CAPITOLATO TECNICO DEL SERVIZIO DI GESTIONE INTEGRATA E INFORMATIZZATA DEL PERSONALE AVEPA ( AFF 2489) Pagina 1/35 04/02/2016
PREMESSA L Agenzia veneta per i pagamenti in agricoltura (AVEPA) è un ente strumentale della Regione del Veneto, di diritto pubblico non economico, istituita con la legge regionale n. 31/2001 con funzioni di organismo pagatore per la Regione del Veneto di aiuti, contributi e premi comunitari previsti dalla normativa dell Unione Europea e finanziati, in tutto o in parte da fondi comunitari. Essa è sottoposta alla vigilanza del Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali ed i suoi conti e le sue funzioni sono oggetto di certificazione annuale da parte di un organismo di certificazione indipendente che risponde alla Commissione Europea. Ai dipendenti dell Agenzia trovano applicazione: - per il personale del Comparto, i vigenti Contratti Collettivi Nazionali Regioni ed Autonomie Locali - per il personale dirigenziale, i vigenti Contratti Collettivi Nazionali Area 2 (Reg. e Aut. Locali) Sono inoltre vigenti distinti contratti integrativi aziendali (CIA) che prevedono a livello di Ente la gestione economica e normativa di diversi specifici istituti. DEFINIZIONI Nell ambito del presente capitolato si intende per: - l AGENZIA: l AVEPA, salvo diversa specifica indicazione; - l ENTE: l AVEPA, salvo diversa specifica indicazione; - l AMMINISTRAZIONE, l AVEPA, salvo diversa specifica indicazione; - il FORNITORE: il soggetto aggiudicatario delle presente procedura di affidamento; - GIORNI: i termini indicati devono intendersi espressi in giorni solari, salvo diversa e specifica disposizione; - PERSONALE GESTITO: personale dipendente, dirigente, comandato, distaccato, collaboratori coordinati e continuativi; - CCNL: contratto collettivo nazionale di Lavoro Regioni ed Autonomie locali - CIA: contratti integrativi aziendali - START UP: fase propedeutica all attivazione a regime del servizio oggetto dell appalto (dalla stipula del contratto al 31.12.2016). OGGETTO DELL APPALTO La presente gara d appalto ha per oggetto il complesso di servizi in outsourcing che consiste nella gestione integrata informatizzata delle Risorse Umane in SaaS (Software as a Service) e dei conseguenti adempimenti giuridico/economici, previdenziali, fiscali, contabili e contrattuali nel rispetto delle disposizioni Nazionali, Regionali e Aziendali in materia tempo per tempo vigenti, con relativa gestione documentale, modulistica automatizzata (lettere, contratti, certificato di servizio ) e sistemi di invii automatici con riferimento alle seguenti aree tematiche, meglio precisate all articolo 1: Area tematica 1 - Gestione dell intero processo finalizzato all erogazione dello stipendio e dei servizi collegati (secondo le caratteristiche, i parametri e le tempistiche indicate nella SOLUZIONE AVANZATA proposta dal MEF- Ministero dell economia e delle finanze, di cui al 6 luglio 2012 art. 2 comma 1 lett. B) Area tematica 2 - Service paghe e gestione ulteriori processi Area tematica 3 - Gestione consulenza Area tematica 4 - Gestione processi personalizzabili in futuro. La presente gara d appalto ha per oggetto inoltre l esecuzione delle attività relative alla fase di start-up, alla personalizzazione dell applicativo secondo le specifiche dell Ente nel corso del contratto, nonché quelle relative alla fase di fine servizio. Con riferimento alle aree tematiche 2, 3 e 4 vanno considerate parti integranti del servizio richiesto: l integrazione con gli applicativi gestionali aziendali di interesse e le procedure aziendali al fine della corretta gestione del completo patrimonio informativo del personale (es. protocollo per la gestione documentale, applicativo timbrature); l interoperabilità con enti esterni coinvolti; Pagina 2/35 04/02/2016
il servizio di assistenza all utilizzo del sistema informativo fornito; il back up automatico dei dati; l applicazione di standard elevati di sicurezza dei dati; l'importazione completa di tutti i dati storici (a partire dal 2002), in modo che tutto il patrimonio informativo (informazioni + regole applicate + schemi + personalizzazioni) sia trasferito ed utilizzabile nell applicativo proposto; l'avviamento ed il supporto all'uso dell'applicativo; la manualistica di sistema personalizzata ed aggiornata anche nel caso di sviluppi applicativi e personalizzazioni; la formazione, l'avviamento ed il supporto all'uso dell'applicativo sia agli operatori specializzati che agli utenti standard; la disponibilità di tutti i dati registrati con ampia possibilità di effettuare elaborazioni, analisi propedeutiche ad azioni programmatorie e strategiche; la possibilità di programmare scarichi temporizzati periodici per alimentare il data warehouse aziendale; la disponibilità di un portale accessibile anche da dispositivi mobili (tablet e smartphone), eventualmente anche attraverso app. Art. 1 AREE TEMATICHE Il servizio deve essere svolto con l impiego di moderne tecniche di elaborazione dati utilizzando procedure operanti in tempo reale quale ordinario strumento di gestione del personale a qualsiasi titolo impiegato. La gestione integrata del personale, oltre ad assicurare il riutilizzo delle banche dati storiche contenenti i dati giuridico/retributivi/fiscali etc.. dei dipendenti, deve garantire un facile accesso ai dati per qualsiasi elaborazione che si renda necessaria. Il servizio deve prevedere l accessibilità in modalità integrata delle seguenti aree: 1) AREA TEMATICA 1: GESTIONE DELL INTERO PROCESSO FINALIZZATO ALL EROGAZIONE DELLO STIPENDIO E DEI SERVIZI COLLEGATI (secondo le caratteristiche, i parametri e le tempistiche indicate nella SOLUZIONE AVANZATA proposta dal MEF- Ministero dell economia e delle finanze, di cui al 6 luglio 2012 art. 2 comma 1 lett. B) 2) AREA TEMATICA 2: SERVICE PAGHE E GESTIONE ULTERIORI PROCESSI - Modulo gestione economica Parte 1 Service Parte 2 Ulteriori funzioni - Modulo gestione previdenziale - Modulo gestione marcatempi / rilevazione e autorizzazione presenze / assenze / straordinario / missioni - Modulo gestione giuridica - Modulo gestione fascicolo del personale - Modulo governance e progettazione organizzativa - Modulo organigramma - Modulo gestione concorsi/selezioni/mobilità/progressioni - Modulo gestione candidature con form di autocandidatura on-line - Modulo valutazione e premi - Modulo gestione piano formativo - Modulo gestione competenze - Modulo gestione budget - Modulo gestione salute e sicurezza - Modulo gestione conflitto interessi Pagina 3/35 04/02/2016
- Modulo gestione profilazione dipendenti - Modulo gestione consegna ticket - Modulo gestione sistema di supporto alle decisioni (B.I.) statistiche e reportistica - Modulo employee self service/servizi on line al personale (Portale del dipendente) 3) AREA TEMATICA 3: GESTIONE CONSULENZA - Modulo gestione consulenza 4) AREA TEMATICA 4: GESTIONE PROCESSI PERSONALIZZABILI IN FUTURO - Modulo gestione comunicazioni/avvisi - Modulo gestione privacy - Ulteriori moduli Il sistema deve prevedere l integrazione tra le aree tematiche 2, 3 e 4 e fra tutti i relativi moduli (l area tematica 2 include quanto richiesto dalla n. 1). Per integrazione si intende assenza completa di archivi duplicati. Pertanto l inserimento e la modifica di un dato deve avvenire una sola volta nel modulo di pertinenza e valere anche per gli altri, garantendo unicità e correttezza. Deve garantire inoltre all operatore autorizzato la fruibilità/navigazione delle informazioni anagrafiche, giuridiche ed economiche e organizzative del singolo, attingendo a tutte le informazioni storiche. Si riportano di seguito i contenuti informativi minimi che le diverse aree tematiche debbono assicurare. Per tutte le informazioni il sistema deve prevedere la gestione della storicità del dato, in altre parole deve essere possibile per ogni attributo ricostruire il periodo di validità del valore assunto. Si fa notare infine che i requisiti funzionali di seguito esposti, pur riferendosi principalmente alle figure di personale dipendente dell Azienda, devono ritenersi estesi a tutti gli altri rapporti di lavoro, coerentemente con quanto previsto dalle specifiche tipologie di contratto. 