Ricetta dematerializzata Controllo file CSV e Tariffazione La regione, tramite il server SOGEI (SAC) ha messo a disposizione delle farmacie un file (nel proseguo denominato file CSV) che permetterà di controllare se l archivio interno delle ricette dematerializzate (quello accessibile dalla vendita al banco tramite la funzione Vede Ricette Elettroniche gestite) coincide con quello del server SOGEI. Questo controllo risulta particolarmente importante perché i promemoria rimborsati non saranno quelli presenti nell archivio del vostro Wingesfar, ma quelli dell archivio del SAR/SAC. E pur vero che i due archivi dovrebbero combaciare perfettamente, ma, soprattutto in questa fase iniziale, stiamo riscontrando sporadici disallineamenti dei promemoria (es. ricette erogate nel SAR e solo prese in carico in farmacia o l inverso). Il controllo del file CSV dovrà essere fatto almeno un paio di volte a settimana. Come procedere? Il server SOGEI rende disponibile questo file solo in due fasce orarie: dalle 13.00 alle 16.00 e dalle 22.00 alle 08.00. Tali orari, decisamente scomodi, sono motivati dal fatto che solo in questi momenti c è la maggior probabilità di trovare una situazione a bocce ferme cioè quando la maggior parte delle farmacie non sta lavorando con il SAR. Per scaricare il file occorre andare in tariffazione e selezionare nel menù sulla barra in alto la voce Ricette Elettroniche e da lì su Controllo ricette elettroniche con server centrale (vedi figura qui sotto). 1
Di seguito comparirà la seguente finestra Inserire spunta Impostare la sola Visualizzazione delle differenze Cliccando su Conferma partirà la richiesta di scaricamento del file csv. Qui la finestra che compare (senza ricette nel caso non ci siano differenze, come dovrebbe essere nella quasi totalità dei casi) 2
In questo caso non c è alcuna differenza tra server centrale e archivio interno della farmacia Cliccando sul tasto Conferma in alto a sinistra l archivio del server centrale andrà a sovrascrivere quello della farmacia, correggendo eventuali ricette che risultano disallineate. Una precisazione importante: la procedura non va a correggere casi di ricette presenti nell archivio interno della farmacia e assenti in quello del server centrale. A tal riguardo per avere un controllo ancor più preciso sui promemoria gestiti, è possibile associare una numerazione interna dei promemoria (tale numerazione interna avrà come unico scopo quello di agevolare il conteggio dei promemoria gestiti, ma non è richiesto dall asl). Per attivare tale numerazione occorre andare nel tasto Opzioni dal menù principale e da lì in Vendita al banco: ricetta elettronica e, dopo aver cliccato sul tasto Modifica, impostare il flag su Mostra messaggio numerazione promemoria e su Escludi numerazione secondaria (come in figura) 3
Ecco un esempio di una finestra che segnala il numero interno del promemoria: Si potrà impostare anche in intervallo automatico in secondi per la chiusura della finestra (minimo 3 sec.) TARIFFAZIONE DELLE RICETTE. COSA CAMBIA? Per chi tariffa le ricette in casa (si ricorda che abbiamo già prodotto una documentazione per chi invece fa tariffare le proprie ricette ad un centro di tariffazione) si ricorda cosa succederà già dalla tariffazione di settembre. Si dovranno creare 3 blocchi: 1. Ricette SSN (modello rosso) 2. Ricette dematerializzate (promemoria) 3. Ricette dematerializzate (promemoria) erogate senza servizi telematici Il blocco n.1 viene tariffato secondo le solite modalità (quindi Etar2), il blocco n.2 non verrà, per ora, gestito tramite lo scanner, il blocco n.3 verrà acquisito manualmente passando con il lettore i dati del promemoria. Etar3! Cosa bolle in pentola? Controllare TUTTE le ricette elettroniche gestite sarà una priorità per la farmacia, ecco perché a breve sarà dato modo ai nostri clienti di usare il proprio scanner e il programma Etar per scannerizzare anche i promemoria. La scansione dei promemoria avrà una duplice utilità: 1. Controllare i promemoria fisicamente presenti in farmacia 2. Avere una fotografia dei promemoria in caso di controlli successivi da parte dell ASL 4
