GUIDA OPERATIVA aggiornata al 22/11/2013 (ver. 1.7.0.1) 1 of 32
1 Installazione Componente SIST... 3 1.1 Verifiche preliminari... 3 1.1.1 Verifica dati utente... 3 1.1.2 Requisiti minimi di sistema... 4 1.1.3 Attivazione postazione di lavoro... 4 1.2 PROCEDURE DI INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE... 5 1.2.1 Installazione postazione medico... 5 1.2.2 Multiutenza Configurazione postazione server del gruppo... 7 1.2.3 Multiutenza Configurazione computers del gruppo dove è installato Venere SIST... 8 1.3 IMPOSTAZIONI... 9 1.3.1 Configurazione... 9 1.3.2 Certificato di firma digitale... 9 1.3.3 Certificato di autenticazione... 10 1.3.4 Incarico attivo... 10 1.4 DATABASE... 11 1.5 CREDENZIALI ACN... 12 1.6 AVVIO... 12 2 Attivazione VPN... 13 3 Autenticazione Medico... 14 4 Utilizzo dei Servizi SIST Integrati... 15 4.1 Prescrizione... 15 4.1.1 Prescrizione farmacologica, di prestazioni o ricoveri... 15 4.1.2 Controllo di validità non superato... 16 4.1.3 Postazioni di segreteria... 16 4.2 Certificazione... 18 4.2.1 Certificato NPS... 18 4.2.2 Certificato INAIL... 19 5 I Servizi SIST... 20 5.1 Consulta fascicolo... 20 5.2 Allineamento anagrafiche ed esenzioni ticket... 22 5.3 Gestione del consenso... 23 5.4 Ricerca Prescrizioni... 25 5.5 Documenti da firmare... 26 5.6 Documenti inviati... 26 5.7 Comunicazioni a INPS/FSE... 28 5.8 Patient Summary... 28 5.8.1 EDS (Invia Dati di Emergenza)... 29 5.8.2 SSI (Invia Scheda Sanitaria)... 29 5.9 Impostazioni... 30 6 FAQ La risposta alle domande più frequenti... 32 6.1 [INTSIST_02015] Selezionare un paziente per eseguire l'azione... 32 6.2 [INTSIST_03140] Il servizio SIST utile al recupero delle esenzioni attive ha riportato la seguente segnalazione: [E000004] Non ci sono elementi corrispondenti ai criteri di ricerca inseriti. Verificare la correttezza dei parametri inseriti.... 32 2 of 32
1 Installazione Componente SIST 1.1 VERIFICHE PRELIMINARI 1.1.1 Verifica dati utente Prima di procedere con l installazione è necessario verificare che i dati anagrafici del medico, presenti nel gestionale di cartella clinica, siano corretti e completi in particolare: Codice regionale Codice fiscale Città dello studio Regione ASL e Codice ASL Per la verifica avendo il gestionale di cartella clinica aperto: Fare clic su F4 Utilità, selezionare Q Dati medico Verificare la correttezza dei dati ed eventualmente modificarli Verificare inoltre di essere in possesso delle credenziali di accesso al Sistema TS www.sistemats.it ricevute dalla ASL in particolare: Codice di accesso ossia il codice fiscale del medico; Parola chiave cambiata al primo accesso al sito www.sistemats.it; Codice PIN completo è necessario aver completato la procedura di generazione completa del PIN CODE aggiungendo ai 4 caratteri ricevuti dalla ASL i 6 generati dal sito www.sistemats.it. 3 of 32
1.1.2 Requisiti minimi di sistema Prima di procedere con l installazione di Venere SIST è necessario verificare i requisiti minimi del sistema. Requisiti Hardware CPU Pentium IV o superiore 1GB di RAM (consigliati 2GB) Collegamento Internet Video SVGA 800X60016bit (65000 colori) CDROM e/o DVDROM Almeno 20 GB di spazio libero su disco rigido per l''installazione Requisiti software Sistemi operativi: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2003, Windows Server 2008 (consigliato Windows XP Professional SP3) Browser: Internet Explorer 5.5 o superiore Inoltre sulla postazione devono essere installati e configurati i software relativi alla connettività (p. es. connessioni VPN, ecc) per la fruizione dei servizi SIST e all utilizzo dei certificati contenuti nella smart card di tipo CNS in dotazione. 1.1.3 Attivazione postazione di lavoro Prima di procedere con l installazione dell Add-on SIST è necessario essere in possesso del KIT di attivazione e la relativa CNS e che il computer di lavoro sia già stato configurato in particolare sia: installato il software "Kit Actalis CNS" il servizio "Smart card" sia in esecuzione sul computer installato il software "Cisco VPN Client" installati i certificati per la gestione delle identità digitali installati i certificati necessari alla fruizione dei servizi collegato il lettore smartcard ad una porta USB del computer inserita la CNS all'interno del lettore smartcard accreditato al Centro Servizi Sanitari Regionali Per l attivazione delle postazioni di lavoro è disponibile specifico servizio di supporto attivo tutti i giorni feriali dal lunedì al venerdì dalle 09.00 alle 13.00 e dalle 15.00 alle 19.00 ai recapiti 080.33.83.830, e-mail SistPugliaPdL@fimesan.it, fax 02.335.17.99.76. 4 of 32
