La Dematerializzazione in Regione Lombardia Case History: La Piattaforma Documentale il percorso ed i nuovi traguardi A cura di Marco Ceccolini Responsabile Area Servizi Documentali Lombardia Informatica S.p.A. Milano, 24 Novembre 2011 Risorse Comuni 2011, Palazzo delle Stelline Lombardia Informatica S.p.A. Eventuale testo Supporta Regione Lombardia nello svolgimento delle attività finalizzate ad indirizzare, controllare e garantire nel tempo l efficacia e l efficienza operativa del Sistema Informativo Regionale, nel contesto più ampio della Governance Regionale 1. Garante dell efficacia e dell efficienza dell intero Sistema Informativo Regionale 2. Garante della qualità delle soluzioni tecnologiche adottate dal Sistema Regione Area Servizi Documentali Supervisiona e indirizza lo sviluppo della Piattaforma Documentale e della Piattaforma di Conservazione Sostitutiva, svolgendo attività di Governance a livello organizzativo, tecnologico e normativo; Definisce linee guida e indirizzi generali per le soluzioni progettuali basate sulla Piattaforma Documentale e sulla Piattaforma di Conservazione Sostitutiva; Supporta Regione Lombardia nell individuazione di esigenze, requisiti e vincoli per la corretta definizione di soluzioni progettuali basate sulla Piattaforma Documentale e sulla Piattaforma di Conservazione Sostitutiva. 2 1

Introduzione: dall Analogico al Digitale L uomo mediante la scrittura, nel corso dei secoli, ha tramandato pensieri, informazioni, conoscenza non sempre si è scritto con gli stessi segni grafici, non sempre si è scritto sulla carta, non sempre si è scritto con l inchiostro, con la penna e con la mano il flusso degli elettroni nel computer è il nuovo inchiostro, i bit il nuovo alfabeto e la memoria della macchina la nuova carta Renato Borruso, La scrittura elettronica ovverosia: Nascita ed evoluzione del documento informatico, Rivista di Diritto, Economia e Gestione delle Nuove Tecnologie nr. 2/2007, Nyberg Editore 3 I Fattori Abilitanti la Dematerializzazione Firma digitale Protocollo Informatico Documento informatico Conservazione sostitutiva PEC 4 2

Quadro di riferimento Innovazione e digitalizzazione hanno come fine ultimo non solo il risparmio economico ma anche la semplificazione dei rapporti PEC Firma digitale Conservazione sostitutiva Tali strumenti, anche dove obbligatori difficilmente entrano nella pratica quotidiana e aiutano davvero a semplificare la vita 5 La Piattaforma Documentale di Regione Regione Lombardia dal 2006 ha avviato un percorso di sostituzione dei flussi documentali cartacei con il loro equivalente informatico, in armonia con la normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di incremento di efficienza, semplificazione e trasparenza L'implementazione del Sistema Documentale Regionale non si è risolto nell'attuazione di un singolo progetto ma è rappresenta da un "sistema" di interventi distribuiti in un arco di tempo pluriennale 6 3

EDMA allo Stato dell Arte EDMA mette a disposizione, in un ambiente integrato e nel rispetto della normativa vigente, i fattori abilitanti la quali EDMA fornisce anche un sistema di disponibile e parametrizzabile secondo le specifiche esigenze procedimentali espresse da ogni settore dell organizzazione EDMA è inoltre integrata con : Sistema Informativo a Supporto di Organizzazione e Personale Fax Server DWH per reportistica Piattaforma di Knowledge Management Anagrafiche: o Assistiti Lombardi o IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni) o Parix Anagrafe Camera di Commercio 7 Il percorso affrontato Dematerializzazione Procedimenti Content Life Cycle Adattato da AIIM Dematerializzazione degli archivi 5 Protocollo Informatico 1 Dematerializzazione documenti prodotti ) Dematerializzazione documenti ricevuti 2 4 8 3 4

Numeri Documenti e Allegati 20,00 Milioni 15,00 10,00 5,00 0,00 2007 2008 2009 2010 2011 2007 2008 2009 2010 2011 Allegati 0,13 1,61 4,28 6,83 8,76 Documenti 1,72 4,76 9,50 14,53 18,29 9 Numeri Le Comunicazioni Istituzionali 35.648 55.497 54.384 811 11.128 2.007 2.008 2.009 2.010 2.011 10 5

Numeri Le PEC 80.000 75.649 60.000 40.000 48.171 20.000 2.888 3.918 8.732 0 2007 2008 2009 2010 2011 11 La Conservazione Sostitutiva Sistema di gestione documentale corrente Conservazione Sistema di conservazione PIATTAFORMA DI GESTIONE DOCUMENTALE Documenti Conservati a Novembre 2011 BURL Mandati Informatici Ordinativi Informatici 271 83.790 1.671.120 12 6

Il livello di dematerializzazione in Regione Lombardia + Livello di dematerializzazione - Digitalizzazione e ottimizzazione processi e procedimenti amministrativi Conservazione documenti Dematerializzazione e Archiviazione Protocollazione I livelli sono caratterizzati da: Ruoli e competenze necessarie Software(Servizi) necessari Parte del ciclo di vita dei documenti gestita (creazione gestione conservazione) Nota: Rielaborazione dei livelli di dematerializzazione definiti da DigitPA 13 Un nuovo contesto normativo: Dlgs 235/2010 (1) Le nuove regole per il documento digitale Rivisitazione delle norme relative al valore giuridico e probatorio del documento informatico e delle sue copie. Per le copie analogiche di documenti informatici, si introduce il contrassegno generato elettronicamente e apposto in fase di stampa che consente la verifica automatica della conformità del documento analogico a quello informatico. La Firma Elettronica Avanzata Conferisce valore giuridico a strumenti di firma che non prevedono l'uso di certificati qualificati ma che, comunque, garantendo l'univoca interconnessione con il firmatario, ne permettano la corretta identificazione e consentano l'individuazione di eventuali modifiche ai dati firmati. Utili nei casi in cui, più che di vera e propria firma/sottoscrizione, sia necessario ricorrere ad una firma/visto che assolva esigenze di sicurezza e integrità del documento piuttosto che di paternità e/o appropriazione del contenuto. 14 7

Un nuovo contesto normativo: Dlgs 235/2010 (2) PEC e invio di istanze e dichiarazioni alla PA Equiparazione dell'invio tramite PEC alla Notificazione per mezzo della posta salvo che la legge disponga diversamente e non più nei soli casi previsti dalla legge. Inoltre, con la modifica dell'art. 65 del CAD si riconosce la Posta Elettronica Certificata come valido sistema di presentazione telematica di istanze e dichiarazioni alla PA: le istanze saranno valide, però, solo ove le credenziali di accesso alle PEC siano state rilasciate previa identificazione del titolare e ciò sia attestato dal Gestore di PEC nel corpo del messaggio o in un apposito allegato La conservazione dei documenti digitali Rivisitazione principalmente di natura organizzativa. Si definisce che il sistema di conservazione deve essere gestito da un responsabile [della conservazione] che lavori d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'art. 29 del D.Lgs. 196/2003 e, ove presente, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. 15 Il percorso continua 1. Costante allineamento Organizzazione 2. Coinvolgimento territoriale Normativa Tecnologia 16 8

Grazie per l attenzione Marco Ceccolini Area Servizi Documentali Marco.Ceccolini@lispa.it Lombardia Informatica S.p.a. 17 9