grazie alle 44 frequenze settimanali dal proprio hub di Lisbona. In Italia la compagnia serve 5 aeroporti - Roma, Milano Linate e Malpensa, Bologna e Venezia - con un totale di 84 voli settimanali diretti per il Portogallo (63 per Lisbona e 21 per Porto). Con l obiettivo di offrire fin dall inizio del viaggio un servizio di qualità superiore con il massimo comfort, il vettore ha recentemente inaugurato la nuova Tap Premium Lounge presso il proprio hub di Lisbona. Questo nuovo spazio di 500 mq - riservato ai Membri Victoria Gold Winner, ai clienti tap executive e tap corporate, ai titolari della tessera Tap Platinum American Express e a tutti i clienti Star Alliance Gold - è dotato di comode poltrone con luce regolabile e cabine doccia esclusive. Il passeggero può usufruire di servizio bar, telefono, fax, tv, di un ampia selezione di giornali e riviste nazionali ed internazionali, nonché di varie postazioni di lavoro e di connessione internet Wi-Fi gratuita. Senza dimenticare un innovativo servizio di catering curato dal celebre chef Vitor Sobral. E il comfort continua anche a bordo: la Tap Executive - la Business Class di Tap Portugal - offre sugli aeromobili A330 e A340 più spazio, spine di alimentazione per computer portatili, schermi Lcd individuali e 20 canali di intrattenimento, oltre alle nuovissime poltrone Recaro lie flat, dal design made in Italy, che consentono al passeggero di trovare la posizione più confortevole durante il viaggio tramite un telecomando digitale. Ai propri passeggeri Tap Executive riserva un vero e proprio viaggio del gusto attraverso i sapori tipici della tradizione portoghese, accompagnati da vini scelti dall Associação de Escanções de Portugal tra cui spicca una selezione di vini invecchiati e un vinho verde di eccellente qualità. La crescita di Tap va di pari passo con l impegno e la responsabilità nei confronti della società e dell ambiente, come testimonia il recente ingresso nella flotta del primo dei sei nuovi Airbus A320-214. Quattro dei sei nuovi apparecchi sostituiranno progressivamente gli Airbus A320-211 attualmente in servizio, mentre gli altri due aeromobili saranno utilizzati per l apertura delle nuove linee per Mosca, Helsinki e Varsavia. Il nuovo modello di aeromobile offrirà un aumento medio di efficienza energetica e ambientale di circa l 8%, permettendo la riduzione delle emissioni annuali a 2220 tonnellate di CO 2, che corrispondono a un risparmio di combustibile di circa 700 tonnellate. Tali benefici in termini di efficienza costituiscono una delle priorità del programma di rinnovamento e modernizzazione della flotta del vettore portoghese, che già include i nuovi A340-300 e A330-200.

E V E N T S Strategie per ottimizzare gli eventi trend in Emea e mico sul settore M&E, è intervenuto Hervè Joseph-Antoine (foto sopra), vice i in Italia. L impatto del contesto economico sui M&E. l area Emea, che ha presentato i risultati president CWT Meetings & Events per L importanza di un di uno studio condotto da CWT su un approccio strategico e le campione di ben 11.800 tra meeting ed best practice. Il supporto eventi, realizzati tra marzo 2008 e febbraio 2009 in alcuni paesi europei (Bel- offerto dalla tecnologia. Questi i principali temi al gio, Danimarca, Francia, Germania, centro dell ultimo Work - Olanda, Svezia, Regno Unito, Svizzera), shop dedicato agli eventi per un totale di 280mila partecipanti. Diversi gli indicatori analizzati: in primis, la organizzato da CWT. spesa media giornaliera per partecipante, pari a 150 euro contro i 175 euro di L incontro, tenutosi a Milano qualche mese fa, ha rappresentato un importante un anno fa. «Una riduzione - ha spiegato momento di approfondimento e di confronto sulle dinamiche del mercato M&E da precise scelte effettuate dalle aziende Joseph Antoine - che deriva soprattutto e sulle possibilità di razionalizzazione di in termini di destinazioni: il campione risulta infatti utilizzare la destinazione questa importante voce di spesa che - come ha sottolineato Andrea Solari, direttore