Processo, progetto e gestione 1.1 Il processo produttivo Definizione: organizzazione Le organizzazioni sono soggetti pubblici o privati costituiti da gruppi di pe rsone che svolgono attività di diversa natura, finalizzate a degli obiettivi specifici. La famiglia, lo stato e la scuola sono sicuramente tra le organizzazioni più importanti per la società civile, altre organizzazioni sono: tutti gli enti pubblici (regione, provincia, comune, ospedali, inps, altro); le imprese economiche di produzione di beni di qualsiasi tipo (alimenti, libri, auto, macchinari, edifici, strade ecc); le imprese economiche di erogazione di servizi pubblici o privati (ospedali, poste, aziende di trasporto, assicurazioni, banche). Le organizzazioni hanno degli obiettivi primari che vengono perseguiti attraverso attività ripetitive generalmente note e dai risultati sufficientemente consolidati denominati processi. Definizione: processo I processi sono le attività svolte con continuità all interno delle organizzazioni, costituite da una sequenza di operazioni note, che vengono eseguite per realizzare gli obiettivi dell organizzazione. I processi sono di solito ripetitivi e spesso così ben definiti che possono essere parzialmente o completamente automatizzati. Esempi di processi sono le attività ripetitive svolte da un operaio alla catena di produzione, da un infermiere in ospedale, da una equipe medica in sala operatoria, da un insegnante a scuola. Chiunque svolge un lavoro opera attraverso processi noti e ripetitivi.
Figura 1 - Esempio di processo produttivo Organizzazione: azienda di produzione, trattamento e distribuzione di verdure Processo : confezionamento di verdure fresche 1. Raccolta 2. Controllo materie prime 3. Monda e taglio 4. Lavaggio 5. Asciugatura 6. Dosaggio e confezionamento 7. Pallettizzazione 8. Stoccaggio 9. Trasporto Nella stessa organizzazione possono coesistere diversi processi produttivi. Ad esempio il processo per la produzione di verdure in conserva utilizzerà tecniche di conservazione (scottatura, sterilizzazione, inscatolamento), professionalità, tempi e macchinari differenti. http://projectmanagement.matematicamente.it 2
Osservazioni : descrizione dei processi. Per rappresentare i processi vi sono vari metodi, sia grafici sia descrittivi. Nel campo dell informatica, in cui l automazione dei processi è uno degli obiettivi primari, sono state sviluppate innumerevoli metodologie di descrizione dei processi che utilizzano tecniche combinate di rappresentazion e grafica e rappresentazione descrittiva. Tra le metodologie più diffuse vi è la BPMN 2.0 (http://www.omg.org/spec/ BPMN/2.0). Il diagramma di flusso, utilizzato nella Figura 2 per rappresentare il processo di i nsegnamento di una nuova unità di apprendimento, è uno dei metodi più semplici e immediati da utilizzare, fa cilmente comprensibile anche dai non addetti ai lavori. I diagrammi di flusso possono essere dis egnati facilmente grazie ad apposite forme e immagini presenti in tutti i più diffusi applicativi di video scr ittura, oppure, usando software professionali per il disegno di diagrammi. Figura 2: diagramma di flusso del processo scolastico di insegnamento di una Unità di Apprendim ento 1.2 I progetti e i processi I processi aziendali variano nel tempo e le variazioni, piccole o grandi che siano, vengono attuate sulla base di ben definite strategie aziendali. Il più delle volte la variazione di un processo aziendale richiede solo dei piccoli adattamenti alle abituali attività svolte, realizzabili con piccoli investimenti aziendali, con un maggiore impegno da parte del personale e in alcuni casi con brevi sospensioni delle normali attività. http://projectmanagement.matematicamente.it 3
Quando impegno, tempo, competenze, attività e investimenti necessari per variare un processo aziendale aumentano a tal punto che non è più possibile agire all interno delle normali attività dell azienda, allora si deve necessariamente far ricorso alla realizzazione di un progetto. Definizione: progetto Un progetto è un insieme di attività che realizza cambiamenti all interno delle organizzazioni in risposta alle mutate condizioni del contesto (il mercato, la società civile, gli obiettivi dell organizzazione). Un progetto genera dei cambiamenti in una organizzazione che possono riguardare le infrastrutture, i macchinari, l organizzazione interna, il personale e ogni altro aspetto. Tali cambiamenti generano esigenze di revisione nei processi interni dell organizzazione, indispensabili per adeguare i processi operativi alle nuove situazioni generate dai progetti. Esempio