Servizio e-business Saipem Acquisto a catalogo elettronico - Economato Manuale Fornitore
Gentile Utente, questo manuale illustra l utilizzo del servizio di Acquisto a catalogo elettronico in qualità di Fornitore. Suggeriamo di dedicare qualche minuto alla lettura per riuscire a usufruire al meglio del servizi. 2
Sommario Sommario... 3 Flusso e-purchasing Stand Alone... 4 Creazione proposta entrata merce... 5 Registrazione fattura... 9 Informazioni utili... 14 Copyright e Trademark... 15 3
Flusso e-purchasing Stand Alone 1 2 Creazione SB Invio e-mail ad approvatore per nuovo SB da approvare 3 Approvazione SB? NO SI 4 Creazione automatica dell ordine e invio IDOC al Fornitore 5 Invio e-mail al richiedente per notifica Rifiuto SHC STOP ECC Supplier Visualizzazione dell ordine 6 Spedizione merce e DDT ECC Supplier 7 8 Approvazione PEM? NO SI 9 10 e-mail al fornitore per notifica approvazione PEM Creazione PEM Creazione fattura 11 12 Ricezione fattura ECC Caricamento Automatico dei dati fattura 4
CREAZIONE PROPOSTA ENTRATA MERCE 5
Creazione PEM Nel caso di fornitori multi ruolo, per la gestione di tutti i processi legati agli acquisti a catalogo è necessario selezionare il tab e-purchasing Per creare una PEM è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti Conferma esterna Il sistema consente di ricercare per: numero d ordine, periodo e descrizione posizione gli ordini per cui si intende creare la PEM Per creare la PEM selezionare la riga di interesse (cliccando sul «quadratino» accanto al numero ordine d acquisto) e cliccare il tasto Continuare 6
Creazione PEM Il fornitore nella creazione della PEM trova indicato: Dati di base con Nome conferma Riferimento, Data di consegna (obbligatorio), Lettera vettura da compilare Dettagli su autore e data creazione/modifica della conferma Riepilogo posizioni: Quantità insoluta: quantità ordinata ridotta della quantità già consegnata Confermare quantità: inserire la quantità che si sta consegnando per quella posizione Se è l ultima consegna inserire il flag: Ultima consegna, in questo caso non è necessario indicare il campo Conferma quantità, il sistema conferma in automatico tutta la Quantità insoluta 7
Creazione PEM Una volta completata la creazione della PEM è possibile: Controllare: effettuare un check sui dati inseriti per verificare che non ci siano errori Salvare: parcheggiare la PEM per future elaborazioni Chiudere: uscire dalla creazione conferma senza salvare i dati modificati Confermare: inviare la notifica di PEM al richiedente per l approvazione 8
REGISTRAZIONE FATTURA 9
Creazione Fattura Nel caso di fornitori multi ruolo, per la gestione di tutti i processi legati agli acquisti a catalogo è necessario selezionare il tab e-purchasing Per creare una fattura è necessario: Selezionare dal menu la voce Gestione dell ordine Selezionare dal menu la voce Creare documenti Fattura Per creare la fattura selezionare la riga Fattura (cliccando sul «quadratino» accanto al numero ordine d acquisto) e cliccare il tasto Continuare 10
Creazione Fattura Per la creazione della fattura compilare i dati obbligatori: Inserire o cercare il Numero d ordine d acquisto e cliccare su Aggiungere: il sistema si scarica automaticamente i dati delle posizioni d ordine Inserire Numero esterno della fattura Inserire Data fattura Inserire il valore di Imposte totali Calcolare Valore totale 11
Creazione Fattura Dal riepilogo posizioni è possibile: Selezionare con il flag Rilevare quelle posizioni per cui emettere fattura Visualizzare Quantità e unità di misura per ogni posizione Visualizzare unità di prezzo Visualizzare Valore netto Visualizzare il valore dell Imposta In basso a destra viene indicato il riepilogo dei costi che sarà poi riportato in testata cliccando in tasto: Calcolare valore totale 12
Creazione Fattura Completata la fattura è possibile: Controllare: check sulla correttezza dei dati inseriti Salvare: parcheggiare momentaneamente la fattura per successive modifiche Chiudere: uscire dalla creazione del documento senza salvare le modifiche apportate Registrare: Registrare la fattura 13
Informazioni utili Per richiesta di informazioni o di supporto è possibile rivolgersi al Service Operation Support e-business di Saipem, disponibile sia telefonicamente che via e-mail ai seguenti riferimenti: Mail: Ebusiness.Helpdesk@saipem.com Telefono: +390226302111 Nelle seguenti fasce orarie di disponibilità: Dal Lunedì al Venerdì Domenica 08.30 AM - 06.00PM (CET) 09.00 AM - 05.00PM (CET) Ulteriori dettagli sono disponibili sul Portale e-business Saipem: e-business-area.saipem.com 14
Copyright e trademark I contenuti di questo manuale sono intesi per finalità unicamente informativa e per la consultazione privata. E vietata la riproduzione per finalità commerciali. Per i Copyright e Trademark si rimanda al Portale del Servizio. 15