SERVIZIO FIPH CLOUD FAX Numero documento: 119/a versione 1.1 Data : 03/11/2011 Oggetto: Redattore documento: VIS 2.0 GoFax Bagnara Massimiliano Sommario Ricezione fax... 2 Invio di un FAX... 3 Invio di fax cartacei... 5 Rapportino di invio FAX... 6 Configurazione client di posta FAX... 7 Condivisione Fax inviati... 9
Ricezione fax Aprire la casella in cui vengono recapitati i fax. Il fax viene ricevuto come una email, il suo contenuto viene convertito automaticamente in formato digitale PDF, il rapportino di ricezione è presente nel corpo del messaggio Processare un fax in arrivo Nel caso in cui la casella sia condivisa (ad esempio con protocollo IMAP) si consiglia di utilizzare le bandiere di completamento per identificare lo stato di processato del messaggio fax, cliccando il tasto destro del mouse sul messaggio e scegliere completa. Cancellare un FAX I messaggi fax si comportano come email per tanto possono essere eliminati con facilità. Se caso in cui la casella sia configurata in modalità IMAP, la cancellazione del fax avviene tramite un doppio passaggio, il primo è la pressione del tasto CANC sul messaggio, il secondo da menu modifica Elimina elementi marcati. IMPORTANTE Una volta eliminato definitivamente uno o più fax, non è possibile il recupero se non da un backup. Il backup resta a cura del cliente. E consigliabile per tanto da parte del cliente effettuare il salvataggio della casella di posta fax periodicamente.
Invio di un FAX Per inviare un fax è sufficiente creare un nuovo messaggio fax nello stesso modo in cui si crea un nuova email. 1. Creare un nuovo messaggio 2. Inserire nel campo A il numero di fax del destinatario seguito da @send.gofax.it (esempio: 0278376598@send.gofax.it) 3. Selezionare l Account di Invio FAX 4. INVIA Il numero di telefono va composto come per una telefonata di rete fissa. Account numerofax@send.gofax.it Documento FAX INVIA
Il sistema fax invia al destinatario soltanto l allegato/i dell email, l oggetto ed il testo presenti nella email non vengono inviati al destinatario, servono solamente come ricerca dei messaggi inviati. E importante, perciò, compilarli ugualmente. E possibile elencare più destinatari divisi con ; come per un email standard. E importante notare che il sistema tenta di inviare tutti gli allegati dell email, quindi se avete un antivirus o una firma che aggiunge un allegato, il servizio tenterà di inviarli come pagine. Il sistema tenta di inviare il fax tre volte, a distanza di 5 minuti tra un tentativo e l altro. Se l invio non va a buon fine, il sistema invia una notifica di impossibilità invio fax. Di seguito sono elencati i formati degli allegati supportati: BMP CSV DOC, DOCX EML GIF HTM, HTML ICO JP2, JPC, J2K* JPG, JPEG MSG PDF PUB, PUBX RTF TIF, TIFF TXT XLS, XLSX XML Windows Bitmap Comma separated values file Word Document Internet e-mail message Graphics Interchange Format Html document Windows Icon JPEG 2000 format Joint Photographic Experts Group Exchange mail document Portable Document Format Publisher Document Rich Text Format Tagged Image File Format Text File Excel Workbook XML file
Invio di fax cartacei Per l invio di documenti fax cartacei è obbligatorio utilizzare uno Scanner. Molte macchine fax recenti supportano la funzione scanner per cui è sufficiente collegare la fax al PC con un cavo USB (consultare il manuale del proprio fax/scanner per la configurazione). Nel caso in cui il software in dotazione del proprio scanner o del proprio fax non sia comodo per creare un PDF in automatico, si consiglia di utilizzare il software scan2email www.scan2email.net o programmi similari. Questo software crea a partire da un documento cartaceo un nuovo messaggio email con allegato il documento scansionato. Supporta anche il fronte retro pertanto velocizza l invio di tali documenti.
Rapportino di invio FAX Nella casella posta in arrivo arriveranno i rapportini dei fax inviati. Allegato con la prima pagina del fax inviato Rapportino FAX
Configurazione client di posta FAX Se inviate i messaggi di posta della vostra casella da una connessione non fornita da TWT, il vostro client di posta locale (Outlook, Outlook Express, Eudora ecc.) deve essere configurato per inviare l'autenticazione preventiva al nostro server. Questa modifica alla configurazione è richiesta esclusivamente per inviare messaggi attraverso i server di posta TWT, ma utilizzando un collegamento Internet non fornito da TWT. Qualora venga utilizzato il server di posta del provider del collegamento, non è richiesta alcuna modifica. La configurazione è semplice, basta impostare il vostro client di posta (l'esempio si riferisce a Outlook, Outlook Express, Eudora, in inglese, per altri applicativi fate riferimento alle indicazioni del fornitore) come indicato nelle figure seguenti: Configurazione per: Outlook Outlook Express Configurazione Account Fax in Outlook Dal menu file di Outlook o da menu strumenti scegliere gestione account e crearne uno nuovo.
Le credenziali che il nostro server richiede devono essere le stesse indicate per la posta in ingresso. Da strumenti o "tools" scegliete account di posta o "email accounts" selezionate il vostro account e cliccate su modifica o "change". Successivamente, cliccando su "Altre Impostazioni " o "More Settings" selezionate la voce "Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l'autenticazione" o "My outgoing server (SMTP) requires authentication" Date infine conferma a tutte le schermate di configurazione visualizzate cliccando su Ok.
Condivisione Fax inviati In configurazione standard i fax inviati finiscono nella casella di posta inviata personale. E possibile farli recapitare in una casella comune analogamente ai fax in ingresso. Posizionarsi sul profilo dell account FAX, click su altre impostazioni e nel Tab Posta inviata selezionare Sent Item. In questo modo tutti i fax inviati vengono recapitati nella cassetta postale Sent Item, che è condivisa da tutti. Questa funzione è disponibile solo con Microsoft Outlook 2007/2010.