1.2 PROCEDURE DI INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE Per utilizzare l AddOn Venere SIST è sufficiente seguire alcuni semplici passi di istallazione e configurazione. Come descritto nei paragrafi successivi, i semplici passi da seguire sono i seguenti: - installare l AddOn Venere SIST su ogni postazione su cui si vuole utilizzare l AddOn, come descritto al paragrafo 1.2.1 - nel caso di multi utenza (condivisione con collaboratori/segretaria e medicina di gruppo), installare sulla postazione server il Database CGM, come descritto nel par. 1.2.2 configurare le postazioni medico seguendo le istruzioni descritte ai par 1.2.2 e 1.2.3 configurare le eventuali postazioni collaboratore/segreteria seguendo le istruzioni al par. 1.2.3 1.2.1 Installazione postazione medico Per installare una postazione su cui si vuole utilizzare l AddOn Venere SIST è sufficiente scaricare ed eseguire il file di installazione sulla postazione desiderata. Per maggiore comodità si suggerisce di salvare il file di installazione sul desktop e quindi eseguirlo, seguendo i semplici passi di seguito indicati. I passi andranno naturalmente ripetuti per ogni postazione (computer) su cui si vuole utilizzare l AddOn. Si precisa che l AddOn Venere SIST può essere installato sulle postazioni sia per utilizzo medico che collaboratore. Istruzioni in dettaglio 1. Aprire la connessione internet 2. Fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione: http://www.compugroupmedical.it/download.asp?prod=venere&sub=sist 3. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 4. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 5. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 6. Fare doppio clic sull icona SistVenere.exe 7. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 8. Fare clic su Avanti 5 of 32
ATTENZIONE: l Add-On Venere SIST consente anche l invio dei certificati INPS al MEF, in maniera integrata, e alternativa all utilizzo dell Add-On ACN2009. Pertanto se in fase di installazione viene rilevata la presenza dell Add-On ACN2009, verrà richiesta la sua rimozione. UTILITA : Il programma di installazione provvederà in automatico ad importare i documenti eventualmente già inviati all INPS tramite l Add-On ACN2009 nell Add-On Venere SIST (nella cartella Comunicazioni a INPS/FSE, per il cui utilizzo si rimanda nelle sezioni relative). Nel caso la procedura automatica non venga eseguita, sarà possibile procedere all importazione in maniera manuale; sarà sufficiente eseguire il file AcnInps2SistApp.exe (raggiungibile digitando in Start, Esegui il percorso %programfiles%\cgm\servizi SIST). 9. Fare clic su Installa 10. Attendere il completamento delle operazioni e fare clic su Fine 6 of 32
1.2.2 Multiutenza Configurazione postazione server del gruppo E possibile utilizzare l AddOn Venere SIST in configurazione di multiutenza - per utilizzo contemporaneo da postazioni di collaboratore/segreteria o medicina di gruppo. In questo caso, oltre a installare Venere SIST su tutte le postazioni in uso ai medici e collaboratori di studio seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.2 è necessario installare sulla postazione server (postazione dove sono presenti gli archivi di Venere) una specifica istanza CGM su database Microsoft SQL Server 2008. Per installare l istanza CGM è sufficiente scaricare ed eseguire il file di installazione sulla postazione desiderata. Per maggiore comodità si suggerisce di salvare il file di installazione sul desktop della postazione server e quindi eseguirlo. Istruzioni in dettaglio 1. Aprire la connessione internet 2. Fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione (dimensione circa 100 Mb): 3. http://www.compugroupmedical.it/istanzasqlcgm.asp 4. Alla domanda Eseguire o salvare il file? fare clic su Salva 5. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva 6. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 7. Chiudere tutti gli applicativi aperti, antivirus compreso 8. Fare doppio clic sull icona CgmSqlInstanceSetup_x86 (oppure CgmSqlInstanceSetup_x64 a seconda del Sistema Operativo utilizzato) 9. Se compare la domanda Impossibile verificare l attendibilità fare clic su Esegui 10. Verrà verificata la presenza di eventuali componenti di Windows da aggiornare 11. Fare clic su Installa 12. Le operazioni proseguiranno in maniera del tutto automatica 13. Nel caso venga richiesto il riavvio del computer; rispondere Sì ed attendere lo spegnimento 14. Al riavvio la procedura di installazione riprenderà in automatico 15. Fare clic su Esegui ed a seguire su Installa 16. Attendere l installazione di Microsoft SQL Server 2008 R2 express 17. Al termine parte in automatico l installazione dell Istanza CGM SQL Server 18. Fare clic su Avanti ed a seguire su Installa 19. Attendere il completamento delle operazioni ed al termine fare clic su Fine Completata l installazione occorrerà configurare le postazioni medico e segreteria come descritto nei paragrafi a seguire. 7 of 32
1.2.3 Multiutenza Configurazione computers del gruppo dove è installato Venere SIST Per abilitare su una postazione l utilizzo dell AddOn in multiutenza (medicina di gruppo oppure postazioni aggiuntive per lo stesso medico (segreteria, infermeria, ) sarà sufficiente selezionare il database di riferimento, nelle Impostazioni dell AddOn Venere SIST. La configurazione delle impostazioni viene richiesta al primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.3 oppure è possibile eseguirla manualmente dalla specifica sezione dell Add-On come descritto sempre al paragrafo 1.3. Nella maschera Database, sarà sufficiente 1. Selezionare il check Configurazione di gruppo 2. In Postazione server verrà automaticamente proposto il nome del computer server su cui è stato installato il database per la multiutenza. ATTENZIONE!!! La selezione del database server vale per l intera postazione: Selezionando il check Configurazione di gruppo si imposterà il database indicato nel campo Postazione server per la componente di integrazione installata sulla postazione utente. Questo significa che per qualsiasi accesso a Venere di un utente in multiutenza su tale postazione, il database di riferimento sarà quello condiviso e residente sulla postazione server indicata. UTILITA : Se il medico ha in precedenza già utilizzato Venere SIST come unico utente (mono-utenza) e decide di configurarsi per l utilizzo in multiutenza, ha la possibilità di effettuare la migrazione sul database server dei dati precedenti (operazione consigliata) seguendo i seguenti semplici passi: 1. Nella sezione Importazione dati fare clic su Importa 2. Verrà richiesto di selezionare il database dal quale importare i dati e si aprirà automaticamente la cartella che comunemente lo contiene dopo una installazione standard (%appdata%\cgm\integra\v) 3. è sufficiente Selezionare il database SistDb.sdf e quindi 4. Fare clic su Apri 5. Attendere l importazione e fare clic su OK 8 of 32
1.3 IMPOSTAZIONI Al primo avvio del gestionale di cartella clinica, dopo l installazione, viene richiesto di configurare i servizi che si desidera attivare. Attivare il campo Attiva integrazione al Progetto SIST per decidere di lavorare con Venere integrato in SIST, attivare anche il campo Attiva invio certificati INPS (SAC). Nel caso di servizi SIST non disponibili (linea internet non funzionante, linea VPN non connessa, card momentaneamente disattiva, ) potrà disattivare il campo Attiva integrazione al progetto SIST in modo che il certificato venga comunque inviato al MEF selezionando Add On, Servizi SIST, Impostazioni (come da par. 5.9) 1.3.1 Configurazione Nel campo ASL di riferimento fare clic sulla freccia e selezionare dall elenco l ASL di appartenenza 1.3.2 Certificato di firma digitale Nel campo Certificato di firma digitale fare clic sul pulsante browse dall elenco la riga con Scopi richiesti uguale a Tutti e poi fare clic su OK posto a destra, selezionare 9 of 32
1.3.3 Certificato di autenticazione Nel campo Certificato di autenticazione fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall elenco la riga con Scopi richiesti uguale a Autenticazione client e poi fare clic su OK. 1.3.4 Incarico attivo Nel campo Incarico Attivo fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall elenco l incarico di competenza. 10 of 32
