Prot. n. AOODRPU677 Bari, 26 gennaio 2010 Il dirigente: dr. Ruggiero Francavilla Ai Dirigenti degli istituti statali e paritari di istruzione secondaria di 2 grado della Regione Puglia Loro Sedi Ai referenti UU.SS.PP. della task force regionale per l orientamento Al sito web dell USR Puglia e, p.c. Al prof. Andrea Cammelli (andrea.cammelli@unibo.it) All ing. Elio Pasca (elipasca@tin.it) OGGETTO: Urgente AlmaDiploma- Indicazioni operative. Facendo seguito alla nota di questa prot. n. 85 del 7 gennaio 2010 (inserita nel sito web dell USR Puglia tra le news di gennaio) si comunica che la fase di formazione propedeutica all'attivazione del Progetto AlmaDiploma AlmaOrientati si è conclusa lo scorso 15 gennaio con la giornata di recupero per coloro che non avevano potuto partecipare alle attività di formazione svoltesi a dicembre 2009. Il progetto entra, ora, nella sua fase operativa e pertanto intendiamo richiamare l attenzione delle SS.LL. sulle procedure e i tempi che permetteranno di rendere più efficiente ed efficace la realizzazione dello stesso. Il progetto di orientamento Alma Orièntati Alma Diploma dovrà essere svolto nelle seguenti fasi e tempi : Fase I) Accreditamento dei diplomandi Entro Gennaio 2010 Fase II) Presentazione del progetto agli studenti Gennaio Febbraio 2010 Fase III) Compilazione assistita AlmaDiploma AlmaOrièntati Febbraio 15Marzo 2010. La conclusione della fase Compilazione assistita AlmaDiploma AlmaOrièntati dovrà improrogabilmente e necessariamente concludersi entro il 15 Marzo 2010 in modo da consentire la successiva elaborazione dei dati dei questionari inseriti.
Allo scopo di fornire ulteriore supporto e guida alle operazioni da svolgersi per la prima delle fasi indicate si forniscono le seguenti Indicazioni Operative: INDICAZIONI OPERATIVE PER LA FASE I Esportazione dati alunni Questa è una operazione che va svolta in collaborazione tra il referente e il personale amministrativo addetto ai servizi di Segreteria Alunni, incaricato fra l'altro al trattamento dei dati personali. Poiché i dati da caricare sui server di AlmaDiploma sono già presenti nel database degli istituti, occorre semplicemente eseguire, nel programma con cui è gestito il sistema informativo ALUNNI, la funzione che svolge l' Esportazione Dati verso AlmaDiploma. Tale funzione, presente nei software utilizzati in maniera più diffusa tra gli istituti scolastici, provvede a generare un file di testo con estensione.csv (Comma Separated Value). Le poche scuole che, eventualmente, non disponessero, nel software, di questa specifica funzione di esportazione, potrebbero contattare il servizio di assistenza tecnica della casa produttrice per ricevere le indicazioni necessarie all'ottenimento del file.csv. I dati esportati nel file.csv vanno poi copiati in un foglio elettronico denominato DIPLOMANDI2010.XLS opportunamente predisposto da AlmaDiploma. Download del file DIPLOMANDI2010.XLS Il file DIPLOMANDI2010.XLS è, più precisamente, una cartella di fogli elettronici contenente anche una Macro per la elaborazione dei dati memorizzati. Per effettuare il download del file occorre accedere al portale www.almadiploma.it e selezionare il percorso SCUOLE --> "Area Riservata - solo per le scuole aderenti al progetto" (menù a sx) --> PROCEDURE INFORMATICHE Foglio diplomandi (download) o in alternativa accedendo all'indirizzo web https://www.almadiploma.it/home/soloscuole/ e selezionando dal menù di sinistra la voce PROCEDURE INFORMATICHE Foglio diplomandi (download) In entrambi i casi, il materiale è reso disponibile solo dopo aver digitato le credenziali di autenticazione (NomeUtente/Password) proprie dell'istituto. Si ricorda che le credenziali sono state consegnate al referente in occasione delle giornate di formazione svoltesi a Brindisi, Foggia, Lecce e Bari (nella settimana tra il 14 e il 17 Dicembre 2009 e a Bari il 15 Gennaio 2010). Con la procedura descritta verrà scaricato il file compresso Diplomandi2010.ZIP che dovrà essere opportunamente decompresso. - 2 -
Utilizzo del file DIPLOMANDI2010.XLS Per poter utilizzare DIPLOMANDI2010.XLS è necessario disporre di Microsoft Excel 2000 o versioni successive. All'apertura di Diplomandi2010.XLS, viene comunicato che il file contiene, come già indicato precedentemente, una macro e contemporaneamente viene richiesto di attivarla; attivazione che deve essere fatta. Se tale messaggio non viene visualizzato allora, forse il livello di protezione del programma Excel, rispetto alle Macro, non è adeguato. Per adeguare il livello di protezione all'uso della Macro occorre seguire la procedura : Selezionare dalla barra dei menù le voci Strumenti / Opzioni / sottoscheda "Protezione" Cliccare sul pulsante "Protezione Macro" e selezionale il livello "Medio". Attenzione il menù "Strumenti / Opzioni" è attivo solo se è aperto un qualunque foglio elettronico. Aprendo, successivamente, Diplomandi2010.XLS verrà visualizzata la schermata seguente denominata Modulo di importazione e verifica dati attraverso la quale sarà possibile : - Inserire i dati della scuola, - Memorizzare i dati degli alunni che potreste copiare e incollare dal file.csv risultato della esportazione dei dati; - Verificare i dati inseriti osservando, dopo tale elaborazione, eventuali errori nel sottofoglio "Rapporto" - Trasmettere i dati dei Diplomandi. - 3 -
