LA CORRISPONDENZA COMMERCIALE GLI ELEMENTI ESSENZIALI DELLA LETTERA COMMERCIALE Intestazione Individua il nome e il cognome o la ragione sociale di chi scrive; contiene inoltre l indirizzo e i recapiti telefonici e di fax, talvolta, l e-mail o la Partita IVA. La posizione nella lettera è in alto, solitamente al centro del foglio, ma può essere anche a destra o a sinistra. Indirizzo del Destinatario E l indirizzo della persona, dell ente, della società o dell ufficio che riceverà la lettera. La sua posizione dipende dallo stile della lettera. Data Indica la località e la data in cui la lettera è stata scritta. Va scritta sempre per esteso e la sua posizione dipende dallo stile della lettera. Testo o Corpo della Lettera E il contenuto vero e proprio del documento. Si scrive e si allinea secondo le regole degli stili commerciali. Firma Riporta il nome della persona che ha scritto la lettera. La sua posizione dipende dallo stile della lettera. GLI ELEMENTI FACOLTATIVI DELLA LETTERA COMMERCIALE Riferimenti e Numeri di Protocollo Sono gli elementi per la classificazione interna della corrispondenza d ufficio, si posizionano generalmente in alto. Oggetto E la sintesi del contenuto della lettera. E sempre allineato a sinistra, a tre interlinee dal destinatario Vocativo E utilizzato per rivolgersi al destinatario della lettera (Egr. Sig., Gentile cliente, Spett. Azienda). E sempre allineato a sinistra, separato da 3 interlinee dall oggetto. Sigle Sono le iniziali di chi ha dettato la lettera e di chi l ha digitata. Le prime si scrivono in maiuscolo, le seconde in minuscolo separate da una barra (es.: FD/mp). La loro posizione dipende dallo stile della lettera. Allegati E l elenco numerato dei documenti inviati insieme alla lettera con descrizione della natura degli stessi. E posto in fondo alla lettera, allineato a sinistra. Talvolta, anche se è molto raro nelle lettere commerciali, può essere presente un breve paragrafo aggiuntivo, sotto l intestazione NOTA BENE o POST SCRIPTUM. Esso serve per sottolineare o integrare alcuni concetti e viene posto sempre alla fine dalla lettera.
LA DISPOSIZIONE ESTETICA DELLA LETTERA COMMERCIALE Gli elementi costitutivi della lettera commerciale vengono disposti sul foglio secondo stili diversi: ogni azienda, infatti, caratterizza la sua immagine adottando un proprio modello. Disposizione in blocco all americana Caratterizzata dai capoversi allineati al margine sinistro, senza rientro. Prevede l allineamento al margine sinistro anche di tutti gli altri elementi della lettera (data, indirizzo, oggetto, testo, dicitura-firma, allegati, ecc.). Il margine sinistro è doppio di quello destro, per consentire la lettura delle lettere sistemate nei raccoglitori; l interlinea è singola (1 riga). Tra un capoverso e il successivo si lascia una doppia interlinea. Le distanze interlineari tra i vari elementi (consigliate) sono quelle indicate nello schema che segue: XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXX
Disposizione classica caratterizzata dalla diversa collocazione dell indirizzo, delle sigle e della dicitura-firma: Indirizzo: in blocco, allineato al punto centrale della riga di scrittura. Sigle: allineate al margine sinistro e poste sopra o sotto o alla stessa interlinea della data. Testo: può essere disposto senza rientro dei capoversi, oppure con rientro dei capoversi (2-5 cm.). Dicitura-firma: viene allineata al punto di inizio dell indirizzo. Se la dicitura-firma è formata da più righe di scrittura (ragione sociale, ufficio dal quale parte la lettera, no-me e cognome di chi deve firmare la lettera), come nello schema riportato, si allinea al punto di inizio dell indirizzo la riga più lunga (che non sempre è la prima); le altre righe vanno centrate fra loro e rispetto alla riga già digitata. XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXXXX
I VARI TIPI DI LETTERA COMMERCIALE Lettera breve Quando il testo della lettera è di poche righe, andrà digitato con interlinea doppia e lasciando tra un capoverso e il successivo una normale distanza interlineare. La disposizione è secondo il modello classico, meglio con rientro dei capoversi. Le distanze interlineari rimangono quelle già consigliate; si potranno aumentare la distanza fra la data e l indirizzo, e lo spazio riservato ai margini. Lettera con elencazione Quando nel testo della lettera c è un elencazione di dati, si preferisce separarla dal testo che precede e da quello che segue mediante una maggiore distanza interlineare. L elencazione può essere disposta: al centro della riga di scrittura; allineata al margine sinistro (disposizione indicata per le elencazioni a paragrafi affiancati); allineata all eventuale rientro del capoverso. Può essere, secondo i diversi casi, contrassegnata da numerazione alfabetica o numerica o da segni grafici (trattino, punto, asterisco, ecc.). Tra una voce e l altra dell elencazione, se la lunghezza del testo lo consente, si lascia una maggiore