1.4 DATABASE Se si utilizza l applicativo in multiutenza (medicina di gruppo oppure postazioni aggiuntive per lo stesso medico (segreteria, infermeria, ) è necessario selezionare configurazione di gruppo e selezionare il nome del computer server su cui sono presenti i database. Sono previste anche forme di passaggio tra una configurazione di mono-utenza ad una configurazione di multi-utenza e viceversa. 11 of 32
1.5 CREDENZIALI ACN Fare clic su Credenziali ACN per inserire le credenziali di accesso al Sistema TS www.sistemats.it per l invio dei certificati INPS. Inserire in particolare: Username = Codice di accesso ossia il codice fiscale del medico; Password = Parola chiave in uso; PIN = Codice PIN completo (primi 4 caratteri ricevuti dalla ASL e restanti 6 caratteri generati accedendo al sito www.sistemats.it); In fase d inserimento delle credenziali il campo avrà lo sfondo rosso fino a quando non si inseriscono i caratteri necessari alla completezza del campo. Non viene controllata la correttezza ma la completezza per cui se si inseriscono 16 caratteri nel campo Username lo sfondo diverrà bianco anche se il C.F è errato. Se la carta SIST in uso è la stessa utilizzata per l autenticazione a www.sistemats.it (selezionando l opzione Accesso con Smart Card) 1.6 AVVIO I servizi SIST si avviano in automatico all avvio del gestionale di cartella clinica. Si potrà infatti notare la presenza dei servizi SIST nella tray area. 12 of 32
2 Attivazione VPN Il progetto di integrazione SIST Puglia prevede un collegamento diretto al Centro Servizi Sanitari Regionale per poter usufruire dei servizi di integrazione. Per poter realizzare questo collegamento protetto viene installata, all atto della Attivazione della Postazione di Lavoro, una connessione VPN. Prima di avviare il lavoro con il gestionale di cartella clinica è pertanto necessario avviare questa connessione VPN operando come segue: Avviare il software Cisco VPN Client facendo doppio clic sulla relativa icona presente sul desktop Fare clic sul pulsante Connect partirà la richiesta di collegamento selezionata e, dopo qualche istante, verrà richiesto di inserire il codice Pin della CNS per identificare univocamente l operatore che sta richiedendo l accesso al Centro Servizi Sanitari Regionale inserire il codice PIN, fare clic su OK ed attendere qualche istante prima di essere effettivamente connessi all indirizzo selezionato nella barra delle applicazioni di Windows comparirà l icona dell avvenuto collegamento al Centro Servizi Sanitari Regionale. Se la connessione protetta al Centro Servizi Sanitari Regionale non risulta attiva o in caso di temporanea interruzione dei servizi, nella barra delle applicazioni del computer verrà visualizzata l icona aperta. In questo caso non si avranno impatti nelle funzionalità primarie di gestione della cartella clinica per cui è possibile aprire Venere per continuare le le operazioni di studio. E comunque ripristinare la connessione VPN appena possibile per fruire di tutte le altre funzionalità (check della prescrizione prima della stampa, invio dei documenti accumulati in coda, interrogazione delle anagrafiche, etc...). 13 of 32
Per ripristinare il collegamento protetto, è necessario cliccare due volte sulla relativa icona e successivamente sul pulsante Connect, come descritto in precedenza 3 Autenticazione Medico Alla prima interrogazione dei servizi SIST, all inizio di una sessione di lavoro nel gestionale di cartella clinica, viene richiesta l autenticazione del medico. L autenticazione avviene mediante l inserimento della smart card e del proprio codice PIN. La smart card infatti contiene due certificati digitali: certificato di autenticazione contenente l identità digitale del medico certificato per la firma digitale che consente di firmare tutti i documenti da inviare al servizio SIST. Per l autenticazione viene richiesto: l inserimento della smart card, se non presente l inserimento del codice PIN da digitare nel relativo campo. 14 of 32
