SISTEMA BIBLIOTECARIO DI ATENEO DESCRIZIONE ANALITICA DEGLI OBIETTIVI E DELLE ATTIVITA PREVISTE PER IL 2011 A) ATTIVITA FISIOLOGICHE DEL SISTEMA...2 A1) MANTENIMENTO DI UN PORTALE PER L ACCESSO ALLE RISORSE ELETTRONICHE...2 A2) MANTENIMENTO DEL SERVIZIO DI AUTOMAZIONE AUTENTICAZIONE POSTAZIONI AL PUBBLICO...4 A3) MANTENIMENTO E POTENZIAMENTO DELL AUTOMAZIONE DEI SERVIZI ATTRAVERSO ALEPH...5 A4) MANTENIMENTO DELLE RISORSE ELETTRONICHE (IN LINEA E ATTRAVERSO IL SERVIZIO TATOO)...6 A5) AUDIO IN TATOO ATATOO...7 A6) MANTENIMENTO DELLE COLLEZIONI DOCUMENTARIE SU SUPPORTO CARTACEO E COLLEZIONI SPECIALI (MATERIALE AUDIOVISIVO E CARTE GEOGRAFICHE)...8 A7) MANTENIMENTO DELLA REALIZZAZIONE DI INSTITUTIONAL REPOSITORY PER L ATENEO...8 A8) FORMAZIONE DELL UTENZA...9 A9) FORMAZIONE DEL PERSONALE...10 A10) MANTENIMENTO DELLE INIZIATIVE DESTINATE A FACILITARE L UTILIZZO DEI SERVIZI E DELLE RISORSE DOCUMENTARIE CARTACEE ED ELETTRONICHE DISPONIBILI NELLE BIBLIOTECHE PER UTENTI DISABILI...11 A11) PARTECIPAZIONE A PROGETTI E CONSORZI NAZIONALI ED INTERNAZIONALI (ITALE, IGELU, ACNP; CDU- CILEA; PROGETTO EUROPEO MICHAEL, ESSPER; GIM)...11 A12) MANTENIMENTO DELL ESTENSIONE DELL ORARIO DI SERVIZIO ALL UTENZA... 12 A13) SERVIZI DI SUPPORTO PER IL DIRITTO ALLO STUDIO (CIDIS)...13 A14) COMPLETAMENTO E MANTENIMENTO DI UN SISTEMA INFORMATIVO PER LA GESTIONE, LA VALUTAZIONE ED IL MONITORAGGIO DEI SERVIZI...13 A15) SERVIZIO DI TICKETING...15 A16) PROGETTO DIRITTO D AUTORE, PROPRIETÀ INTELLETTUALE E RICERCA SCIENTIFICA...15 B) ATTIVITÀ E SERVIZI FORNITI AD ALTRE STRUTTURE DELL ATENEO O AD ENTI ESTERNI MEDIANTE CONVENZIONE...17 B1) SERVIZIO DI ASSISTENZA TECNICO-BIBLIOTECONOMICA SULL UTILIZZO DELL APPLICATIVO ALEPH PER IL PERSONALE DEL CENTRO INTERNAZIONALE PER LE STORIE LOCALI E LE DIVERSITA CULTURALI...17 B2) ATTIVITÀ DI SUPPORTO ALLE INIZIATIVE PROMOSSE DAL SERVIZIO DISABILI DI ATENEO...18 B3) ATTIVITÀ DI SUPPORTO ALLE INIZIATIVE PROMOSSE DAL COMITATO PARI OPPORTUNITÀ DI ATENEO...18 B4) SERVIZIO DI ACQUISTO MATERIALE BIBLIOGRAFICO PER DIPARTIMENTI E ALTRE STRUTTURE DELL ATENEO...19 B5) PROGETTO FORMAZIONE PERSONALE T.A...19 B6) FORNITURA DI SERVIZI DI BIBLIOTECA PER L UTENZA DELLA FONDAZIONE ISTITUTO INSUBRICO RICERCA PER LA VITA SECONDO LE MODALITÀ PREVISTE NELLA CONVENZIONE PER IL TRIENNIO 2009-2011...20 Obiettivi SiBA 2011 Pagina 1 di 20
Nota Il raggiungimento degli obiettivi è subordinato all effettiva disponibilità delle risorse umane e finanziarie stimate in fase di previsione. Per alcune delle attività previste sono indicati, oltre ai tempi previsti di realizzazione, i costi vivi di acquisizione risorse documentarie, hardware e software e la relativa fonte di finanziamento; per quelle dove prevalgono la componente organizzativa e l utilizzo di risorse interne sono indicati i soli tempi. A) ATTIVITA FISIOLOGICHE DEL SISTEMA A1) MANTENIMENTO DI UN PORTALE PER L ACCESSO ALLE RISORSE ELETTRONICHE Gestione del portale InsuBRE (Sistema integrato per l accesso alle risorse documentarie in formato elettronico e alle informazioni bibliografiche) che integra le diverse fonti/contenitori di risorse informative messe a disposizione dell utenza dell Ateneo per facilitarne l accesso e l utilizzo. Costo: 13.239,00 (IVA inclusa) canone annuo di gestione. Fondi SiBA + Biblioteche. A partire dal 2002 l offerta di risorse informative in formato elettronico per l utenza dell Ateneo è costantemente aumentata e così l investimento necessario per far fronte alla loro acquisizione e gestione. Il progetto si inserisce nelle linee strategiche perseguite dal SiBA dalla sua istituzione, tese a privilegiare, ove possibile ed opportuno, l acquisizione (con possesso permanente dei dati) di risorse informative e bibliografiche in formato elettronico (e-journal, e-book, basi di dati bibliografiche, full-text e fattuali) in ogni ambito disciplinare d interesse dell Ateneo. Questo consente di favorire l accesso alle informazioni indipendentemente dalla dislocazione fisica dell utente e di realizzare, nel contempo, economie di scala nell acquisizione di informazioni che, per sovrapposizione disciplinare, possono interessare settori di ricerca e corsi di laurea variamente distribuiti fra i poli dell Ateneo. Il progetto risponde sia all esigenza di fornire all utente uno strumento agile quale unico punto d accesso e ricerca delle risorse disponibili sia, facilitandone e potenziandone l uso, all esigenza dell Ateneo di rendere più efficiente l investimento fatto, e di migliorare il rapporto fra costo e utilizzo, estendendone l uso a tutte le aree disciplinari. Il Portale InsuBRE è basato su due prodotti commerciali: Metalib e SFX Metalib tramite un'unica e semplice interfaccia, permette di effettuare simultaneamente la ricerca su molteplici risorse eterogenee (banche dati, pacchetti di riviste, OPAC, collezioni digitali, siti Web..), fornendo una visua- Obiettivi SiBA 2011 Pagina 2 di 20
lizzazione omogenea dei risultati, la deduplicazione dei risultati doppi e l accesso diretto al full text (ove disponibile). Fornisce inoltre un ambiente personale dove gestire risorse, ricerche e risultati. Attraverso il servizio SFX per la navigazione fra diverse riviste elettroniche è infine possibile effettuare ricerche direttamente per singolo articolo, e-book o autore di articolo o monografia in formato elettronico all interno delle collezioni di periodici elettronici, nonché usufruire di altri servizi quali ad esempio la richiesta di document delivery degli articoli non posseduti, la creazione di proprie bibliografie, la verifica di Impact Factor delle riviste consultate, l utilizzo di strumenti bibliografici Il servizio SFX è stato sviluppato, analogamente a quanto avviene dal 2002 per l applicativo ALEPH, in cooperazione con l Università di Milano Bicocca, nell ambito della convenzione per la reciprocità di servizi bibliotecari mentre, per il servizio Metalib, lo sviluppo è avvenuto autonomamente. L housing del server è demandato a CILEA. La gestione dell accesso alle risorse elettroniche remote attraverso i servizi SFX e Metalib permette inoltre di raccogliere dati statistici riguardo l utilizzo delle diverse risorse documentarie attraverso l uso del portale. Nella seconda metà del 2010 è stata rilasciata la nuova versione dell applicativo SFX che dovrebbe essere implementata entro la fine dell anno. La nuova versione migliorerà sensibilmente gli strumenti per la gestione permettendo un miglior controllo delle collezioni ed un più rapido aggiornamento delle informazioni contenute nella knowledge base. Durante il 2011, la gestione del sistema prevede un continuo aggiornamento delle risorse elettroniche indicizzate all interno del portale, sia dal punto di vista descrittivo e contenutistico che da quello di gestione delle autorizzazioni d accesso secondo le condizioni previste dai contratti per le risorse elettroniche. Con scadenza mensile vengono prodotte le statistiche di accesso al portale e vengono recepiti gli aggiornamenti e le aggiunte alla knowledge base in modo da inserire risorse nuove procedendo, contemporaneamente, alla verifica di funzionalità di quelle già inserite. Inoltre con il 2011 dovrebbe essere resa disponibile, senza costi aggiuntivi, dagli sviluppatori dell applicativo l integrazione del servizio Metalib con il mega-indice di materiali scientifici Primo Central che ricerca istantaneamente fra centinaia di milioni di articoli abbracciando la maggior parte delle risorse elettroniche delle istituzioni e per molti materiali permette la ricerca anche all interno del full-text dei singoli articoli. Verrà quindi condotto uno studio di fattibilità sulla possibilità di implementare questa nuova funzionalità all interno del portale InsuBRE nonché di introdurre la nuova interfaccia utente ridisegnata per facilitare l accesso alle informazioni. Obiettivi SiBA 2011 Pagina 3 di 20