di produzione di un nuovo modello di capo di abbigliamento La produzione di un nuovo modello di scarpa o di un nuovo modello di vestito, in una fabbrica del settore abbigliamento, comporta generalmente una variazione dei materiali utilizzati e del processo di lavorazione. Solitamente sono necessarie le seguenti attività: una modifica alla configurazione dei macchinari funzionali alla produzione del nuovo prodotto (modifica di forme o di materiali); la definizione delle nuova sequenza delle operazioni (processo) necessarie alla produzione dei nuovi pezzi; la formazione del personale addetto alla produzione dei nuovi componenti; l approvvigionamento dei nuovi materiali. Tutto questo non è altro che una piccola variazione del processo di lavorazione, le modifiche non sono al processo di lavorazione ma alle singole operazioni tecniche svolte. http://projectmanagement.matematicamente.it 4
Figura 3: processo aziendale di variazione di un modello in produzione ESEMPIO di processo Un azienda di produzione e vendita di mobili per ufficio vuole riorganizzare la rete delle vendite. Al momento ha una rete di vendita basata su rappresentanti territoriali ognuno dei quali cura un proprio parco di clientirivenditori, proprietari o gestori di negozi specializzati. L azienda vuole potenziare il contatto con i propri clienti e ridurre i costi commerciali. Dopo un approfondito e dettagliato studio di fattibilità, è stato deciso di cambiare completamente il sistema di vendita, sostituendolo con un sistema completamente automatizzato di commercio elettronico online del tipo B2B (business to business) in grado di gestire e migliorare i rapporti di vendita con i clienti. Nelle due figure seguenti in cui sono riportati i workflow dell attuale processo di vendita e del futuro sistema di gestione ordini online. http://projectmanagement.matematicamente.it 5
Figura 5 : workflow di processo di vendita con rappresentanti Figura 6 : workflow di processo di vendita online senza rappresentanti http://projectmanagement.matematicamente.it 6
Il sistema online sarà in grado di interagire direttamente con i rivenditori, riducendo le spese sostenute per i rappresentanti (stipendio, viaggio e soggiorno) ed ottenendo in questo modo: riduzione dei costi aziendali e di conseguenza una riduzione del costo dei prodotti; una maggiore efficienza del sistema dovuta al controllo in tempo reale della merce disponibile in magazzino e pronta per la vendita. Dall analisi dei due workflow si può immediatamente rilevare: che i rappresentanti sono stati sostituiti dal sistema informativo; che il nuovo workflow è più lineare e più efficace del precedente. Economia e organizzazione dei processi produttivi e dei servizi 2.1 Organizzazione dei processi all interno dell azienda Per realizzare il proprio business ogni azienda deve implementare e gestire diversi processi organizzati e interconnessi tra di loro in modo tale da generare i prodotti o i servizi aziendali in modo più efficiente ed efficace possibile. I processi aziendali si differenziano tra processi tipici del settore di interesse aziendale e comuni a tutte le aziende (contabilità, amministrazione, gestione del personale, altro). L insieme dei principali processi aziendali sono descritti sinteticamente da un modello chiamato: la catena del valore di Porter. http://projectmanagement.matematicamente.it 7
Figura 10: catena del valore di Porter Definizione: la catena del valore La catena del valore è un modello teorizzato da Michael Porter nel 1985 che descrive la struttura di una azienda come un insieme limitato di processi. Il modello individua 5 processi di tipo primario e 4 di supporto. Le attività primarie descrivono la sequenza di processi che un azienda deve realizzare per creare il prodotto o servizio da consegnare al cliente: logistica interna: gestione delle materie prime o input per il processo; operation: attività di progettazione e lavorazione delle materie prime o di realizzazione del prodotto logistica esterna: processo di distribuzione o consegna del prodotto presso il cliente; marketing e vendite: gestione delle attività di commercializzazione (pubblicità, allestimento dei punti vendita, definizione campagne di lancio ed eventi commerciali, ); servizi: assistenza, help desk, Le attività di supporto sono attività trasversali al ciclo di vita del prodotto: infrastruttura dell impresa: gestione dei beni dell impresa necessari allo svolgimento di tutte le attività (costruzione impianti, acquisto macchinari, gestione punti vendita, ); http://projectmanagement.matematicamente.it 8