1.1 AREA TEMATICA 1: GESTIONE DELL INTERO PROCESSO FINALIZZATO ALL EROGAZIONE DELLO STIPENDIO E DEI SERVIZI COLLEGATI Il Fornitore si impegna ad effettuare una gestione integrata e flessibile dei seguenti processi di gestione del personale: Modulo Processi Stipendiali Modulo Processi di Gestione Presenze. Tali Processi si alimentano da una Banca Dati comune composta da: Anagrafica dipendente comprensiva dell anagrafica dei familiari fiscalmente a carico come ad esempio codice fiscale, stato civile, indirizzo di residenza, modalità di pagamento etc.; Anagrafica Contrattuale come ad esempio il tipo rapporto di lavoro, inquadramento economico, etc.; Anagrafica Organico come ad esempio Amministrazioni di appartenenza, sede di lavoro, etc. Il Fornitore garantisce l interpretazione e l applicazione della normativa in materia di trattamento del personale dell AVEPA e la realizzazione delle relative procedure informatiche per rendere operative le norme contrattuali, fiscali e previdenziali. Di seguito la tabella riassuntiva dei servizi richiesti per ciascuno dei due tipi di processo: Servizi stipendiali Gestione cedolino Adempimenti e flussi Gestione competenze fisse e continuative (stipendio, indennità) Gestione competenze accessorie (straordinario, indennità) Aggiornamento dei dati variabili individuali Elaborazioni contabili delle competenze retributive fisse e accessorie ai fini del pagamento Adempimenti previsti da normativa (fiscale, contributiva, ecc). Gestione fondi di previdenza complementare Gestione delle ritenute erariali ed extraerariali gravanti su stipendi e Pagina 4/35 04/02/2016
Servizi di Gestione presenze Servizi stipendiali e di Gestione presenze Reporting verso Enti istituzionali Assistenza tematica Self-service Gestione presenze e assenze Servizi complementari Self-service Assistenza e Supporto Gestione Anagrafica MODULO PROCESSI STIPENDIALI versamento agli enti creditori Altri flussi Gestione reportistica Amministrazione Aggiornamento normativo e contrattuale Assistenza fiscale diretta (modelli 730) Pubblicazione dei cedolini di stipendio, modelli CUD e dei modelli 730 Funzionalità self-service su Portale a disposizione degli amministrati disponibili (richiesta di detrazione per familiari a carico, compilazione mod. 730, variazione residenza anagrafica) Gestione della rilevazione presenze/assenze del personale interno all Amministrazione Gestione timbrature Gestione del budget Gestione del personale esterno all Amministrazione Gestione funzionalità self-service Servizio di assistenza dedicato agli operatori del sistema e ai dipendenti Il Fornitore si impegna a fornire all AVEPA ed ai suoi dipendenti un servizio stipendiale completo che copre tutte le funzionalità necessarie all erogazione degli emolumenti: dall applicazione della normativa in materia di trattamento economico, contrattuale, fiscale e previdenziale all elaborazione vera e propria del cedolino mensile, comprensiva ad esempio di trattenute, ritenute sindacali o per prestiti, adempimenti di varia natura previsti dalla normativa vigente. Gestione cedolino Gestione competenze fisse e continuative In questo servizio sono raccolte tutte quelle attività di gestione delle competenze fisse e continuative, previste dai contratti nazionali di lavoro (ad esempio Aggiornamenti contrattuali, Aggiornamenti e gestione voci retributive e indennità fisse, gestione automatismi contrattuali di progressione economica, etc.). Il Sistema provvede alla gestione ed elaborazione di tali competenze ed agli adempimenti correlati. Gestione competenze accessorie In questo servizio sono raccolte tutte le attività di gestione delle competenze accessorie (ad esempio Straordinari, Compenso Incentivante). Il servizio prevede varie modalità di inserimento nel Sistema da parte degli operatori delle informazioni relative alle competenze accessorie spettanti ai propri amministrati; il Sistema provvede alla gestione, elaborazione di tali competenze e agli adempimenti correlati. Aggiornamento dei dati variabili individuali In questo servizio sono raccolte tutte quelle attività necessarie ad aggiornare eventuali variazioni legate al singolo dipendente e necessarie al calcolo corretto delle retribuzioni. Funzionalità specifiche su cui l operatore modifica direttamente online per singolo dipendente assegni a nucleo familiare, ritenute mensili, riduzione stipendio, detrazioni fiscali. Elaborazioni contabili delle competenze retributive fisse e accessorie ai fini del pagamento In questo servizio sono raccolte tutte quelle attività di calcolo degli emolumenti mensili spettanti al personale gestito. Il Fornitore elabora contabilmente il cedolino che unifica in un unica busta paga le competenze fisse e continuative e quelle accessorie garantendo una puntuale imposizione fiscale mensile al dipendente, la corretta certificazione della posizione contributiva e la predisposizione per il versamento delle ritenute mensili (previdenziali, fiscali, sindacali, etc.). Pagina 5/35 04/02/2016
Adempimenti e flussi Adempimenti previsti da specifica normativa (fiscale, contributiva, ecc.) Il Fornitore gestisce tutti gli adempimenti periodici previsti dalla normativa vigente, in particolare quella fiscale e previdenziale. In tale contesto rientrano quegli adempimenti che richiedono di riepilogare e certificare su base annua o mensile le operazioni contabili relative ad un dipendente e di comunicare i relativi dati alle amministrazioni o enti interessati, come: Adempimenti contributivi e previdenziali (UNIEMENS incluso Lista _PosPA dell ex INPDAP) CU elaborazione della CU e calcolo, liquidazione del conguaglio fiscale e contributivo per i redditi da lavoro dipendente Modello 770 (flusso con Agenzia dell Entrate) Predisposizione dichiarazione IRAP (flusso con Agenzia dell Entrate) SICO Controllo di gestione Gestione fondi di previdenza complementare Il Fornitore gestisce i fondi di previdenza integrativa e complementare previsti per il personale AVEPA e la connessa predisposizione dei versamenti ai fondi. Gestione delle ritenute previdenziali erariali ed extra erariali gravanti su stipendi e versamento agli enti creditori Il Fornitore gestisce, in sede di elaborazione della rata mensile: la determinazione dell insieme delle ritenute mensili aventi natura previdenziale e fiscale sui redditi di lavoro dipendente erogati ai lavoratori amministrati e la connessa predisposizione dei versamenti agli Enti previdenziali e all Agenzia delle Entrate; la gestione delle ritenute extraerariali sul cedolino mensile di stipendio e la connessa predisposizione dei versamenti agli Enti Creditori: sindacati, finanziarie, creditori pignoratizi, assicurazioni, etc. I dati dei versamenti vengono messi a disposizione degli Enti creditori mediante un apposito servizio reso disponibile mediante credenziali di accesso. Altri Flussi Il Fornitore deve prevedere la possibilità, in caso di elaborazioni massive, di trasmettere al Sistema gli eventuali flussi (ad esempio importazione automatica sui cedolini di variazioni di qualifica, all attribuzione di arretrati una tantum, di retribuzione accessoria, all applicazione di ritenute extra erariali, di voci che concorrono al calcolo del cedolino mensile). Reporting verso Enti Istituzionali Gestione Reportistica Amministrazione Reportistica Il Fornitore si impegna a fornire all AVEPA un insieme di report sia standard che personalizzabili, elaborati a partire dai dati in possesso del Sistema, di supporto allo svolgimento dei compiti istituzionali ed amministrativi di altri Enti (es. Funzione Pubblica, ISTAT). Simulazioni Il Fornitore garantisce all AVEPA di: aggregare secondo le proprie esigenze sia i dati che AVEPA ha fornito al Sistema, sia le elaborazioni che il Sistema ha effettuato. creare report precostituiti riferiti ad ambiti come: costi del personale, pianta organica, tipologie di voci di retribuzione, benchmark con altre Amministrazioni. simulare schemi precostituiti che permettono di delineare scenari evolutivi, sulla base del costo del lavoro e della pianta organica. Assistenza tematica Aggiornamento normativo e contrattuale Pagina 6/35 04/02/2016
