PROCEDURA P02 DIREZIONE INFERMIERISTICA E TECNICA ACCOGLIENZA, INSERIMENTO E VALUTAZIONE DEL PERSONALE DIPENDENTE DEL COMPARTO SANITARIO E TECNICO NEOASSUNTO E/O NEOINSERITO OSPEDALE MORGAGNI-PIERANTONI, SALA PIERANTONI 5 MARZO 2019 RIUNIONE DIT AZIENDA USL DELLA ROMAGNA BARBARA DI STEFANO
ELENCO DEI COMPONENTI DEL GRUPPO DI LAVORO PER LA REDAZIONE DELLA PROCEDURA Cognome e Nome Funzioni Struttura di appartenenza Di Stefano Barbara Coordinatore gruppo di lavoro DIT FORLI Luvisi Marco Dirigente DIT area professionale sanità pubblica DIT RAVENNA Massa Licia Dirigente DIT area professionale ostetrica DIT FORLI Pagliarani Patrizia Dirigente DIT area professionale di laboratorio DIT CESENA D Erasmo Domenico Dirigente DIT area professionale riabilitazione DIT RIMINI Valgimigli Stefania Nicolini Silvia Ridolfi Luciana Responsabile gestione risorse umane DIT Ravenna Responsabile gestione risorse umane DIT Cesena Responsabile gestione risorse umane DIT Rimini DIT RAVENNA DIT CESENA DIT RIMINI Biondi Sonia RID/RIT/RGUUOO Forlì DIT FORLI Monti Mauro Rid Orizzontale Dipartimento Osteoarticolare DIT RAVENNA Servadei Giorgia Vitali Paola Fabbri Annalisa RID Dipartimento Diagnostica per immagini Ravenna COLLAB.AMMINISTR.- PROFESS./SETT.AMMINISTR. COLLAB.AMMINISTR.- PROFESS./SETT.AMMINISTR. DIT RAVENNA UO GGRU CESENA UO GGRU RIMINI
OGGETTO E SCOPO Descrizione delle modalità operative e degli strumenti finalizzati all accoglienza, inserimento e valutazione di nuove risorse umane afferenti alla Direzione infermieristica e tecnica (D.I.T.), al fine di: fornire al neoassunto (N.A) in Azienda e al neoinserito (N.I.) in Unità operativa gli elementi necessari per agevolare il suo percorso iniziale, dal momento dell accoglienza fino alla sua prima assegnazione in Unità Operativa (U.O.) e relative valutazioni: - valutazione ai fini del superamento del periodo di prova (per il N.A.) - valutazione del periodo di affiancamento ed inserimento in U.O. (sia per il N.A. che per il N.I.).
OBIETTIVI GENARALI garantire in maniera sistematica l uniformità e l omogeneità del percorso di accoglienza, inserimento, addestramento e valutazione del N.A. e N.I., attraverso una chiara definizione della sequenza delle fasi e degli obiettivi della valutazione, sia del periodo di prova che del periodo di affiancamento; favorire l integrazione del N.A./N.I. all interno di una struttura organizzativa, attraverso la pianificazione di un percorso di addestramento orientato al conseguimento della massima valorizzazione delle capacità e potenzialità del collaboratore, secondo un programma prestabilito ed in relazione allo specifico professionale
OBIETTIVI SPECIFICI garantire l informazione sulle caratteristiche dell organizzazione in cui viene inserito il N.A./N.I., sui suoi diritti e doveri; applicare criteri di valutazione del N.A., sulla base dell idoneità richiesta dallo specifico professionale e comunicati sin dal momento dell accoglienza e nel caso del N.I. secondo lo specifico dell U.O. di assegnazione; documentare in modo oggettivo e trasparente il percorso di inserimento e valutazione del N.A./N.I. in U.O.
CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura trova applicazione nel percorso di accoglienza, inserimento e addestramento del: - personale dipendente N.A./N.I. del comparto sanità, - collocato nelle diverse U.O./ Servizi ospedalieri e territoriali dell AUSL della Romagna - afferente alla D.I.T. indipendentemente dalla tipologia di contratto stipulato (tempo determinato e indeterminato)
ELENCO PROFESSIONI A CUI SI APPLICA Professione sanitaria infermieristica e professione sanitaria ostetrica: Professioni tecnico sanitarie: a) area tecnico-diagnostica: Infermiere Ostetrica Professioni sanitarie della riabilitazione: Fisioterapista Logopedista Educatore Professionale Ortottista - Assistente di Oftalmologia Terapista della Neuro e Psicomotricità dell età evolutiva Terapista Occupazionale Tecnico della Riabilitazione Psichiatrica Podologo - Tecnico Sanitario di Radiologia Medica - Tecnico Sanitario di Laboratorio Biomedico - Tecnico Audiometrista - Tecnico di Neurofisiopatologia b) area tecnico-assistenziale: - Tecnico Audioprotesista - Dietista Professioni tecniche della prevenzione: Assistente Sanitaria Tecnico della prevenzione nell ambiente e nei luoghi di lavoro Sono inoltre interessate le figure del ruolo tecnico quali: Autista di ambulanza Operatore sociosanitario Operatore Tecnico Necroforo
MATRICE DELLE RESPONSABILITA Figure responsabili (Macro)Attività R.G.R.U. A.T. D.D.I.T. A. D.D.I.T. A.T. R.I.D./R.I.T./ R.G.UU.OO. C.I./C.T./C.R./C.P. TUTOR U.O. G.G.R.U. M.P.O. N.A. N.I. Definizione del fabbisogno di risorse umane, in relazione al profilo professionale I R C Verifica contingenze risorse umane R I I C Validazione richiesta risorse C I R Autorizzazione richiesta risorse I R C Attivazione percorso amministrativo I I I R Colloquio preassuntivo con il N.A. R I C C Visita medica idoneità del N.A. C I I R C Definizione dell U.O. di assegnazione del N.A. R C I I I Valutazione del conflitto di interesse del N.A. R I C Perfezionamento percorso amministrativo e firma contratto del N.A. I I I R I C Accoglienza del N.A./N.I. presso l U.O. / Dipartimento C* R C* C C Presentazione U.O. di assegnazione del N.A./N.I. R C I C C Pianificazione percorso inserimento addestramento del N.A./N.I. C R C C C Valutazione del periodo di prova del N.A. I I* R* R* R* C Valutazione del periodo di inserimento in U.O. del N.A. e/o N.I. I I* R* R* R* C C
DIAGRAMMA DI FLUSSO RECLUTAMENTO ACCERTAMENTI IDONEITA' MEDICA ALLA MANSIONE E ASSUNZIONE ACCOGLIENZA E INSERIMENTO VALUTAZIONE Direttore DIT Aziendale Responsabile Gestione Risorse Umane Ambito Territoriale Direttore DIT Ambito territoriale Direttore DIT Aziendale U.O. Gestione Risorse Umane - Area Amministrativa Responsabile Gestione Risorse Umane Ambito Territoriale Medicina Preventiva e Occupazionale R.G.R.U.A.T./R.G.R.U Area Amministrativa ambito territoriale R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO.- Servizi/C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O. C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O./Tutor Definizione fabbisogno risorse umane D.I.T. aziendale Verifica contingenze risorse umane e dotazioni organiche per l'ambito territoriale di competenza ed in relazione al profilo professionale necessarrio. Redazione nota di richesta "Reclutamento DIT" e invio agli organi di competenza Validazione richiesta di "Reclutamento DIT" "Modulo Reclutamento DIT" Autorizzazione richiesta di "Reclutamento DIT" Attivazione percorso amministrativo Colloquio con il N.A. e prima identificazione dell U.O. di futura assegnazione, confronto con R.i.d./Dirigente area professionale di afferenza MR P02_01 Scheda conoscitiva del N.A. Visita medica del N.A. per valutazione idoneità fisica alla mansione ed invio referto di idoneità alla D.I.T. di ambito e all' Ufficio amministrativo Gestione Risorse Umane di ambito Giudizio idoneità alla mansione Definizione dell'u.o di assegnazione (R.G.R.U. di ambito) e comunicazione al N.A. e agli uffici amministrativi e alla M.P.O. Valutazione del conflitto di interessi e perfezionamento del percorso amministrativo e firma contratto del N.A. (U.O.G.G.R.U.A.A. di ambito) Accoglienza del N.A/N.I.. presso Il Dipartimento Presentazione peculiarità e piani attività dell'u.o./servizio di assegnazione MR P02_02 report corsi di formazione Pianificazione del percorso di inserimento e addestramento del N.A./N.I. Valutazione del N.A/N.I.. e documentazione del percorso di addestramento/valuta zione periodo di prova MR P02_04-46 Scheda di valutazione del N.A. e MR P02_03 scheda del piano di inserimento addestramento del N.I. MR P02_04-46 Scheda di valutazione del N.A. e MR P02_03 scheda del piano di inserimento addestramento del N.I.
