Job description delle posizioni organizzative aziendali BOLOGNA, Marzo 2014
INDICE PRESENTAZIONE... 5 MODELLO ORGANIZZATIVO... 7 JOB DESCRIPTION... 10 PRESIDENTE... 11 DIRETTORE OPERATIVO... 13 Infrastrutture e Sistemi Informativi... 17 Comunicazione... 20 Sicurezza... 22 Procedure, atti e controllo progetti... 24 Pool di segreteria e Servizi generali... 26 Analisi economica e statistica... 33 AREA OPERATIVA... 36 Responsabili di Unità... 37 Coordinatori di progetto con ruolo organizzativo... 40 Coordinatori di progetto... 43 Esperti... 46 AREA AMMINISTRAZIONE FINANZA E CONTROLLO... 48 Controllo di Gestione e Rendicontazione... 52 Amministrazione, Finanza, Personale... 55 Pag. 3 / 61
Presentazione Il presente documento riporta il modello organizzativo e di funzionamento, l organigramma e le job description delle posizioni organizzative della Società approvato dal Consiglio di Amministrazione del 31 marzo 2014. Il documento contiene a) Il modello organizzativo b) Le job description c) La matrice ruoli e responsabilità per il 2014 d) L assegnazione dei progetti a seguito dell adozione del nuovo modello organizzativo Il modello organizzativo descrive le modalità operative di Ervet e l organigramma della società. Le job description sono i processi che devono essere presidiati dai diversi dipendenti ERVET. La matrice ruoli e responsabilità definisce la relazione fra organigramma e personale della società. L assegnazione dei progetti alle aree si è resa necessaria a seguito dell adozione del nuovo modello organizzativo e consiste nell assegnazione dei progetti alle unità ed ai loro responsabili, nonché il loro coordinamento ai coordinatori di progetto. Il presente documento è aggiornato alla data del 31 marzo 2014. Pag. 5 / 61
Modello organizzativo Ervet opera attraverso l esecuzione di progetti finanziati dai propri soci tramite Convenzioni e Programmi annuali con riferimento alle aree strategiche individuate dalla mission della Società nella propria legge istitutiva. Questa modalità operativa viene tradotta nel modello organizzativo identificando un area operativa, che presidia l esecuzione dei progetti finanziati, e aree o funzioni di staff che si occupano delle attività trasversali e di supporto alla realizzazione dei progetti. Nei due schemi che seguono si evidenzia come l azione delle Unità dell area operativa avvenga per progetti, la cui responsabilità è assegnata ai coordinatori di progetto. Pag. 7 / 61
La struttura organizzativa della società prevede: Un Consiglio di Amministrazione Un Presidente con funzioni di amministratore delegato Una direzione operativa Responsabili d Area, Responsabili di Unità, Responsabili di funzione, Coordinatori di progetto e esperti. Ad alcuni coordinatori vengono assegnati particolari ruoli organizzativi, secondo quanto presentato nello schema 1. Pag. 8 / 61
Per quanto riguarda l area operativa, i progetti vengono assegnati ad un coordinatore di progetto a inizio anno; conseguentemente, il coordinatore di progetto dipende dal Responsabile di Unità di riferimento per l esecuzione di quello specifico progetto. Un coordinatore di progetto può quindi dipendere da uno o più responsabili di unità in ragione dei progetti che gli vengono assegnati da coordinare. L unità è il livello superiore di coordinamento dell area operativa e viene identificata come area tematica complessa di intervento della società. La società può identificare livelli di coordinamento di livello inferiore con riferimento ad aree tematiche specialistiche che potranno essere coperte da coordinatori di progetto ruolo organizzativo. Per quanto riguarda le attività trasversali, viene identificata un area Amministrazione Finanza e Controllo, delle funzioni specialistiche (controllo e rendicontazione, sistemi informativi e infrastrutturali, comunicazione, amministrazione finanza e controllo), un Pool di segreteria e servizi generali. Pag. 9 / 61
Job Description Pag. 10 / 61