Verrà inoltre realizzata, in collaborazione con il centro SIC, la migrazione una nuova modalità di autenticazione (NTLM) per il servizio di accesso da remoto via proxy per incrementare la sicurezza dei dati che transitano dal proxy verso l'utente e si procederà, sempre di concerto con il SIC, ad uno studio di fattibilità per la possibile e- stensione di dell autenticazione secondo standard Shibboleth agli applicativi in uso per l automazione dei servizi bibliotecari, (Portale Insubre, ALEPH, etc.).verranno esaminati sia gli aspetti tecnici necessari per l implementazione che quelli di sostenibilità economica relativi ai costi CINECA per configurazione e manutenzione dell Identity Provider a fronte del valore aggiunto per l utenza derivato dalla possibilità di arrivare attraverso un unica procedura di autenticazione ad usufruire dei diversi ambienti e servizi in linea dell Ateneo. Da ultimo, sempre in questo quadro di revisione delle modalità di autenticazione in collaborazione con il SIC, verrà condotto uno studio di fattibilità per poter garantire, sia sotto il profilo tecnologico che normativo, l'estensione del servizio di accesso da remoto alle risorse elettroniche (autenticazione tramite proxy server) agli studenti dell'ateneo. Il progetto, che ha l obiettivo prioritario di offrire agli studenti un servizio particolarmente utile a supporto della propria attività di studio, permetterebbe inoltre ad entrambe le strutture di raggiungere economie di scala sia in termini finanziari che di gestione corrente. A2) MANTENIMENTO DEL SERVIZIO DI AUTOMAZIONE AUTENTICAZIONE POSTAZIONI AL PUBBLICO Il progetto, portato avanti in collaborazione con il SIC, realizzato nel corso del 2007 e conclusosi nella componente realizzativa nei primi mesi del 2008, ha dato soluzione a due ordini di esigenze: consente da una parte di fornire un servizio più efficace all utenza, alleggerendo contemporaneamente degli oneri gestionali e biblioteche e dall altra di adempiere agli obblighi di legge (che impongono, per le postazioni al pubblico, che l utente debba essere identificato in maniera univoca rendendo obbligatorio che in qualsiasi momento sia garantita la tracciabilità del singolo transito su una specifica postazione). Tale servizio permette inoltre di raccogliere dati statistici sull utilizzo delle postazioni. Il SIBA si è dotato di un server, collocato a Varese, destinato alla gestione delle procedure di autenticazione (studenti, personale PTA, docenti e ricercatori, utenti esterni e convenzionati) con un server ridondante, collocato in Como. I sistemi di server SIBA dialogano con SARA (il sistema di autenticazione del SIC) per quanto riguarda l utenza istituzionale (studenti, personale PTA, docenti e ricercatori) e propri archivi per quanto riguarda gli utenti locali delle biblioteche (utenti esterni e convenzionati attraverso le diverse convenzioni attive per i servizi bibliotecari con Statale di Milano, Bicocca, Fondazione Istituto Insubrico Ricerca per la Vita). Nel corso del 2008 il SIBA ha creato un sistema automatizzato di analisi dei log delle autenticazioni che consente di ricavare informazioni statistiche riguardo l utilizzo del servizio. L analisi dei dati mostra un buon tasso di utilizzo del servizio da parte delle diverse categorie di utenti. Nel corso del 2009 sono entrati inoltre a regime l analisi periodica dei file di log e l autenticazione integrata degli studenti Erasmus ed è stata completata la migrazione alla piattaforma Open Office di tutte le postazioni al pubblico. Il SiBA gestisce attualmente 42 postazioni al pubblico (suddivise tra le quattro biblioteche di Como e Varese) e i due server destinati al servizio di autenticazione. Obiettivi SiBA 2011 Pagina 4 di 20
Per il 2011 si prevede il mantenimento del numero delle attuali postazioni nonché dei server e il mantenimento del servizio attraverso l infrastruttura già implementata. A3) MANTENIMENTO E POTENZIAMENTO DELL AUTOMAZIONE DEI SERVIZI ATTRAVERSO ALEPH Automazione dei servizi e razionalizzazione delle attività per migliorare la qualità delle prestazioni offerte all utenza favorendo al contempo una più efficace gestione delle risorse umane disponibili. Per il 2011 è previsto il completamento dello studio di fattibilità riguardo l implementazione del modulo aggiuntivo Course Reading. Il Modulo, integrato in GUI a partire dalla versione 20, permette di costituire un database, consultabile online tramite OPAC dedicato, contenente i riferimenti bibliografici del materiale documentario (sia in formato cartaceo che elettronico) utilizzato a supporto dell attività didattica dei diversi corsi di insegnamento ed è rivolto agli studenti. L analisi, condotta nel 2010, ha evidenziato da un lato la potenziale utilità del servizio, che non viene attualmente fornito dalla piattaforma di e-learning e dall altro le criticità relative alle risorse umane necessarie per la sua gestione, infatti se l implementazione del modulo rappresenta un impegno limitato l inserimento dei dati ed il trattamento dei contenuti sono un attività impegnativa che potrebbe essere ridotta solo se fosse possibile automatizzare parte del caricamento dei dati derivando le informazioni sui corsi di insegnamento dall applicativo ESSE3 delle Segreterie Studenti. E parte integrante dell analisi la verifica oltre che dell effettivo interesse del possibile grado di coinvolgimento del corpo docente e delle Facoltà, la cui collaborazione è indispensabile per l identificazione delle informazioni relative al materiale documentario utilizzato per l attività didattica. Da ultimo verranno tenute in conto le prospettive di sviluppo del modulo nonché l evoluzione nel medio periodo dell applicativo. Lo studio di fattibilità verrà svolto in collaborazione con la Biblioteca dell Università di Milano Bicocca. Nel 2011 si procederà con la revisione del flusso di lavoro dedicato al servizio di Prestito interbibliotecario e Fornitura documenti, di cui è in corso di completamento l aggiornamento della modulistica on line, con un utilizzo integrato degli applicativi Aleph e del Portale InsuBRE (Sfx e Metalib) allo scopo di ottenere ulteriori razionalizzazioni nell impiego delle risorse umane dedicate a garantire il servizio. L intervento comporterà inoltre l aggiornamento della documentazione destinata agli utenti. E inoltre previsto, sempre allo scopo di aumentare il grado di automazione delle procedure e compatibilmente con le risorse umane disponibili, un test sul funzionamento in modalità non mediata dell invio di richieste ai fornitori biblioteca. Il test verrà condotto in collaborazione con i Servizi Bibliotecari dell Università di Bergamo. Nel corso del 2010 è stato implementato dal SIC l Identity provider di Ateneo, in hosting presso CINECA, che ha consentito di passare dal precedente sistema di autenticazione degli utenti basati sul sistema proprietario dell'applicativo ad una soluzione di Single Sign On per l autenticazione di Ateneo (secondo standard Shibboleth) al momento utilizzato per l autenticazione degli utenti sulla nuova piattaforma di e-learning. Nel 2011 si procederà, di concerto con il SIC, ad uno studio di fattibilità per la possibile estensione di questa agli applicativi in uso per l automazione dei servizi bibliotecari, (Portale Insubre, ALEPH, etc.).verranno esaminati sia gli aspetti tecnici necessari per l implementazione che quelli di sostenibilità economica relativi ai costi CINECA per configurazione e manutenzione dell Identity Provider a fronte del valore aggiunto per l utenza de- Obiettivi SiBA 2011 Pagina 5 di 20
rivato dalla possibilità di arrivare attraverso un unica procedura di autenticazione ad usufruire dei diversi ambienti e servizi in linea dell Ateneo. Costo: 33.012 (IVA inclusa) canone annuo di gestione. Dotazione SiBA e Biblioteche Il sistema Aleph consente, tramite i suoi diversi moduli, di gestire in modo integrato le diverse attività tramite le quali la biblioteca organizza i servizi all utenza. Il sistema viene continuativamente arricchito attraverso la periodica installazione di aggiornamenti e il rilascio di nuove versioni. A regime la gestione del sistema Aleph prevede un continuo aggiornamento delle funzionalità e degli archivi bibliografici, amministrativi ed anagrafici, nonché l assistenza al personale bibliotecario e la risoluzione di problemi riguardanti la gestione dei servizi all utenza. Attraverso il sistema di reportistica dell applicativo e con lo sviluppo ad hoc di procedure di estrazione dati vengono inoltre sistematicamente raccolte informazioni statistiche riguardanti l utilizzo dei servizi gestiti attraverso Aleph (acquisizioni, catalogazione, trattamento dati amministrativi per il patrimonio bibliografico, prestito, prenotazioni, prestito interbibliotecario e document delivery). A4) MANTENIMENTO DELLE RISORSE ELETTRONICHE (IN LINEA E ATTRAVERSO IL SERVIZIO TATOO) Proseguire nello sviluppo di un servizio moderno fortemente orientato all utenza, in grado di sfruttare a fondo le risorse documentali in formato elettronico e la rete dell Ateneo, minimizzando le diseconomie connesse alla struttura bipolare. A questo scopo sin dalla sua istituzione il SiBA ha puntato decisamente sulla acquisizione di banche dati e periodici elettronici on