Servizi di e-business Eni Richiedente Centro Stampa Versione 08/2019
Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del processo di Centro Stampa in qualità di Richiedente. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizio. 2
4 Flusso di processo Richiesta Specifica Centro stampa
5 Flusso di processo Richiesta Generica Centro stampa
Per il flusso del Centro Stampa, il richiedente può creare due differenti tipologie di richieste: richiesta specifica di centro stampa (SCCS): la richiesta viene formulata sulla base di uno specifico catalogo elettronico selezionando gli articoli. A valle dell approvazione del gestore Eniservizi e del responsabile, il carrello genera l ordine. Il fornitore inserirà solamente una PEM a valle dell evasione dell ordine. richiesta generica di centro stampa (SCPR): il richiedente formula la richiesta attraverso descrizione dell attività da eseguire (carrello preventivo). Il fornitore dovrà elaborare la richiesta creando una Proposta Entrata Merci preventiva. Se il gestore Eniservizi e il richiedente procederanno all approvazione, il sistema genererà automaticamente il carrello consuntivo e, a seguito dell approvazione dello stesso da parte dell approvatore, verrà generato ordine e PEM consuntiva. Il fornitore dovrà infine elaborare la PEM consuntiva. 6
Richiesta Specifica di Centro Stampa Carrello Ordine PEM Richiesta Generica di Centro Stampa Carrello preventivo Ordine preventivo PEM preventiva Ordine consuntivo PEM consuntiva 7
Pagina di Home La nuova piattaforma ebusiness consente l accesso a più servizi attraverso un unica Home in cui sono riportate le sezioni relative a tutti i servizi per cui si è abilitati. Per accedere al Centro Stampa è necessario selezionare il link Area acquisti dalla sezione Centro Stampa 8
Impostazioni utente L utente ha la possibilità di visualizzare alcuni parametri della propria utenza (indirizzo e-mail, numero di telefono, ). Procedere nel seguente modo: Selezionare dall area Impostazione Utente, la voce Impostazioni Generali e navigare i tab 9
Impostazioni utente - Gestione Indirizzi L utente ha la possibilità di inserire nuovi indirizzi di consegna (richiamabili in fase di creazione dello shopping basket): Selezionare il tasto Creare All apertura della pop-up, selezionare la casella di spunta e valorizzare i campi Indirizzo Selezionare il tasto Salvare 10
Impostazioni utente - Gestione Indirizzi COSA FARE SE Se alla creazione di un nuovo indirizzo viene restituito il seguente messaggio Completare i campi Verificare che sia inserita la mail, altrimenti completare 11
Impostazioni utente - Gestione Indirizzi COSA FARE SE il nuovo indirizzo è bloccato al salvataggio Verificare l indirizzo di default (i campi obbligatori devono essere valorizzati) Verificare ed eventualmente inserire la mail 12
Richiesta generica - Creare un carrello preventivo Accedendo alla sezione Centro Stampa - Area Acquisti e selezionando la voce Acquistare, è possibile creare un nuovo Shopping Basket. Per generare un carrello preventivo, occorre selezionare la voce SCPR -Ct Stampa Preventivo e successivamente cliccare su Crea Carrello Acquisti. 13
Richiesta generica - Modifica parametrizzazioni Selezionando la voce Modificare parametrizzazioni standard personali è possibile visualizzare i dati che verranno associati al nuovo Shopping Basket, esplorando i vari tab. È possibile modificare i campi su sfondo bianco. Le parametrizzazioni impostate verranno ereditate sullo Shopping Basket. 14
Richiesta generica - Modifica parametrizzazioni Dal tab Contab. è possibile modificare le eventuali imputazioni contabili di default: Selezionare in Tipo di contabilizzazione dal menù a tendina la tipologia contabile Inserire l oggetto contabile in Assegnare numero Per confermare le modifiche selezionare il tasto OK ATTENZIONE! Non è possibile effettuare la Ripartizione costi. 15
Richiesta generica - Modifica parametrizzazioni Dal tab Indirizzo consegna/luogo prestazione è possibile modificare l indirizzo di consegna, richiamando gli indirizzi creati in Impostazione utente: Selezionare il tasto di ricerca nel campo Nome Selezionare dal menù a tendina la voce Cercare recapiti dei dipendenti e selezionare il tasto Cercare Selezionare la riga relativa all indirizzo e confermare nella schermata successiva con il tasto OK 16