DOCUMENTI DI RIFERIMENTO moduli e schede MR P02_01: «scheda conoscitiva del N.A.» MR P02_02: «report corsi di formazione del N.A.» MR P02_03: «scheda del piano di inserimento/addestramento del N.A./N.I.» ai fini della valutazione dell esito finale del periodo di affiancamento MR P02_04 a MR P02_45 «scheda di valutazione N.A.» redatte in versione per assunzione a tempo determinato e tempo indeterminato, ai fini della valutazione del periodo di prova complessivo per il N.A. S P02_01: «elenco componenti gruppo di lavoro»
PIANIFICAZIONE DEL PERCORSO DI INSERIMENTO E ADDESTRAMENTO IN U.O. DEL N.A./N.I. - predisposizione del piano - attuazione del piano - valutazione del periodo di prova complessivo per il N.A - valutazione dell esito finale del periodo di affiancamento per il N.A./N.I.;
PIANIFICAZIONE DEL PERCORSO DI INSERIMENTO E ADDESTRAMENTO IN U.O. DEL N.A./N.I. La pianificazione di questo periodo è descritta in termini di attività che il singolo operatore può svolgere con tutor, con supervisione o in autonomia, in relazione alle indicazioni operative specifiche di U.O.
PIANIFICAZIONE DEL PERCORSO DI INSERIMENTO E ADDESTRAMENTO IN U.O. DEL N.A./N.I. Il primo colloquio del N.A/N.I. con il C.I./C.T./C.R./C.P. è finalizzato a fornire le seguenti informazioni: - necessità del rispetto delle disposizioni aziendali e del codice di comportamento aziendale del dipendente; - descrizione e applicazione della presente procedura, compreso le modalità di valutazione del medesimo al termine del periodo di prova /inserimento; - organizzazione del lavoro, piani di attività di U.O., articolazione del turno di servizio; - descrizione del contesto operativo dell U.O., ruoli, responsabilità ed interfacce interne ed esterne; - descrizione del piano di lavoro e degli obiettivi dipartimentali e dell U.O. di assegnazione; - elencazione delle principali indicazioni operative di U.O./Dipartimento; - modalità di acceso al sito intranet ed internet aziendale.
VALUTAZIONE DEL PERIODO DI INSERIMENTO E AFFIANCAMENTO DEL N.A./N.I. La valutazione del periodo di inserimento, affiancamento e addestramento è responsabilità del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO. e del C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O. e del/dei tutor coinvolti nel percorso, ciascuno per quanto di competenza ed è descritta nella MR P02_03: scheda del piano di inserimento/addestramento del N.A./N.I. La funzione di tutoraggio, svolta dal personale del comparto di U.O., si caratterizza come elemento determinante in questa fase del processo e risulta facilitante per l inserimento del N.A./N.I. nel contesto lavorativo. L operatore/operatori che ricopre la funzione di tutor è individuato dal C.I./C.T./C.R./C.P. dell U.O. in relazione al percorso di affiancamento da intraprendere in un dato periodo temporale ed in relazione alle condizioni organizzative dell U.O. in cui il N.A./N.I è inserito.
VALUTAZIONE DEL PERIODO DI INSERIMENTO E AFFIANCAMENTO DEL N.A./N.I. Se la verifica del periodo di affiancamento svolta dal C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O. e dal R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO. in collaborazione con il/i tutor, risulta positiva, l operatore non è più affiancato dal tutor nella sua attività ed inizia la fase di approfondimento in cui è in grado di ricoprire la posizione di lavoro affidata, svolgendo in autonomia le attività affidate e nel contempo completa il suo percorso di apprendimento con la conoscenza e l applicazione di indicazioni operative attinenti l U.O. di appartenenza. In caso di mancato superamento del periodo di affiancamento, il Rid provvede a comunicare lo stesso al D.D.I.T. A.T. e al R.G.R.U. A.T. per le azioni di competenza, compreso eventuale ricollocamento.