line, direttamente e con l adesione a consorzi per l acquisizione di risorse elettroniche. Dall ottobre 2003 è attivo un proxy server che permette di accedere, in modalità regolamentata da password, alle riviste elettroniche anche da postazioni esterne alla rete di Ateneo. Tale servizio è stato esteso all utenza accademica presso l Ospedale di Circolo di Varese dallo scorso giugno 2004 e nel maggio 2005 è stato potenziato ampliando l accesso da remoto anche alle banche dati. A partire dal 2006, con l implementazione dei servizi AtoZ e SFX, si è potuto fornire all utenza un significativo aumento delle risorse documentarie a disposizione, con un incremento rispetto al 2005 del 200% circa raggiunto anche grazie all inserimento delle riviste elettroniche e degli e-book pubblicati all'interno del nuovo modello di disseminazione della comunicazione scientifica Open Access Initiative, rese accessibili attraverso i due principali progetti internazionali di aggregazione (FreeFullText.com e DOAJ). Nel corso del 2007 l offerta di risorse documentarie è aumentata, con un ulteriore incremento del 45% circa rispetto al 2006 raggiunto anche con la stipula di nuovi contratti quali ad esempio quelli per le pubblicazioni dell editore Cambridge University Press e le banche dati PsycINFO, Italgiure e Circolari ABI on line e Assonime a copertura di specifici ambiti disciplinari presenti nell offerta didattica dell Ateneo per un totale di circa 19.238 risorse elettroniche. Nel 2008, con il rilascio del portale InsuBRE l aumento dell offerta di risorse documentarie si è concentrato nell inclusione di varie fonti ad accesso aperto (gratuite). Inoltre si è reso necessario, a seguito del mancato finanziamento regionale garantito a partire dal 2003 da SBBL, per mantenere l accesso alle risorse dell editore Lippincott per l ambito biomedico, provvedere ad un contratto su fondi del SiBA. Nel 2009 Il Comitato Tecnico Scientifico del SiBA ha ritenuto di dover anticipare l impatto di prevedibili restrizioni nelle disponibilità finanziarie, avviando un riesame delle politiche di sviluppo delle collezioni e alla defini- Obiettivi SiBA 2011 Pagina 6 di 20
zione di linee guida condivise attraverso cui operare una razionalizzazione della spesa destinata alle risorse documentarie, sia in formato cartaceo che elettronico. Il processo di analisi ha permesso di identificare alcune risorse di minor utilizzo, la cui perdita ha avuto quindi un impatto minore per le esigenze della didattica e la ricerca per cui si è proceduto alla dismissione con l inizio del 2010. Nel 2010 il Comitato Tecnico Scientifico del SiBA ha proseguito nell opera di razionalizzazione della spesa destinata alle risorse documentarie: di concerto con i Consigli Scientifici delle Biblioteche sono state riesaminate le diverse collezioni documentali (riviste elettroniche e cartacee, banche dati, etc.) per verificare - se le esigenze di ricerca e didattica per cui le risorse sono state acquisite siano ancora attuali - il rapporto fra spesa sostenuta per l'acquisizione della risorsa e suo effettivo utilizzo (desumibile dalle statistiche d'uso disponibili) - l esistenza di possibili soluzioni alternative per l accesso ai contenuti informativi. Il processo di analisi ha permesso di identificare alcune risorse non più attuali per le esigenze di ricerca e didattica per cui si procederà alla dismissione con l inizio del 2011; altre per cui si sta negoziando una riduzione dei costi, a fronte di una riduzione del numero di risorse sottoscritte, scegliendo quelle di minor utilizzo la cui perdita dovrebbe avere un impatto modesto per le esigenze della didattica e della ricerca. Sono inoltre state identificate alcune soluzioni alternative per l accesso ai contenuti informativi per alcune risorse i cui contratti pluriennali in scadenza non verranno rinnovati mentre si è provveduto, all interno del contratto nazionale stipulato da CRUI per gli Atenei italiani, alla sottoscrizione della nuova risorsa SCOPUS, una banca dati citazionale che svolge anche funzioni di supporto ai processi di valutazione della ricerca scientifica. Per il 2011 (sul cui bilancio graveranno i costi per le risorse del 2012) si prevede esclusivamente di garantire il mantenimento di quanto esistente al termine della procedura di riesame in atto (con un incremento fisiologico dei prezzi stimato intorno al 5,3% cui vanno aggiunte le incognite derivanti sia dal fatto che alcuni contratti consortili pluriennali andranno a scadenza e dovranno essere rinegoziati che dall incognita determinata dal rischio valutario). Si prevede inoltre di procedere con una seconda indagine relativa sia all utilizzo del servizio via proxy server che al nuovo servizio di portale di accesso alle risorse elettroniche per misurarne l incremento d uso. Costo: Per l esclusivo mantenimento delle esistenti risorse online sono previsti circa 802.302,44 (IVA inclusa) sulla dotazione SiBA e Biblioteche. A5) AUDIO IN TATOO ATATOO Trasferire e rendere consultabile in Rete di Ateneo i contenuti audio di CD o DVD allegati a monografie possedute dalle biblioteche, in modo da renderli fruibili dagli utenti in maniera distribuita, da qualsiasi postazione all interno dell Ateneo su cui sia installato uno specifico client di tipo freeware, nel rispetto delle restrizioni dettate dalle leggi sul copyright e sul diritto d autore. Tempi di realizzazione: continuativa nel corso del 2011 per la gestione e il mantenimento delle attuali risorse Il progetto intende favorire la fruibilità delle risorse multimediali, ed in particolare audio, presenti presso le biblioteche, a partire da una collezione iniziale di circa 80 opere, che saranno poi incrementate nel tempo. Le risorse saranno rese accessibili attraverso un servizio di condivisione in rete di Ateneo di CD e DVD di banche dati Obiettivi SiBA 2011 Pagina 7 di 20
non disponibili via web, denominato "tatoo". Il servizio "tatoo" è già attivo all'interno del SiBA e risulta conosciuto all'utenza di Ateneo, che lo utilizza essenzialmente per la consultazione di banche dati testuali su CD- DVD. Il caricamento di contenuti multimediali comporta la necessità di alcuni passaggi preliminari di lavorazione dei documenti: un riversamento della risorsa iniziale in formato MP3, l'elaborazione di pagine html per la consultazione del contenuto nonché la descrizione di ciascuna traccia audio. Inoltre è necessaria la predisposizione di una serie di script che associno i contenuti multimediali alla sessione di riproduzione aperta sul server. Il progetto si basa sull'utilizzo esclusivo di software freeware, OpenSource o già in possesso dell'ateneo. Per la realizzazione del progetto è stata effettuata una fase di sperimentazione tra luglio e settembre 2008, alla quale è seguita una fase di test, avviata nel novembre 2008 e terminata con la raccolta dei feedback da parte degli utilizzatori nel febbraio 2009. Il servizio è attivo dalla tarda primavera del 2009. Per il 2011 si prevede il mantenimento del servizio attraverso l infrastruttura già implementata. A6) MANTENIMENTO DELLE COLLEZIONI DOCUMENTARIE SU SUPPORTO CARTACEO E COLLEZIONI SPECIALI (MATERIALE AUDIOVISIVO E CARTE GEOGRAFICHE) Mantenimento dell ordinaria attività di sviluppo delle collezioni documentarie su supporto cartaceo a supporto della didattica e della ricerca attraverso l acquisizione, catalogazione e gestione di materiale monografico e periodico prevalentemente su supporto cartaceo e delle collezioni speciali di materiale audiovisivo e carte aeree e piani di volo. All interno di questa voce sono considerati anche i fondi necessari al mantenimento delle sezioni dedicate al supporto alla didattica di Economia presso la Biblioteca di Giurisprudenza a Como e quella di Giurisprudenza presso la biblioteca di Economia a Varese. Per il 2011 si prevede esclusivamente di garantire il mantenimento di quanto esistente al termine della generale procedura di riesame delle politiche di sviluppo delle collezioni documentarie in atto (con un incremento fisiologico dei prezzi stimato intorno al 7% per quanto riguarda gli abbonamenti a riviste e del 7% per quanto riguarda il materiale monografico). Per l acquisizione dei periodici in abbonamento le condizioni di fornitura ottenute con la procedura di gara interateneo per il periodo 2010-2012 sono particolarmente vantaggiose (0% di commissione per il servizio consolidato e sconto dell 1% per le pubblicazioni solo on line, mentre per le condizioni di fornitura per il materiale monografico occorre attendere gli esiti della nuova procedura di gara interateneo che dovrebbe concludersi entro la fine dell anno. Costo: Per l esclusivo mantenimento delle collezioni sono previsti circa 172.943 (IVA inclusa) sulla dotazione SiBA e Biblioteche. A7) MANTENIMENTO DELLA REALIZZAZIONE DI INSTITUTIONAL REPOSITORY PER L ATENEO gestione a regime di un archivio istituzionale ad accesso aperto (Institutional repository) nell'ambito dell'iniziativa Open Access per il deposito delle tesi di dottorato, appoggiandosi all'infrastruttura tecnologica offerta dal CILEA con il servizio AEPIC (Academic E-Publishing Infrastructures). Obiettivi SiBA 2011 Pagina 8 di 20
