LegalDoc Folders Servizio di Conservazione Sostitutiva dei Documenti Scheda A DATI TECNICI PER L ATTIVAZIONE DI LEGALDOC FOLDERS 1. Motivo compilazione: Tutti i campi sono obbligatori, a meno di diversa indicazione. I campi in grigio sono a cura di InfoCert SpA. compilazione Nuova Attivazione Modifica Configurazione Aggiunta tipo documento Modifica tipo documento Inserimento/aggiunta/modifica firmatario dei documenti Indicare nuova attivazione se nuovo cliente LegalDoc Folders, in alternativa scegliere modifica configurazione, con il dettaglio delle modifiche richieste (aggiunta tipo documento, modifica tipo documento, inserimento/aggiunta/modifica firmatario dei documenti). 2. Anagrafica Cliente: Denominazione Cliente Codice Fiscale / Partita IVA del Cliente Persona incaricata alla compilazione del modulo Inserire la ragione sociale del cliente finale e il codice fiscale / Partita IVA. Indicare il nome della persona incaricata dal Cliente o che provvede a compilare il modello. Inserire un numero di telefono cui essere contattati dalla struttura di PostVendita InfoCert in caso di necestà in fase di attivazione e configurazione del servizio. Telefono Fisso cell (facoltativo) Indicare SI in caso di profilo HUB. Attività per conto di terzi SI NO Indica il numero di utenze LegalDoc Connector che utilizzerà. Se diverso da 1, il valore deve essere concordato preventivamente da InfoCert. Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders verone ottobre 2013 CST Provincia Padova pag 1 di 5
3. Definizione delle tipologie documentali: 3.1. Formati dei documenti: LegalDoc Folders consente di inviare documenti nel formato PDF definito nel contratto, eventualmente firmati digitalmente e marcati temporalmente. Eventuali necestà di invio di formati non standard devono essere concordate preventivamente con InfoCert. 3.2. Tipologie documentali STANDARD : tipologia documentale MT- formato richiesta Marca Temporale PdC - periodo di conservazione (in gg) TL - termine limite di conservazione (gg/mm) CADES-T PDF 1. DETERMINA DIRIGENZIALE X X 14 31/12 2. ATTO AMMINISTRATIVO X X 14 31/12 3. CONTRATTO X X 14 31/12 4. DELIBERAZIONI GIUNTA X X 14 31/12 5. DELIBERAZIONI CONSIGLIO X X 14 31/12 Indicare in questa tabella le tipologie documentali standard da definire nella piattaforma. La scelta delle tipologie standard implica l adeone al tracciato di indice e ai controlli definiti da InfoCert ( vedano le specifiche nell allegato, al 5). Modalità di compilazione della tabella: - Selezione: indicare con una X i tipi documento standard InfoCert da attivare. Comporta l adeone ai tracciati definiti. - Richiesta MT: inserire una X solamente se intende richiedere l appozione automatica della marca temporale sul documento. In caso di richiesta della marca temporale, indicare il formato richiesto: - CADES-T: il file avrà estenone finale.p7m. Deve essere attivata la firma digitale automatica masva (vedi par 4.1). - PDF: il file caricato deve essere in formato.pdf, e non cambierà estenone. Deve essere attivata la firma digitale automatica masva (vedi par 4.1). Indicare se è richiesta l attivazione delle funzionalità LUL, specificando se è affidata a InfoCert la numerazione delle pagine prima della conservazione, e il numero iniziale della serie di numerazione. In caso di mancata indicazione, il numero intende uguale a 1. Indicare in questa tabella le tipologie documentali non standard da definire nella piattaforma, preventivamente concordate con InfoCert: - Tipologia documentale: indicare il nome da definire per il tipo documento - Richiesta MT: vedi sopra - PdC- periodo di conservazione: specificare il numero di giorni solari, calcolato a partire dalla data del documento, entro il quale deve chiuder il processo di conservazione (es. +12) - TL- termine limite di conservazione: indicare una data precisa entro la quale chiudere la conservazione (es: 31/12) AVVERTENZA: In caso di mancata compilazione delle sezioni PdC e TL, il documento verrà configurato con i seguenti valori di default: PdC = +87, TL = 31/12 Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders verone ottobre 2013 CST Provincia Padova pag 2 di 5 2
