SUPPORTO TECNICO AI PRODOTTI: PIGC GESTIONE CONDOMINIO RENT MANAGER GESTIONE LOCAZIONI REMOTE BACKUP SALVATAGGIO REMOTO CONDOMINIO MOBI PUBBLICAZIONE DATI SU INTERNET SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI EMAIL MANAGER Il programma di gestione condominio prevede con la funzione Email Manager la possibilità di inviare comunicazioni ai condomini di tutto il condominio in modo completamente automatico ed efficiente. Email Manager può essere eseguito: DIRETTAMENTE IN FASE DI STAMPA Semplicemente attivando il flag Invia per email tramite Email Manager. Se la stampa che si sta eseguendo è una stampa senza destinatari (ad esempio un bilancio o un riparto generale), sarà possibile decidere se procedere all invio immediato o se aggiungere ulteriori documenti. Quando si deciderà per l invio verrà richiesto dal programma di selezionare i destinatari ai quali inviare questo documento. Al momento del primo invio dovrete configurare l email del mittente (in genere quella dello studio di amministrazione) e l email sulla quale desiderate ricevere le risposte. Queste impostazioni si definiscono cliccando su Configurazione dati mittente. Se la stampa che si sta eseguendo è una stampa con destinatari inclusi nel documento (es. estratti conto, solleciti di pagamento), il programma procederà all invio immediato ai rispettivi destinatari. La finestra di invio di Email Manager mostrerà i destinatari ai quali verranno inviate le emails (i soggetti senza email verranno scartati in fase di invio), ci sarà la possibilità di definire l oggetto, il testo della mail, aggiungere ulteriori documenti, definire il tipo di mail da utilizzare (se normale o PEC).
SUCCESSIVAMENTE ALLA STAMPA Se non si è proceduti all invio al momento della stampa, sarà comunque possibile procedere all invio in qualunque momento chiamando Utilità/Email Manager/MAIL. DIRETTAMENTE DALL ANTEPRIMA DI STAMPA Se si desidera inviare l anteprima di stampa corrente via email ad un destinatario con una email da impostare manualmente, basta cliccare sul pulsantino di invio per email dell anteprima di stampa. DAI PULSANTI DI INVIO EMAIL DEL PROGRAMMA Per inviare una email da una scheda anagrafica, una scheda fornitori, interventi ecc. basta cliccare sull apposita icona che attiverà immediatamente la finestra di invio di Email Manager.
MODALITA DI INVIO DELLE EMAIL Email Manager prevede tre modalità di invio delle email: - Tramite Microsoft Office Outlook - Tramite client MAPI (Outlook Express, Windows Mail, Eudora ecc.) - Diretto tramite SMTP Indipendentemente dalla modalità scelta è necessario impostare l account di posta da utilizzare per l invio. E possibile predefinire nel programma fino a 4 accounts di posta cliccando su Configurazione dati mittente in modo tale che al momento dell invio delle mail venga richiesto quale account utilizzare. Nel caso si utilizzi l invio tramite Outlook o MAPI sarà necessario impostare solo il Nome Account (che dovrà corrispondere esattamente a quello definito nel client di posta), la mail e il Richiedi risposte su. Se si utilizza l invio tramite SMTP dovranno essere valorizzati anche i dati per l invio diretto. Nota Il nome account in Microsoft Outlook si trova richiamando gli accounts, selezionando quello interessato e cliccando quindi su Altre impostazioni Procedendo con l invio verrà richiesto di selezionare l account di posta da utilizzare e la modalità di invio. 