4 Utilizzo dei Servizi SIST Integrati Dopo l installazione e l attivazione dei Servizi SIST non si riscontrerà nessuna variazione nell utilizzo di Venere se non nella sezione di prescrizione e certificazione INPS o INAIL. 4.1 PRESCRIZIONE All atto della stampa della ricetta, verrà richiesta la firma digitale affinché il documento possa essere inviato al concentratore SIST. Vediamo adesso nel dettaglio il processo prescrittivo. 4.1.1 Prescrizione farmacologica, di prestazioni o ricoveri 1. Registrare la prescrizione di un farmaco in classe A, oppure di una prestazione specialistica concedibile o di un Ricovero in Venere, come di consueto 2. fare clic sull icona per stampare la ricetta 3. contestualmente alla stampa della prescrizione apparirà a video il documento clinico in formato elettronico corrispondente alla prescrizione cartacea stampata 4. dopo aver controllato l esito della stampa, e la correttezza del documento clinico, per inviare la prescrizione fare clic sul pulsante Firma e invia 5. firmare il documento inserendo, nella relativa finestra, il codice PIN della firma digitale e fare clic su OK. 15 of 32
Sulla ricetta appena stampata sarà riportato il codice IUP che identifica il documento clinico in formato elettronico legato alla specifica ricetta cartacea. NOTA: E consentito l invio a SIST delle sole prescrizioni in regime SSN. 4.1.2 Controllo di validità non superato Nel caso di prescrizione con collegamento con il server attivo, la prescrizione che si vuole stampare viene preventivamente validata dai servizi centrali del SIST. Il messaggio in figura compare nel momento in cui, una prescrizione in fase di stampa, non viene preventivamente validata dal servizio in quanto contiene dati errati (nell esempio la prescrizione contiene una esenzione che non è presente nella scheda anagrafica centrale del paziente). Facendo clic su OK è possibile annullare l invio. Facendo clic su Annulla per poter eventualmente correggere la prescrizione e rinviarla; facendo clic su Stampa è possibile stampare comunque la ricetta ma la stessa non verrà inviata al SIST. 4.1.3 Postazioni di segreteria Se la prescrizione viene realizzata da una postazione non medico (segreteria, infermeria, ) ed i Servizi SIST sono stati configurati per lavorare in multiutenza nel momento della stampa della prescrizione compare la 16 of 32
Fare clic sul pulsante Accoda per firma ATTENZIONE Se si desidera evitare la visualizzazione del CDA e fare in modo quindi che dalla postazione di collaboratore/segreteria le ricette vengano automaticamente poste alla coda di firma del medico operare come di seguito indicato: - dalla postazione di collaboratore/segreteria avviare Profim come di consueto - selezionare Add On, Servizi SIST e richiamare la cartella Documenti - deselezionare il check Convalida i documenti da inviare solo dopo averli visionati - fare clic su OK 17 of 32
4.2 CERTIFICAZIONE All atto della conferma di un Certificato INPS o INAIL, verrà richiesta la firma digitale affinché il documento possa essere inviato al concentratore SIST. Vediamo adesso nel dettaglio il processo prescrittivo. 4.2.1 Certificato NPS Compilare il Certificato INPS come di consueto. All atto della conferma o della stampa lo stesso viene innanzitutto inviato telematicamente ai Servizi TS per cui compare la finestra in cui occorre: Selezionare il Tipo di visita tra Ambulatoriale o Domiciliare; Verificare la Residenza o domicilio abituale Inserire la Reperibilità durante la malattia se diversa dalla residenza abituale. Verificare il Cap che deve essere quello di zona. Se è necessario inserire quello di zona lo sfondo del campo sarà rosso fino a quando non sarà selezionato dall elenco; Fare clic su Invia, se desidera realmente inviare il certificato. Fare clic su Annulla se desidera stampare il certificato senza inviarlo. Se si è scelto di inviare il certificato viene generata la ricevuta che potrà stampare facendo clic su Stampa o inviare per e-mail al paziente facendo clic su Invia email. Il documento stampato contiene una parte per il lavoratore ed una per il datore di lavoro. 18 of 32
Se il certificato viene correttamente protocollato ed accettato dal Sistema TS, lo stesso viene poi inviato al concentratore SIST e per questo verrà richiesta la firma digitale. Per inviare il certificato fare clic sul pulsante Firma e invia 4.2.2 Certificato INAIL 1. Compilare il Certificato INAIL come di consueto 2. fare clic sull icona di conferma o stampa e apparirà a video il relativo documento 3. per inviare il certificato fare clic sul pulsante Firma e invia 4. firmare il documento inserendo, nella relativa finestra, il codice PIN della firma digitale e fare clic su OK. 19 of 32