Presidente Il Presidente, nonché Amministratore delegato, oltre alle funzioni di rappresentanza legale della Società, assume le funzioni di responsabile degli affari legislativi ed istituzionali della società. Il Presidente ha il compito di: 1. Definire gli orientamenti strategici operativi della società in accordo con gli azionisti 2. Gestire i rapporti con le istituzioni, i soci e tutti gli altri stakeholders aziendali e di seguire gli aspetti contrattuali in generale ed i temi di natura societaria e giuridica. 3. Coordinare tutte le azioni di difesa della società e di garantire l effettivo utilizzo ed attuazione degli strumenti/procedure di governance aziendale. 4. Convocare le assemblee ed i consigli di amministrazione della società. 5. Stipulare le convenzioni con la Regione Emilia-Romagna o altri soggetti ed i contratti con i fornitori. Il Presidente con riferimento alla gestione delle Risorse Umane, 1. Ha il compito di autorizzare l avvio delle fasi procedurali connesse al reperimento di personale e di collaboratori esterni, fino all assunzione o alla stipula di contratti. 2. Definisce, insieme al Direttore Operativo, le politiche inerenti agli stipendi, al sistema di incentivazione e valutazione del personale e controlla la perequazione degli stipendi in riferimento agli aumenti annuali. 3. Gestisce, eventualmente con il supporto del consulente del lavoro, i rapporti con le rappresentanze sindacali territoriali. 4. Autorizza il programma per la formazione professionale del personale delegandone la gestione. Il presidente, con riferimento alle politiche per la comunicazione, a) Sulla base di piani presentati dal Responsabile, autorizza le politiche per la comunicazione della società Per gli aspetti gestionali di cui alle attività sopra elencate, il Presidente si avvale del Direttore operativo e del Responsabile dell area Amministrazione, Finanza e Controllo. Pag. 11 / 61
Direttore Operativo Rivisto da Approvato da Presidente Consiglio di Amministrazione Data ultima approvazione 31/3/2014 Pag. 13 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Direttore operativo Direttore operativo Elisa Valeriani Titolo Presidente Generale Il direttore operativo contribuisce alla definizione degli orientamenti strategici della Società a supporto della Presidenza e del Consiglio di Amministrazione. Il direttore operativo supporta il Presidente nella definizione delle procedure di responsabilità dello stesso; presidia e supporta il presidente nelle relazioni con il cliente; ricopre un ruolo di collegamento tra la Presidenza e l Area operativa. Il direttore operativo garantisce il raggiungimento degli impegni assunti dalla Società nella realizzazione delle attività progettuali commissionate dai Clienti e nella predisposizione delle linee di azione previste dai programmi e dalle convenzioni. A tale scopo il Direttore operativo provvede a coordinare l Area operativa in modo da accrescere il livello di efficienza ed efficacia atteso nella gestione dei progetti e a monitorare l andamento tecnico ed economico dei suddetti progetti, al fine di informare la Presidenza in merito ad eventuali rischi aziendali o al mancato raggiungimento di obiettivi strategici. Nell ambito della Convenzione con RER tiene i contatti operativi con il referente regionale, coadiuvato dal Responsabile dell Area Amministrazione Finanza e Controllo per gli aspetti di natura finanziaria e gestionale. Il Direttore operativo, pur non assumendo la responsabilità di tutti i progetti, ricopre un ruolo di promotore di sinergie fra i progetti e le risorse assegnate. Compito del direttore operativo è quello di sovrintendere all organizzazione delle fasi operative di progetto (pianificazione, esecuzione e rendicontazione) secondo quanto previsto dalle procedure aziendali e di intervenire per quanto riguarda lo sviluppo di nuove progettualità e la gestione della soddisfazione dei clienti. Il direttore operativo presidia le funzioni strategiche orizzontali previste dal modello organizzativo. Pag. 14 / 61
Presentazione convenzione triennale e programma annuale Coordinamento Area operativa Pianificazione progettuale 1. Supporta il presidente ed il Cda nella predisposizione dei documenti utili all approvazione della Convenzione e del Programma annuale. 