1) Invio tramite Outlook. Per utilizzare questa modalità è necessario che sia installato e configurato il client Outlook sul computer in questione. La comunicazione con Outlook avviene tramite le librerie OLE, se la versione di Outlook installata non prevede questa possibilità (alcune versioni ridotte di Outlook spesso non la prevedono) suggeriamo di utilizzare la soluzione al punto 2. Outlook potrebbe richiedere una conferma di sicurezza ad ogni invio, questo messaggio è in genere disattivabile in Outlook o in Windows. 2) Invio tramite client di posta compatibile MAPI. Con questa modalità di invio le emails vengono inviate al client di posta predefinito di Windows (che può essere anche Outlook). La comunicazione con il client di posta avviene tramite il protocollo MAPI. Il client di posta potrebbe richiedere una conferma di sicurezza ad ogni invio, questo messaggio è in genere disattivabile direttamente nel client di posta o in Windows. La maggior parte dei client di posta MAPI non permette l invio di mail automatico con account diversi dal predefinito quindi anche se per l invio avete selezionato un account specifico, questo potrebbe non
essere accettato dal client di posta che potrebbe comunque procedere all invio con l account predefinito. 3) Invio tramite SMTP. Con questa modalità di invio le emails vengono inviate tramite l account di posta in uso o semplicemente indicando il provider. E sicuramente il metodo di invio che consente la maggiore velocità di invio. E necessario configurare i dati per l inoltro diretto nella configurazione di Email Manager: in genere è sufficiente indicare il server SMTP che è in genere fornito dal Vs. provider ed eventualmente attivare l autenticazione SMTP. Se l invio è tramite PEC andranno sicuramente indicati anche username, password, porta, SSL. I dati da indicare sono comunque gli stessi specificati nel client di posta (Outlook, Thunderbird ecc) e in ogni caso reperibili in genere dal sito internet del provider di posta o fornitore della linea internet. Suggeriamo di effettuare un invio di prova premendo l apposito pulsante per verificare che i dati specificati siano corretti. Email Manager è naturalmente disponibile su tutte le versioni di PIGC e Rent Manager. ESEMPI DI CONFIGURAZIONE PER L INVIO TRAMITE SMTP Configurazione di un account GMAIL - Server smtp: smtp.gmail.com - Username: <il tuo username gmail che usi per accedere alle email on line> - Password: <il tuo password gmail che usi per accedere alle email on line> - Porta: 465 - Autenticazione SMTP: si - Utilizza SSL: si Se si utilizza un account Gmail con le versione Cloud dei ns. prodotti, suggeriamo di attivare nell account Gmail l accesso per App meno sicure in Sicurezza/Autorizzazioni Account, questo può essere necessario in quanto l accesso a Gmail da parte del cliente avviene in una località diversa da dove è localizzato il ns. Datacentre e Gmail vedendo l accesso in invio e ricezione da località differenti potrebbe bloccare l account impedendo l invio delle emails. Configurazione di un account LIBERO - Server smtp: smtp.libero.it - Username: <la tua casella di posta di libero> - Password: <la password della tua casella di posta> - Porta: 465 - Autenticazione SMTP: si - Utilizza SSL: si PROBLEMI FREQUENTI USANDO L INVIO TRAMITE SMTP Con esclusione delle versioni cloud dei ns. prodotti, relativamente quindi solo ai ns. prodotti installati in locale, se il fornitore della linea Adsl è diverso dal fornitore della mail (es. linea Telecom e mail Tiscali) è in genere necessario indicare come server di posta in uscita quello del fornitore della linea Adsl e non quello del fornitore della mail. Verificare con il supporto tecnico del fornitore della linea Adsl.