5 I Servizi SIST Il componente SIST interagisce in maniera integrata con il software di cartella clinica per quanto riguarda le funzionalità di base di registrazione prescrizione e certificati. Tuttavia, il componente SIST offre anche alcuni servizi aggiuntivi rispetto al software di cartella clinica, che possono essere richiamati selezionando Servizi SIST dalla barra superiore. I Servizi SIST possono essere richiamati sia con una cartella clinica di paziente aperta, che non. Nel caso in cui i Servizi SIST vengano richiamati con una cartella clinica di paziente attiva in Venere, sarà indicato il paziente per il quale richiamare alcune funzioni. Nel caso in cui i Servizi SIST vengano avviati senza nessuna scheda paziente attiva, sarà utile accedere comunque a funzioni non legate al paziente: allineamento anagrafiche, documenti da firmare, inviati, in uscita, falliti, Certificazione INPS/INAIL ed impostazioni. 5.1 Consulta fascicolo Attraverso il componente SIST è possibile consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico, ossia la raccolta di tutti i documenti clinici del paziente. Per far ciò operare come descritto di seguito: 1. Aprire in Venere la cartella clinica del paziente per il quale si vuole consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico 2. Avviare i Servizi SIST e selezionare Consulta Fascicolo 3. Impostare l intervallo di ricerca desiderato nei campi dal e al 20 of 32
4. nella sezione Tipologia eventi clinici attivare i filtri di ricerca sulla tipologia di eventi specifici (p.es. solo Farmaceutica oppure Specialistica, Ricovero, Emergenza, Certificato); altrimenti per la visualizzazione completa di tutti i tipi di eventi del fascicolo sanitario lasciare tutto attivo 5. fare clic su Avvia ricerca e attendere l elaborazione di ricerca sul server NOTA: Durante l elaborazione nella tray area, accanto all icona Servizi SIST, comparirà il messaggio Avvio ricerca sul server 6. terminata la ricerca nel riquadro in basso comparirà l elenco di tutti i documenti clinici presenti sul server, che potrà scorrere facilmente utilizzando i pulsanti di spostamento 7. per visualizzare un documento selezionare quello desiderato e fare clic su Dettaglio evento, o fare doppio clic sullo stesso, a questo punto attenda l apertura del documento NOTA: Il documento visualizzato è in formato CDA 21 of 32
5.2 Allineamento anagrafiche ed esenzioni ticket Attraverso i Servizi SIST è possibile effettuare l aggiornamento delle scelte/revoche, dei dati anagrafici e delle esenzioni ticket (status, reddito e patologia) dei pazienti selezionando Allineamento anagrafiche. Nel dettaglio potrà effettuare le seguenti operazioni: Aggiornamento scelte e revoche = la funzione consente di effettuare l aggiornamento dei dati di scelta, decorrenza e revoca di tutti i pazienti presenti in archivio dopo aver impostato il periodo per cui si desidera fare la ricerca e selezionato Aggiorna. Se viene rilevata una nuova scelta ed il paziente non è presente in archivio verrà automaticamente creata l anagrafica del paziente. Attivando il check Allinea esenzioni dei nuovi assistiti le nuove schede anagrafiche eventualmente introdotte verranno valorizzate anche delle relative esenzioni ticket. Aggiornamento dati anagrafici = la funzione consente di aggiornare i principali dati anagrafici di tutti i pazienti già presenti in archivio (cognome e nome, data e luogo di nascita, indirizzo e luogo di residenza, codice fiscale) dopo aver selezionato Aggiorna. Attivando il check Allinea esenzioni verranno aggiornate anche le esenzioni ticket. Considerando i dati presenti nell anagrafica regionale come master, eventuali dati discordanti presenti in archivio vengono sovrascritti. Si consiglia pertanto di effettuare sempre una copia di sicurezza prima di avviare un aggiornamento dati anagrafici completo. Allineamento esenzioni = la funzione consente di aggiornare le esenzioni ticket per tutti i pazienti in archivio in maniera cumulativa. Resta operativa la funzione Recupera esenzioni che consente di recuperare, per il solo paziente selezionato, le esenzioni presenti sui server regionali. Le esenzioni così recuperate verranno contraddistinte da un segno di spunta verde nella sezione Esenzioni ticket del paziente e non saranno modificabili 22 of 32