2. Monitora l avanzamento del programma e le procedure conseguenti 3. Risponde del mancato raggiungimento e degli scostamenti dei risultati raggiunti rispetto agli obiettivi assegnati e delle irregolarità che si dovessero riscontrare nelle attività demandate 4. Promuove incontri periodici con il Presidente, i Responsabili di unità e gli esperti di progetto al fine di relazionare in merito allo stato di avanzamento dei progetti assegnati alle funzioni operative 5. Mantiene e migliora la motivazione e la professionalità dei collaboratori, assegnando obiettivi e compiti, divulgando aggiornamenti normativi delle politiche e procedure aziendali 6. Può svolgere direttamente la funzione di Responsabile di progetto per progetti di competenza o per attività complesse che coinvolgono varie funzioni 7. Propone al Presidente le funzioni operative incaricate di gestire i progetti aziendali previsti 8. Assegna i progetti aziendali alle funzioni operative e si interfaccia con i responsabili per la nomina di Coordinatori di progetto incaricati della gestione operativa dei progetti Esecuzione e rendicontazione dei progetti Sviluppo nuove progettualità 9. Collabora con i Responsabili di unità ed i Coordinatori di progetto nella redazione del budget economico del progetto e nell individuazione delle risorse con le competenze richieste 10. Raccoglie le proposte definitive dei budget di progetto predisposte dai Responsabili di unità ed i Coordinatori di progetto, al fine di ottenere l autorizzazione del Presidente 11. Definisce insieme ai Responsabili di unità ed i Coordinatori di progetto le procedure mediante le quali gestire l esecuzione dei progetti e verificare l avanzamento delle attività rispetto agli obiettivi attesi 12. Verifica con la collaborazione dei Responsabili di unità, l avanzamento dei progetti aziendali e comunica al Presidente l andamento dei progetti strategicamente più rilevanti, individuando eventuali criticità 13. Interviene su richiesta del Presidente, nel caso di nuove iniziative progettuali, al fine di esprimere un giudizio di merito sulla fattibilità tecnica del progetto e per individuare preventivamente possibili criticità o minacce Recruiting 14. Collabora con il Presidente nella ricerca e selezione delle figure professionali da inserire nei progetti aziendali, secondo quanto Pag. 15 / 61
Sistemi informativi Servizi generali ed organizzativi Sistema di qualità previsto nelle procedure AC02 e RU01 15. Svolge funzioni di presidio della funzione Sistemi Informativi e Infrastrutturali, interagendo quotidianamente con il responsabile, risolvendo problematiche di particolare rilievo e intervenendo sulle irregolarità che si dovessero riscontrare 16. Supporta il Presidente nella valutazione, proposizione ed attuazione di nuovi assetti organizzativi della società 17. Supporta il Presidente nella gestione delle comunicazioni interne rivolte verso il personale dipendente 18. Verifica l efficienza dei servizi di supporto di propria competenza 19. È responsabile della manutenzione e ed implementazione delle procedure aziendali secondo gli standard qualitativi richiesti e coerentemente alle innovazioni legislative, anche tramite supporti esterni. 20. Programma l attività dell Ufficio procedure, atti e controllo progetti ed il Pool di segreteria e ne verifica l operatività Pag. 16 / 61
Infrastrutture e Sistemi Informativi Rivisto da Approvato da Direttore operativo Consiglio di Amministrazione Data ultima approvazione 31/3/2014 Pag. 17 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Infrastrutture e sistemi informativi Responsabile di funzione Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale Il responsabile della funzione assicura l efficiente sviluppo e gestione delle infrastrutture tecnologiche (informatiche e telematiche) e dei beni mobili e immobili della società. Con riferimento al primo ambito di attività, garantisce l adeguato supporto tecnico al personale della società nel risolvere eventuali problemi rilevati nell utilizzo degli strumenti informatici; può essere impiegato in attività a carattere progettuale, rispondendo in prima persona al responsabile d unità o al coordinatore di progetto Con riferimento al secondo ambito, il responsabile di funzione predispone, anche in accordo con l RSPP per quanto di competenza, un piano per gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria dei beni mobili e immobili della società. Il piano, approvato dal Presidente successivamente alla validazione del responsabile A&F e del direttore operativo, rappresenta il riferimento per gli interventi da effettuarsi sulle strutture. Il responsabile della funzione ha il compito di coordinare le risorse di supporto alla sua funzione, distribuendo obiettivi e compiti e mantenendone motivazioni e professionalità, di dare organizzare i processi di acquisto, di valutare gli effetti degli interventi realizzati. Coordinamento della