Richiesta generica - Inserire le posizioni nel carrello preventivo Per definire la richiesta di preventivo, è necessario cliccare su Posizione Limite e compilare opportunamente la richiesta inserendo una descrizione generica e selezionando dai menù a tendina gli attributi della lavorazione, compreso il dato riguardante il Fornitore. 17
Richiesta generica - Inserire le posizioni nel carrello preventivo È possibile: impostare il tetto massimo di spesa (operazione non obbligatoria), togliendo il flag dalla voce Illimitato e digitando nel campo Limite valore il prezzo massimo accettato. modificare eventualmente il Valore previsto di default, scrivendo direttamente nel campo corrispondente un ammontare differente. 18
Richiesta generica - Inserire le posizioni nel carrello preventivo È possibile specificare il periodo della prestazione: dal menù a tendina a fianco alla voce Necessario, selezionare la modalità di definizione del periodo di ricerca ed inserire manualmente le date nei rispettivi campi che appaiono. (La data inserita deve tenere in considerazione il tempo di prelievo, di trasporto del materiale verso il centro stampa in caso di originale cartaceo, il tempo necessario all esecuzione dell attività). Compilati i campi relativi alla richiesta generica, premere il bottone OK. Qualora si selezionino attributi di lavorazione incompatibili tra loro, il sistema evidenzierà un messaggio di errore bloccante per cui sarà necessario apportare le modifiche per poter procedere. In caso contrario, la posizione con limite verrà aggiunta allo shopping basket. 19
Richiesta generica - Area messaggi La posizione è stata aggiunta allo shopping basket. Nell area messaggi sono visibili gli eventuali messaggi di blocco (segnalati in rosso) o warning (segnalati in giallo). 20
Richiesta generica - Visualizzazione/Modifica posizioni È possibile entrare nel dettaglio della posizione, selezionando la riga relativa ed il tasto Dettagli. I dettagli della posizione sono navigabili attraverso i vari tab. 21
Richiesta generica - Visualizzazione/Modifica posizioni Nel tab Dati Posizione, sono presenti tutte le informazioni relative all articolo selezionato ed è possibile modificare/valorizzare alcuni campi precedentemente inseriti. 22
Richiesta generica - Visualizzazione/Modifica posizioni Nel tab Contab. è possibile visualizzare le impostazioni contabili (ereditate dalle Parametrizzazione standard). Tali impostazioni sono modificabili, purché sia mantenuta l uniformità su tutte le posizioni. Per modificare il Tipo contabilizzazione (se previsto): Selezionare in Tipo di contabilizzazione dal menù a tendina la tipologia contabile Per modificare l oggetto contabile: Inserire l oggetto contabile in Assegnare numero ATTENZIONE: È obbligatorio imputare un oggetto contabile nel campo Assegnare numero. 23
Richiesta generica - Visualizzazione/Modifica posizioni Nel tab. Note e allegati è possibile inserire messaggi e/o allegare file. Cliccando su Testo fornitori e/o su Appunto interno, viene visualizzata una mascherina in cui poter inserire un testo libero da recapitare rispettivamente al fornitore e all approvatore della richiesta. Una volta inserito il testo, occorre cliccare su OK per riportarlo all interno dello shopping basket. 24
Richiesta generica - Visualizzazione/Modifica posizioni Per inserire un file, occorre cliccare su Aggiungere allegato e successivamente: Cliccare su Sfoglia Selezionare l allegato Cliccare su OK Una volta completato, compaiono sotto la voce Allegati i file sono stati inseriti. 25
Richiesta generica - Visualizzazione/Modifica posizioni Nel tab Indirizzo consegna/luogo prestazione è possibile visualizzare l indirizzo (ereditato dalle Parametrizzazione standard). Tali impostazioni sono modificabili manualmente o richiamando gli indirizzi creati in Impostazione utente: Selezionare il tasto di ricerca nel campo Nome Selezionare dal menù a tendina la voce Cercare recapiti dei dipendenti e selezionare il tasto Cercare Selezionare la riga relativa all indirizzo 26
Richiesta generica - Verifica correttezza Verificate le posizioni dello Shopping Basket, selezionato il tasto Controllare, è necessario seguire le indicazioni nell area messaggi per smarcare gli errori bloccanti. Gli errori bloccanti relativi all Area Fornitore e all Approvatore sono smarcabili al passo successivo. Selezionare quindi il tasto Continuare. 27