3.3. Indici e controlli documenti non standard a) Tipo documento: DETERMINA DIRIGENZIALE me me nel file b) Tipo documento : DELIBERAZIONI GIUNTA Anno Anno Oggetto Oggetto me me nel file Anno Anno Oggetto Oggetto Indicare per ogni tipologia documentale non standard indicate in tabella 3.3 gli indici e gli eventuali controlli da associare, preventivamente concordati con InfoCert. - me : indicare il nome del campo che verrà nell'interfaccia di di LegalDoc Folders; - me nel file XML: indicare il tag dell indice secondo le specifiche tecniche di collegamento ; - campo : indicare se il campo è data o e-mail, che deve essere formattato secondo le specifiche tecniche presenti nelle specifiche di collegamento. - controllo obbligatorietà: indicare SI se l indice è obbligatorio; - controllo numerazione: indicare SI per attivare il controllo di numerazione sull indice; - controllo continuità rispetto a: indicare l indice rispetto cui vuole verificare la continuità dei valori. - Ricerca: indicare con / se il campo deve essere bile c) Tipo documento: DELIBERAZIONI CONSIGLIO me me nel file Anno Anno Oggetto Oggetto d) Tipo documento: DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ------- -_ me Tipo documento me nel file Tipo obbligatorietà indice (SI/NO) numerazion e (SI/NO) continuità rispetto a Ufficio Ufficio N. Protocollo num_prot Protocollo data_prot e) Tipo documento:contratto -_ me me nel file Repertorio Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders verone ottobre 2013 CST Provincia Padova pag 3 di 5 3
repertorio a stipula contratto _stipula Oggetto contratto del Oggetto Contraente Contraente registrazione data_registrazi one Importo Importo Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders verone ottobre 2013 CST Provincia Padova pag 4 di 5 4
4. Attivazione delle funzionalità: 4.1. Firma sui documenti: Firmatario dei documenti Codice Fiscale del firmatario tipologia documentale Firma consenso uso firma digitale Indicare in questa tabella se è richiesta l attivazione del servizio di firma masva da remoto. - Firmatario dei documenti: inserire il nome e il cognome del firmatario - Codice fiscale del firmatario: inserire il codice fiscale del firmatario - Tipologia documentale: indicare il nome della tipologia documentale sottoposta a firma digitale. Utilizzare i nomi di cui alla tabella 3.2 e/o 3.3 o indicare TUTTI per firmare tutte le tipologie documentali; - Firma consenso uso firma digitale: raccogliere la firma autografa del firmatario per l espresone del consenso a firmare i documenti 4.2. Richiesta notifica documenti conservati dedera ricevere la distinta dei documenti conservati: SI NO Indicare l eventuale volontà di attivare la funzione di invio automatico delle fatture attive via PEC, specificando il nome della casella mittente e dell eventuale casella in copia conoscenza. 4.3. Richiesta invio supporti di back-up dedera ricevere una copia dei documenti conservati Riferimento per la spedizione Indirizzo di spedizione via/p.zza e numero SI NO Indicare l eventuale volontà di ricevere periodicamente sulla casella PEC definita dal servizio la distinta contenente il dettaglio dei documenti conservati e il relativo identificativo (token) CAP Comune Provincia di compilazione Indicare l eventuale volontà di ricevere periodicamente un CD contenente tutti i documenti conservati, con capacità masma pari a 512 Mb e numero masmo di documenti per supporto pari a 20.000. Specificare la persona di riferimento e l indirizzo di spedizione del CD. Firma del Cliente Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders verone ottobre 2013 CST Provincia Padova pag 5 di 5 5