funzione Gestione delle infrastrutture IT 1. Coordina le risorse assegnate alla propria funzione, distribuendo obiettivi e compiti e mantenendone le motivazioni e le professionalità 2. Apporta la necessaria competenza nel proprio campo di attività 3. Assicura la funzionalità, la qualità e la tempestività delle elaborazioni, la sicurezza fisica e logica dei dati e l adeguato dimensionamento delle risorse informatiche 4. Risponde del mancato funzionamento del servizio ad esso assegnato e del mancato raggiungimento degli obiettivi previsti 5. Elabora e propone piani di sviluppo informatico atti a soddisfare le esigenze interne aziendali 6. Provvede ad ottimizzare l utilizzo dei sistemi informatici affinché corrispondano ai fini informativi aziendali e a controllare il funzionamento dei sistemi installati 7. Propone e realizza scelte HW e SW adeguate alle esigenze aziendali nel rispetto degli investimenti economici pianificati e Pag. 18 / 61
concordati con il responsabile di area 8. Cura e mantiene i rapporti con le funzioni aziendali, realizzando il servizio di help desk e collaborando alla definizione e razionalizzazione delle esigenze tecniche di natura informatica 9. Verifica costantemente il mercato del settore EDP per identificare opportunità ed alternative tecniche ed operative 10. Coordina le attività di gestione del sito e della INTRANET aziendale, in coordinamento con il Presidente e con i referenti per la comunicazione Supporto area operativa Gestione degli acquisti Gestione delle infrastrutture non ict Gestione degli acquisti 11. Propone soluzioni informatiche previste dalla realizzazione di singoli progetti e su richiesta dei Responsabili di unità 12. Realizza l esecuzione delle attività previste tramite risorse interne o la supervisione di risorse esterne; 13. Supporta il Direttore Operativo ed il Responsabile dell Area Amministrazione Finanza e Controllo nel processo di acquisto di materiale informatico e telematico predisponendo tutto quanto necessario riguardo i propri ambiti di competenza 14. Elabora e propone il Piano per la manutenzione ordinaria e straordinaria dei beni mobili e immobili della società 15. Cura e mantiene i rapporti con le funzioni aziendali sui temi infrastrutturali 16. Gestisce, conseguentemente al piano approvato, il processo di acquisto dei beni e servizi necessari per la corretta manutenzione delle strutture della società predisponendo tutto quanto necessario riguardo i propri ambiti di competenza Pag. 19 / 61
Comunicazione Rivisto da Approvato da Direttore operativo Consiglio di Amministrazione Data ultima approvazione 31/3/2014 Pag. 20 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Comunicazione Responsabile di funzione Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale Il responsabile della comunicazione supporta Il Presidente ed il Direttore Operativo nella valutazione, predisposizione e attuazione delle politiche di comunicazione della società. Inoltre gestisce le risorse tecniche necessarie per lo svolgimento delle attività di comunicazione Infine, valuta i risultati dell attività di comunicazione, unitamente al Presidente ed al Direttore Operativo Servizi di comunicazione 1. Supporta Il Presidente ed il Direttore Operativo nella progettazione e pianificazione delle attività di comunicazione 2. Definisce, sentito il Presidente e il Direttore Operativo, il budget operativo delle attività di comunicazione 3. Identifica le risorse tecniche necessarie per lo svolgimento delle attività di comunicazione e gestisce le risorse esterne necessarie 4. Attua le politiche di comunicazione progettate 5. Valuta i risultati delle attività di comunicazione, unitamente al Presidente e Direttore Operativo Pag. 21 / 61
Sicurezza Rivisto da Approvato da Direttore operativo Consiglio di Amministrazione Data ultima approvazione 31/3/2014 Pag. 22 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Sicurezza Responsabile Sicurezza Protezione e Prevenzione Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale Il Responsabile Sicurezza Protezione e Prevenzione è nominato dalla società ai sensi del D.Lgs. n. 81/2008. Egli svolge tutti i compiti e le attività previste da tale Decreto Legislativo. Servizi di sicurezza 1. Svolge tutti i compiti e le attività che il D.Lgs. 81/2008 attribuisce al Responsabile Sicurezza Protezione e Prevenzione Pag. 23 / 61