commerciale e marketing Italia di spesa, orientandosi maggiormente ver- in modo strategico per contenere la CWT - «mediamente raggiunge valori tra so località domestiche, più vicine alla il 25 e il 40% del budget complessivo di propria sede. In particolare, i dati dello T&E e, in alcuni settori, percentuali anche studio CWT in Emea rivelano che la percentuale dei meeting e degli eventi svolti superiori. Una spesa, tuttavia, che è ancora troppo spesso frammentata tra le all interno dei confini nazionali sale oggi diverse divisioni aziendali e pertanto difficile da consolidare». sei mesi fa. Nella classifica delle top ten al 75%, rispetto al 60% registrato solo A delineare con chiarezza i trend in corso destination Francia e Spagna risultano e l impatto dell attuale contesto econo- in calo, mentre tengono Regno Unito e Italia. Stabile il Oggi le aziende spendono in media trend del mercato statuni- 150 euro al giorno per partecipante rispetto ai 175 euro dello scorso anno tense, favorito probabilmente dai molti congressi medici che si svolgono nel Paese e su cui le aziende non hanno possibilità di Fonte: 11.800 meeting ed eventi da marzo 08 a febbraio 09-280.000 partecipanti intervento». Estremamente differenziato risulta però l andamento tra i diversi comparti merceologici. «Nello studio siamo andati ad analizzare nel dettaglio - ha continuato Joseph Antoine - tre settori che sono tradizionalmente dei big spender in ambito Meetings & Events: il pharma, l automotive e l Itc. Il farmaceutico, ad esempio, continua a vivere una fase positiva, con una crescita del 10-15% e valori stabili in termini di spesa media giornaliera per partecipante: l impatto del contesto risulta quindi molto limitato e il trend omogeneo in tutti i paesi. Diverso il quadro per quanto riguarda il settore automobilistico e Itc dove l investimento appare in calo». Si conferma invece stabile la durata media dei meeting e degli eventi (circa 2,7 giorni) nel periodo osservato. Nel corso del Workshop sono stati presentati anche i risultati di un analogo studio condotto in Italia su un campione di 800 tra meeting ed eventi gestiti da CWT nel medesimo periodo (marzo 2008 - febbraio 2009), per un totale di 35mila partecipanti. Ebbene, i trend risultano piuttosto omogenei rispetto a quelli riscontrati in Emea: la durata media dei meeting e degli eventi, ad esempio, non subisce variazioni di rilievo ed è pari a circa 2,3 giorni, mentre la spesa media giornaliera per partecipante subisce un rallentamento: la media a fine periodo è di 145 euro contro i 160 dello scorso anno. «Anche nel nostro Paese - ha evidenziato Solari - si nota un maggiore orientamento alla scelta di destinazioni nazionali: le aziende mostrano un evidente volontà di riduzione della spesa in analogia con i trend internazionali. Per l Italia la tendenza è meno marcata rispetto ai dati Emea, ma comunque presente (68% attuale vs. il precedente 60%): oltre alla crescita del-

E V E N T S cazione delle aree opportunità offerte dalla tecnologia. «Il Rispetto a 6 mesi fa, oggi 1 meeting/evento di miglioramento. comparto Mice - ha affermato Anthony - su 10 si è spostato da location Europee Fondamentali sono vale oltre 300 miliardi di dollari a livello a una destinazione domestica poi il consolidamento globale e più di 100 miliardi di euro in delle agen- Europa. Per la maggioranza delle azien- zie fornitrici e la de la spesa in meeting ed eventi rappresenta messa a punto di tra l 1 e il 3% dei ricavi totali; ciò un processo di nonostante resta un area spesso gestita analisi su base regolare ancora in modo poco strutturato. La si- delle spese tuazione, però, sta cambiando: cresce in M&E; ancora, la infatti nell ambito degli eventi la pressione Fonte: 11.800 meeting ed eventi da marzo 08 a febbraio 09-280.000 partecipanti definizione di una verso la riduzione dei costi; la neces- strategia per ottimizzare sità di snellire i processi; l esigenza di le destinazioni domestiche, sale ulteriormente anche la Francia, mentre il mercato Usa continua