Il Fornitore si impegna ad indirizzare l utenza (sia Amministrato che Amministrazione) che ne faccia richiesta verso gli specifici riferimenti a normativa primaria e secondaria che disciplinano le materie di competenza economica, fiscale, previdenziale e giuridica del rapporto di lavoro. Accedendo al Portale, è previsto anche un supporto di strumenti di ricerca delle norme per chiave o keywords, ricerca testuale basata sull uso di un motore di ricerca semantico/ontologico. Self service Il Fornitore deve consentire al dipendente amministrato di accedere nella propria area privata del Portale e di interagire direttamente con il Sistema stesso, in piena autonomia, rispetto alle seguenti funzioni online fruibili in modalità self-service: 1. Pubblicazione dei cedolini di stipendio e modelli CU Questo servizio consente di consultare ed estrarre i propri documenti contabili: il cedolino stipendiale e il modello CU. In particolare, sono disponibili le ultime 13 mensilità per i cedolini stipendiali e 5 annualità per modelli CU. Il cedolino elettronico, fornito mensilmente in formato PDF, è dotato di Codici Grafici Bidimensionali, la cui introduzione rappresenta certamente un salto di qualità in materia di sicurezza dei dati poiché garantisce integrità, autenticità e non ripudiabilità del cedolino del dipendente dematerializzato. 2. Funzionalità self-service a disposizione del dipendente Il Fornitore mette a disposizione una serie di funzionalità self-service per consentire al dipendente di operare in piena autonomia, quali: Piccolo prestito INPS ex INPDAP Questo servizio offre al dipendente la possibilità di inoltrare l'istanza di prestito in piena autonomia attraverso la compilazione di un modulo online. L attività può essere effettuata senza la necessità di recarsi di persona presso gli uffici della propria amministrazione o presso l INPS; l applicazione della ritenuta mensile sullo stipendio avviene automaticamente a cura del Sistema in base al piano di ammortamento previsto dall INPS. Adesione ai fondi di previdenza complementare Con questo servizio, il dipendente può usufruire di una serie di operazioni che hanno rilevanza per il Sistema per la gestione del personale, per il Fondo e per l INPDAP. Questo servizio offre al dipendente la possibilità di aderire ad un fondo di previdenza complementare on line; la predisposizione del versamento al Fondo in maniera automatica. Variazione modalità di pagamento Questo servizio consente al soggetto amministrato di modificare in autonomia le modalità di riscossione delle somme stipendiali assegnando ove richiesto le relative coordinate bancarie e postali. Detrazioni per familiari a carico Questo servizio permette a ciascun dipendente, attraverso una procedura guidata, di presentare la richiesta delle detrazioni per familiari a carico senza più recarsi presso gli uffici competenti. Variazione residenza anagrafica Questo servizio permette a ciascun dipendente, attraverso una procedura guidata, di richiedere la variazione della propria residenza fiscale utile ai fini del calcolo delle addizionali comunali e regionali sullo stipendio. MODULO PROCESSI GESTIONE PRESENZE Il Fornitore deve garantire un set di funzionalità finalizzate alla gestione delle presenze/assenze del personale AVEPA. In particolare, il servizio, nel pieno rispetto della normativa in vigore, deve permettere di elaborare ed inviare al sistema economico le competenze accessorie e le trattenute che incidono sulle competenze mensili di ogni dipendente. Di seguito il dettaglio dei servizi erogati. Gestione della rilevazione presenze del personale dell Amministrazione Gestione presenze e assenze Pagina 7/35 04/02/2016
Il servizio deve consentire di poter intervenire puntualmente sulla totalità dei dati necessari alla gestione quotidiana della rilevazione della presenza o assenza di ogni dipendente. Grazie ad apposite funzionalità, devono essere consentite operazioni di quadratura che confrontano il profilo orario teorico assegnato a ciascun dipendente con la presenza effettiva, determinata dalla rilevazione delle timbrature e dalla registrazione di giustificativi di presenza/assenza. Gestione mensile Il servizio assicurato dal fornitore, a partire dai dati giornalieri, deve predisporre il quadro riepilogativo dell'intera attività svolta in un mese da ogni singolo dipendente. Grazie a questo riepilogo mensile l Amministrazione governa l'assegnazione dello straordinario o delle trattenute e le informazioni che saranno successivamente inviate ai sistemi che elaborano il cedolino economico. Servizi complementari alla rilevazione presenze Gestione dei badge Il Fornitore garantisce l insieme di funzionalità finalizzate alla gestione completa dei badge e degli accessi presso tutte le sue sedi AVEPA: dalla gestione anagrafica, all associazione dei badge al personale che transita presso le sedi dell amministrazione come dipendente stabile, per la rilevazione timbrature o come ospite continuativo e/o occasionale. Gestione timbrature Il Fornitore deve acquisire gli orari di entrata/uscita effettuati dal personale dell Agenzia. L invio delle timbrature del personale dell AVEPA al sistema di Gestione Presenze può essere effettuato tramite Servizio web: interfaccia con i sistemi di gestione dei lettori, che acquisiscono e comunicano i dati relativi alle timbrature effettuate. Inoltre, qualora vi fosse impossibilità da parte dei dipendenti di timbrare il Fornitore deve prevedere la possibilità che venga caricata manualmente la rilevazione della presenza/assenza di uno o più dipendenti direttamente in procedura grazie ad un apposita funzione del Sistema. Pianificazione turni Il Fornitore deve prevedere un sistema che consenta di gestire la pianificazione dei turni ordinari e di reperibilità. La pianificazione dei turni di dipendenti si rende necessaria per garantire una copertura completa del servizio 24 ore su 24, ove previsto. Nel sistema, dunque, è possibile individuare la Squadra, ovvero identificare un insieme omogeneo di dipendenti da gestire sulla pianificazione dei turni in riferimento a due possibili elementi: struttura (ad esempio Unità Organizzativa) e inquadramento (ad esempio profilo professionale). È possibile, inoltre, gestire Regole di Servizio, ovvero definire il numero di dipendenti che si vuole disporre (minimo e massimo) per ogni turno definito (es. Mattino, Pomeriggio etc., nei giorni della settimana o in una data precisa). È possibile, infine, gestire Sequenze, ovvero assegnare ad ogni dipendente della squadra, a partire da una certa data, la sequenza a cui il dipendente è soggetto e alla posizione di partenza della stessa sequenza; ogni sequenza è definita da una successione di turni in ciclo che si possono ripetere all'infinito. La pianificazione permette di poter definire l'esatta sequenza dei turni in ciclicità da attribuire sul cartellino ad ogni dipendente turnista. Al momento in AVEPA l articolazione dell orario di lavoro non prevede i TURNI. Gestione del personale esterno all Amministrazione Il Fornitore deve prevedere la possibilità di gestire il personale esterno che frequenta le sedi dell Amministrazione in modalità continuativa, attraverso l utilizzo di un insieme di funzionalità che permettono la gestione dell anagrafica delle ditte esterne, l anagrafica del personale esterno, e la visualizzazione delle timbrature per le verifiche richieste dalle norme vigenti in tema di sicurezza. Self-service Pagina 8/35 04/02/2016