Università degli Studi dell Insubria Questo progetto si colloca sulla linea degli impegni assunti dai Rettori delle università italiane con la sottoscrizione della Dichiarazione di Berlino in materia di Open Access, e con le delibere già assunte in materia dal Senato Accademico dell'insubria. L'obiettivo è quello di rendere pubblici e ampiamente visibili i risultati della ricerca dell'ateneo. L Ateneo ha finanziato nel 2006 i costi di avvio del progetto. Nel corso del 2007 è stato completata la fase di analisi della normativa e dei regolamenti per la gestione delle tesi di dottorato con particolare riferimento al diritto d autore ed il flusso organizzativo per la costituzione e gestione dell institutional repository secondo le linee guida definite in ambito CRUI ed è stata configurata l istanza dell applicativo. A seguito del rilascio di una nuova versione dell attuale applicativo DSpace, nel mese di ottobre 2010 avverrà il riversamento dei dati al momento già inseriti nel database e l avvio entro la fine dell anno della fase sperimentale del progetto pilota che sarà presentato all Amministrazione Centrale e coinvolgerà a pieno titolo sia le Segreterie Studenti che la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, quest ultima grazie a un processo automatico di prelievo dei dati dal server che soddisferà l obbligo del deposito legale permettendo così anche una razionalizzazione dell uso delle risorse umane e finanziarie necessarie per adempiere a tale obbligo. Nel corso della fase di sperimentazione, si provvederà a dare diffusione al progetto attraverso un flusso informativo che coinvolgerà tutte le figure istituzionali coinvolte. Nel 2011 si prevede il mantenimento del servizio attraverso l infrastruttura già implementata. Costo: 7.560,00 euro (IVA inclusa) canone annuale di servizio. Fondi SIBA + Biblioteche A8) FORMAZIONE DELL UTENZA Svolgere un'attività di assistenza e orientamento all'utenza sui servizi delle biblioteche e le risorse documentarie disponibili sia in formato cartaceo che elettronico. Mantenimento dell attività di training all'utenza accademica e studentesca avviata nel 2004, a partire da corsi introduttivi sui servizi offerti dalle biblioteche e le risorse disponibili e corsi sull'utilizzo dell'opac di Ateneo fino a quelli di addestramento all'uso delle banche dati in rete di Ateneo e delle risorse elettroniche. A partire dal 2007 sono state realizzate iniziative di training mirato per l uso del nuovo portale di accesso alle risorse elettroniche, nonché un potenziamento dell offerta formativa a supporto della didattica in collaborazione con le Facoltà. L attività di training è stata potenziata nei due anni successivi (fra il 2007 ed il 2008 l incremento nel numero di ore di formazione e partecipanti sono stati rispettivamente del 29% e 20% circa mentre fra il 2008 e il 2009 l incremento è stato rispettivamente del 62,2% e 115,2%). A partire dal 2009 inoltre è stato introdotto fra gli strumenti utilizzati per l attività formativa anche l uso della piattaforma di e-learning d Ateneo nonché, in collaborazione con il SIC attraverso il nuovo servizio Insubrec, sono stati prodotti dal SiBA alcuni filmati digitali (corsi on line) a supporto dell attività formativa nonché di presentazione dei servizi offerti. Obiettivi SiBA 2011 Pagina 9 di 20
Nel 2010 si è proseguito con il potenziamento di tale attività di training aumentando da un lato il numero dei corsi e la loro articolazione in particolare per quanto riguarda quella di tipo specialistico su specifiche risorse documentarie. Nella prospettiva che, con gli inizi del prossimo anno, dovrebbe arrivare a completamento la migrazione del portale di Ateneo, nel 2011 si intende procedere con una complessiva revisione dell offerta formativa sia sotto il profilo dei contenuti e delle metodologie di fruizione delle occasioni formative che sotto quello della documentazione di supporto alla didattica che potranno essere acceduti dalla piattaforma di e-learning. Anche per il prossimo anno si procederà, di concerto con le Facoltà ed i diversi Corsi di Laurea, con la valutazione dell inserimento di corsi di Information Literacy all interno dei piani didattici, così come avvenuto negli ultimi due anni, con l obiettivo di incentivare la partecipazione dell utenza studentesca ai corsi (diversi Consigli di Coordinamento Didattico hanno stabilito il riconoscimento di crediti formativi in seguito alla partecipazione ai corsi offerti dalla biblioteca). A9) FORMAZIONE DEL PERSONALE Fra le funzioni che il SiBA è chiamato a svolgere per il raggiungimento dei propri scopi istituzionali di gestione dei servizi bibliotecari e documentali a supporto della didattica, della ricerca e dell amministrazione dell Ateneo, rientrano specificamente formazione e l aggiornamento professionale dello staff che opera presso il Sistema Bibliotecario d Ateneo, a garanzia di un continuo miglioramento nella qualità dei servizi offerti all utenza. Negli anni 2002-2010 gli interventi formativi che si sono succeduti hanno avuto come oggetto il sistema di automazione, introdotto nell anno 2002 ed aggiornato nel 2004, nel 2007 e nel 2010, gli standard nazionali ed internazionali di trattamento e gestione del materiale bibliografico (con particolare riferimento al materiale e- lettronico) e dei servizi di biblioteca, l evoluzione dei servizi tecnologici per il settore bibliotecario nonché le procedure amministrativo-gestionali revisionate di concerto con il variare del contesto normativo e tecnologico. I piani di formazione specialistica sono modulati sulla base delle necessità di aggiornamento professionale connesse alle attività di servizio svolte o da svolgere dalle diverse componenti del Sistema Bibliotecario (bibliotecari, amministrativi, amministrativo-gestionali, informatici), per quanto riguarda specificamente le attività ad alto contenuto tecnologico, ha inoltre l obiettivo di mettere in condizione il Sistema Bibliotecario di raggiungere un maggior grado di uniformità d azione, coordinamento ed autonomia operativa su questi aspetti. I corsi destinati allo staff SiBA sono stati realizzati sia con risorse interne che in collaborazione con partner e- sterni. I limiti di spesa introdotti con il D.L. 78/10 a partire dal 2011 (riduzione del 50% della spesa 2009 per formazione e missioni) rappresentano un fattore di particolare criticità per il Sistema Bibliotecario. La continua evoluzione dei servizi tecnologici così come quella degli strumenti per l erogazione di servizi bibliotecari e documentali adeguati a soddisfare le crescenti e diversificate esigenze della didattica e la ricerca rendono necessario un costante aggiornamento delle competenze professionali. Anche per il 2011, seppure ridotto secondo quanto disposto dalla norma, il piano di aggiornamento e formazione specialistica viene modulato sulla base delle necessità di aggiornamento professionale connesse alle attività di servizio svolte o da svolgere dalle diverse componenti del Sistema Bibliotecario (bibliotecari, amministrativi, amministrativo-gestionali, informatici). Obiettivi SiBA 2011 Pagina 10 di 20
