Corso di Informatica di Base LEZIONE N 4 Cortina d Ampezzo, 18 dicembre 2008
OGGETTI In un documento, tabelle, immagini e altri elementi grafici sono considerati oggetti. Le tabelle servono a rappresentare i dati e i concetti in modo più esplicito. Le immagini e gli elementi grafici possono coesistere con il testo perché attirano l interesse del lettore. La TABELLA è uno strumento molto versatile e offre numerosi vantaggi per la disposizione del testo in righe e colonne. L intersezione fra righe e colonne forma le celle. E possibile trasformare un testo in una tabella (da menu Tabella scegliere Converti/Testo in tabella) e viceversa (Tabella in testo).
Creare una tabella Creare una tabella da barra degli strumenti standard Standard/Inserisci tabella Creare una tabella da menu Tabella/Inserisci/Tabella Creare una tabella da barra degli strumenti tabelle e bordi Tabella/Disegna tabella (compare in automatico la barra degli strumenti Tabelle e bordi con il primo pulsante attivato e il puntatore assume la forma di una matita). E possibile inserire e modificare dati in una tabella, allineare il testo nelle celle, orientare il testo nelle celle, selezionare righe e colonne, inserire e cancellare righe e colonne, modificare la larghezza e la lunghezza.
Operazioni con le tabelle Il tasto Invio inserisce un ritorno a capo all interno della stessa cella; Il tasto Backspace (sopra Invio) non consente di retrocedere nella cella precedente; Il tasto Tab porta il cursore nella cella successiva. ALLINEARE IL TESTO NELLE CELLE: da barra degli strumenti Tabelle e bordi/allinea. ORIENTARE IL TESTO NELLE CELLE: da Tabelle e bordi/modifica orientamento testo. INSERIRE RIGHE O COLONNE: Tabella/Inserisci o elimina. DIMENSIONARE RIGHE E COLONNE DA MENU TABELLA: Tabella/Proprietà tabella. MODIFICARE BORDI E SFONDO: Formato/Bordi e sfondo. ESERCIZI 4.1 E 4.2 (TUTTI I FILE DI QUESTA SEZIONE SONO INCLUSI DELLA CARTELLA CORSO INFORMATICA LEZIONE DEL 18_12_08)
Disegni, immagini, grafici E possibile inserire disegni, immagini e grafici in un documento: Da menu Inserisci/Immagine Da barra degli strumenti/disegno (se non è visualizzata fare clic su Visualizza/Barra degli strumenti/disegno) E possibile creare anche semplici disegni, attraverso la barra degli strumenti Disegno. E possibile creare grafici, da menu Inserisci/Immagine/Grafico. Nel foglio dati si inseriscono i valori da rappresentare graficamente in sostituzione di quelli da esempio già presenti nella tabella. Al termine dell operazione fare clic nell area di lavoro del documento; in questo modo la finestra Foglio dati scompare e il grafico viene incorporato nel documento. ESERCIZIO 4.3.
Duplicare un disegno, un immagine o un grafico E possibile duplicare un disegno, un immagine o un grafico in un documento o tra diversi documenti. Si seleziona l oggetto e si copia/incolla dove definito. ESERCIZIO 4.4. Gli oggetti possono essere spostati nel documento con il tasto Taglia/Incolla e modificati nelle loro dimensioni facendo doppio clic sopra l immagine. Per cancellare è sufficiente selezionarlo e premere canc.
STAMPA UNIONE La stampa unione consente di creare un documento base e di collegarlo a dati salvati nel database di una mailing list, riducendo drasticamente il tempo impiegato per la creazione e l invio a più destinatari. Le funzioni della Stampa unione permettono di creare lettere, fax, messaggi di posta elettronica, etichette e buste. La stampa unione collega il documento di partenza con un elenco di nominativi e indirizzi creando così tanti documenti uguali nel contenuto (ognuno con un destinatario diverso) da salvare in un nuovo file, da avviare alla stampa o da unire a un messaggio di posta elettronica.
Terminologia della Stampa unione Documento di partenza: è la lettera, il messaggio di posta elettronica, la busta o l etichetta in cui verranno inseriti i campi unione. Elenco destinatari: è il file archivio da cui vengono ricavati i dati per l unione. Campi unione: sono identificatori (parti di testo variabile) inseriti in un punto specifico del documento di partenza, che indicano a Word l opzione e il tipo di dati da collegare. Blocco di indirizzi: elemento contenente un insieme di campi. Formula di apertura: è un campo che include una formula iniziale associata al nome del destinatario.
Fasi della stampa unione Predisposizione del documento di partenza: si predispone un documento con il testo (elemento fisso). Utilizzo e creazione del file di dati: si richiama un database, o si crea un file contenete nomi, indirizzi e altri dati, da inserire come variabili nel documento di partenza. Inserimento dei campi nel documento di partenza: si passa alla fase in cui i campi che rappresentano i dati variabili dell archivio utilizzato vengono inseriti nel documento principale stabilendone la posizione. Unione del file di dati al documento di partenza: si preparano i file da unire per creare tanti documenti uguali quanti sono i destinatari, ma con dati diversi in corrispondenza dei campi inseriti.
Procedura (1) Dalla barra degli strumenti Visualizza/ Barre degli strumenti/ Stampa unione oppure Strumenti/ Lettere e indirizzi/ Mostra barra degli strumenti Stampa unione. APRIRE O PREPARARE UN DOCUMENTO PRINCIPALE PER INSERIRVI CAMPI DI DATI: il processo di Stampa unione può essere avviato aprendo un documento esistente oppure creando un documento mediante la Creazione guidata Stampa unione. Per avviare tale funzione seguire la procedura descritta, in cui si presuppone di dover creare una lettera da inviare a più destinatari. Apriamo il FILE 4.5 per eseguire la procedura descritta.