VALUTAZIONE DEL N.A. durata periodo di prova La durata del periodo di prova per il N.A. assunto con contratto a tempo determinato è di: - quattordici giorni, per contratti della durata fino a 6 mesi; - ventotto giorni, per contratti della durata superiore a 6 mesi (comprese le supplenze). La durata del periodo di prova per il N.A. assunto con contratto a tempo indeterminato è di: - 2 mesi per i dipendenti inquadrati nelle categorie A e B (incluso il profilo economico Bs); - 6 mesi per le restanti categorie. Si precisa che nel computo del periodo di prova si tiene conto del servizio effettivamente prestato. Difatti tale periodo è sospeso in caso di assenze per malattia e negli altri casi espressamente previsti dalla legge o dal CCNL.
VALUTAZIONE DEL N.A. fasi della valutazione La valutazione del periodo di prova del N.A. è responsabilità del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO. e del C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O. e del/dei tutor coinvolti nel percorso, ciascuno per quanto di competenza. La valutazione del periodo di prova del N.A. è caratterizzata da momenti predefiniti: colloquio iniziale: definizione del piano di inserimento con obiettivi di performance da raggiungere, espressi come competenze specifiche del ruolo richiesto e declinate nella scheda di valutazione del N.A.; colloquio intermedio: momento/i strutturato/i di confronto tra N.A., C.I./C.T./C.R./C.P. e tutor, durante il periodo di valutazione, al fine di definire l andamento del percorso in relazione al raggiungimento degli obiettivi ed ottimizzare tempi di inserimento. In questo fase, è fondamentale evidenziare al N.A. l esito della valutazione intermedia, circostanziando con evidenze documentali ed episodi specifici eventuali carenze rispetto all atteso e di conseguenza declinare le aree di sviluppo e miglioramento ed eventuali inadempienze al fine di ridefinire il percorso, in relazione a: analisi degli obiettivi della valutazione con il N.A. da parte del C.I./C.T./C.R./C.P.; eventuale modifica del tutor assegnato, qualora il N.A. sia ancora nella fase di addestramento ed inserimento; eventuale modifica dell U.O. di assegnazione in diversa collocazione, in base alle caratteristiche di diversa complessità del livello assistenziale; colloquio finale: verifica finale in merito al grado di raggiungimento degli obiettivi da parte del N.A.; questo è il momento in cui è formalizzata al N.A. la valutazione positiva o negativa da parte del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO. e del C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O. e del/dei tutor coinvolti nel percorso, ciascuno per quanto di competenza.
VALUTAZIONE DEL N.A. criteri valutativi il N.A. può risultare idoneo rispetto alla posizione di lavoro da ricoprire, secondo le seguenti classi di valutazione:
VALUTAZIONE DEL N.A. aree di competenze Si ritiene superato il periodo di prova per il N.A. che abbia ottenuto una valutazione corrispondente al criterio sufficiente con il punteggio uguale o superiore a 2 nella valutazione finale della scheda relativa allo specifico profilo professionale ed in relazione alle seguenti aree: - area delle competenze tecniche specialistiche: esercitate delle diverse professioni sanitarie, sia individualmente nell ambito organizzativo di appartenenza; - area delle competenze organizzative e del lavoro di equipe: relative alla modalità con cui le competenze tecniche professionali vengono applicate nel proprio contesto di lavoro, in questo ambito vanno ricomprese le competenze generali sanitarie, clinico assistenziali relative al proprio profilo professionale e al codice deontologico; - area delle competenze relazionali e comunicative: relative alla capacità di relazione, comunicazione e rapporti con gli utenti, con i colleghi, con soggetti esterni, con i cittadini e nell ambito delle attività all interno dei gruppi di lavoro; - area della formazione: relativa al proprio sviluppo professionale, alla formazione del personale di supporto e dell assistito.
VALUTAZIONE DEL N.A. attribuzione punteggio - ad ogni item della scheda oggetto di valutazione deve essere attribuito un punteggio da 0 a 3 oppure non applicabile; - non applicabili sono tutte quelle valutazioni riferite agli obiettivi che non è stato possibile valutare durante il percorso di inserimento del N.A; pertanto, l item definito non valutabile, non determina punteggio né concorre al punteggio totale di area e a quello finale della valutazione; - il totale punteggio di area corrisponde alla media fra i singoli punteggi attribuiti a ciascun item valutabile della scheda (somma dei punteggi di ciascun item valutabile/numero degli item valutabili per ciascuna area); - la valutazione finale corrisponde alla somma delle medie dei punteggi di ogni area; - la valutazione positiva si ottiene conseguendo quale somma delle aree oggetto di valutazione un punteggio maggiore o uguale a 2; - la valutazione finale parzialmente sufficiente non determina il superamento del periodo di prova.