In primo luogo, i dati della scuola (Tipo Istituto, Nome, Identificativo Ministeriale e Indirizzi/Specializzazioni attuate) devono essere specificati nella prima scheda (Dati Scuola) del pannello di gestione. Nel sottofoglio Diplomandi di Diplomandi2010.xls dovranno essere memorizzati i dati degli studenti che vengono recuperati attraverso una procedura di "Copia e Incolla" dai dati esportati in precedenza e presenti nel file con estensione.csv. Di seguito, i dati inseriti vanno verificati, utilizzando le funzionalità presenti nella seconda scheda Verifica Dati, ed eventualmente corretti ritornando nel sottofoglio Diplomandi. Gli errori eventuali sono elencati nel sottofoglio Rapporto. Al termine della verifica e correzione i dati vanno trasmessi eseguendo le funzionalità della scheda Trasmissione Diplomandi. Si vuole evidenziare che è possibile rivisualizzare il pannello di controllo eventualmente nascosto, ciccando semplicemente sul pulsante AlmaDiploma presente sotto la Barra degli Strumenti. Sul portale web www.almadiploma.it sono presenti materiali che possono essere di notevole aiuto per i referenti e/o collaboratori amministrativi e tecnici coinvolti. - 4 -
I materiali sono reperibili in modo alternativo seguendo il percorso : www.almadiploma.it --> "SCUOLE" --> "Area Riservata - solo per le scuole aderenti al progetto" (menù a sx) --> "Materiale per le scuole aderenti" oppure selezionando l' URL https://www.almadiploma.it/home/soloscuole/documenti/materiale/ Si evidenzia la necessità di porre particolare attenzione ai materiali esplicativi presenti nella sezione "Accreditamento studenti", all interno del "Manuale delle procedure - FASE I - Trasmissione dati diplomandi", che contiene le indicazioni per una corretta esecuzione dell'inserimento dei dati amministrativi degli alunni nella banca dati AlmaDiploma. Infine il Supporto tecnico alle attività potrà essere richiesto all'indirizzo di posta elettronica giuseppe.tandoi@istruzione.it o al recapito telefonico 335 6649775 secondo i seguenti orari : Lunedì 8,30-10.00 / 15,00-16.30; Mercoledì 8,10-9,10; Venerdì 10.00-12.00. Si ribadisce che senza aver effettuato il caricamento dei dati amministrativi non si possono scaricare le password degli studenti necessarie per la compilazione dei questionari. Pertanto si sollecitano le SS.LL. a fornire al personale incaricato le password della scuola indispensabili per entrare nell'area riservata nella quale si trovano anche tutte le istruzioni indicate. (cliccando su "Materiale per le scuole aderenti" a metà pagina si trova la sezione Accreditamento Studenti con una presentazione che accompagna passo passo la successione delle azioni). Indicazioni per le Fasi II e III Durante le operazioni della fase I è opportuno avviare la fase II, ovvero la presentazione del progetto al fine di poter procedere alla fase III, ovvero la compilazione dei questionari da parte degli studenti. Per supportare questa attività, nell'area riservata, dopo la sezione Accreditamento Studenti, nella sezione ADAO sono inserite le presentazioni illustrate durante il corso in presenza. Per eventuali chiarimenti su questa fase è possibile far riferimento alla Dott.ssa Adele Barone tel. 051 6088979, oppure scrivere a servizio.orientamento@almadiploma.it. Infine, come da cronogramma si ricorda alle SS.LL. che: - la scadenza per la compilazione dei questionari è la metà di Marzo, e che, poichè l'avvio della elaborazione dei dati avviene quando tutte le scuole hanno concluso tale operazione, il - 5 -
ritardo di una scuola crea difficoltà anche alle altre scuole che hanno concluso per tempo per cui non sarà possibile prorogare tale scadenza. - la compilazione dovrà raggiungere non meno del 75% di diplomandi per scuola per ricevere il profilo di istituto." COMUNICAZIONE DI MODIFICHE Qualora rispetto alla data di compilazione del modulo di adesione vi fossero modifiche (a parte quelle già comunicate al Servizio Orientamento AlmaDiploma), soprattutto per quanto riguarda: NOME COGNOME, TELEFONO, CELLULARE, E-MAIL di Dirigente Scolastico, Primo Referente, Secondo Referente si chiede di comunicare le variazioni all'indirizzo e- mail servizio.orientamento@almadiploma.it. Si ricorda infine la necessità che qualunque comunicazione riguardante le scuole riporti sempre il codice meccanografico della scuola così da facilitare la ricerca delle informazioni, data l elevato numero di scuole pugliesi che hanno aderito al progetto. Considerata l utilità delle informazioni contenute nella presente si chiede la massima collaborazione per la diffusione delle stesse tra tutto il personale interessato. F.to IL DIRETTORE GENERALE Lucrezia STELLACCI - 6 -