Procedura (2) Da menu Strumenti scegliere Lettere e indirizzi, quindi fare clic su Creazione guidata Stampa unione. Si apre il riquadro attività Stampa unione in cui è indicato il Passaggio 1 di 6. La prima scelta comporta la selezione del tipo di documento (fare clic su Lettere) quindi fare clic su Successivo: documento di partenza. Nel passaggio 2 di 6 nel riquadro Scelta del documento di partenza indicare quale sarà il documento principale (nell esempio: Usa il documento corrente e Successivo: Selezione destinatari).
Procedura (3) APRIRE O PREPARARE UNA LISTA DI DISTRIBUZIONE, O ALTRI FILE DI DATI, DA USARE NELLA STAMPA UNIONE: dopo aver definito il documento principale, proseguire con la Stampa unione scegliendo una delle due procedure indicate, per aprire o predisporre il file di dati. 1. Aprire un file dati esistente: in Selezione dei destinatari nel Passaggio 3 di 6 indicare l elenco dati da utilizzare. Cliccare su Usa elenco esistente e poi fare clic su Sfoglia Nella finestra Seleziona origine dati, seguire il percorso di archiviazione scegliendo il file desiderato (FILE 4.6) e facendo clic su Apri. La finestra Destinatari campi unione mostra l elenco con le voci dell origine dati: per includerle nell unione fare clic su OK.
Procedura (4) 1. Creare un nuovo elenco: in Selezione dei destinatari nel Passaggio 3 di 6 scegliere Crea un nuovo elenco e poi fare clic su Crea Nella finestra Nuovo elenco indirizzi fare clic sul pulsante Personalizza per modificare le voci elencate (campi). Nella finestra Personalizza elenco indirizzi selezionare le voci dell elenco che non interessano e fare clic su Elimina. Allo stesso modo si può procede per rinominare un campo scegliendo Rinomina. Per inserire un nuovo campo fare clic su Aggiungi. Per modificare l ordine dell elenco selezionare su Sposta su o Sposta giù. Al termine fare clic su OK. Nella finestra Nuovo elenco indirizzi inserire i campi riportati nella tabella seguente. Per aggiungere dati del successivo destinatario fare clic su Nuova voce. Al termine fare clic su Chiudi specificando nel salvataggio il riferimento all esercizio 4.5.
Procedura (4) Spett.le Ditta CARRESI & C. s.a.s. Piazza della Vittoria, 89 50121 FIRENZE FI Spett.le Ditta MAGAZZINI NICO Viale Postumia, 45 50047 PRATO PO Spett.le Ditta FEET & FOOT S.p.A. Via del Pontile, 56 50047 PRATO PO Egr. Sig. GIORGIO BERTESI Via Sacchi, 4 51147 PISTOIA PT Egr. Sig. STEFANO BENNATI Via Marco Polo, 5 51100 PISTOIA PT Egr. Sig. FRANCO CALZOLARI Ponte Vecchio, 4 50110 FIRENZE FI
Procedura (5) UNIRE UNA LISTA DI DISTRIBUZIONE A UNA LETTERA O A UN DOCUMENTO DI ETICHETTE: nel riquadro Composizione lettera del Passaggio 4 di 6 indicare le opzioni per la disposizione dei dati variabili. Per inserire tutti i campi definiti con un unico passaggio fare clic su Blocco indirizzi, quindi fare clic su OK. Per inserire un campo per volta fare clic su Altro Al termine delle operazioni nel riquadro fare clic su Successivo: Anteprima lettere (oppure nella barra degli strumenti Stampa unione fare clic su Visualizza dati uniti). Al termine fare clic su Successivo: Completamento unione. Nel Passaggio 6 di 6 si salvano i documenti uniti e si stampano.
Stampa etichette La creazione guidata Stampa unione si rivela molto utile per stampare velocemente numerose etichette. Le etichette sono documenti speciali e vengono stampate su fogli particolari. Da menu Strumenti scegliere Creazione guidata Stampa unione. Nel Passaggio 1 di 6 fare clic su Etichette e Opzioni etichette. Nel Passaggio 3 di 6 scegliere il file di dati. Nel Passaggio 4 di 6 fare clic su Blocco indirizzi e Aggiorna tutte le etichette. Effettuare la creazione di etichette dai FILE 4.5 e 4.6.
Preparazione della stampa CONTROLLO DEL DOCUMENTO: IMPOSTAZIONE, ASPETTO, ORTOGRAFIA Controllo in File/Anteprima di stampa. Controllo ortografico in Strumenti/Controllo ortografia e grammatica. VISUALIZZARE L ANTEPRIMA DEL DOCUMENTO STAMPA Da menu File scegliere Stampa e selezionare l opzione che interessa tra: Tutte Pagine Pagina corrente Selezione. Facendo clic su OK si avvia la stampa.
ESERCITAZIONI Vedi cartella Esercitazioni in Corso Informatica Lezione del 18_12_08. ESERCIZIO 1: CONCETTI GENERALI ESERCIZIO 2: OPERAZIONI PRINCIPALI ESERCIZIO 3: FORMATTAZIONE ESERCIZIO 4: OGGETTI ESERCIZIO 5: STAMPA UNIONE
Grazie per l attenzione e a giovedì 8 gennaio per la quarta lezione! Per qualsiasi informazione e/o chiarimento potete scrivere al seguente indirizzo e-mail: clara.caracciolo@libero.it