Richiesta generica - Completare richiesta Occorre scegliere dal menu a tendina Area Fornitore l area di competenza tra Milano e Roma in base al luogo di ricezione del materiale. 28
Richiesta generica - Completare richiesta È necessario imputare l approvatore dello Shopping Basket: Selezionare nel campo Approvatore il tasto di Search Help Selezionare la riga relativa all Approvatore ATTENZIONE: La lista degli approvatori selezionabili riporterà: Nel caso di Contabilizzazione a Centro di Costo l approvatore/gli approvatori abbinati allo stesso CdC impostato sullo Shopping Basket (in mancanza di approvatore abilitato su quel CdC, saranno proposti tutti gli approvatori della propria Company) Nel caso di altre contabilizzazioni gli approvatori della propria Company 29
Richiesta generica - Controllo e salvataggio Per verificare la correttezza dello Shopping Basket bisogna selezionare il tasto Controllare. È possibile provvedere al salvataggio, per una successiva elaborazione selezionando il tasto Salvare ATTENZIONE: Con il salvataggio lo Shopping Basket non risulterà ancora in approvazione all approvatore 30
Richiesta generica - Invio in approvazione Per finalizzare lo Shopping Basket, è necessario selezionare il tasto Ordinare. Verrà visualizzato il riepilogo dello Shopping Basket e il messaggio di corretto esito dell azione. ATTENZIONE: Il tasto Ordinare invierà la richiesta di preventivo al fornitore che elaborerà una Proposta Entrata Merci Preventiva da sottoporre in approvazione prima al Gestore del CS e successivamente al richiedente. 31
Visualizzare PEM Preventiva Per gestire le Proposte Entrate Merci, occorre accedere alla sezione Inbox della Home e aggiornare la pagina cliccando sulle frecce in alto a destra per visualizzare eventuali richieste. 32
Visualizzare PEM Preventiva Cliccando sul messaggio della PEM desiderata, si apre una nuova pagina con il preventivo inserito dal fornitore. È possibile visualizzare i dettagli delle posizioni cliccando sulla freccia a lato della posizione 1. 33
Approvare PEM Preventiva Se i prodotti inseriti dal fornitore e le relative quantità sono ritenuti idonei, si procedere con l approvazione della PEM preventiva cliccando sul tasto Approvare. All approvazione viene visualizzato il messaggio di conferma e generato il carrello Consuntivo che va in approvazione all Approvatore indicato inizialmente nel carrello Preventivo. Se viene approvato, genera l ordine Consuntivo verso il fornitore, che può procedere ad evadere la richiesta. 34
Rifiutare PEM Preventiva Se i prodotti inseriti dal fornitore e le relative quantità non sono ritenuti idonei, si procedere con il rifiuto della PEM preventiva cliccando sul tasto Rifiutare. Essa ritorna in elaborazione al fornitore che può effettuare le modifiche. 35
Visualizzare PEM Consuntiva Anche per ricercare le Proposte Entrate Merci, occorre accedere alla sezione Inbox della Home e aggiornare la pagina cliccando sulle frecce in alto a destra per visualizzare eventuali richieste. 36
Approvare PEM Consuntiva Se i prodotti inseriti dal fornitore e le relative quantità sono state correttamente consegnate, si procedere con l approvazione della PEM preventiva cliccando sul tasto Approvare. All approvazione viene visualizzato il messaggio di conferma e completato l iter dell ordine. 37
Rifiutare PEM consuntiva Se i prodotti inseriti dal fornitore e le relative quantità non sono stati ancora consegnati o risultano errati, si procedere con il rifiuto della PEM preventiva cliccando sul tasto Rifiutare. Essa ritorna in elaborazione al fornitore che può effettuare le modifiche. 38
Richiesta Specifica - Creare un carrello Accedendo alla sezione Centro Stampa - Area Acquisti e selezionando la voce Acquistare, è possibile creare un nuovo Shopping Basket. Per generare un carrello preventivo, occorre selezionare la voce SCCS -Ct Stampa Catalogo e successivamente cliccare su Crea Carrello Acquisti. 39
Richiesta Specifica - Modifica parametrizzazioni Selezionando la voce Modificare parametrizzazioni standard personali è possibile visualizzare i dati che verranno associati al nuovo Shopping Basket, esplorando i vari tab. Procedere come indicato nelle slide 13 e 14. 40