VALUTAZIONE DEL N.A. attribuzione punteggio
VALUTAZIONE DEL N.A. valutazione positiva -valutazione finale positiva, implica il superamento del periodo di prova, formalizzata nei documenti: a. MR P 02_04-45 scheda di valutazione N.A., ad opera del C.I./C.T./C.R./C.P., del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO e del tutor; b. MR P 02_01 scheda conoscitiva del N.A., ad opera del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO., a conclusione del periodo di prova. Si precisa che, in merito alle comunicazioni successive relative al superamento del periodo di prova con valutazione positiva, è valido il silenzio assenso nei confronti dell U.O. G.G.R.U. La scheda MR P 02_04-45 compilata deve essere conservata in U.O. ed inviata in copia al R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO.
VALUTAZIONE DEL N.A. valutazione negativa -valutazione finale negativa, implica il non superamento del periodo di prova, formalizzata nei documenti di cui al paragrafo precedente. a. MR P 02_04-45 scheda di valutazione N.A., ad opera del C.I./C.T./C.R./C.P., del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO e del tutor; b. MR P 02_01 scheda conoscitiva del N.A., ad opera del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO., a conclusione del periodo di prova. E necessario tracciare puntualmente nella scheda di valutazione eventuali episodi di non adeguatezza o non conformità agli item della scheda di valutazione emersi in tutto il periodo di addestramento, già condivisi con il N.A. e riassumerli in una relazione. Tale relazione, relativa al periodo di prova con esito negativo, deve contenere i seguenti elementi: - gli eventi intercorsi (richiamare date e orario indicativo) a valenza esplicativa che hanno portato alla valutazione negativa, evidenziati al N.A.; - i verbali dei colloqui di valutazione intermedia e finale a firma del N.A., del R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO, del C.I./C.T./C.R./C.P. e del tutor; - un diario redatto dal tutor in collaborazione con il C.I./C.T./C.R./C.P., a firma del N.A. (utilizzare l apposito spazio previsto nella scheda di valutazione).
VALUTAZIONE DEL N.A. trasmissione documentazione Il periodo di prova con esito negativo deve essere supportato dalle seguenti evidenze e deve essere documentato entro i termini di seguito descritti: 1. per le assunzioni con contratto a tempo determinato: il C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O. in cui è inserito il N.A. deve formalmente segnalare le criticità emerse nel periodo di affiancamento inviando la scheda di valutazione debitamente compilata, con relazione sopradescritta, al R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO: - entro 10 giorni per i N.A. a tempo determinato con periodo di prova di 14 giorni - entro 20 giorni per i N.A. a tempo determinato con periodo di prova di 28 giorni e comunque in tempi utili per gli adempimenti formali
VALUTAZIONE DEL N.A. trasmissione documentazione 2. per le assunzioni con contratto a tempo indeterminato, il C.I./C.T./C.R./C.P. di U.O. in cui è inserito il N.A. deve formalmente segnalare le criticità emerse nel periodo di affiancamento inviando la scheda di valutazione debitamente compilata, con relazione sopradescritta, al R.I.D./R.T.D./R.G.UU.OO: non prima del decorso della metà del periodo di prova, ossia: - entro 30 giorni per periodo di prova della durata di due mesi - entro 90 giorni per periodo di prova della durata di sei mesi ed almeno 20 giorni prima della scadenza del periodo di prova, e comunque in tempi utili per gli adempimenti formali
VALUTAZIONE N.A. NEGATIVA adempimenti Il R.G.R.U. A.T. invia la relazione sopradescritta con allegato la scheda di valutazione del N.A. con esito negativo al Direttore D.I.T.A.T. e al Direttore U.O. Gestione Giuridica Risorse Umane per gli adempimenti conseguenti del caso, nei termini di scadenza previsti dalla procedura. All adozione dell atto formale, seguirà la redazione di una lettera di mancato superamento del periodo di prova, a firma del Direttore U.O. Gestione Giuridica Risorse Umane. Tale lettera deve essere consegnata al N.A. con raccomandata a mano con ricevuta di ricezione. In tal modo è formalizzata la cessazione del rapporto di lavoro che decorre dal giorno successivo ed in tale circostanza il dipendente dovrà restituire il cartellino identificativo, il badge, le divise ed ogni altro materiale aziendale in suo possesso.