Il Fornitore deve mettere a disposizione di ogni dipendente dell Amministrazione delle funzioni per richiedere la fruizione di istituti di diversa natura (ferie, permessi, ecc.) su un singolo giorno o su un periodo. Tale comunicazione, che scatena un particolare iter autorizzativo a seconda della tipologia di istanza, è effettuata in completa autonomia tramite l utilizzo del self-service. E possibile anche revocare le istanze presentate in precedenza. Assistenza e supporto Servizio di assistenza dedicato agli Operatori del sistema ed agli Amministrati Questo servizio deve offrire la possibilità, ad Operatori e Amministrati, di inviare richieste di chiarimenti, informazioni e assistenza operativa per tutti i servizi erogati, attraverso: a) Web-form strutturate che vengono inoltrate come e-mail ad un gruppo di help desk competente nei diversi ambiti in grado di supportare l utenza in merito a: l utilizzo degli strumenti e dell infrastruttura l utilizzo delle funzionalità tematiche specifiche inerenti i servizi erogati. b) un numero verde attivo per tutti gli operatori disponibile da lunedì al venerdì dalle 8.00 alle 18.00. 1.2 AREA TEMATICA 2: SERVICE PAGHE E GESTIONE ULTERIORI PROCESSI MODULO GESTIONE ECONOMICA Parte 1 Service (attività a carico del fornitore) La servizio prevede l acquisizione da parte del Fornitore di tutte le informazioni (dati anagrafici, retributivi e contrattuali) utili alla corretta elaborazione dei cedolini nel periodo paga di competenza, precisando che le attività e l immissione/trasferimento/imputazione/controllo dei dati sono a carico del Fornitore: elaborazione del cedolino (gestione amministrativa ed economica dei dati, nel rispetto della normativa previdenziale, assistenziale, fiscale e contrattuale), la cui struttura deve prevedere: denominazione azienda; nome del lavoratore; matricola; data di nascita; sede di lavoro; codice fiscale; periodo di paga cui la retribuzione si riferisce; descrizione delle voci retributive, indicazione delle relative quantità, importo unitario, importo totale, scadenza o periodo di riferimento; dettaglio voce con specifica del periodo; dettaglio voce eventuali conguagli con specifica dei periodi; elenco degli imponibili e delle relative trattenute (percentuale e importo); detrazioni fiscali; informazioni relative al rapporto di lavoro ed alle assenze che riducono la retribuzione del mese; modalità di pagamento Pagina 9/35 04/02/2016
immissione nel sistema di tutte le competenze fisse e continuative, previste dai contratti nazionali di lavoro (a titolo indicativo e non esaustivo aggiornamenti contrattuali, aggiornamenti e gestione voci retributive e indennità fisse, gestione automatismi contrattuali di progressione economica, etc.) e gestione degli adempimenti correlati; immissione nel sistema tutte le competenze accessorie (a titolo indicativo e non esaustivo straordinari, compenso Incentivante) e gestione degli adempimenti correlati; gestione di tutte le voci retributive accessorie (in particolare il fornitore si impegna, nel rispetto del CCNL e degli accordi decentrati dell Agenzia, a calcolare, a immettere nel sistema, a controllare, producendo la relativa reportistica, le quote di competenza sia per singolo dipendente che per Struttura, compreso il caricamento nel gestionale per l'elaborazione del cedolino); aggiornamento nel sistema di tutti i dati variabili individuali necessari al calcolo corretto delle retribuzioni (es. assegni a nucleo familiare, ritenute mensili, riduzione stipendio, detrazioni fiscali); gestione trasferte, rimborsi chilometrici e spese; manutenzione della situazione fiscale; calcolo interessi e rivalutazione monetaria; calcolo e gestione, aggiornamento assegno nucleo familiare; eventuale gestione economica di fattispecie particolari e relative a specificità aziendali; attività post-pagamento (gestione di tutte le elaborazioni propedeutiche per il calcolo della contribuzione previdenziale e assistenziale dovuta e dell imposizione fiscale applicata ai redditi erogati dall AVEPA al fine della compilazione dei modelli di legge e reportistica interna); output annuali, infrannuali e pluriennali standard (a titolo indicativo e non esaustivo nel caso di ricevimento di questionari inviati dall ISTAT o di obbligo di fornitura di dati statistici ad altri Enti preposti, il Fornitore provvederà a fornire i dati richiesti con aggregazioni/suddivisioni di dati anagrafici/retributivi come richiesto dagli Enti medesimi); gestione intero processo relativo alla denuncia mensile UNIEMENS, Lista_PosPA, DMA ex Inpdap o altre richieste dalla normativa vigente; A tale proposito il fornitore deve garantire la capacità di operare anche con l'applicativo Passweb - NuovaPassweb messo a disposizione dall'inps ex INPDAP, (al quale si accede tramite web con apposite credenziali), in particolare con le funzionalità: a) visualizzazione versamenti ente; b) visualizzazione note di debito ente c) visualizzazione piani di ammortamento ente d) rateizzazione debiti ente e) compilazione manuale denunce contributive f) visualizzazione denunce contributive Si precisa che in ordine alle attività espletate attraverso l'applicativo Passweb - NuovaPassweb dal Fornitore, quest ultimo deve produrre idonei report riassuntivi e di controllo delle variazioni operate. consultazione denuncia mensile UNIEMENS, Lista_PosPA, DMA ex Inpdap o altre richieste dalla normativa vigente; la procedura deve garantire: - la possibilità di estrarre dati riportati su foglio di calcolo OpenDocument relativi agli adempimenti contributivi e previdenziali trasmessi (denunce mensili quali UNIEMENS Lista_PosPA, DMA ex Inpdap o altre richieste dalla normativa vigente); - il fornitore deve garantire la capacità di operare con l'applicativo Passweb - NuovaPassweb messo a disposizione dall'inps ex INPDAP (al quale si accede tramite web con apposite credenziali), anche in funzione della verifica e soluzione delle segnalazioni riscontrabili attraverso l utilizzo delle seguenti funzionalità: g) visualizzazione versamenti ente; h) visualizzazione note di debito ente Pagina 10/35 04/02/2016
i) visualizzazione piani di ammortamento ente j) rateizzazione debiti ente k) compilazione manuale denunce contributive l) visualizzazione denunce contributive Si precisa che in ordine alle attività espletate attraverso l'applicativo Passweb - NuovaPassweb dal Fornitore, quest ultimo deve produrre idonei report riassuntivi e di controllo delle variazioni operate. produzione di report di controllo con riferimento a denuncia UNIEMENS e relativi denunce mensili quali UNIEMENS Lista_PosPA, DMA ex Inpdap o altre richieste dalla normativa vigente); gestione intero processo denuncia IRPEF MOD. 770 (A tale proposito si precisa che il Fornitore è tenuto a consegnare appositi report con specifica della voci singole e/o associate, imputate ai vari punti della dichiarazione, compresi gli importi relativi all'anno precedente e conguagliati nell'anno.) gestione intero processo denuncia IRAP (con elaborazione delle eventuali riduzioni, scorpori) e produzione relativi report di controllo; gestione intero processo denuncia INAIL (dettaglio posizioni, autoliquidazione e note di rettifica) e produzione relativi report di controllo; gestione intero processo previdenza complementare (es. Fondo Perseo-Sirio) e produzione di report utili al versamento ai Fondi; gestione intero processo dichiarazione Certificazione Unica e conguaglio precedenti datori di lavoro, Certificazione unica anticipata per dipendenti e assimilati cessati in corso d anno; A tale proposito si precisa che il Fornitore è tenuto a consegnare appositi report con specifica della voci singole e/o associate, imputate ai vari punti della dichiarazione, compresi gli importi relativi all'anno precedente e conguagliati nell'anno.) gestione intero processo Conto annuale e trimestrale della spesa e produzione relativi report di controllo; gestione intero processo Modelli 730-4 (compresi quelli tardivi, rettificativi ed integrativi, produzione di lettere personalizzate ai dipendenti cessati, in aspettativa con modalità estinzione debiti) e produzione relativi report di controllo; elaborazione stampa voci stipendiali con relativi assoggettamenti e imputazioni di bilancio; produzione elaborati e stampe personalizzate relative alle voci stipendiali; gestione dei contributi sindacali e relativi report di controllo; gestione dei permessi sindacali e calcolo monte ore annuale sulla base delle deleghe inserite; gestione comunicazioni obbligatorie ai Centri per l impiego; produzione report (come descritto nel capitolo supporto alle decisioni (B.I.)) relative alla rappresentatività sindacale ed ai diversi iscritti; gestione fondi contrattuali (con evidenza del liquidato, delle voci retributive finanziate dai fondi e proiezioni a chiudere, con calcolo e aggiornamento dei residui) con possibilità di query per il monitoraggio al fine di evitare il superamento del limite del fondo prima della chiusura del mese di riferimento; gestione altri dati economici (a titolo indicativo e non esaustivo cessioni, sovvenzioni, riscatti, polizze, deleghe, pignoramenti, compresa la predisposizione della dichiarazione stipendiale) e relativi report di controllo; gestione liquidazione competenze agli eredi dipendenti deceduti secondo normativa vigente; produzione modello F 24 (o analogo adempimento) per versamenti contributivi e fiscali e relativi report di controllo; gestione e soluzione di eventuali avvisi di irregolarità pervenuti all Amministrazione (es: dall Agenzia delle Entrate, Inps, INAIL) e relativi report di controllo; produzione di elaborati/questionari/report per Organi di Revisione economico-finanziaria e relativi report di controllo; Pagina 11/35 04/02/2016