Esempio: catena di Porter risorse umane: attività di gestione del personale attraverso il recruiting, la formazione, la definizione di piani di carriera, ; servizi IT: attività di realizzazione e manutenzione dell infrastruttura hardware e software necessaria per l utilizzo degli applicativi aziendali; approvvigionamenti: gestione del rifornimento di materie prime, accessorie e delle scorte. Prendiamo come esempio un impresa di produzione di capi d abbigliamento (caso di studio Innovare ) e valutiamo quali sono i processi interessati da un progetto di innovazione della linea produttiva e quali sono i possibili impatti e cambiamenti generati dal progetto all interno dell azienda. Utilizzando il modello della catena di Porter ricerchiamo i compiti associati a ognuna delle attività primarie e di supporto. Analizzando attentamente tutti i processi è facile rilevare che il progetto Innovare sicuramente avrà forti impatti soprattutto sull area Operations perché modificherà le operazioni http://projectmanagement.matematicamente.it 9 Figura 11 : catena di Porter per il settore abbigliamento
tecniche di produzione, le tempistiche e le competenze richieste. Un progetto per definizione comporta la revisione e l adeguamento di molteplici processi aziendali. Nel nostro esempio, l innovazione apportata dalla nuova catena di produzione richiederà attività di formazione e recruiting all interno del processo di gestione delle risorse umane, incrementerà l impegno della logistica, degli approvvigionamenti e delle vendite esigendo da ogni area un organizzazione efficiente in grado di gestire un incremento produttivo. 2.4 Valutazione economica dei progetti L avvio di un iniziativa progettuale orientata al cambiamento dei processi aziendali comporta cambiamenti organizzativi strutturali e un impegno economico rilevante per l impresa: prima di prendere una decisione di tale portata, bisognerà valutare costi e benefici dell investimento. Il progetto, per natura, è trasversale alle diverse funzioni aziendali, pertanto la metodologia di valorizzazione dei centri di costo non è applicabile. Al contrario per i progetti è necessario distinguere separatamente benefici e costi del progetto e valutarne la cosiddetta redditività. Definizione: redditività La redditività di un progetto è una misura quantitativa del valore indotto dal progetto in termini di differenza tra ricavi e costi sostenuti per la sua realizzazione in un arco temporale definito. La redditività non è sufficiente per valutare l investimento. Un progetto infatti presenta vantaggi e svantaggi di tipo qualitativo, difficili da monetizzare ma che possono incidere sull immagine dell impresa e sulla sua gestione. Esempio: Immaginiamo di voler innovare la linea di produzione dell impresa d abbigliamento i cui processi sono stati descritti nella Figura 10: catena del valore di Porter. Il miglioramento delle fasi operative avrà un forte impatto in particolar modo l area Operations (in cui vengono effettuate le operazioni di faldatura del tessuto, piazzamento, taglio, ). Le principali fasi operative del progetto sono: http://projectmanagement.matematicamente.it 10
acquisto di un nuovo impianto, installato nella stessa sala in cui attualmente si svolgono le operazioni; installazione dei nuovi macchinari e interventi di infrastrutturazione e di adeguamento degli impianti vendita (o permuta) dell attuale impianto. Il progetto può risultare redditivo per l impresa sotto una serie di punti di vista: aumento del fatturato dovuto alla maggiore efficienza collegata alla maggiore capacità produttiva ed alla maggiore capacità di eseguire gli ordini; minori costi dovuti alla riduzione del tempo delle rilavorazioni, alla riduzione degli scarti ed alla riduzione di personale di linea; ricavo dalla vendita dell impianto attuale. Affinché l investimento sia remunerativo occorre che i benefici superino i costi di sostituzione e installazione della nuova linea. 2.5 Metodi di valutazione dell investimento Tutti i diversi approcci finanziari ed economici esistenti per il calcolo del valore di un progetto prevedono che analisi di tipo qualitativo siano sempre supportate da un analisi numeriche che diano indicazioni sui due seguenti parametri payback period e breakeven. Definizione: payback period il payback period: è il periodo necessario, a decorrere dall inizio del progetto, perché i ricavi riescano a compensare l investimento effettuato per il progetto. Definizione: breakeven il breakeven: è la quantità di prodotti da realizzare e vendere necessaria per raggiungere il pareggio dell investimento effettuato. Uno dei metodo più semplici che permettono di calcolare i livelli di output necessari per raggiungere il punto di pareggio tra costi e ricavi è l analisi del punto di break even. http://projectmanagement.matematicamente.it 11