Procedure, atti e controllo progetti Rivisto da Approvato da Direttore operativo Consiglio di Amministrazione Data ultima approvazione 31/3/2014 Pag. 24 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Procedure, atti e controllo progetti Responsabile di Ufficio Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale Il responsabile dell Ufficio svolge quanto di propria competenza in merito alle procedure aziendali, curando in particolare la corretta applicazione delle procedure stesse anche monitorando quanto di competenza di altre figure. Presidia, con supporti tecnici esterni, l evoluzione della normativa a tale proposito. Supporta il Presidente e il Direttore operativo nella stesura degli atti di propria competenza (ad es. L.231; Privacy; Sicurezza; Trasparenza valutazione e merito, Organizzazione, ecc.) Supporta il Presidente nell attuazione degli atti previsti dalla LR istitutiva di ERVET e dalle convenzioni relative (Programma annuale, Piano di attività, stati di avanzamento). Supporta il direttore operativo nel controllo sullo stato di avanzamento dei progetti. Il responsabile di ufficio è anche Segretario del Consiglio di Amministrazione. Assistenza alla gestione delle procedure 1. Provvede alla corretta applicazione delle procedure aziendali 2. Provvede al costante aggiornamento dell Albo prestatori d opera della Società, attraverso l archiviazione informativa dei CV inviati alla Società 3. Supporta i Responsabili di Unità nella fase di avvio delle procedure di propria competenza 4. Supporta il Direttore operativo nella valutazione e approvazione degli iter procedurali richiesti per quanto concerne la corretta gestione procedurale Segreteria CdA 5. Partecipa ai CDA e ne redige i verbali Predisposizione atti 6. Supporta il direttore operativo, il Presidente ed il Cda nella stesura degli atti di propria competenza Controllo progetti 7. Gestisce il sistema di analisi dello stato di avanzamento progetti 8. Predispone reportistiche sullo stato di avanzamento progetti a beneficio della direzione operativa, dell area finanza e controllo, del Responsabile funzione controllo e rendicontazione. 9. Verifica le revisioni di budget conseguenti alle analisi condotte Pag. 25 / 61
Pool di segreteria e Servizi generali Rivisto da Approvato da Direttore operativo Consiglio di Amministrazione Data ultima approvazione 31/3/2014 Pag. 26 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Pool di segreteria e servizi generali Assistente di Segreteria di Presidenza e Direzione operativa Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale L assistente di segreteria ha il compito di supportare il Presidente e la Direzione operativa nella gestione dei loro impegni istituzionali e statutari oltre a quello di gestire tutte le normali attività di segreteria, anche a supporto del Consiglio d Amministrazione. A tale scopo, la Segretaria di Presidenza e Direzione operativa si preoccupa, da un lato, di curare i rapporti del Presidente e della Direzione operativa con gli organi interni e con tutti gli enti esterni, utilizzando un attenta gestione dell agenda, delle telefonate e della comunicazione sia nei confronti dei clienti che del personale aziendale, dall altro, di organizzare il complesso di attività facenti capo ai vertici societari. Fornisce supporto al Presidente, al Direttore operativo ed ai Responsabili di Unità nella predisposizione dei contenuti dei contratti dei collaboratori esterni. Fornisce supporto al Presidente, al Direttore operativo le attività delle funzioni di staff e per le esigenze di comunicazione generale della società. Fornisce supporto al Responsabile dell Area Amministrazione Finanza e Controllo per la predisposizione della corrispondenza in uscita. Partecipa alla turnazione del centralino per la giornata del venerdì pomeriggio come da accordo del 1 dicembre 2010. Assistenza alla Presidenza e alla Direzione 1. Gestisce l agenda ed i contatti del Presidente e fissa o annulla gli appuntamenti sulla base delle sue disponibilità 2. Gestisce l agenda ed i contatti del Direttore operativo, fissandone o annullandone gli appuntamenti sulla base delle sue disponibilità 3. È responsabile dello smistamento delle telefonate e della comunicazione dell'avvenuta telefonata al Presidente nel caso di sua assenza e dell invio e ricezione della sua corrispondenza 4. È responsabile dello smistamento delle telefonate e della comunicazione dell'avvenuta telefonata al Direttore operativo nel caso di sua assenza e dell invio e ricezione della sua corrispondenza 5. È responsabile delle prenotazioni di alberghi o biglietti sia per il Presidente che per il Direttore operativo, eventualmente per Pag. 27 / 61