A10) MANTENIMENTO DELLE INIZIATIVE DESTINATE A FACILITARE L UTILIZZO DEI SERVIZI E DELLE RISORSE DOCUMENTARIE CARTACEE ED ELETTRONICHE DISPONIBILI NELLE BIBLIOTECHE PER UTENTI DISABILI Garantire pari opportunità di accesso ai servizi e alle risorse documentarie cartacee ed elettroniche delle biblioteche a tutti gli utenti. Tempi di realizzazione: entro la fine del 2011 Mantenimento dei servizi già realizzati a partire dal 2006 : attivazione di servizi a distanza per la consultazione delle risorse elettroniche, assistenza nella ricerca bibliografica e di reperimento del materiale; predisposizione di postazioni dedicate; formazione del personale nonché, di concerto con il Servizio Disabili di Ateneo, si prevede di procedere alla sostituzione delle attuali postazioni destinate all'utilizzo da parte degli studenti disabili, ormai obsolete. A11) PARTECIPAZIONE A PROGETTI E CONSORZI NAZIONALI ED INTERNAZIONALI (ITALE, IGELU, ACNP; CDU- CILEA; PROGETTO EUROPEO MICHAEL, ESSPER; GIM) Nel 2002 l Ateneo ha aderito all Associazione ITALE, nata nel settembre 1999, che riunisce le istituzioni e gli enti italiani utenti del software di automazione per le biblioteche ALEPH. Nel 2011 il SiBA continuerà la partecipazione all attività di ITALE attraverso la presenza nel gruppo di lavoro nel gruppo di lavoro Metalib-SFX.. Nel 2006 l ICAU International Consortium of Aleph Users ha mutato la propria forma associativa per raccogliere al suo interno, su base internazionale, gli utenti di tutti i prodotti Ex-Libris (ALEPH, SFX, Metalib, Verde, Digitool, ARC) costituendo il nuovo consorzio IGeLU cui l Ateneo ha aderito nel marzo 2006. Nel 2011 continuerà l attività del Direttore, iniziata nel 2005, in qualità di rappresentante dell Ateneo, di partecipazione al Comitato Utenti Cilea Digital Library del Cilea organismo di supporto alla gestione del servizio CILEA per le risorse elettroniche acquisite in forma consortile. Nel 2011 il Sistema Bibliotecario di Ateneo continuerà la partecipazione, iniziata nel 2006, insieme ad altri 11 Atenei italiani, al progetto europeo MICHAEL (Multilingual Inventory of Cultural Heritage in Europe) coordinato dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali italiano, in collaborazione con gli omologhi ministeri inglese e francese. Il progetto MICHAEL ha sviluppato una piattaforma per rendere accessibili via web tramite un apposito portale le descrizioni delle collezioni digitali degli enti italiani, francesi e britannici coinvolti. Nel 2011 il Sistema Bibliotecario di Ateneo collaborerà con il SIC per la valutazione di fattibilità per l integrazione degli applicativi gestiti dal SiBA nella nuova infrastruttura per la piattaforma e-learning e il Web di Ateneo. Nel 2011 il Sistema Bibliotecario di Ateneo continuerà la partecipazione, iniziata nel 2008, al Catalogo Nazionale dei Periodici ACNP. Nell autunno del 2008 è stato completato il Progetto ITALE-ACNP che ha permesso al Si- BA di procedere al riversamento automatico e definitivo dei dati riguardanti il posseduto dei periodici cartacei del Sistema Bibliotecario nel Catalogo Nazionale dei Periodici ACNP. Il riversamento ha riguardato oltre 1.000 periodici. Dal novembre scorso, le quattro biblioteche dell Ateneo risultano in produzione a tutti gli effetti in Obiettivi SiBA 2011 Pagina 11 di 20
ACNP e forniscono servizi di document delivery attraverso le funzioni offerte dal catalogo nazionale. La partecipazione al Catalogo Nazionale dei Periodici, oltre a garantire la visibilità del patrimonio bibliografico a carattere periodico disponibile in Italia, permette di usufruire appieno dei suoi servizi, in particolare quelli relativi alle funzioni di document delivery. Nel 2011 il Sistema Bibliotecario di Ateneo continuerà la partecipazione, iniziata nel 2002, alle attività dell Associazione ESSPER che raccoglie biblioteche accademiche e di enti di ricerca con l obiettivo di fornire, in forma partecipata, strumenti per il recupero di informazioni nell ambito della letteratura periodica in lingua italiana per l economia e le scienze sociali e svolge compiti di rete di collaborazione per il servizio di prestito interbibliotecario e document delivery. Nel 2011 Il Sistema Bibliotecario di Ateneo continuerà la partecipazione, iniziata nel 2010, alle attività di GIM Gruppo Interuniversitario per il Monitoraggio dei Sistemi Bibliotecari di Ateneo cui aderiscono 16 Università. I principali obiettivi di GIM sono migliorare la metodologia di rilevazione, analisi e benchmarking dei servizi bibliotecari; effettuare una attività di analisi ed implementazione delle più avanzate metodologie nel campo del monitoraggio e della valutazione dei servizi bibliotecari in ambito accademico; effettuare con cadenza regolare indagini finalizzate a mettere a disposizione dati utili per la gestione, per il benchmarking con l obiettivo finale di migliorare i servizi; proporsi come interlocutore nei confronti di organismi nazionali e internazionali sulla tematica del monitoraggio e della valutazione dei servizi bibliotecari in ambito accademico. In particolare il prossimo anno verrà realizzata una terza rilevazione nazionale a inizio 2011, alla cui organizzazione e gestione parteciperà il SiBA, che intende coinvolgere tutte le università italiane e consentirà di avere una fotografia aggiornata al 31.12.2010 dei servizi bibliotecari accademici e una serie storica di dati su quasi un decennio. A12) MANTENIMENTO DELL ESTENSIONE DELL ORARIO DI SERVIZIO ALL UTENZA Garantire una media di 50 ore settimanali di apertura per le biblioteche con orario continuato dalle 9 alle 19 dal lunedì al venerdì. Il progetto, che, a partire dal settembre 2002, ha previsto oltre all'estensione degli orari di apertura delle biblioteche l affidamento di alcuni servizi di primo livello per il pubblico quali consulenza e informazione agli utenti per l uso degli strumenti bibliografici e per l interrogazione del catalogo in linea, distribuzione del materiale bibliografico e riorganizzazione delle scaffalature e dell archivio, incluso trattamento antitaccheggio ed etichettatura dei volumi ed il servizio operativo di document delivery, prestito interbibliotecario e prestito a domicilio ha riscosso una generale soddisfazione dell utenza, in particolare in quelle sedi che precedentemente potevano offrire un orario d apertura molto limitato, inoltre la presenza delle cooperative ha permesso di garantire l apertura della sala 3 della biblioteca di Scienze di Como e di offrire, grazie al prolungamento dell orario sino alle 19, il servizio anche agli studenti del nuovo corso serale della Facoltà di Economia, garantendo continuità di servizio al pubblico e permettendo alle limitate risorse di personale strutturato a disposizione di portare avanti tutte le attività tecniche collegate all acquisizione, gestione e messa a disposizione dell utenza delle risorse informative. A partire dal 2009, la fornitura del servizio avviene nell ambito dell appalto di durata quinquennale, per l affidamento in outsourcing dei servizi integrati per gli edifici universitari e ripartita in due lotti uno per sorveglianza edifici e assistenza aule e laboratori ed uno per i servizi integrati di biblioteca. Obiettivi SiBA 2011 Pagina 12 di 20
La realizzazione di questo obiettivo è specificamente subordinata alle effettive disponibilità finanziarie. Costo: 207.476,22 (esente IVA ai sensi art.10, n. 22, DPR 633/72). Fondi d Ateneo. A13) SERVIZI DI SUPPORTO PER IL DIRITTO ALLO STUDIO (CIDIS) Fornire agli studenti il servizio di consultazione e prestito del materiale bibliografico acquisito dal Consorzio Ci- DIS presso le biblioteche con orario continuato dalle 9 alle 19 dal lunedì al venerdì. Diversamente da quanto accade per le Università Statale di Milano e Milano Bicocca per cui il servizio viene direttamente erogato dal Consorzio CIDIS in strutture separate dalle biblioteche, per l Insubria tale servizio è garantito dal Sistema Bibliotecario di Ateneo. Annualmente si provvede alla raccolta delle segnalazioni dei testi d esame da parte delle Facoltà ed alla sua trasmissione al Consorzio CIDIS. Le descrizioni del materiale bibliografico vengono inserite nell OPAC di Ateneo e i volumi vengono conservati presso le biblioteche a disposizione dell utenza e prestati agli studenti nel rispetto del regolamento stabilito dal Consorzio CiDIS. Costo: La quota di finanziamento per l acquisto di libri di testo per l Insubria viene stabilita annualmente dal Consiglio di Amministrazione del Consorzio CiDIS. Fondi CiDIS A14) COMPLETAMENTO E MANTENIMENTO DI UN SISTEMA INFORMATIVO PER LA GESTIONE, LA VALUTAZIONE ED IL MONITORAGGIO DEI SERVIZI Il Sistema Bibliotecario, già a partire dal 2002, svolge un attività di misurazione di parte dei propri servizi e di raccolta ed analisi dei dati, in particolare di quelli quantitativi e nel 2008 si è iniziato a costituire un sistema organico di informazioni e dati per la gestione, il monitoraggio e la valutazione dei servizi ulteriormente potenziato e rivisto nel corso del 2009. Il sistema, una volta consolidato, rappresenterà uno strumento decisionale per permettere la formulazione di obiettivi di servizio coerenti con le risorse disponibili e per verificare in maniera tempestiva, nonché periodicamente, la rispondenza tra obiettivi prefissati e risultati raggiunti. Sulla base dei risultati della valutazione e attraverso il confronto con analoghe esperienze realizzate presso altre istituzioni universitarie (benchmarking) sarà possibile programmare nel modo migliore gli obiettivi, definendo parametri, indicatori e procedure che permettano un miglioramento continuo in termini di efficacia ed efficienza per rispondere alle esigenze dell utenza. La natura del progetto ha richiesto di acquisire specifiche competenze (e di curarne il costante aggiornamento) ed in considerazione della sua complessità ed onerosità di realizzazione ha nell esiguità di risorse umane del Sistema Bibliotecario il fattore di maggiore criticità. Nel 2009 il progetto è entrato nella prima fase esecutiva con l analisi e la definizione delle attività sottoposte a rilevazione ed in parallelo con la revisione degli attuali strumenti di raccolta dati d uso dei diversi applicativi uti- Obiettivi SiBA 2011 Pagina 13 di 20