rielaborazione stipendi e adempimenti connessi (in caso di necessità); aggiornamento del database gestionale e trattamento amministrativo dei dati. gestione di tutti gli adempimenti di legge con scadenze nel primo anno successivo al termine del contratto, ma riferiti ad attività gestionali effettuate fino al termine del contratto. Il Fornitore si impegna a consegnare periodicamente su supporto informatico, su richiesta dell Ente, e comunque prima della scadenza del contratto, tutti i dati caricati ed elaborati comprensivi dei relativi tracciati al fine di consentire ad AVEPA l uso dei dati di sua proprietà. Parte 2 Ulteriori funzioni (funzioni della procedura che il Fornitore deve mettere a disposizione degli operatori incaricati dell AVEPA con compiti gestionali amministrativi) consultazione del cedolino, ed in particolare del mese corrente, cumulativa e dello storico; consultazione delle certificazioni uniche e di ogni altro documento economico e fiscale; consultazione della situazione fiscale; consultazione costo del personale; consultazione calcolo interessi e rivalutazione monetaria; consultazione assegno nucleo familiare e relativo storico; stampa/visualizzazione voci stipendiali con relativi assoggettamenti e imputazioni di bilancio; consultazione elaborati e stampe personalizzate relative alle voci stipendiali; possibilità di inserire in busta paga avvisi/messaggi; produzione stampe e query personalizzabili a richiesta dell AVEPA anche per adempiere a scadenze normative quali a titolo esemplificativo non esaustivo Prospetto Legge 68/99; pubblicazione tassi assenze PERLAPA, Anagrafe delle prestazioni); previsione di criteri di controllo con vari livelli di alert : dal warning per segnalare il superamento di blocchi bypassabili, fino allo stop per il superamento di limiti invalicabili prestabiliti in relazione agli effetti economici delle operazioni; gestione dello scadenziario; messa a disposizione di uno strumento di comunicazione AVEPA-Fornitore (Portale dell Ufficio personale) dedicato alla trasmissione e alla tracciatura di tutte le informazioni, dati e/o variabili utili alla corretta elaborazione dei cedolini paga; gestione, a partire dal CCNL vigente al momento dell inizio del contratto, dell archivio storico dei rinnovi e relativi aumenti contrattuali; previsione di idonei strumenti di verifica/visualizzazione/consultazione di tutte le attività indicate nell Area tematica 2 parte 1 MODULO GESTIONE PREVIDENZIALE Il Fornitore si impegna ad eseguire le attività di: - Liquidazione e Riliquidazione T.F.S: Compilazione, elaborazione e stampa Mod. 350/P; Compilazione, elaborazione e stampa Foglio aggiuntivo; compilazione, elaborazione e stampa Mod. TFR/1; compilazione, elaborazione e stampa Mod. TFR/2; Pagina 12/35 04/02/2016
o in ALTERNATIVA la possibilità di estrarre e stampare report su foglio di calcolo OpenDocument, contenenti dati giuridico - economici del personale per la redazione di modelli T.F.R./T.F.S. Il report individuale e/o multiplo dovrà pertanto esporre sia la retribuzione spettante da C.C.N.L. adeguato al rapporto di lavoro in essere tempo per tempo, sia la retribuzione da C.C.N.L. teorica annuale per quanto riguarda la retribuzione fissa ai fini del calcolo del TFS e/o TFR, anche in presenza di rapporti di lavoro iniziati o cessati nel corso dell'anno, o in presenza di part- time. Parimenti dovrà specificare in modo analitico le voci retributive che compongono la retribuzione e/o le voci associate. Il sistema dovrà quindi consentire l'estrazione di report su foglio di calcolo OpenDocument source contenenti i dati relativi agli imponibili assoggettabili alla, all exinadel (TFS ) e/o TFR, per singolo anno, per singolo mese, periodo a scelta anche infrannuale, con evidenza o meno della tredicesima mensilità, con possibilità di rapportare i dati al parttime o viceversa, date iniziali e finali dei periodi temporali. MODULO GESTIONE MARCATEMPI / RILEVAZIONE E AUTORIZZAZIONE PRESENZE / ASSENZE / STRAORDINARIO / MISSIONI Il presente modulo su cui opera il personale con compiti amministrativi gestionali - deve rispondere alla vigente normativa di riferimento e a eventuali regolamentazioni interne. GESTIONE MARCATEMPI Il servizio di gestione degli apparecchi marcatempo e teso a garantire costantemente l'efficienza e l'operatività dei rilevatori badge elettronici ai fini della corretta e completa integrazione con il software della Rilevazione presenze. Per Marcatempo si intendono le apparecchiature atte alla rilevazione automatica delle presenze e ubicate presso le varie strutture dell Agenzia. I marcatempo (in totale 12 e tutti marca Kronotech mod. KP-01/A2.BM.NET) sono attualmente installati: QUANTITA INDIRIZZO 4 35131 Padova (PD) - via Niccolò Tommaseo 67/C 1 35131 Padova (PD) - Passaggio Gaudenzio 1 1 32100 Belluno (BL) - via Vittorio Veneto 158/L 1 36100 Vicenza (VI) - via Quintino Sella 81/C 1 31100 Treviso (TV) - via Castellana 86 1 30175 Marghera (VE) - via Antonio Pacinotti 4/A 1 37137 Verona (VR) - via Sommacampagna 63/H 1 45100 Rovigo (RO) - viale Dante Alighieri 2/A 1 c/o Unione montana Valbrenta, Piazza IV novembre, 15 Carpanè San Nazario (VI) Le attività incluse nel servizio sono: 1) scarico delle timbrature e trasferimento al software della Rilevazione Presenze ad intervalli non superiori a 15 minuti; 2) individuazione delle cause del guasto. La riparazione/sostituzione delle parti/componenti guaste o mal funzionanti è a carico dell Avepa; 3) gestione delle configurazioni degli apparati coinvolti nel sistema di rilevazione presenze, di cui deve essere assicurato l aggiornamento; 4) pieno ripristino dell integrazione con il software della Rilevazione Presenze e del funzionamento dell apparecchio marcatempo; 5) verifica collegamento alla rete elettrica e rete dati dell apparecchiatura; 6) assegnazione/aggiornamento indirizzo IP. RILEVAZIONE E AUTORIZZAZIONE PRESENZE La soluzione applicativa deve operare a partire dalle rilevazioni eseguite agli orologi marcatempo. Si precisa che il modulo deve tracciare ogni eventuale intervento manuale a livello di sistema. Le funzionalità minime richieste riguardano: visualizzazione rilevazioni in tempo reale Pagina 13/35 04/02/2016
acquisizione e scarico automatici negli archivi individuali degli orari di ingresso e uscita dal servizio per ciascuna unità operativa/struttura/marcatempo; elaborazione automatica (con possibilità di operare anche manualmente) giornaliera rilevazione delle presenze, assenze, missioni; confronto tra rilevazioni ed orari assegnati e conteggio automatico dell attività di servizio; possibilità di configurare orari di servizio/turni diversi nelle caratteristiche fondamentali (flessibilità, pausa pranzo, tolleranze, ecc.); storicizzazione orari di servizio/turni; gestione della flessibilità secondo parametri definiti dalla regolamentazione interna; gestione rilevazioni causalizzate per il controllo di attività extra servizio quali ad esempio il permesso breve, uscita per servizio, ecc.; - gestione informatizzata dell'attribuzione di prestazioni straordinarie autorizzate con controllo con budget previsti a livello di dipendente, servizio, struttura. - Gestione, secondo un sistema parametrizzato, dell'attribuzione di buoni pasto secondo regolamentazione interna; gestione delle situazioni particolari (es: possibilità di alert nel caso di avvicinamento/superamento del congedo parentale 30%, comporto malattia) e trasferimento dati al servizio economico. - possibilità di gestione delle timbrature e delle presenze anche di soggetti per i quali non verrà erogato trattamento economico. Quanto sopra descritto deve poter essere implementato in un sistema parametrizzato di materie ed attività codificate, meglio indicato al punto 2 del MODULO GESTIONE SISTEMA DI SUPPORTO ALLE DECISIONI (B.I.) STATISTICHE E REPORTISTICA. ASSENZE Il sistema deve prevedere l integrale gestione informatizzata del circuito di validazione delle assenze, ferie, permessi, etc. secondo un processo parametrizzato e workflow approvativi personalizzabili (anche solo presa visione). La gestione