Aspetti Legali & Finanziari - FASE DI NEGOZIAZIONE - Sabrina Bozzoli (bozzoli@apre.it) Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e Finanziari VII PQ
Ciclo di vita progetti UE FASE 1: PROPOSTA FASE 2: VALUTAZIONE FASE 3 : NEGOZIAZIONE FASE 4: GESTIONE
PRIMA della NEGOZIAZIONE
Il PARTICIPANT PORTAL Piattaforma online che offre una serie di servizi specifici per facilitare l interazione tra partecipanti del 7 PQ e la CE. Ospita una gamma completa di servizi per facilitare e monitorare la gestione di proposte e progetti durante tutto il loro ciclo di vita (presentazione, negoziazione, reporting, etc ) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/ap pmanager/participants/portal
Il PARTICIPANT PORTAL: come funziona? L accesso al participant Portal richiede un account ECAS (European Commission Authentication Service) N.B. L indirizzo email indicato nell EPSS in fase di proposta è utilizzato per identificare gli utenti e accreditarli con i relativi diritti Creazione di un account ECAS https://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg
PIC-Participant Identity Code Codice Identificativo del Partecipante cui sono associati i dati amministrativo-finanziari (dati amm.vi dell ente, status giuridico, metodo di calcolo dei costi indiretti, etc ) Risponde all esigenza di evitare ripetute richieste di info legali/finanziare al partecipante Si ottiene tramite registrazione online (Unique Registration Facility) All URF si accede tramite il Participant portal Presuppone validazione dell ente da parte della CE Opzionale in fase di proposta/obbligatorio in fase di negoziazione I dati associati al PIC possono essere modificati/aggiornati solo tramite il LEAR (Legal Entity Authorized Representative) 1 PIC per entità legale
Nuova registrazione - per ottenere PIC Può essere effetuata da chiunque all interno dell ente Non è richiesto alcun speciale username/password Il PIC è fornito alla fine del processo di registrazione e può essere utilizzato nell EPSS per la fase di proposta solo dopo 48 ore Durante la registrazione, l URF non verifica la presenza di duplicati; questo controllo viene effettuato in fase di negoziazione Se c è un duplicato il PIC viene modificato e il partecipante ne è informato in fase di negoziazione
Nomina del LEAR Identificare la persona che assumerà il ruolo di LEAR all interno dell ente (es. Responsabile amministrativo) La nomina del LEAR richiede lo scambio di documenti cartacei Scaricare i moduli da CORDIS, completarli e farli firmare dal rappresentante legale dell ente Inviare i moduli al Central Validation Team (tempo di attesa: circa 2-4 settimane!) Il LEAR riceverà le sue credenziali (username e password) per accedere all URF via email e via posta Durante la fase di negoziazione, il LEAR può essere determinante qualora sia necessario modificare i dati legali/finanziari all interno del NEF. Infatti, in sua assenza, l intero processo di negoziazione potrebbe subire dei ritardi. Un entità legale, un LEAR
LEAR
Accesso del LEAR Solo modalità di lettura Modifica i dati
NEGOZIAZIONE
Accesso al NEF attraverso il Participant Portal (tuttavia è ancora possibile accedere tramite i codici di accesso inviati via email al coordinatore)
Inizio della fase di Negoziazione Il processo di negoziazione ha inizio con la lettera d invito alla negoziazione, inviata insieme con: Evaluation Summary Report (ESR) Negotiation Mandate Ethical Review Report (se necessario)
Negotiation Mandate chiarimenti e cambiamenti tecnici da apportare all attività (sulla base dell ESR) Contributo UE massimo durata del progetto scadenza per la ricezione della prima bozza del DoW e dei GPF scadenza entro cui completare il processo di negoziazione Contatti del Project e del Legal Officer in Commissione Negotiation Meetings (se necessari)
Due aspetti da negoziare 1 Negoziazione Tecnica 2 Negoziazione Legale & Finanziaria
Negoziazione Tecnica OBIETTIVO: ACCORDO SUL CONTENUTO FINALE dell ANNEX I Prendere in considerazione i commenti contenuti dall ESR Verificare che gli obiettivi siano SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) Redigere la lista dei deliverables (data di consegna, contenuto, livello di disseminazione) La lista delle milestones e i relativi criteri di valutazione Tempistica per la rendicontazione
Annex I Description of Work (DoW) Il DoW è l Annesso I al Grant Agreement Simile per tutti gli Schemi di Finanziamento, ma specifico per alcuni (il formato dell Annex I è fornito dalle Negotiation Guidance notes; es. Struttura dell Annex I per Collaborative Projects, ecc ) STRUTTURA: - Parte A = moduli rissuntivi del progetto, lista dei partecipanti, struttura del budget (Grant Preparation Forms GPFs) - Parte B = utilizza una struttura simile a quella della parte B della proposta