lizzati per l erogazione dei servizi bibliotecari (ALEPH, SFX, Metalib, automazione autenticazione, gestione code di stampa e fotocopiatura, etc.) Durante questa fase, il progetto di analisi e studio è stato integrato grazie alla partecipazione del SiBA al progetto Good Practice 2009 Laboratorio sperimentale SBA cui ha aderito l Ateneo, ampliando il quadro di riferimento per la definizione delle attività monitorate e l identificazione di possibili indicatori. Sono stati inoltre rivisti i modelli di rilevazione statistica sull utilizzo delle risorse elettroniche per essere meglio integrati nel processo di revisione dello sviluppo delle collezioni posto in essere dallo scorso marzo ed è stata sviluppata l analisi per la raccolta di dati relativi ai servizi al pubblico (presenze in biblioteca, occupazione dei posti a sedere nelle diverse fasce orarie, etc.) registrati nel sistema informativo previsto nella fornitura in outsourcing per i servizi integrati di Biblioteca. A questi si affiancheranno dal prossimo anno anche i dati rilevabili attraverso il sistema di ticketing OTRS implementato presso il SiBA. Complessivamente la conclusione di questa fase ha permesso una complessiva revisione degli attuali disorganici strumenti di raccolta dati e la valutazione delle procedure per la loro integrazione nella costituenda architettura del sistema. Nel 2010, la partecipazione del SiBA alle attività di GIM Gruppo Interuniversitario per il Monitoraggio dei Sistemi Bibliotecari di Ateneo, ha suggerito l opportunità di integrare e modificare l infrastruttura tecnologica del Sistema informativo. Data l articolazione e la complessità dell obiettivo fissato, le attività necessarie al compimento del progetto sono state schedulate in quattro fasi, la quarta è quella della sua gestione e mantenimento nel tempo. L integrazione del progetto con altre iniziative e servizi realizzati nel corso del 2009 hanno posto ulteriore enfasi sulla necessità che il sistema informativo venga costituito tenendo conto dell interfaccia tra i diversi applicativi da cui vengono derivate le informazioni, condividendo struttura e contenuto dei dati per realizzare la massima integrazione possibile e facilitare la fruizione dei diversi oggetti e informazioni in essi contenuti. Nel 2010 per cui era prevista la fase di realizzazione del datawarehouse, in considerazione sia dell esiguità delle risorse umane disponibili che delle nuove opportunità derivanti dall adesione al gruppo GIM e all analisi condotta per l identificazione di un applicativo già ingegnerizzato per la gestione della prossima indagine nazionale si è ritenuto più efficace ed efficiente procedere all acquisizione di una soluzione completa, progettata specificamente per il contesto bibliotecario, già disponibile sul mercato (in modalità ASP Application Service Provider) per l infrastruttura tecnologica. L applicativo acquisito (Simonlib), il medesimo utilizzato per la rilevazione GIM, è un sistema web integrato per la raccolta, il monitoraggio, la valutazione e la comparazione delle prestazioni di biblioteche e sistemi bibliotecari. E completamente personalizzabile e consente l inserimento, l analisi e la correlazione di indicatori quantitativi e qualitativi. L implementazione e la configurazione dell applicativo saranno completate entro la fine del 2010. Entro la fine del 2011 il progetto dovrebbe essere completato con la realizzazione di questi interventi: - la verifica di congruenza formale per l inserimento nel sistema informativo per i dati comunque raccolti a partire dal 2002 e attualmente conservati in fogli elettronici - la definizione di tempi e modi della raccolta dati nonché dell individuazione delle figure deputate al recupero e/o immissione delle diverse tipologie di dati nel sistema informativo. - la messa a punto di eventuali procedure automatizzate per il trasferimento di dati dai singoli applicativi per la gestione dei servizi Obiettivi SiBA 2011 Pagina 14 di 20
- la messa a punto della documentazione di supporto e del piano di formazione specifico destinato al personale del SiBA per l utilizzo del sistema informativo. La gestione continuativa nel tempo prevede una periodica attività di misurazione e valutazione che costituirà il momento di verifica del raggiungimento degli obiettivi. A15) SERVIZIO DI TICKETING Il progetto viene attuato attraverso l implementazione di un sistema di ticketing, che consiste in un sistema di smistamento delle richieste di assistenza pervenute, attuato attraverso l assegnazione di un ID univoco e uno status di processo ad ogni chiamata aperta. La richiesta, inserita in modo automatizzato in un apposito database, potrà essere gestita dai tecnici informatici SiBA riducendo al minimo i tempi di intervento, in modo da fornire agli utenti un servizio più preciso e puntuale. Il progetto, che come altri realizzati nel corso di questi anni, si inserisce nella più ampia linea strategica perseguita dal SiBA di continua analisi di procedure e processi organizzativi al fine di migliorarne costantemente efficacia ed efficienza a fronte di un organico estremamente esiguo. Questa azione organizzativa in particolare mira ad aumentare l efficienza e l efficacia dell assistenza tecnica fornita dal SiBA sui servizi erogati, attraverso la gestione automatica delle segnalazioni inviate dagli utenti.. Il servizio si basa su un software Open Source denominato OTRS (Open source Ticket Request System) installato su un server gestito dal Siba (collocato presso la sala server SIC di Como). Le segnalazioni inoltrate agli indirizzi e-mail dedicati all assistenza tecnica Siba e alle caselle di posta elettronica istituzionali delle biblioteche, verranno inserite automaticamente in un database. Il sistema assegnerà loro un ID univoco e uno status di processo, che verrà aggiornato automaticamente durante il periodo in cui la pratica resterà aperta. L utente segnalante verrà tempestivamente aggiornato riguardo lo stato della sua richiesta per mezzo di un e-mail inviata automaticamente in corrispondenza del cambio di status. Tutte le pratiche, aperte o evase, resteranno immagazzinate nel database per scopi statistici e per poter analizzare periodicamente la qualità del servizio di assistenza offerto. Nel corso del 2009 il progetto, che originariamente prevedeva di utilizzare il servizio di ticketing esclusivamente per richieste di assistenza tecnica, si è esteso fino a comprendere tutte le attività di servizio del Siba che prevedono rapporti con l utenza. Attraverso il sistema di ticketing vengono gestite, infatti, anche le segnalazioni indirizzate alle biblioteche e allo staff che gestisce il portale InsuBRE, in maniera da ottimizzarne la gestione. Il servizio è attivo dall ottobre 2009 per la gestione delle richieste di assistenza tecnica (Siba Help, portale InsuBRE, assistenza ai bibliotecari sul sistema Aleph), mentre in dicembre dello scorso anno sono state attivate anche le funzionalità per la gestione delle richieste degli utenti inviate alle caselle di posta elettronica istituzionali delle biblioteche. Durante il 2011 si prevede il mantenimento del servizio attraverso l infrastruttura già implementata. La gestione del sistema comprende la manutenzione del server e la conservazione dei dati, l aggiornamento dell applicativo, l analisi del feedback degli utenti e la predisposizione di report statistici. Si procederà, inoltre, all analisi di fattibilità per l implementazione di un area web in cui l utente, previa autenticazione, potrà visualizzare lo stato di tutte le segnalazioni inviate al Siba o inviarne di nuove. A16) PROGETTO DIRITTO D AUTORE, PROPRIETÀ INTELLETTUALE E RICERCA SCIENTIFICA Obiettivi SiBA 2011 Pagina 15 di 20