delle assenze deve avere effetto diretto sugli aspetti economici consentendo la gestione automatica (flusso dei dati) dei diversi istituti normativi e contrattuali in sede di elaborazione del cedolino. Si precisa che il modulo deve tracciare ogni eventuale intervento manuale a livello di sistema. Le operazioni necessarie minime (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) consistono in: rilevazione giornaliera delle assenze e relativa elaborazione automatica; gestione automatica delle ferie maturate e dei permessi in base alla tipologia di rapporto di lavoro (a titolo di esemplificativo ma non esaustivo: tempo pieno, part-time orizzontale/verticale, anzianità di servizio). L applicativo deve prevedere anzitutto un conteggio automatico e l eventuale intervento manuale. La gestione (es. riproporzionamento) delle ferie e permessi deve essere automatica anche nel caso di assenze particolari quali ad es. le aspettative non retribuite; gestione completa per ciascun figlio dei periodi di maternità/paternità: data presunta parto, astensione anticipata, gravidanza a rischio, congedo di maternità, congedi parentali, riposi giornalieri, malattia figlio, ecc... Il sistema deve calcolare per ciascun figlio va quali date scattano tutte le variazioni e conseguenze secondo normativa vigente; visualizzazione delle assenze per congedi parentali/malattia figlio secondo normativa vigente, con distinzione per ciascun figlio; gestione adozione (nazionale ed internazionale); gestione permessi sindacali; gestione monte ore per Organizzazione Sindacale; Pagina 14/35 04/02/2016
gestione mensile permessi ex lege 104/92 e s.m.i. con possibilità di imputazione della causale differenziata per ciascun soggetto disabile; gestione completa della malattia con calcolo automatico del periodo di comporto e memorizzazione delle assenze intervenute nei tre anni precedenti l insorgenza dell evento morboso; gestione aspettative di qualsiasi natura con indicazione specifica della causa (es. per motivi familiari e personali, incarichi altri enti, ecc..."); gestione automatica delle assenze a vario titolo; acquisizione informatizzata di documentazione giustificativa. La procedura presenze/assenze deve inoltre prevedere a titolo esemplificativo ma non esaustivo almeno (requisito minimo): produzione in pdf standard del cartellino di presenza con evidenziati i conteggi mensili, i riporti del mese precedente, i residui (es. ferie, permessi, buoni pasto) e la descrizione delle assenze ed eventuali timbrature causalizzate (il sistema deve evidenziare, attraverso un processo parametrizzato, il saldo negativo); - evidenziazione delle eventuali anomalie presenti nel cartellino di ciascun dipendente; - report relativi ad anomalie (es: rilevazioni errate, mancate timbrature, assenze non giustificate, sovrapposizione di giustificativi a rilevazioni, rilevazioni effettuate da terminali non autorizzati ecc.) e debiti orari; - report di riepiloghi mensili/periodici (ferie godute, ferie residue, ecc.); - report riepilogativi aggregati secondo parametri definiti dall'avepa; - i report sopradescritti dovranno necessariamente essere esportabili in un formato avente le caratteristiche descritte nella sezione supporto alle decisioni (B.I.); - consentire la gestione delle seguenti funzionalità: verificare in tempo reale situazione presenti, assenti, in missione, tipologia di assenza, visualizzazione assenze future programmate e/o autorizzate; autorizzare tipologie di assenza; autorizzare rilevazioni mancanti; verificare la situazione oraria del proprio personale/determinata struttura; fornire in tempo reale ai responsabili di servizio, la verifica del personale presente in servizio ad una determinata ora del giorno (es. ora di entrata in servizio) o in uno specifico intervallo temporale, gestione delle rilevazioni effettuate dal personale appartenente a Ditte esterne (es: manutenzione, pulizia, ecc.); gestione ospiti (caricamento) ai fini delle prove di evacuazione; previsione di criteri di controllo con vari livelli di alert : dal warning per segnalare il superamento di blocchi bypassabili, fino allo stop per il superamento di limiti invalicabili prestabiliti in relazione agli effetti economici delle operazioni; elaborazione di documentazione in formato idoneo alla pubblicazione su siti istituzionali ai fini dell'assolvimento degli obblighi normativi (PERLAPA). All inserimento da parte del dipendente di una richiesta di assenza, il sistema dovrà inviare una comunicazione/avviso/e-mail al responsabile diretto e/o ai suoi delegati. Allo stesso modo l autorizzazione del responsabile o dei suoi delegati dovrà generare l invio di una comunicazione/avviso/e-mail al dipendente oltre alla modifica dello stato di richiesta sul Portale, anche nel caso di rigetto della stessa. Quanto sopra descritto deve poter essere implementato in un sistema parametrizzato di materie ed attività codificate, meglio indicato al punto 2 del MODULO GESTIONE SISTEMA DI SUPPORTO ALLE DECISIONI (B.I.) STATISTICHE E REPORTISTICA. Pagina 15/35 04/02/2016
STRAORDINARIO Il sistema deve prevedere l integrale gestione informatizzata del circuito di validazione delle richieste di straordinario secondo un processo parametrizzato e workflow approvativi personalizzabili (possibilità di inserire richieste preventive e consuntive). Si precisa che il modulo deve tracciare ogni eventuale intervento manuale a livello di sistema. REQUISITI DI MINIMA: Gestione parametri annuali (inserimento tot disponibili, Tot ore stimate, Tariffa media oraria) Gestione ripartizione budget (aree, strutture, settori, PO) Gestione stampe e reportistiche Gestione limiti superamento Il sistema deve prevedere: - report di riepiloghi mensili/periodici (es: situazione liquidato, ore accantonate); - report riepilogativi aggregati ed elaborazioni statistiche; - i report sopradescritti dovranno necessariamente essere esportabili in un formato aventi le caratteristiche descritte nella sezione supporto alle decisioni (B.I.); - criteri di controllo con vari livelli di alert : dal warning per segnalare il superamento di blocchi by-passabili, fino allo stop per il superamento di limiti invalicabili prestabiliti in relazione agli effetti economici delle operazioni. Il modulo Straordinario deve consentire la gestione del Budget economico aziendale con conseguente attività di monitoraggio anno per anno. Il servizio deve consentire una completa organizzazione, gestione dei dati e archiviazione delle informazioni. Deve garantire ai soggetti responsabili di AVEPA la possibilità di mantenere sempre un quadro aggiornato sulla situazione del budget assegnato. Il Servizio di gestione del Budget sarà utilizzato principalmente dal personale addetto dell ufficio personale, dai dirigenti e le segreterie abilitate per consultazione dello stato dal budget assegnato e situazione dipendenti. All inserimento da parte del dipendente di una richiesta di autorizzazione, il sistema dovrà inviare una comunicazione/avviso/e-mail al responsabile diretto e/o ai suoi delegati. Allo stesso modo l autorizzazione del responsabile o dei suoi delegati dovrà generare l invio di una comunicazione/avviso/e-mail al dipendente oltre alla modifica dello stato di richiesta sul Portale, anche nel caso di rigetto della stessa. Il presente modulo deve essere integrato con il modulo Gestione Economica del Personale per l elaborazione dei cedolini. Quanto sopra descritto deve poter essere implementato in un sistema parametrizzato di materie ed attività codificate, meglio indicato al punto 2 del MODULO GESTIONE SISTEMA DI SUPPORTO ALLE DECISIONI (B.I.) STATISTICHE E REPORTISTICA. MISSIONI Il sistema deve prevedere l integrale gestione informatizzata del circuito di inserimento, autorizzazione e completamento dei vati tipi di missione secondo un processo parametrizzato e workflow approvativi personalizzabili. Si precisa che il modulo deve tracciare ogni eventuale intervento manuale a livello di sistema. In particolare il sistema deve consentire: al dipendente di richiedere l autorizzazione alla missione ai propri responsabili; ai responsabili di autorizzare o meno la missione; al dipendente di completare con i dati di dettaglio la missione (es: orario di viaggio e di lavoro, buoni pasto, eventuali rimborsi, acquisizione informatizzata di documentazione giustificativa, etc); alla struttura incaricata/operatore di apporre il visto di controllo per la successiva liquidazione o modificare alcuni elementi. Alla struttura incaricata/operatore la completa visione del processo; la produzione di report riepilogativi aggregati secondo parametri definiti dall'avepa; Pagina 16/35 04/02/2016