DOMANDE RICORRENTI SUL FUNZIONAMENTO DELLA POSTA CERTIFICATA (PEC) Cosa vuol dire posta "certificata"? Certificata vuol dire che il mittente che invia una e-mail ad un destinatario che a sua volta ha una casella PEC, riceve una serie di notifiche che ne attestano la corretta avvenuta consegna. Tale sistema di certificazione della data e dell'ora di invio e consegna, e dell'integrità del contenuto della e-mail consegnato al destinatario, attribuisce alla PEC valore legale. A che cosa serve? Alla trasmissione di messaggi, che possono contenere qualsiasi tipologia di informazione ed allegato, di cui si vuole avere la certezza della consegna. La PEC è nata per sostituire, attraverso i moderni mezzi di comunicazione, la Raccomandata postale con ricevuta di ritorno, o raccomandata AR. Così come avviene per la raccomandata AR, al mittente viene inviata una ricevuta che attesta la consegna al destinatario del proprio messaggio Posso utilizzare la PEC per inviare email a caselle di posta normali? Si, una casella di Posta Elettronica Certificata può essere utilizzata per inviare messaggi di posta elettronica indirizzate a caselle non certificate (normali). In questo caso, nel rispetto del protocollo d'uso della PEC, il messaggio indirizzato ad una casella normale non è direttamente leggibile nel corpo della email, ma viene presentato come un allegato con estensione.eml, il quale è apribile come qualsiasi altro allegato. Tuttavia il messaggio non sarà certificato e il mittente non riceverà la notifica di avvenuta consegna con la conseguente perdita del valore legale. Una email inviata da una casella "normale" ad una PEC è certificata? No. Le caselle PEC, per impostazione standard, non possono ricevere messaggi di posta normale. Questa caratteristica è dovuta alla necessità di evitare che su di esse possano transitare messaggi di SPAM (email pubblicitarie indesiderate). Una e-mail proveniente da una casella non certificata (non PEC e quindi il cui titolare non è certificato) non verrà accettata dal gestore della casella PEC del destinatario e verrà rigettata. Tuttavia alcuni fornitori di servizio PEC permettono di modificare questa impostazione consentendo all utente di scegliere se ricevere o rifiutare la posta non certificata indirizzata alla propria PEC. Attenzione, le email inviate da una casella normale a una PEC non sono messaggi di posta certificati. Rischio di ricevere SPAM o Virus sulla mia casella PEC? No. Le caselle PEC sono protette da sistemi Antivirus e Antispamming. Inoltre non è possibile inviare e-mail da mittenti sconosciuti (non certificati) a caselle PEC, poiché vengono rifiutati dal Gestore destinatario. Questo annulla completamente il problema della posta elettronica spazzatura. Attenzione. Se viene disattivato il blocco delle email non certificate, decade anche la protezione contro i messaggi di SPAM. C è un limite al numero di messaggi che posso ricevere nella mia casella? La casella certificata ha uno spazio dedicato di 100MB. Quindi, quando la casella è piena i messaggi in arrivo vengono rifiutati e persi. La casella di posta deve essere quindi liberata da una parte dei messaggi che contiene. Se si utilizza un client che non mantiene i messaggi sul server è sufficiente leggere i nuovi messaggi in arrivo. Nel caso in cui si utilizzi un client che mantiene i messaggi sul server si deve provvedere a scaricare sul proprio computer (o a cancellare) una parte dei messaggi residenti su server. Come posso contestare un destinatario che asserisce di non aver ricevuto una e-mail inviata alla sua casella PEC? Con la posta certificata posso opporgli la ricevuta di consegna. Questa ricevuta attesta, con firma del provider scelto dal destinatario, la data e l ora in cui il messaggio gli è stato consegnato nella casella.
Si possono inviare messaggi utilizzando il campo CCN e/o BCC che nascondono l indirizzo del destinatario in un invio multiplo? In base al manuale sulle Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata rispettivamente ai capitoli 6.1 e 6.3.1 si stabilisce che: Ai fini della determinazione dei dati di certificazione fanno fede, per il sistema, gli elementi utilizzati per l effettivo instradamento del messaggio verso i destinatari (campi To e Cc ). I dati di indirizzamento presenti nel campo Ccn o Bcc non sono considerati validi dal sistema in quanto nascondono l indirizzo del destinatario. Qualora il messaggio non superi i controlli (nel caso venga utilizzato il campo Ccn o Bcc ), il punto di accesso non dovrà accettare il messaggio all interno del sistema di posta certificata emettendo il relativo avviso di non accettazione. Per quanto tempo rimane traccia delle e-mail certificate trasmesse? 30 mesi. La normativa obbliga i Gestori del servizio PEC a conservare le trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi. Cordiali saluti e buon lavoro. SUPPORT CENTER