interlinea; mentre, se una voce dell elencazione occupa più righe di scrittura, la distanza tra le righe della voce stessa sarà di una interlinea. Lettera con tabella Nel testo della lettera si possono fornire informazioni organizzate in una tabella per renderle più chiare e leggibili. La tabella deve essere separata da testo che la precede e la segue da una interlinea, da due se inizia un nuovo capoverso. Lettera con sottotitoli Quando nel testo della lettera ricorrono più argomenti, questi vengono classificati con dei sottotitoli (ad esempio: Prezzo / Consegna / Pagamento / ecc., nel caso si tratti delle condizioni di una trattativa). I sottotitoli vanno allineati al margine di sinistra e digitati utilizzando uno stile carattere diverso da quello utilizzato per il testo della lettera (grassetto, corsivo, sottolineato, maiuscoletto, ecc.), al fine di evidenziarli. Vanno separati dal testo che precede e da quello che segue mediante un maggiore spazio interlineare. I capoversi dei sottotitoli possono iniziare sulla stessa riga del sottotitolo oppure sulla riga successiva, allineati agli altri capoversi della lettera. Lettera con indirizzi multipli Quando la lettera è diretta a due o più destinatari, gli indirizzi possono essere disposti: allineati uno al margine di sinistra e l altro o gli altri disposti nella parte destra del foglio; in colonna, allineati al margine di sinistra o disposti nella parte destra del foglio, e separati l uno dall altro mediante una maggiore interlinea. Lettera su più fogli La lettera su due o più fogli deve avere i margini uguali in tutti i fogli; inoltre il primo foglio deve portare, in basso a destra, il simbolo./.. oppure..., con il quale si indica che il testo prosegue nella pagina successiva; infine il secondo (terzo, ecc.) foglio porta in alto l intestazione del mittente in caratteri inferiori, il numero di pagina ed eventualmente gli estremi della data e del destinatario.
Lettera circolare La lettera circolare, più brevemente detta «circolare», è un genere particolare di corrispondenza commerciale. Viene compilata in più esemplari, tutti uguali, poiché essa serve per dare le stesse informazioni a più persone. Si utilizza un documento principale (lettera tipo) che deve essere collegato con un elenco di nominativi e indirizzi (file di dati), creando nuovi documenti uguali nel contenuto ma indirizzati ognuno a un destinatario diverso. La procedura (chiamata anche mail merging) si articola in 3 fasi principali: creazione del documento principale (lettera o documento da inviare a più persone); creazione file dati; collegamento e unione tra il documento principale e il file dati CREARE UNA STAMPA GUIDATA IN SERIE CON WRITER Aprire o creare il file da utilizzare come Documento principale Dal menu Strumenti scegliere Stampa guidata in serie. La finestra presenta 8 passi 1. Selezionate il documento iniziale per la stampa in serie (Usa il documento attivo /Crea un nuovo documento/inizia da un documento esistente/inizia da un modello) 2. Selezionate il tipo di documento (lettera/e-mail) 3. Inserisci blocco indirizzo: clic su Seleziona un altro elenco di indirizzi poi clic su Aggiungi (scegliere il file) o su Crea (creare il file) poi OK Spuntare la voce Questo documento conterrà un blocco indirizzi e se non vanno bene i 2 proposti fare clic su Extra e poi su Modifica Aggiungere o Rimuovere gli elementi desiderati e/o modificare la collocazione di un campo poi OK e OK ancora Fare clic su Combina Campi e abbinare i campi dell'indirizzo con i campi del foglio dati Controllare l'anteprima anche scorrendo i record 4. Crea formula di saluto, spuntare la casella Questo documento dovrebbe contenere una formula di saluto se si desidera 5. Adattate il layout del blocco indirizzo, togliere la spunta dalla casella per personalizzare anche l'allineamento orizzontale e personalizzare l'allineamento verticale 6. Visualizza un'anteprima e permette di modificare il documento: si possono scorrere i record ed escluderne eventualmente alcuni si può modificare il documento aggiustando ritorni a capo e rientri 7. Personalizzate i documenti si possono modificare i singoli documenti 8. Salvate, stampate inviate il documento (documento iniziale/ documento composto/stampa documento composto/invia documento come e-mail) e salvare il documento iniziale salva come singolo documento/salva come singoli documenti poi clic su Salva documenti poi Fine Fatto questo apre un nuovo documento con tutte le singole lettere per i destinatari che poi è da salvare e stampare. Inserire campi nella lettera in punti che non siano l'indirizzo: a. Inserisci + Comando di campo + Altro b. andare nella scheda database e scegliere il file che contiene i dati, fare clic sul '+' per aprire l'elenco dei campi c. selezionare il campo da inserire e fare clic su Inserisci d. ripetere l'operazione per tutti i campi desiderate poi fare clic su Chiudi e. poi procedere con la stampa in serie dal punto 1.