Gruppo di lavoro La comunicazione sociale

Gruppo di lavoro La comunicazione sociale Il mondo Afsai è in fermento, con nuove attività e nuovi progetti. In occasione dell Assemblea Generale vorremmo quindi raccogliere proposte per organizzare i nuovi strumenti di comunicazione dell associazione. Ci interessa migliorare sia le comunicazioni interne (verso i soci, i volontari stranieri, le organizzazioni ospitanti ed i partner consolidati), sia le comunicazioni esterne (verso le istituzioni, i possibili finanziatori, e verso tutte le persone ed i partner che potrebbero essere interessati a collaborare con l Afsai o a partecipare alle sue attività). Programma Introduzione Prima fase: I destinatari Durata: 1 ora Seconda fase: I mezzi Terza fase: Preparazione Durata: 1 ora Quarta fase: Presentazione Presentazione del workshop. Aspettative dei partecipanti ed eventuali domande. I partecipanti al workshop si metteranno nei panni delle persone e delle istituzioni che partecipano alla vita dell Afsai o che potrebbero parteciparvi (destinatari): rifletteranno su quali notizie, quali storie e quali informazioni vogliono ricevere (contenuti); si interrogheranno su quali siano i mezzi di comunicazione più adatti a loro (mezzi) ed infine immagineranno come questi strumenti si possano presentare, ovvero che tipo di formato dovrebbero avere, che stile, che grafica e che frequenza (modalità). Le idee verranno scritte sui cartoncini delle idee. Pausa Durata: 10 minuti I cartoncini delle idee verranno utilizzati e combinati insieme per definire le caratteristiche dei mezzi di comunicazione dell Afsai. I mezzi di comunicazione dell Afsai potrebbero essere la newsletter, la pubblicazione, il sito e i Cd-Rom. Incollando i cartoncini delle idee, verranno preparati dei cartelloni, che serviranno per sintetizzare i risultati del workshop e per facilitare la presentazione di fronte all assemblea generale. Le idee proposte durante il workshop verranno presentate a tutta l assemblea generale. Anche le persone che non hanno partecipato al workshop potranno quindi proporre i loro commenti ed i loro suggerimenti scrivendoli sui post-it delle nuove idee ed aggiungendoli ai cartelloni. In questa fase si raccoglieranno anche i nomi delle persone interessate a collaborare per rendere le comunicazioni dell Afsai ancora più efficaci. La comunicazione sociale gruppo di lavoro a cura di Daniele Bizzotto e Iolanda Pensa. Pagina 1

Gruppo di lavoro La comunicazione sociale Il mondo Afsai ha bisogno di mezzi di comunicazione esattamente come un pianeta ha bisogno di mezzi di trasporto per collegare i suoi abitanti. Ma proprio per capire quale sia il mezzo di comunicazione più efficace, è necessario conoscere gli abitanti del pianeta Afsai. Istruzioni per l uso I destinatari State impersonando i destinatari delle comunicazioni dell Afsai. CHI SIETE? Cercate di capire chi sono le persone che fanno parte del vostro gruppo e scrivete sui cartoncini rosa/rossi i vari tipi di destinatari. COSA VI INTERESSA DALL AFSAI? IN CHE MODO PARTECIPATE ALLA VITA DELL AFSAI? IN CHE MODO POTETE PARTECIPARE? DI CHE TIPO DI INFORMAZIONI AVETE BISOGNO? QUALI INFORMAZIONI VI MANCANO? Cercate di capire che cosa vorreste leggere o sapere dall Afsai e scrivete sui cartoncini blu/azzurri i tipi di contenuti che vorresti dalle comunicazioni dell Afsai. IN CHE MODO VOLETE ESSERE INFORMATI? OGNI QUANTO TEMPO? VI BASTA UNA COMUNICAZIONE RAPIDA ED INFORMALE? VOLETE CHE IL FORMATO SIA PIÙ FORMALE ED ELEGANTE? IN CHE LINGUA AVETE BISOGNO DI ESSERE INFORMATI? Riflettete sulle modalità con cui vorreste essere raggiunti dalle comunicazioni dell Afsai e scrivete i vostri suggerimenti sui cartoncini verdi. La comunicazione sociale gruppo di lavoro a cura di Daniele Bizzotto e Iolanda Pensa. Pagina 2