5.3 Gestione del consenso La sezione relativa alla gestione del consenso permette di attivare/revocare il consenso o il rifiuto al consenso esercitato dall assistito (ai sensi del D. Lgs 30/06/2003, n. 196). Nel caso in cui l assistito non fornisce consenso, non sarà possibile consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico, saranno comunque garantite le operazioni di invio prescrizioni e certificati al SIST. Per poter accedere alla gestione del consenso è necessario aprire la scheda del paziente in Venere. Dalla gestione del consenso è possibile: Recupera storico dati consenso: visualizzare tutte le transazioni relative a consensi e revoche del consenso esercitate dall assistito 23 of 32
Visualizza dettaglio: dopo aver selezionato il consenso o il rifiuto dello stesso, visualizzare i dettagli dell operazione indicando le informazioni di riepilogo salienti Invia dati consenso: consente di inviare il consenso al trattamento dei dati. Se trattasi del primo invio spostare l opzione su Consenso (di default l opzione selezionata è Rifiuto), inserire gli estremi del documento di identità, eventualmente compilare l area relativa ai dati anagrafici di chi esercita la potestà o del tutore e fare clic su Continua Selezionando il consenso precedentemente inviato è possibile anche revocarlo. In questo caso è sufficiente, dopo aver inserito gli estremi del documento di identità, eventualmente compilare l area relativa ai dati anagrafici di chi esercita la potestà o del tutore e fare clic su Continua. Verrà poi visualizzato come Rifiuto nella lista dei consensi (recupera storico consensi) 24 of 32
5.4 Ricerca Prescrizioni E possibile recuperare le prescrizioni del paziente attivo registrate nel SIST selezionando Ricerca prescrizioni. Per far ciò operare come descritto di seguito: 1. Aprire in Venere la cartella clinica del paziente per il quale si vuole consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico 2. Avviare i Servizi SIST 3. Impostare l intervallo di ricerca desiderato nei campi dal e al 4. fare clic su Avvia ricerca 5. terminata la ricerca nel riquadro in basso comparirà l elenco di tutte le prescrizioni presenti sul server, che potrà scorrere facilmente utilizzando i pulsanti di spostamento 6. per annullare la prescrizione, selezionarla e fare clic sul pulsante Annulla Prescrizione 7. alternativamente, si può preventivamente visualizzare il documento, selezionando quello desiderato e facendo clic su Dettaglio prescrizione, o doppio clic sullo stesso 8. la funzionalità di Annulla Prescrizione può essere richiamata, quindi, dalla finestra di visualizzazione del documento 25 of 32
5.5 Documenti da firmare Nella sezione Documenti da firmare vengono posizionati tutti i documenti prodotti da postazioni di segreteria ed inviati alla firma del medico. Tali documenti devono essere firmati e inviati entro le ore 24 del giorno di creazione degli stessi. Verranno evidenziati in rosso i documenti che sono stati creati in data precedente a quella in corso. ATTENZIONE E possibile visualizzare un baloon di avviso nella tray area in modo da conoscere preventivamente quante ricette sono ancora da firmare (quelle accodate dalla segreteria). Per attivare tale opzione operare come di seguito indicato: - dalla postazione di collaboratore/segreteria avviare Profim come di consueto - selezionare Add On, Servizi SIST e richiamare la cartella Impostazioni - attivare il check Visualizza periodicamente un avviso con il numero totale dei documenti da firmare - fare clic su OK Cliccando sul balloon sarà attivata la direttamente la finestra di visualizzazione dei documenti, con tante cartelle quanti sono i documenti da firmare. Il medico potrà procedere alla firma ed invio di tutti i documenti mediante il bottone Firma e Invia Documenti. 5.6 Documenti inviati Il documento firmato sarà visualizzato fra i documenti in uscita per poi automaticamente passare nei documenti inviati nel momento in cui il documento risulterà effettivamente inviato. 26 of 32