Tale software di riconoscimento documentale andrà ad integrarsi con Etar (al momento il miglior software di riconoscimento delle ricette farmaceutiche, utilizzato da moltissimi centri tariffazione, come anche dai centri di controllo utilizzati dalle ASL) e permetterà il riconoscimento dei soli campi in formato barcode, che nel promemoria sono il codice fiscale assistito, NRE, minsan e targatura dei fustelli dei farmaci, codice fiscale del medico. Ma veniamo alla tariffazione vera e propria. Per tariffare i promemoria abbiamo 3 possibili soluzioni. SOLUZIONE 1: Occorre andare in tariffazione e selezionare nel menù in alto sulla barra la voce Ricette Elettroniche e da lì su Importa ricette elettroniche in tariffazione. Comparirà una finestra con l indicazione del numero di ricette elettroniche che verranno importate. Basterà associarle in basso a destra al tipo ricetta @Dematerializzata elettronica e confermare. Un messaggio avviserà l avvenuta importazione dei promemoria. 5
SOLUZIONE 2: Si tratta di inserire manualmente le ricette. Basterà selezionare il tipo ricetta @ Dematerializzata elettronica. Passare le due parti del codice NRE e in automatico il programma andrà a recuperare i dati delle ricette dematerializzate gestite dalla farmacia direttamente dal menù di vendita. Questa soluzione è, al momento, quella che ci sentiamo di consigliare, in quanto garantisce un controllo migliore dei promemoria perché si parte dai promemoria fisici che sono stati gestiti in farmacia. Inoltre permette di individuare quei promemoria che sono sfuggiti alla gestione dematerializzata. SOLUZIONE 3 (non ancora disponibile): Questa soluzione è quella che senza ombra di dubbio risulterà veloce, pratica e a prova di errore. Si parla di acquisire con lo scanner anche i promemoria in maniera automatica. L acquisizione verrà sempre associata al tipo ricetta @ Dematerializzata elettronica. Non appena sarà disponibile questa modalità manderemo opportuna informativa. Per completare la tariffazione occorrerà inserire manualmente i promemoria del blocco n.3, cioè quei promemoria gestiti come ricetta rossa. Si ricorda che queste ricette dovranno essere numericamente molto poche, e quindi anche in caso di temporaneo malfunzionamento dell ADSL della farmacia o del SAR, si consiglia di gestirle in via dematerializzata quando l ADSL torna di nuovo operativa, piuttosto che andare a incrementare tale blocco di ricette. Per l inserimento manuale di tali promemoria, basterà entrare nel menù di tariffazione manuale, selezionare il tipo ricetta # Promemoria come rossa (no dem) e cominciare a passare i dati della ricetta seguendo questo ordine - Prima parte NRE - Seconda parte NRE - Scegliere (dalla tabella che verrà proposto) il tipo di ricetta - Passare il codice fiscale dell assistito - La data medico - La data farmacia - Il codice di esenzione - Fustelli (passare sempre prima il codice ministeriale e poi il codice di targatura) 6
IMPORTANTE: A BREVE SARANNO SPEDITI GLI AGGIORNAMENTI ANCHE PER IL MODULO DELLA DISTINTA, che in base alla recente normativa regionale dovrà contenere il dettaglio per ciascuno dei blocchi di ricetta fin qui descritti. Si raccomanda quindi fare regolarmente gli aggiornamenti del vostro Wingefar. Ecco un fax simile di come uscirà la distinta delle ricette già per il mese di settembre. In fondo a questa ennesima circolare sulla ricetta elettronica ci sentiamo di chiedere la vostra comprensione e la vostra collaborazione per tutte le problematiche inerenti ai promemoria. Il carico di lavoro per l helpdesk è enorme e in certi momenti ci risulta difficile rispondere celermente alle chiamate. Facciamo, come sempre, il possibile per dare il massimo dell assistenza. A disposizione per ulteriori ragguagli. 7