Supportare l utenza istituzionale nelle diverse attività di studio e ricerca fornendo un servizio informativo sull uso delle risorse documentarie e informative (in formato cartaceo ed elettronico) nel rispetto della normativa in materia di diritto d autore e di rispetto della proprietà intellettuale. Tempi di realizzazione: entro la fine del 2011 si prevede il completamento della prima fase del progetto e l avvio di parte della seconda fase. Nella realtà accademica, la normativa in materia di diritto d autore è da sempre oggetto di interesse, studio e aggiornamento dei bibliotecari (per i quali in moltissime attività il diritto d autore la sua conoscenza e corretta applicazione - è un presupposto necessario). In uno scenario, quale quello attuale, in cui modi e tempi della produzione scientifica così come quelli della sua diffusione nonché del suo utilizzo sono stati profondamente trasformati dalle nuove tecnologie dell informazione nell ambiente digitale (si pensi alla produzione di materiali per i corsi e alla loro diffusione anche, ma non solo, sulle piattaforme di e-learning così come al loro utilizzo da parte degli studenti) è però cruciale che anche coloro che svolgono attività didattica conoscano i concetti base del diritto d'autore e della proprietà intellettuale come regolati dai vigenti sistemi normativi. Allo stesso modo è necessario che chi svolge attività di studio e ricerca, abbia consapevolezza dei diritti che tutelano il risultato di tale attività scientifica. Partendo da questi presupposti il Sistema Bibliotecario di Ateneo ha ritenuto opportuno predisporre un piano di intervento per promuovere la conoscenza del sistema di regole e norme correlato con la tutela della proprietà intellettuale rivolto alle diverse componenti dell utenza istituzionale: docenti e studenti. Il progetto presuppone una stretta collaborazione con il Centro Sistemi Informativi e Comunicazione (SIC) e per alcune specifiche iniziative può prevedere il ricorso a competenze specifiche anche esterne all Ateneo. Data l articolazione e complessità dell obiettivo fissato, le attività necessarie al compimento del progetto sono state schedulate in tre fasi fra loro distinte e conseguenti e se ne prevede il completamento nell arco di due anni. Nel 2010, in cui era originariamente previsto il completamento della prima fase del progetto (analisi e studio di fattibilità), l unica attività che è stato possibile assicurare è la predisposizione di documentazione, rivolta essenzialmente all utenza studentesca, con funzioni di promemoria sugli aspetti più generali relativi al rispetto del diritto d autore. Tale documentazione verrà resa disponibile entro la fine dell anno, in formato cartaceo ed e- lettronico, in modalità compatibile con le infrastrutture tecnologiche messe a disposizione dall'ateneo. La prima fase (analisi e piano di fattibilità), parzialmente subordinata all effettiva disponibilità ed assestamento della nuova infrastruttura per il portale Web di Ateneo, prevede: - completamento dell aggiornamento del personale del SiBA iniziato nel 2009 con un corso specifico su Diritto d Autore e ricerca scientifica ; - l analisi dei bisogni in materia di informazione su diritto d autore e proprietà intellettuale (fruitori e produttori di contenuti); la definizione e progettazione di documentazione (guide, documenti, FAQ e tutorial) sul diritto d autore e la proprietà intellettuale da pubblicare in un apposita sezione delle pagine web del Sistema Bibliotecario nonché sulla piattaforma di e-learning di Ateneo. Per essere orientata alle diverse tipologie di u- tenza ed ai relativi bisogni la documentazione prodotta dal Si.B.A. potrà essere arricchita da un sistema di richiami nei vari percorsi tematici del nuovo Web dell Insubria, così come del portale InsuBRE (es. documentazione specifica circa gli obblighi e le limitazioni d uso dei diversi materiali documentari Obiettivi SiBA 2011 Pagina 16 di 20
acceduti on line, clausole rilevanti dei contratti d abbonamento o licenza d uso per la riproduzione all interno di materiali didattici, etc.); - la definizione e progettazione di un piano di iniziative di promozione e formazione sul diritto d autore e la proprietà intellettuale orientato sulle diverse esigenze conoscitive in materia (es. Laureandi in fase di predisposizione della tesi, Docenti per la predisposizione di materiale didattico, Dottorandi per il deposito della tesi di dottorato nel deposito istituzionale di Ateneo, etc.). Comprende la verifica delle competenze interne e la valutazione per l eventuale ricorso a competenze specifiche esterne al Sistema Bibliotecario e/o all Ateneo; - l analisi di sostenibilità di un possibile canale informativo specifico sull argomento con interazione fra la biblioteca ed il singolo attraverso uno sportello virtuale. La seconda fase (realizzazione) prevede: - la realizzazione e pubblicazione della documentazione prodotta originalmente e/o raccolta sull argomento - la predisposizione di un calendario per le iniziative di promozione e formazione identificate nonché la loro organizzazione e realizzazione. La terza fase, quella di gestione continuativa nel tempo, prevede oltre al mantenimento ed aggiornamento delle sezioni informative pubblicate sull argomento, una attività di promozione e formazione sia concordata con le Facoltà per i nuovi studenti che su richiesta per specifiche esigenze. B) ATTIVITÀ E SERVIZI FORNITI AD ALTRE STRUTTURE DELL ATENEO O AD ENTI ESTERNI MEDIANTE CONVENZIONE B1) SERVIZIO DI ASSISTENZA TECNICO-BIBLIOTECONOMICA SULL UTILIZZO DELL APPLICATIVO ALEPH PER IL PERSONALE DEL CENTRO INTERNAZIONALE PER LE STORIE LOCALI E LE DIVERSITA CULTURALI Fornire servizio di assistenza tecnico sull applicativo ALEPH e supporto biblioteconomico e catalografico per il catalogo del Centro Internazionale di Ricerca per le Storie Locali e le Diversità Culturali. Nel corso del 2006 il SiBA ha curato la realizzazione del catalogo automatizzato del materiale bibliografico del Centro Internazionale di Ricerca per le Storie Locali e le Diversità Culturali sull applicativo Aleph e la formazione del personale del Centro dedicato a questa attività. Il progetto si articola in tre fasi: avviamento, realizzazione e gestione nel tempo. Le prime due fase si sono concluse agli inizi di settembre di quest anno ed hanno compreso anche il passaggio alla nuova versione dell applicativo. A partire dal 2008 si è entrati nella terza fase quella di gestione nel tempo. In questa fase sono previste, a cura del SiBA, periodiche occasioni di aggiornamento sulle norme di gestione del catalogo e modalità di funzionamento del sistema, nonché attività di assistenza tecnica sull applicativo e supporto biblioteconomico e catalografico stimabili rispettivamente in 40 ore/anno e 60 o- re/anno. Per il 2011 si prevede il mantenimento del servizio ordinario. Obiettivi SiBA 2011 Pagina 17 di 20
Costo: 720,00 (IVA inclusa) per canone di manutenzione. Fondi Centro Internazionale di Ricerca per le Storie Locali e le Diversità Culturali da trasferire al SiBA B2) ATTIVITÀ DI SUPPORTO ALLE INIZIATIVE PROMOSSE DAL SERVIZIO DISABILI DI ATENEO Fornire supporto e consulenza di tipo tecnico-biblioteconomico alle iniziative promosse dal servizio disabili di Ateneo con particolare riferimento all allestimento di postazioni dedicate per il supporto alla didattica per studenti con disabilità e attivazione di servizi a distanza per la consultazione delle risorse elettroniche. B3) ATTIVITÀ DI SUPPORTO ALLE INIZIATIVE PROMOSSE DAL COMITATO PARI OPPORTUNITÀ DI ATENEO Mantenimento, nell ambito delle iniziative promosse dal Comitato Pari Opportunità (Organo di Ateneo istituito in ottemperanza alla legislazione vigente in base all'art. 27 dello Statuto di Ateneo), di uno scaffale di genere cioè una raccolta documentaria sulla tematica delle pari opportunità e di genere. Per la realizzazione di tale progetto il Comitato ha richiesto la collaborazione del Sistema Bibliotecario di Ateneo. Tempi di realizzazione: continuativa nel 2011. Il Progetto avviato alla fine del 2006 ha previsto la realizzazione di uno scaffale di genere, cioè l acquisizione (su fondi di Ateneo) e gestione di raccolte documentarie sulla tematica delle pari opportunità da collocarsi presso una biblioteca della sede di Varese ed una biblioteca della sede di Como, in base a valutazioni di pertinenza disciplinare e compatibilità con le disponibilità logistiche, con queste caratteristiche di avvio e gestione: - totale autonomia decisionale del CPO in merito alla scelta delle opere da acquistare - gestione compatibile con I organizzazione esistente in Ateneo - l effettuazione dell eventuale storno di fondi dovrà essere a favore del Sistema Bibliotecario d Ateneo anziché di una singola Facoltà o Biblioteca trattandosi di iniziativa d Ateneo - la massima disponibilità, accessibilità, consultabilità e prestito del materiale acquistato - garanzia di una facile individuazione e rendicontazione del materiale sia per fini amministrativi sia per finalità connesse ad altre future attività del CPO. Al Sistema Bibliotecario di Ateneo è stato richiesto di fornire: a) il servizio di acquisizione, catalogazione, trattamento amministrativo-contabile di tale materiale b) la sua gestione nel tempo con la realizzazione di due collezioni speciali, equamente distribuite sulle due sedi di Varese e Como e di gestirne l attività di consultazione, prestito e conservazione presso la biblioteca di Economia a Varese e quella di Giurisprudenza a Como quali sedi individuate per la collocazione fisica di tale raccolta documentaria. Il servizio di acquisizione, catalogazione e trattamento amministrativo-contabile di tale materiale, come previsto dagli obiettivi 2007, si è concluso nel giugno 2008 mentre la gestione è un attività continuativa. Ad oggi il Comitato Pari Opportunità di Atene non ha presentato al SiBA richiesta di nuova fornitura del servizio di acquisizione, catalogazione e trattamento amministrativo-contabile di tale materiale, in fase di definizione degli obiettivi per il 2011, si prevede quindi fornire il solo servizio di gestione nel tempo delle collezioni speciali. Obiettivi SiBA 2011 Pagina 18 di 20
B4) SERVIZIO DI ACQUISTO MATERIALE BIBLIOGRAFICO PER DIPARTIMENTI E ALTRE STRUTTURE DELL ATENEO Offrire, ai dipartimenti e altre strutture dell Ateneo che ne facessero richiesta, il servizio di acquisto e trattamento catalografico di materiale bibliografico. Il materiale acquistato tramite SIBA, entra a far parte del patrimonio della Biblioteca di area e, nel caso si tratti di materiale monografico, viene reso disponibile al Dipartimento richiedente con la formula del Deposito prevista dal regolamento comune delle Biblioteche (prestito di un anno rinnovabile per un altro anno). La fornitura del servizio è direttamente subordinata alla disponibilità di adeguate risorse umane da dedicarvi e verrà realizzato usufruendo delle condizioni ottenute dal SIBA, attraverso l individuazione, tramite gara d appalto interateneo, di un fornitore unico per l acquisto di libri italiani e stranieri ed all interno degli importi previsti dal capitolato o, nel caso di risorse documentarie in formato elettronico, all interno dei contratti consortili sottoscritti. B5) PROGETTO FORMAZIONE PERSONALE T.A. Realizzazione, da concordarsi con l Amministrazione nel quadro del piano formativo di Ateneo, di un progetto di formazione rivolto al personale tecnico-amministrativo dell area tecnica, tecnico-scientifica ed elaborazione dati mirato a sviluppare la conoscenza delle fonti informative di ambito scientifico e biomedico nonché giuridico rese disponibili dall Ateneo a supporto dell attività di Didattica e di Ricerca (Facoltà e Dipartimenti, Centri Servizi). Mantenimento per il 2011, da concordarsi con l Amministrazione nel quadro del piano formativo di Ateneo, del progetto di formazione rivolto al personale tecnico-amministrativo dell area amministrativo-contabile e gestionale mirato a sviluppare la conoscenza delle fonti informative giuridiche ed economiche rese disponibili dall Ateneo a supporto dell attività delle diverse aree dell Amministrazione Centrale (Area degli Affari Generali, del Patrimonio e dell Edilizia, Area del Personale, Area della Finanza, Contabilità e Ricerca, Area della Formazione), dei Centri Servizi e delle strutture di Didattica e di Ricerca (Facoltà e Dipartimenti) realizzato nel 2009. Tempi di realizzazione: da concordare con l Amministrazione Il Corso sulle risorse scientifiche e biomediche mira a sviluppare la conoscenza di tali fonti informative rese disponibili dall Ateneo a supporto dell attività delle strutture di Didattica e di Ricerca (Facoltà e Dipartimenti e Centri di Servizio) ed è rivolto al personale tecnico (area tecnica, tecnico-scientifica ed elaborazione dati). Verranno illustrate le principali fonti documentarie con i principi di ricerca delle fonti, anche con riferimento ai servizi offerti dalle biblioteche. Saranno forniti strumenti teorici e pratici per il reperimento delle risorse informative passando in rassegna gli strumenti operativi attraverso case-study che vedranno coinvolti contemporaneamente docenti e partecipanti. Al termine del corso saranno acquisite conoscenze generali a livello base per l utilizzo di risorse informative d ambito scientifico e biomedico. I partecipanti saranno in grado di individuare il proprio bisogno informativo, gli strumenti di risposta e di utilizzare gli stessi in maniera autonoma ed efficace. Per lo svolgimento del corso, a cura del personale SiBA, è prevista un articolazione in tre moduli per un totale di 9 ore con un numero massimo di 15 partecipanti per ogni edizione (ripetibile sino ad esaurimento necessità formativa sia per la sede di Como che di Varese). Obiettivi SiBA 2011 Pagina 19 di 20
Il Corso sulle fonti informative giuridiche ed economiche rese disponibili dall Ateneo a supporto dell attività delle diverse aree dell Amministrazione Centrale (Area degli Affari Generali, del Patrimonio e dell Edilizia, Area del Personale, Area della Finanza, Contabilità e Ricerca, Area della Formazione), dei Centri Servizi e delle strutture di Didattica e di Ricerca (Facoltà e Dipartimenti) mira a svilupparne la conoscenza da parte del personale tecnico-amministrativo. Sarà illustrata la terminologia della normativa nazionale ed europea con i principi di ricerca delle fonti, anche con riferimento ai servizi offerti dalle biblioteche. Saranno forniti strumenti teorici e pratici per il reperimento delle risorse informative passando in rassegna gli strumenti operativi attraverso casestudy che vedranno coinvolti contemporaneamente docenti e partecipanti. Al termine del corso saranno acquisite conoscenze generali a livello base per l utilizzo di risorse informative giuridiche ed economiche. I partecipanti saranno in grado di individuare il proprio bisogno informativo, gli strumenti di risposta e di utilizzare gli stessi in maniera autonoma ed efficace. Per lo svolgimento del corso, a cura del personale SiBA, è prevista un articolazione in tre moduli per un totale di 9 ore con un numero massimo di 15 partecipanti per ogni edizione (ripetibile sino ad esaurimento necessità formativa sia per la sede di Como che di Varese). Costo: stimabile in 72 per ogni partecipante. Da finanziare sul Bilancio d Ateneo. B6) FORNITURA DI SERVIZI DI BIBLIOTECA PER L UTENZA DELLA FONDAZIONE ISTITUTO INSUBRICO RICERCA PER LA VITA SECONDO LE MODALITÀ PREVISTE NELLA CONVENZIONE PER IL TRIENNIO 2009-2011. Fornitura dei servizi attualmente gestiti dalle biblioteche per la propria utenza istituzionale, all interno del SiBA Sistema Bibliotecario di Ateneo, al personale ricercatore della Fondazione Istituto Insubrico Ricerca per la Vita nell ambito della convenzione triennale 2009-2011. L Università, per il tramite del Si.B.A., si impegna a garantire la gestione, la direzione e il coordinamento di tutte le attività e di tutti i servizi rivolti all utenza, di seguito definiti: - Accesso alle strutture bibliotecarie del Si.B.A. ed in particolare della Biblioteca di Medicina e di Scienze di Varese per la consultazione del materiale in essa secondo le norme in vigore per l utenza istituzionale. L'accesso e la consultazione delle risorse elettroniche disponibili è garantito esclusivamente dalle postazioni al pubblico presso le biblioteche dell Ateneo e secondo le norme relative alle licenze d'uso; - Servizio di fotocopiatura e stampa secondo le norme in vigore per l utenza istituzionale e nel rispetto della normativa vigente sul diritto d'autore; - Servizio di informazione bibliografica (Reference): assistenza ed istruzione all utenza nell interrogazione di banche dati e nella consultazione di riviste elettroniche; fornitura di informazioni per ricerche bibliografiche complesse su appuntamento; - Gestione dei nominativi del personale della Fondazione abilitato, compreso il trattamento dei dati personali a norma di legge per le esigenze di servizio per l accesso e l utilizzo dei servizi bibliotecari. Ricavo: 4.500 per il periodo gennaio dicembre 2010. Fondi esterni. Obiettivi SiBA 2011 Pagina 20 di 20