I report sopradescritti dovranno necessariamente essere esportabili in un formato avente le caratteristiche descritte nella sezione supporto alle decisioni (B.I.) All inserimento da parte del dipendente di una richiesta di autorizzazione, il sistema dovrà inviare una comunicazione/avviso/e-mail al responsabile diretto e/o ai suoi delegati. Allo stesso modo l autorizzazione del responsabile o dei suoi delegati dovrà generare l invio di una comunicazione/avviso/e-mail al dipendente oltre alla modifica dello stato di richiesta sul Portale, anche nel caso di rigetto della stessa. Il Sistema dovrà garantire, nel rispetto di quanto previsto dai CCNL, dei CIA e delle indicazioni ricevute dall Amministrazione, che quanto liquidato a titolo di missione, confluisca automaticamente e con cadenza mensile all interno del cedolino. Il presente modulo deve essere integrato con il modulo Gestione Economica del Personale per l elaborazione dei cedolini. Quanto sopra descritto deve poter essere implementato in un sistema parametrizzato di materie ed attività codificate, meglio indicato al punto 2 del MODULO GESTIONE SISTEMA DI SUPPORTO ALLE DECISIONI (B.I.) STATISTICHE E REPORTISTICA. MODULO GESTIONE GIURIDICA Si precisa che, come prescritto all art. 4, è a carico del Fornitore acquisire lo stato giuridico del dipendente al fine di immetterlo nell applicativo. Il sistema deve prevedere la possibilità di gestire a titolo esemplificativo, ma non esaustivo i seguenti dati: gestione contratti individuali dei dipendenti: dovrà essere prevista una funzione che generi automaticamente il contratto individuale (o le sue modifiche/integrazioni), ogni volta che vi sia un evento che ne necessiti l emissione (compresa ovviamente la nuova assunzione); gestione tipo e data di assunzione e dimissione con conseguente automatica creazione (in caso di assunzione) o chiusura (in caso di cessazione) di tutti gli archivi storici ad esso collegati; gestione sede di lavoro: con dettaglio di articolazione (a titolo di esempio:sede, struttura, area..) e periodo di servizio prestato nella stessa anche con possibilità di assegnazione del singolo dipendente a più sedi di lavoro con relativa percentuale; gestione della carriera, anche con operazioni collettive di cambio di inquadramento a seguito di applicazioni contrattuali o accordi sindacali di ogni livello e relativa variazione del trattamento economico (devono essere gestiti: tipologia del rapporto di lavoro, ruolo, profilo professionale, posizione funzionale, qualifica/mansione/disciplina, percentuale in caso di part-time, percentuale di assegnazione al bilancio, contratto individuale di lavoro con data e numero dello stesso, data e periodo ruolo, qualifica primaria e secondaria, durata del periodo per ogni posizione e qualifica); gestione tipologia, descrizione e termini/periodi di incarichi conferiti a dirigenti e altro personale; gestione scadenziari relativi a tutti gli istituti normativi e contrattuali del personale dirigente e non (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: valutazioni annuali e periodiche, incarichi dirigenziali, equiparazione, posizioni organizzative, funzioni di coordinamento..); gestione scadenziario incaricati e supplenti con la possibile compresenza di più scadenze; produzione certificati di servizio con indicazione della durata e qualifica del servizio prestato e, se richiesto, del trattamento economico; gestione dipendenti invalidi (legge n. 68 del 12/3/1999) per l elaborazione delle relative denunce; gestione certificazioni di qualsiasi tipo di status del dipendente (posizioni giuridiche, economiche e previdenziali in base alle vigenti disposizioni di legge e normativa complementare); gestione Infortuni sul lavoro e malattie professionali; scadenziario periodo di prova; gestione particolarità giuridico - economiche del rapporto di lavoro Part-Time; Pagina 17/35 04/02/2016
gestione forme di lavoro flessibile (part-time, telelavoro..). rendicontazione permessi sindacali e aspettative anche in relazione alle modalità e termini delle denunce obbligatorie alla Funzione pubblica. In particolare il sistema deve prevedere la gestione del monte ore, la tracciatura delle comunicazioni e delle autorizzazioni, modalità di alert/avvisi/blocchi al superamento di determinate soglie; rendicontazione assenze da pubblicare sul sito web dell Ente anche in relazione alle modalità e termini previsti dalla Funzione pubblica; gestione, durante il rapporto di lavoro, dell applicazione di tutti i possibili istituti contrattuali che il dipendente potrà richiedere nonché la gestione di tutti gli istituti che per normativa di legge o contrattuale incidono sul rapporto di lavoro. La procedura dovrà produrre automaticamente le conseguenti modifiche ai dati utili alla gestione economica, nonché le conseguenti modifiche utili alla gestione previdenziale della posizione del dipendente; funzione che interagisca con la procedura del Ministero del lavoro per quanto concerne le Comunicazioni obbligatorie telematiche dovute dai datori di lavoro pubblici e privati ai servizi competenti ; gestione della cessazione del rapporto di lavoro: anche in questo caso la procedura dovrà produrre automaticamente le conseguenti modifiche ai dati utili alla gestione organizzativa, economica per gli adempimenti conseguenti, nonché le modifiche utili alla gestione previdenziale della posizione del dipendente; gestione degli eventi di carriera con i relativi provvedimenti. Il programma deve essere predisposto in modo da consentire l inserimento, l aggiornamento e la cancellazione per ogni dipendente delle informazioni di seguito indicate a titolo esemplificativo ma non esaustivo (tipo, numero e data del provvedimento); gestione dati giudiziari - contenzioso - procedimenti disciplinari. Il programma deve poter archiviare ed aggiornare costantemente la situazione dei dipendenti di AVEPA relativamente a dati opportunamente pre-classificati; gestione comandi, distacchi, mobilità esterne/interne. Il programma deve poter gestire il caricamento delle domande (anche attraverso il collegamento con il modulo PORTALE, gestire il workflow autorizzativo e attuativo, l archiviazione e la mappatura delle esigenze aziendali/ domande di trasferimento; gestione e rendicontazione legge 104, congedi: il modulo deve poter tracciare la titolarità del diritto, l eventuale fruizione, anche in relazione alle modalità e termini delle denunce obbligatorie; gestione e rendicontazione dell anagrafe delle prestazioni, in relazione alle modalità e ai termini delle denunce obbligatorie alla Funzione pubblica (art. 53 DLgs 165/2001). In particolare il sistema deve prevedere l integrale gestione informatizzata del processo secondo parametri, termini e profili predeterminati (richiesta, autorizzazione, generazione automatica documenti, avvisi, produzione file XML utile all'inserimento nella banca dati della Funzione Pubblica). MODULO GESTIONE FASCICOLO DEL PERSONALE Il fascicolo permette la gestione documentale, l archiviazione e la consultazione in qualsiasi momento della storia della risorsa umana in azienda. Il modulo relativo alla gestione del fascicolo del personale deve contenere l'insieme delle informazioni di cui l Azienda ha bisogno per un completo inquadramento del personale. Il fascicolo elettronico del dipendente pertanto è l insieme degli eventi di carriera di un dipendente che comprende oltre all anagrafica, tutti i periodi di servizio presso le varie sedi di lavoro con l indicazione della categoria e profilo professionale, la tipologia di rapporto di lavoro e di orario, la formazione interna ed esterna, i titoli acquisiti, eventuali provvedimenti disciplinari e, tutte le variazioni dovute all applicazione di istituti contrattuali sino alla cessazione. Gli eventi di carriera a loro volta si possono suddividere in eventi con riflessi sul trattamento economico/previdenziale ed eventi senza alcun riflesso sul trattamento. La base dati del sistema dovrà quindi conservare tutte le informazioni, nella loro evoluzione storica, dall assunzione fino alla chiusura del rapporto di lavoro, registrando la modifica di ogni dato (di natura giuridico/economica/previdenziale) e tutti gli eventi lavorativi del dipendente. Pagina 18/35 04/02/2016