Istruzioni supplementari per la gestione del workshop Materiale occorrente 1. Scatole prima fase 2. Carta colorata (gialla, rosa, blu, verde) prima fase 3. Penne per compilare le schedine prima fase 4. Buste seconda fase 5. Tre cartelloni per ogni strumento (newsletter, pubblicazione, sito-cd-rom) per le presentazioni finali, incollando le schedine colorate seconda fase e terza fase 6. Colla seconda e terza fase 7. Post-it per aggiungere altre proposte quarta fase 8. Computer per sintetizzare i risultati quarta fase Introduzione (20 minuti) Nella presentazione del workshop è fondamentale che vengano chiariti gli obiettivi (le immagini dei diversi obiettivi sono nella cartellina). Il primo obiettivo del workshop è decidere quali saranno i mezzi di comunicazione dell Afsai e come saranno. Per fare questo durante il workshop si partirà dall analisi dei destinatari, per approfondire poi i contenuti più importanti per i diversi tipi di destinatari e le modalità migliori per raggiungerli. Nella prima parte del workshop andranno anche suddivisi i partecipanti in tre gruppi, in base al tipo di persone che rappresentano e al tipo di interessi che hanno (vedi cartellone delle aspettative). I tre gruppi possono essere ripartiti in base a diversi criteri, a seconda delle esigenze e delle aspettative dei partecipanti. 1. Soci (volontari attivi - animatori, volontari stranieri, volontari che hanno partecipato ad attività, comunità ospitanti) 2. Persone interessate (che non sono soci e che non conoscono l Afsai, ma che volgiamo raggiungere) 3. Istituzioni (che già conoscono l Afsai o che non la conoscono ancora) Un altro criterio può essere: 1. Persone tra i 18 e i 25 anni (partecipanti) 2. Persone oltre i 25 anni (animatori o volontari attivi) 3. Istituzioni (organizzazioni ospitanti, possibili finanziatori, partner) La comunicazione sociale gruppo di lavoro a cura di Daniele Bizzotto e Iolanda Pensa. Pagina 3

Prima fase. Destinatari (1 ora) Ad ogni gruppo verrà data una scatola e delle schedine di tre colori (rosse, blu e verdi). Sulla scatola sarà incollata l immagine del gruppo che rappresentano. Sulle schedine dovranno scrivere le loro idee sui destinatari, sui contenuti e sulle modalità per raggiungerli. Sulle schedine potranno anche mettere dubbi, domande e note. Seconda fase. I mezzi (20 minuti) Una volta raccolte le informazioni sui destinatari, sui contenuti e sulle modalità di comunicazione, queste informazioni devono essere ridistribuite in base ai mezzi di comunicazione di cui dispone o di cui potrebbe disporre l Afsai. I mezzi di comunicazione dell Afsai potrebbero essere: 1. Newsletter 2. Pubblicazione 3. Sito e Cd-Rom (il Cd-Rom può essere anche una presentazione dell associazione da proiettare o da stampare) Ogni gruppo dovrà prendere in mano le schedine e riflettere su quali mezzi di comunicazione sono più adatti per soddisfare le esigenze dei destinatari che hanno analizzato (anche un solo mezzo di comunicazione); collocheranno quindi le schede in buste diverse in base ai mezzi di comunicazione che scelgono. I gruppi potranno anche mettere da parte le schede che ritengono meno importanti (in un altra busta). Anche durante questa fase i gruppi potranno aggiungere schede, ma è fondamentale che sia una fase rapida, perché la discussione precisa sui diversi mezzi di comunicazione avverrà in plenaria. Terza fase. Preparazione (1 ora) Per ogni mezzo di comunicazione verrà creato un cartellone. L idea è che incollando le schedine preparate dai partecipanti ed aggiungendone altre, per ogni mezzo di comunicazione verranno quindi indicati (le immagini sono nella cartellina): Destinatari Contenuti Modalità Si comincerà da un mezzo di comunicazione e tutti i partecipanti del workshop apriranno a turno le buste relative a quel mezzo di comunicazione. Tutte le schede verranno posizionate sul cartellone (il cartellone steso a terra) e poi insieme si deciderà quali togliere, spostare e incollare. La comunicazione sociale gruppo di lavoro a cura di Daniele Bizzotto e Iolanda Pensa. Pagina 4

Quarta fase. Presentazione (20 minuti) I cartelloni già sintetizzeranno i risultati del workshop. Durante la presentazione non si farà altro che leggerli. Si chiederà comunque ai tutti i partecipanti all assemblea di aggiungere se lo ritengono opportuno altre idee e suggerimenti, usando dei post-it. Responsabili (giallo) Sarebbe utile durante la fase di presentazione indagare se qualcuno dei soci dell Afsai è disponibile per collaborare nel miglioramento dei mezzi di comunicazione dell associazione. Di cosa abbiamo bisogno 1. Correzioni del sito 2. Reportage e articoli di scambi e attività 3. Lettere (ultimo vagone?) 4. Incoraggiare le proposte: promotore di idee (coordinatore di corrispondenti) 5. Mandare fotografie I responsabili possono comunicare la loro disponibilità indicando: Nome e Cognome Numero di telefono ed indirizzo e-mail Disponibilità di tempo Cosa si vuole e cosa si può fare La comunicazione sociale gruppo di lavoro a cura di Daniele Bizzotto e Iolanda Pensa. Pagina 5