Analisi del punto di breakeven Questo metodo è uno dei più semplici perché non tiene conto delle regole di attualizzazione dei flussi finanziari, ma è utile perché consente all'impresa di avere un primo indice del successo degli investimenti. Il metodo viene utilizzato per calcolare il payback period ed il breakeven dopo il progetto, quando sono note tutte le variabili: costi di progetto, capacità di produzione, costi di produzione. I valori di queste variabili dipendono dalla soluzione tecnica ed organizzativa implementata dal progetto e quindi sono informazioni che si hanno solo dopo che è stata elaborata la soluzione. L azienda, in fase di progettazione può valutare le varie soluzioni in funzione di questi importanti indicatori ed effettuare le proprie scelte strategiche. L analisi del punto di breakeven inizia con il calcolo del beneficio per l azienda prodotto dall investimento nell unità di tempo. Supponendo che l unità di tempo considerata sia un anno, il beneficio è calcolato come differenza dei profitti nei due scenari, con e senza l investimento, secondo la formula seguente: BA = (PP post PP pre) + EF post Dove: BA Beneficio annuale generato dall Investimento, PP post Profitto annuale da Produzione dopo l investimento, PP pre Profitto annuale da Produzione prima dell investimento EF post Economie Fisse annuali dopo l investimento come differenza tra minori costi da economie fisse derivate dal progetto (come riduzione di personale o altro) e maggiori costi (tipo maggiore consumo di energia elettrica). Dove il Profitto annuale da produzione in entrambi i casi pre e post investimento è dato dalla formula: PP = CP * (PV PC) con: CP Numero di Capi Prodotti e Venduti in un anno, PV Prezzo di Vendita di ogni capo, PC Prezzo di Costo di ogni capo. http://projectmanagement.matematicamente.it 12
A questo punto può essere calcolato il periodo di payback corrispondente al tempo necessario per recuperare l investimento: Dove il costo globale dell investimento corrisponde al costo del progetto. Il valore di breakeven, quantità di prodotto venduto necessaria a coprire i costi precedentemente sostenuti, in questo caso è dato ; breakeven = payback period * capi prodotti e venduti per unità di tempo Esempio: Valutazione dei valori di payback period e di breakeven I costi per la realizzazione del progetto come si evince dai dati riportati nella descrizione del caso di studio Innovare sono i seguenti: Costi fissi del progetto Importo in Costi interni indiretti per servizi interni 1.000,00 Costi generali (compreso trasferte per 10.000,00 formazione) Impianti di supporto e autorizzazioni 20.000,00 Fornitura (macchinari, installazione e 300.000,00 formazione) Consulenza (progettazione) 5.000,00 Totale 336.000,00 Vendita vecchio impianto 36.000,00 Totale investimento 300.000,00 Si prevede che i benefici dovuti all introduzione del nuovo impianto possano essere i seguenti: incremento della produzione pari al 25 % che passa da 5.000 capi al mese (60.000 all anno) a 6.500 al mese (75.000 all anno); http://projectmanagement.matematicamente.it 13
riduzione del costo unitario di produzione per ogni capo prodotto dopo l investimento da 12,00 a 11,60; aumento del guadagno per capo da 3,00 a 3,40 dovuto al prezzo di vendita invariato a 15; riduzione globale di personale pari a 1 unità con un risparmio di 25.000 all anno di stipendio. Nell esempio del progetto Innovare, sulla base delle ipotesi formulate, si ha Produzione Profitto unitario Profitto complessivo Scenario annuale di capi (prezzo costo) annuo Situazione pre investimento 60.000 3,00 180.000,00 Situazione post investimento 75.000 3,40 255.000,00 Incremento di profitto da produzione 75.000,00 Sommando le economie fisse annue generate e dall investimento si ha un incremento del profitto totale annuo: Risparmio annuo per riduzione di personale Incremento del profitto totale annuo 1 25.000 25.000 100.000 = (75.000+25.000) Il periodo di payback corrispondente al tempo necessario per recuperare l investimento è pari a: Payback period = 300.000 / 100.000 = 3 anno mentre il breakeven è: 75.000 capi all anno * 3 anni = 225.000 capi in totale Da cui risulta che dopo tre anni l azienda avrà recuperato il costo sostenuto per sostituire la linea di abbigliamento. http://projectmanagement.matematicamente.it 14
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