Più specificatamente, tutte le variazioni avvenute nel tempo su dati anagrafici, giuridici, economici e previdenziali, dovranno risiedere nella banca dati, la quale dovrà essere aggiornata costantemente al fine di costituire riferimento completo ed esaustivo per la gestione delle risorse umane. Dal fascicolo del personale si dovranno poter estrarre tutte le informazioni che compongono la certificazione di servizio. In fase di avvio la certificazione di servizio dovrà essere redatta in modo automatico sulla base dei dati a sistema e successivamente implementata con i nuovi eventi di carriera che si andranno a generare e a gestire dal 01.01.2017. Si precisa comunque che dei dati così modificati e/o integrati rispetto al contenuto del fascicolo del dipendente, dovrà essere conservata traccia in modo immodificabile nel fascicolo stesso, evidenziando una segnalazione apposita al fine di evitare duplicazioni errate nelle certificazioni rilasciate. Il modulo gestione del fascicolo del personale è collegato gli altri moduli relativi alla Gestione delle Presenze/Assenze, della Gestione giuridica, della Formazione, della valutazione del dipendente, Economico/Fiscale e Previdenziale, che con i loro elementi andranno ad implementare la base dati. Il Fornitore deve garantire il collegamento del modulo GESTIONE FASCICOLO DEL PERSONALE con i moduli di gestione di documenti digitalizzati in uso presso l AVEPA eventualmente sviluppati da terze parti. MODULO GOVERNANCE E PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA (organigrammi, ruoli, posizioni, tabelle rimpiazzo) Il fabbisogno organico, nominativo e numerico (teorico e effettivo), dovrà essere gestito recuperando in modo completamente automatico dalla banca dati le informazioni e gli eventi che producono effetti sull anagrafica generale e sullo stato giuridico del Personale, compresi gli atti deliberativi che li determinano. Tali informazioni riguardano ruolo, profilo, posizione funzionale, natura giuridica, tipo di rapporto, settore di appartenenza, centro di costo di ogni dipendente. Deve essere sempre disponibile la funzione per l estrazione almeno delle seguenti informazioni: numero di dipendenti all interno di una certa posizione funzionale, organizzati per tipo e durata di rapporto di lavoro, per mansione, ruolo, incarico ad una certa data e in un periodo selezionabile; elenchi sull organico effettivo in servizio/assente dal servizio e movimentazione del personale, ad una certa data e in un periodo selezionabile; informazioni relative all inquadramento professionale di tutte le figure e relativa sintesi, con totali omogenei, del tipo di rapporto di lavoro e del relativo incarico, ad una certa data e in un periodo selezionabile; simulazione del personale cessando per pensionamento o altre cause, suddiviso per ruolo e per struttura e per data. L utente deve avere la possibilità di selezionare la data di riferimento, i campi, le strutture dell Azienda e le qualifiche per le quali desidera avere ogni tipo di informazione sul fabbisogno organico riferita ai dipendenti selezionati. La visualizzazione, la stampa e l esportazione in ambiente di produttività individuale (postazione di lavoro) dei dati dovrà avvenire previa selezione della/e struttura/e e/o della/e qualifica/e, considerando o meno l incidenza del part-time (con le stesse modalità descritte nel paragrafo GESTIONE SISTEMA DI SUPPORTO ALLE DECISIONI (B.I.) STATISTICHE E REPORTISTICA. Requisito Gestione eventi Report: analisi turnover per tipologia, anzianità, inquadramento Proiezioni/Pianificazione eventi sulla base di regole (cambiamento di inquadramento/livello da contratto) descrizione requisito Funzionalità di modifica stato/posizione della risorsa in funzione di eventi (assunzione, variazioni, promozioni, azioni disciplinari, allocazione organizzativa, cessazione) Analisi dei flussi di risorse Definizione e gestione di processi parametrizzabili e personalizzabili che permettono variazioni degli inquadramenti Gestione del posizionamento del dipendente nell'organizzazione Ruolo organizzativo e posizione Gestione di profili collegati al singolo dipendente, separati da Gestione profili individuali quelli di tipo organizzativo Report: analisi mobilità interna Monitoraggio dei flussi di risorse all'interno delle ente Report: distaccati Monitoraggio risorse distaccate, con evidenza della Pagina 19/35 04/02/2016
provenienza, destinazione e scadenze Report: storico retribuzione / ruoli / promozioni Rapporto sulla carriera della singola risorsa /benefit / ad personam Report: individuazione posizioni più idonee ad Analisi incrociata tra skills richieste da determinate posizioni e essere coperte da un dipendente (qui o in possedute dai dipendenti sezione sviluppo? Report: individuazione dipendenti più adatti a Analisi incrociata tra skills dei dipendenti e richieste da coprire determinate posizioni determinate posizioni Report: gap analisi skill richiesti-skill presenti- Analisi incrociata tra skills richieste dal ruolo, disponibili e copertura corsi possibili corsi per coprire i fabbisogni MODULO ORGANIGRAMMA Tale modulo deve prevedere la gestione dell organigramma aziendale (atto aziendale). La struttura organizzativa dell Avepa deve poter essere impostata nel sistema informativo in modo da rappresentare le funzioni gerarchiche e funzionali dell Ente stesso in maniera flessibile e dettagliata. Gli utenti specificatamente autorizzati devono poter disegnare, mediante una struttura ad albero, all interno della soluzione offerta, l organizzazione dell azienda e tutte le funzionalità di seguito descritte devono essere realizzate all interno della soluzione offerta. Tutte le ulteriori funzionalità devono essere realizzate all interno della soluzione offerta. Devono essere gestite al minimo le seguenti articolazioni, oggi così denominate: 1. i Responsabili di Direzione/Area Funzionale/Unità di progetto 2. i Responsabili di Settore 3. le Posizioni organizzative 4. le Responsabilità di funzione 5. il singolo dipendente Ogni unità organizzativa deve essere comunque riconducibile ad un nodo dell organigramma, ogni singolo dipendente deve essere ricondotto sul nodo sul quale ricopre il corrispondente incarico e/o ricopre una posizione. Si ribadisce che anche tale gestione deve essere storicizzata. Devono essere gestiti e storicizzati anche i legami funzionali necessari a rappresentare i modelli organizzativi previsti dal regolamento delegato (UE) n. 907/2014 ed, in particolare, dall Allegato I - Ambiente interno dove è previsto che la struttura organizzativa dell organismo pagatore stabilisca in modo chiaro la ripartizione dei poteri e delle responsabilità a tutti i livelli operativi. Deve essere possibile notificare in modo automatico ad altri software in tempo reale attraverso l uso di web services tutte le variazioni (organigramma su sito web agenzia). Le informazioni afferenti all organigramma dovranno essere automaticamente aggiornate con le informazioni giuridiche. MODULO GESTIONE CONCORSI/SELEZIONI/MOBILITA /PROGRESSIONI Relativamente al modulo di gestione dei concorsi/selezioni/mobilità/ progressioni devono essere garantite al minimo le seguenti funzionalità: definizione concorso e/o selezione interna (commissione esaminatrice, iter, requisiti, titoli, esclusioni, prove, ecc..); acquisizione domande e CV online (application form) con risposta automatica, con inserimento guidato dei dati, calcolo punteggi; registrazione partecipanti; produzione verbali commissione (insediamento commissione, prove scritte e orali, stesura graduatoria parziale e finale). Deve essere previsto un elevato livello di integrazione con gli adeguati strumenti di office automation e con i servizi di Postel e mailing per la produzione di lettere, convocazione candidati e commissioni, produzione verbali ecc. Deve essere prevista l integrazione con gestionali applicativi aziendali (mediante specifiche tecniche uniche proposte dal concorrente) del protocollo per implementazione automatica delle domande di concorso. Pagina 20/35 04/02/2016