ospiti istituzionali e internazionali Assistenza alle funzioni di Servizio 6. Provvede alla segreteria del CdA e all organizzazione ed editing dei materiali per esso predisposti 7. Provvede all aggiornamento della mailing list aziendale e più in generale al supporto segretariale delle attività di Comunicazione aziendale 8. Provvede a redigere i contratti di collaborazione esterna da sottoporre alla firma esecutiva del Presidente 9. Supporta il Responsabile dell Area Amministrazione, Finanza e Controllo nella predisposizione della corrispondenza in uscita Segreteria CdA 10. Convoca su indicazione del Presidente le adunanze del CdA Servizi generali 11. Partecipa alla turnazione del centralino nella giornata del venerdì pomeriggio Pag. 28 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Pool di segreteria e Servizi Generali Assistente di Segreteria operativa e Servizi generali Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale L assistente di segreteria operativa ha il compito di assistere i responsabili di unità nella gestione dei loro impegni, oltre a quello di occuparsi della archiviazione della documentazione prodotta dalle varie funzioni. Supporta, in caso di urgenza, i Servizi generali nella gestione dei servizi di propria competenza (ad esempio nelle attività del Centralino, ecc.) e gestisce le attività inerenti le missioni ed i viaggi dei responsabili di unità e delle risorse esterne. Supporta il Responsabile della funzione Sistemi informativi e infrastrutturali nella predisposizione degli ordini di materiale informatico nonché nella formazione interna. Fornisce supporto segretariale all Area Amministrazione Finanza e Controllo; in particolare nel processo degli acquisti, sia nella fase di gestione dei fornitori che in quella di emissione degli ordini d acquisto, e nella gestione dei servizi generali. Fornisce supporto ai responsabili per quanto riguarda gli aspetti collegati alla manutenzione ordinaria della struttura aziendale. Svolge attività di editing generale ed archivio dei documenti dell Area operativa realizzati verso l esterno. Gestisce il protocollo in entrata e in uscita della società. L assistente si occupa di gestire l agenda dei responsabili di unità, di smistare le telefonate e della comunicazione verso gli interlocutori esterni. Partecipa alla turnazione del centralino per la giornata del venerdì pomeriggio come da accordo del 1 dicembre 2010. Segreteria operativa 1. Definisce insieme ai responsabili di unità ed alla direzione aziendale i formati standard della documentazione ufficiale della società 2. Gestisce l agenda dei Responsabili di unità 3. Supporta i Responsabili di Unità per l organizzazione di iniziative esterne (convegni, seminari, ecc.) 4. Provvede a realizzare le attività di editing di tutti i documenti prodotti dalle unità operative Pag. 29 / 61
Acquisti 5. Risponde alle telefonate, smistandole ai colleghi delle funzioni operative o prendendo nota di messaggi da lasciare in caso di loro assenza 6. È responsabile della prenotazione di alberghi, treni, aerei, ecc. del personale assegnato alle funzioni operative 7. Supporta la funzione Amministrazione e Finanza nella gestione della scelta dei fornitori, formalizzando le richieste, raccogliendo le offerte e producendo documenti di sintesi per l analisi comparativa delle proposte 8. Provvede all emissione ed archiviazione degli ordini di acquisto da trasmettere ai fornitori Servizi Generali 9. Supporta la funzione Amministrazione e Finanza nel seguire gli interventi interni di manutenzione ordinaria e straordinaria 10. È responsabile del protocollo in entrata e in uscita. 