a essere una destinazione importante per M&E». A livello settoriale anche i dati relativi all Italia mostrano andamenti differenziati: per il pharma si confermano volumi stabili o addirittura in crescita; il settore automotive subisce un rallentamento a causa di un contesto di mercato molto severo, mentre per quanto riguarda l area Itc non si registrano cancellazioni ma vi è solo un approccio più oculato riguardo a eventi e meeting. «Nel complesso quindi - ha evidenziato Solari - se la ricerca di contenimento e razionalizzazione della spesa per meeting ed eventi da parte delle aziende risulta evidente, altrettanto netta è la volontà di continuare ad affidare a questi media un ruolo rilevante all interno delle proprie strategie di comunicazione, sia verso i pubblici esterni sia verso i propri collaboratori». La situazione economica, anzi, potrebbe rappresentare un fattore di accelerazione il budget aziendale in queste aree e il ricorso alla tecnologia; nonché il monitoraggio costante di quegli indicatori chiave che consentono di governare e indirizzare la spesa e di assumere decisioni strategiche in un mondo che continua a cambiare. «È questo un approccio alla gestione di M&E - ha sottolineato Solari - che è frutto anche dell esperienza maturata da CWT a livello internazionale, in particolare sul mercato degli Stati Uniti. Là tale approccio è assai diffuso, ma anche nel nostro Paese incontra un interesse crescente. L utilizzo della tecnologia, in particolare, può offrire un supporto rilevante su molti fronti: tra gli altri, la visibilità e controllo sulla spesa complessiva e la standardizzazione dei processi, ad esempio, per gestire in modo più efficiente le registrazioni dei partecipanti a un evento. E, non a caso, oggi le aziende clienti di CWT Meetings & Events hanno a disposizione - grazie all accordo siglato a livello globale con StarCite, il principale provider consolidare le informazioni rilevanti per poi negoziare al meglio con i fornitori; l opportunità di calcolare e presentare il Roi degli eventi, puntando a migliorare tale indice anche a fronte di una riduzione dei costi. Tutte aree su cui la tecnologia può fare la differenza, aiutando chi si occupa di meeting a lavorare in modo più veloce ed efficiente e migliorando al tempo stesso la comunicazione tra planner, fornitori e partecipanti. Attraverso una piattaforma end to end, il processo - fino ad oggi frammentato in una serie di attività isolate - viene definito come una sequenza ordinata di azioni, effettuate in modo automatizzato ed efficiente». E i risultati sono estremamente significativi: secondo una ricerca di Aberdeen Group del 2008, le aziende best in class hanno conseguito, grazie all utilizzo della tecnologia, risparmi dell 11,4% sulla spesa complessiva per meeting ed eventi, nonché livelli di conformità alla M&E policy pari all 89%. di soluzioni informati- Mercato italiano verso una gestione sempre più strategica dell area M&E. che web-based per la ge- I trend delle destinazioni... Come possono, quindi, intervenire le stione centralizzata di Key destination Trend Francia Parigi-Nizza-Cannes aziende? Quali le principali best practice meeting ed eventi aziendali UK Londra-East Midlands da adottare? Il primo step fondamentale - una piattaforma online Spagna Barcellona è costituito dalla valutazione dello status quo in termini di M&E Policy, di processi, per automatizzare e supportare tutti gli elementi Italia Germania Roma-Milano-Firenze Berlino-Francoforte-Monaco Stati Uniti Chicago-San Francisco di politiche di acquisto, di indicatori per la chiave del processo». Svezia Stoccolma-Göteborg misurazione di performance e di trend È stato proprio Doug Antony, Turchia Istanbul (spesa media giornaliera per partecipante, destinazioni, durata media, soddisfazione director strategic part - ners di StarCite, ad appro- Cina Danimarca Beijing-Shangai Copenhagen dei partecipanti, Roi) e dall identifi- fondire ulteriormente le Fonte: 800 meeting ed eventi da marzo 08 a febbraio 09-35.000 partecipanti