Se si verificano errori non bloccanti in fase di invio (ad esempio errori di connessione) il componente tenterà nuovamente l invio fino a quando lo stesso non va a buon fine. Se si verificano errori bloccanti (ad esempio la prescrizione non è valida) il documento sarà spostato in Invii Falliti. Sarà possibile eventualmente ritentare l invio selezionando l elemento e cliccando Riprova Invio. Per consultare i documenti inviati al server: 1. Fare clic su Aggiorna lista per avere l elenco dei documenti 2. visualizzare il documento facendo clic su Visualizza o doppio clic dall elenco 3. Se desidera eliminare un documento inviato selezionare il documento fare clic su Elimina. ATTENZIONE Tutti i Documenti generati a prescindere dal loro stato (da firmare, inviati, in uscita, invii falliti) possono essere visualizzati in anteprima facendo clic sull apposito pulsante di Anteprima in alto a destra 27 of 32
5.7 Comunicazioni a INPS/FSE Nella sezione Comunicazioni a INPS/FSE vengono posizionati tutti i certificati inviati al Sistema TS e successivamente al concentratore SIST. Nella colonna INPS viene indicato lo stato dell invio al Sistema TS (Inviato, Fallito,..) Nella colonna FSE viene indicato lo stato dell invio al concentratore SIST (NonDefinito = realizzato con un sistema diverso dal SIST per esempio realizzato con l ACN2009 e importato nel SIST; Inviato oppure Fallito). Facendo clic su Visualizza Ricevuta è possibile visualizzare il documento CDA inviato. Per eliminare un invio errato è necessario selezionare un certificato inviato, fare clic su Annulla e, quando il documento è stato annullato, fare clic su Elimina. Nel caso in cui lo stato invio risulta Fallito è possibile visualizzare l errore facendo clic su Visualizza Errore. Se l errore sta nell invio all FSE è possibile ritentarlo facendo clic su Riprova Invio. 5.8 Patient Summary Il Patient Summary non è altro che l insieme di informazioni cliniche relative al paziente, che possono essere raccolte in due documenti di scopi diversi: SSI ( Scheda Sanitaria Individuale) e EDS (Emergency Data Set). 28 of 32
5.8.1 EDS (Invia Dati di Emergenza) Fare clic sul pulsante Invia Dati di Emergenza ed attendere che la scheda venga generata. Fare clic sul Firma ed invia per firmarla ed inviarla al server regionale SIST. E possibile anche recuperare i Dati di emergenza già registrati sul SIST, facendo clic sull apposito pulsante. Nel caso in cui si tenti un recupero dei Dati di emergenza di un paziente ma gli stessi non sono presenti sul server centrale verrà notificata la mancanza con il messaggio in figura. Lo stesso messaggio può comparire nel caso in cui si tenti il recupero di una Scheda sanitaria del server centrale ma la stessa non è presente. 5.8.2 SSI (Invia Scheda Sanitaria) Fare clic sul pulsante Invia scheda Sanitaria ed attendere che la scheda venga generata. 29 of 32
Fare clic sul Firma ed invia per firmarla ed inviarla al server regionale SIST. E possibile anche recuperare la scheda sanitaria già registrata sul SIST facendo clic sull apposito pulsante 5.9 IMPOSTAZIONI Il componente di integrazione SIST richiede una minima interazione da parte dell utente, circa le impostazioni di configurazione iniziali. Ciò significa che potrà configurarla in modo semplice ed intuitivo. Per fare questo, avvii il componente SIST (vedi cap. 5) e selezionare Impostazioni dal menu di sinistra. 30 of 32
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6 FAQ La risposta alle domande più frequenti 6.1 [INTSIST_02015] SELEZIONARE UN PAZIENTE PER ESEGUIRE L'AZIONE Se utilizzando i servizi SIST compare il messaggio vuol dire che il servizio è utilizzabile solo dopo aver aperto la scheda anagrafica di un paziente. 6.2 [INTSIST_03140] IL SERVIZIO SIST UTILE AL RECUPERO DELLE ESENZIONI ATTIVE HA RIPORTATO LA SEGUENTE SEGNALAZIONE: [E000004] NON CI SONO ELEMENTI CORRISPONDENTI AI CRITERI DI RICERCA INSERITI. VERIFICARE LA CORRETTEZZA DEI PARAMETRI INSERITI. Se utilizzando i servizi SIST compare il messaggio vuol dire che il paziente selezionato non ha esenzioni attive nel sistema SIST. In caso di discordanza con i dati in possesso del medico sarà opportuno che il paziente faccia riferimento alla ASL di appartenenza per la necessaria verifica. ULTERIORI FAQ AGGIORNATE AL LINK http://www.fimesan.it/include/translatelnk.asp?0,,0.0=2971 32 of 32