11. È responsabile della realizzazione delle attività di editing finale di tutti i documenti prodotti dalla società con distribuzione verso l esterno 12. Partecipa alla turnazione del centralino nella giornata del venerdì pomeriggio Pag. 30 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Pool di segreteria e Servizi generali Assistente Servizi generali Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale La risorsa si occupa in autonomia della gestione della library aziendale e collabora con il responsabile di unità nella gestione generale dei servizi aziendali. In accordo con la segreteria di direzione e con l area operativa ha il compito di raccogliere e gestire l archivio generale dei documenti di lavoro prodotti da ERVET. Partecipa alla turnazione del centralino per la giornata del venerdì pomeriggio come da accordo del 1 dicembre 2010. Gestione della library 1. Archivia e cataloga tutte le pubblicazioni e i documenti di lavoro realizzati dalla società sia a livello cartaceo che informatico sulla Intranet aziendale 2. Gestisce Secondo le indicazioni ricevute il servizio di biblioteca aziendale 3. Supporta I responsabili di unità nella produzione e nella stampa dei documenti operativi dei progetti aziendali 4. Provvede alla ricerca e reperimento di materiale e documentazione di supporto per le funzioni operative e si organizza per informare i responsabili della disponibilità della documentazione pervenuta Servizi generali 5. Partecipa alla turnazione del centralino nella giornata del venerdì pomeriggio Pag. 31 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Pool di segreteria e Servizi generali Accoglienza e servizi di centralino Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale Esegue attività operative di sostegno alla struttura aziendale, occupandosi del servizio di centralino, accoglienza visitatori e della posta. Registra l ingresso e l uscita degli ospiti esterni ai fini della sicurezza Servizi generali 1. Smista le telefonate con tempestività e cortesia diramandole ai colleghi competenti in merito alle esigenze degli interlocutori 2. Annota e riporta ai colleghi le chiamate inevase in caso di loro assenza 3. Gestisce le visite, accogliendo i visitatori e cercando gli interlocutori internamente 4. Smista tempestivamente la corrispondenza in arrivo e partenza 5. Effettua chiamate in rappresentanza di interlocutori della società 6. Registra gli ospiti esterni in entrata e uscita ai fini della sicurezza Pag. 32 / 61
Analisi economica e statistica Rivisto da Approvato da Direttore operativo Consiglio di Amministrazione Data ultima approvazione 31/3/2014 Pag. 33 / 61
Funzione Posizione Superiore Gerarchico Analisi economica e statistica Coordinatore di progetto con ruolo organizzativo Roberto Righetti Titolo Direttore operativo Generale Il coordinatore di progetto ha il compito di gestire operativamente tutte le attività previste da un progetto finanziato con la finalità di rispettare il budget e raggiungere gli obiettivi attesi. Il coordinatore di progetto può anche gestire attività specifiche di progettazioni complesse. Il coordinatore di Progetto provvede a coordinare ed eseguire le attività, confrontandosi con il Direttore operativo o con i Responsabili di Unità in relazione agli stati di avanzamento e ad eventuali criticità emerse in corso d opera. Il coordinatore di progetto può partecipare in qualità di esperto all interno di progetti coordinati da diversi Responsabili di Unità. Il coordinatore di progetto si fa parte attiva nella gestione delle procedure aziendale collegate all esecuzione degli stessi. Infine, con il Presidente ed il Direttore Operativo svolge attività di sviluppo di progetti innovativi, attraverso l elaborazione di idee progettuali nuovi nella propria area di competenza Pianificazione progettuale Esecuzione e rendicontazione dei progetti 1. Propone al Direttore operativo ed al responsabile di unità il budget tecnico-economico dei progetti di propria competenza, provvedendo a compilare l eventuale modulistica richiesta (per esempio: scheda tecnica di progetto, gantt delle attività, ecc.) 2. Gestisce l esecuzione delle attività di progetto pianificate e concordate con i clienti, rispettando le modalità di esecuzione ed i tempi previsti; le procedure aziendali relative alle attività progettuali. 3. Coordina il lavoro delle risorse esterne assegnate al team di lavoro 4. Interagisce con il referente del cliente al fine di misurare il livello di gradimento raggiunto in relazione alle attività svolte 5. Controlla l avanzamento di progetto al fine di evidenziare eventuali disallineamenti rispetto alle attività pianificate 6. Produce la reportistica di progetto richiesta Direttore operativo e dal responsabile di unità, finalizzata a verificare lo stato avanzamento tecnico ed economico dei progetti Pag. 34 / 61