Parte B: Lista dei Deliverables Elencati in una tabella standard contenente: Numero di riferimento del WP Beneficiario responsabile per WP Stima del n. di Person/Months Data di consegna Deliverables obbligatori Deliverables obbligatori Rapporti periodici e finali Piano di disseminazione Rapporti su aspetti orizzontali (eg. genere e questioni relative a scienze e società)
Parte B: Milestones Punti di verifica del raggiungimento dei risultati, al fine di procedere alla fase successiva di lavoro, oppure per prendere decisioni critiche per l orientamento dell attività progettuale in una direzione o nell altra
Parte B: Project effort forms (Mesi-Uomo) Project Effort Form 1 mesi-uomo indicativi per beneficiario e per WP Project Effort Form 2 mesi-uomo indicativi per tipo di attività e per beneficiario
Negoziazione Legale & Finanziaria ACCORDO SU: Budget per intera durata Distribuzione del budget per periodo Sub-contraenze e altre parti terze Ammontare del pre-financing La data di inizio/durata del progetto L introduzione di clausole speciali La road map delle competitive calls, se richiesto Pianificazione temporale dei periodi di rendicontazione
NEF Negotiation Facility (versione2)
NEF e Parte B Cover Page Part A A1 : Project abstract A2 : List of Beneficiaries A3 : Budget Breakdown Part B - Narrative part Working Tables WT1 : List of Work Packages WT2 : List of Deliverables WT3 : Work Package description WT4 : List of Milestones WT5 : Tentative schedule of Project Reviews WT6 : Project Effort by Beneficiary and Work Package WT7 : Project Effort by Activity type per Beneficiary WT8 : Project Effort and costs Generati dal NEF
NEF e Parte B: Work Packages Work Packages
Work Packages list
Deliverables list
Milestones list
Parte B: Narrative part Upload della Narrative Part La Parte B è disponibile in 2 documenti : Tabelle + Narrative Part
Grant Preparation Forms (GPFs) Moduli standard per la raccolta delle info richieste per la preparazione del Grant agreement Alcune informazioni sono autmaticamente inserite nei GPFs sulla base dei dati forniti in proposta Presentazione elettronica (I FASE) Devono essere completati da tutti i partecipanti (compresi quelli che non richiedono alcun contributo UE) Utilizzo del sistema online Negotiation Facility Form (NEF) Versione finale cartacea con firme originali
GPFs (PARTE A) NUMERO della PROPOSTA (assegnato dalla CE) e ACRONIMO del PROGETTO devono riaultare su ogni pagina del GPF (Parte A e B) Inserire le stesse informazioni già indicate in fase di proposta
A2.1 Dati legali (indirizzo, nome legale, ecc.) Dati relativi alla registrazione dell ente Persona di Contatto
A2.1 (per PMI) Dati legali (indirizzo, nome legale, ecc.) Dati finanziari
A2.2 Qualificazione giuridica dell ente
A2.3 Rappresentanti legali (= persone in grado di impegnare l ente dal punto di vista legale)
A2.4 Responsabile per gli aspetti legali e finanziari (= normalmente firma il Form C)
A2.5 Commitment (PARTNER)
A2.6 Commitment (COORDINATORE)
BUDGET (per partner)
BUDGET (per progetto)
A4 Conto Corrente del Coordinatore
Negotiation meetings Possono essere richiesti, a seconda delle dimensioni e della natura del progetto(la decisione è rimessa al Project Officer) Sono comunicati con la lettera d invito alla negoziazione Partecipa il coordinatore ed iun numero limitato di partner (i costi associati non sono rimborsabili) La Commissione può essere assistita da esperti esterni(inclusi quelli coinvolti nella fase di valutazione)
Negotiation Forms (NEF) La CE invia al CO Invitation to negotiate con: Link to NEF Project identifier Access key Il CO riceve l email e accede a NEF Il CO inserisce i dati on-line e salva e li cambia a discrezione La CE accetta o inizia una ulteriore fase di negoziazione Il CO invia tutti i dati al Project Officer
Conclusione della Negoziazione Raggiunto un accordo sugli aspetti tecnici, legali e finanziari, il coordinatore riceve una bozza del Grant Agreement Firma del Grant Agreement 1. Il Coordinatore firma due copie originali del grant Agreement 2. Il coordinatore distribuisce una copia del grant Agreement 3. Tutti i Beneficiari devono firmare il Form A (3 copie) per accedere al GA INIZIO: 1 giorno del mese successivo alla firma!
Documenti utili Negotiation guidance notes NEF User s Guide for Coordinators and Participants Model Grant Agreement and its annexes and any special conditions that could apply Guide to Financial Issues http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html