Richiesta Specifica - Inserire le posizione nel carrello Per poter inserire articoli nello shopping basket è necessario accedere al catalogo Centro Stampa cliccando sul nome identificativo. Dopo aver cliccato sul link, si aprirà perciò il catalogo elettronico corrispondente. 41
Richiesta Specifica - Inserire le posizione nel carrello Selezionare dal catalogo gli articoli desiderati e procedere al trasferimento della selezione cliccando sul pulsante Chiudere ordine d acquisto. N.B. Per le altre funzionalità del catalogo si rimanda al manuale SAP MDM catalog presente sul portale. 42
Richiesta Specifica - Visualizzazione/Modifica posizioni Dopo aver chiuso l ordine d acquisto, la situazione apparirà come da schermata sottostante. È possibile entrare nel dettaglio della posizione del carrello acquisti cliccando su Dettagli. Compariranno le cartelle relative ai Dati posizione, Contab., Note e allegati, Indirizzo consegna/luogo prestazione, Fonti d acquisto/fornitori di servizi e Riepilogo del processo di approvazione. 43
Richiesta Specifica - Verifica correttezza Verificate le posizioni dello Shopping Basket, selezionato il tasto Controllare, è necessario seguire le indicazioni nell area messaggi per smarcare gli errori bloccanti. Gli errori bloccanti relativi all Area Fornitore e all Approvatore sono smarcabili al passo successivo. Selezionare quindi il tasto Continuare. 44
Richiesta Specifica - Completare richiesta Occorre scegliere dal menu a tendina Area Fornitore l area di competenza tra Milano e Roma in base al luogo di ricezione del materiale. 45
Richiesta Specifica - Completare richiesta È necessario imputare l approvatore dello Shopping Basket: Selezionare nel campo Approvatore il tasto di Search Help Selezionare la riga relativa all Approvatore ATTENZIONE: La lista degli approvatori selezionabili riporterà: Nel caso di Contabilizzazione a Centro di Costo l approvatore/gli approvatori abbinati allo stesso CdC impostato sullo Shopping Basket (in mancanza di approvatore abilitato su quel CdC, saranno proposti tutti gli approvatori della propria Company) Nel caso di altre contabilizzazioni gli approvatori della propria Company 46
Richiesta Specifica - Controllo e salvataggio Per verificare la correttezza dello Shopping Basket bisogna selezionare il tasto Controllare. È possibile provvedere al salvataggio, per una successiva elaborazione selezionando il tasto Salvare ATTENZIONE: Con il salvataggio lo Shopping Basket non risulterà ancora in approvazione all approvatore 47
Richiesta Specifica - Invio in approvazione Per finalizzare lo Shopping Basket, è necessario selezionare il tasto Ordinare. Verrà visualizzato il riepilogo dello Shopping Basket e il messaggio di corretto esito dell azione. ATTENZIONE: Il tasto Ordinare invierà la richiesta di preventivo al fornitore che elaborerà una Proposta Entrata Merci Preventiva da sottoporre in approvazione. 48
Visualizzare PEM Per ricercare le Proposte Entrate Merci, occorre accedere alla sezione Inbox della Home e aggiornare la pagina cliccando sulle frecce in alto a destra per visualizzare eventuali richieste. 49
Approvare PEM Se i prodotti inseriti dal fornitore e le relative quantità sono ritenuti idonei, si procedere con l approvazione della PEM preventiva cliccando sul tasto Approvare. All approvazione viene visualizzato il messaggio di conferma e generato il carrello Consuntivo che va in approvazione all Approvatore indicato inizialmente nel carrello Preventivo. Se viene approvato, genera l ordine Consuntivo verso il fornitore, che può procedere ad evadere la richiesta. 50
Rifiutare PEM Se i prodotti inseriti dal fornitore e le relative quantità non sono ritenuti idonei, si procedere con il rifiuto della PEM preventiva cliccando sul tasto Rifiutare. Essa ritorna in elaborazione al fornitore che può effettuare le modifiche. 51
Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Contact Center dei Servizi e-business Eni, disponibile sia telefonicamente che via e-mail. I riferimenti e le fasce orarie di disponibilità del Contact Center sono pubblicati sul portale del Servizio. 52
Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. È vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 53