Descrizione Tecnica I documenti del Vostro sistema gestionale: spediti a costo zero via Internet stampati e recapitati con Postel trasmessi via fax archiviati automaticamente Valore legale e conformità ai requisiti Della legge italiana Tutti i documenti della Vostra azienda a portata di mano, con valore legale è una potente e flessibile applicazione software che, interfacciandosi con il sistema informativo dell'utente, consente di spedire in modo automatico via Internet, fax, Postel e posta tradizionale i documenti da esso prodotti, di archiviare in forma elettronica tutti i documenti aziendali e di conservare nel tempo il loro valore legale, in conformità alle norme vigenti. Qualsiasi tipo di documento può essere memorizzato in forma elettronica, su database e su dischi ottici e tutti gli utenti autorizzati possono consultare, anche tramite Internet o Intranet, i documenti archiviati, effettuare su di essi in maniera semplice ricerche sofisticate, visualizzarli, stamparli e inoltrarli via e-mail o fax. Ampiamente integrabile con le altre applicazioni dell'utente, dispone di avanzate funzioni per la firma digitale a norma di legge e per la cifratura dei documenti a protezione della loro riservatezza. Indice 1. Descrizione delle funzioni principali... 1 1.1 Acquisizione di file di stampa provenienti da altre applicazioni... 1 1.2 Gestione personalizzata di documenti... 2 1.3 Ottimizzazione delle spedizioni... 2 1.4 Strumenti per il controllo del formato di output... 2 1.5 Spedizione di volumi di documenti cartacei con Postel... 3 1.6 Spedizione di documenti elettronici tramite e-mail... 3 1.7 Spedizione automatica di volumi di documenti via fax... 3 1 1.1 1.8 Archiviazione automatica dei documenti acquisiti da spool... 3 1.9 Definizione e temporizzazione dei processi... 3 1.10 Ricezione e spedizione di tutti i fax aziendali... 3 1.11 Gestione di tutti i documenti aziendali in formato elettronico... 4 1.12 Possibilità di memorizzare gli archivi con diversi tipi di database...4 1.13 Memorizzazione degli archivi su supporti removibili...4 1.14 Archiviazione di qualsiasi tipo di documento... 4 1.15 Valore legale dei documenti archiviati... 4 1.16 Ricerche potenti e flessibili... 4 1.17 Accesso agli archivi tramite Web... 5 1.18 Firma digitale e cifratura... 5 1.19 Modulo di visualizzazione integrato... 5 1.20 Interfaccia di programmazione... 5 1.21 Altre caratteristiche... 5 2. Architettura e descrizione singoli componenti... 5 2.1 DocPlexer... 5 2.2 Doc-Filing Manager... 7 2.3 C-Fax... 9 2.4 DFM e-mail Connector... 10 2.5 C-Imaging... 10 2.6 DigitalSign... 10 2.7 DFM Full-Text Agent... 10 2.8 DFM Web Interface... 10 3. Ambiente operativo e requisiti del sistema... 11 4. Licenze disponibili... 11 Descrizione delle funzioni principali Acquisizione di file di stampa provenienti da altre applicazioni dell utente consente di acquisire ed elaborare virtualmente qualsiasi tipo di file di stampa (spool file) prodotto dalle applicazioni originali dell'utente, di convertire i documenti in esso contenuti nei diversi possibili formati di output (Postel, PDF), di memorizzare automaticamente tali documenti e spedirli via Internet, fax, Postel e stamparli localmente. Questo significa, ad esempio, poter generare automaticamente, a partire dai file di spool prodotti dal sistema gestionale dell'utente, un lotto di fatture in formato Postel da far recapitare su carta tramite il servizio Postel, archiviando automaticamente tutti i documenti in formato PDF; tutte o parte delle fatture possono inoltre essere inviate tramite fax ai rispettivi destinatari e via e- mail, in formato PDF, ai destinatari dotati di posta Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 1/11
1.2 elettronica. Grazie ad una sofisticata interfaccia di configurazione, permette di interpretare la struttura di qualsiasi spool file e di estrarre da esso tutte le informazioni necessarie per creare l'aspetto finale desiderato dei documenti, senza necessità di modificare in alcun modo le applicazioni che generano tali dati. I file di spool che contengono i documenti possono essere in formato ASCII, ANSI, EBCDIC e PDF. Dotato di elevata flessibilità, lo strumento di configurazione di consente di interpretare anche spool molto complessi, costituiti da sezioni differenti e da pagine con varianti, tramite la definizione di una completa serie di parametri (quali ad esempio altezza della pagina, caratteristiche e formati delle pagine in dipendenza della loro posizione nel documento). I risultati dell'acquisizione dei file di spool sono depositati su unità di elaborazione temporanea denominate Tank per le elaborazioni successive. File di spool diversi possono essere riversati su uno stesso Tank, per essere elaborati insieme ottimizzando le successive operazioni. Grazie alla modularità di, i diversi passi che compongono l'acquisizione ed elaborazione dello spool vengono effettuati una sola volta, producendo un formato intermedio astratto dei dati indipendente dall'output, sul quale agiscono di volta in volta i meccanismi di conversione nei formati di output selezionati, senza necessità di ripetere ogni volta i passi precedenti, per una maggiore efficienza dell'intero processo. Gestione personalizzata dei documenti (tabelle di eccezione) consente di definire direttive personalizzate per l'elaborazione di ciascun documento, attraverso la definizione di sofisticate condizioni su campi selezionati del documento stesso. Grazie all'impostazione di un insieme molto flessibile di tabelle di eccezione, per ciascun documento è possibile gestire: produzione di copie multiple (ad esempio copie delle fatture da inviare all'agente); indirizzi postali alternativi (es. indirizzo dell'agente); indirizzi per la spedizione via e-mail e numero di fax, se tali informazioni non sono contenute all'interno dello spool file; formati di output e mezzi di spedizione ammessi per il documento; inserimento di particolari oggetti grafici o di un testo costante, anche diverso per ogni tabella. Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 1.3 1.4 Ottimizzazione delle spedizioni (accorpamenti) è in grado di individuare all'interno di un flusso di documenti tutti quelli da inviare ad un medesimo destinatario e, se desiderato, di riunirli insieme ( accorparli ) in modo da ottimizzare le spedizioni. Questo consente, ad esempio, di raggruppare in un'unica busta Postel documenti di tipo diverso, quali fatture, solleciti e lettere commerciali, indirizzati allo stesso destinatario, anche se derivanti da spool distinti prodotti da applicazioni diverse. L'utente può definire, in modo semplice e flessibile, criteri di associazione basati su: codici contenuti nel documento (es. codice cliente); condizioni complesse derivanti del confronto e dalla applicazione di operatori logici su diversi codici contenuti nel documento (ad es. accorpamento di documenti distinti aventi lo stesso "codice cliente", quando il totale di fattura supera un certo importo) ; sintassi indirizzo: il raggruppamento è effettuato analizzando la sintassi degli indirizzi e individuandovi un sufficiente livello di analogia. Questi criteri vengono chiamati "canali di accorpamento". Si definisce "Flusso di documenti" un insieme di documenti aventi la medesima origine: per ogni spool esiste il Flusso dei documenti direttamente acquisiti dallo stesso spool e tanti Flussi quante sono le tabelle di eccezione che generano documenti destinati ad indirizzi alternativi. L'utente può definire un canale di accorpamento diverso per ogni Flusso di documenti, così da controllare con precisione e completezza le fasi di ottimizzazione. È possibile definire criteri di accorpamento comuni anche per documenti provenienti da spool diversi, consentendo così una grande flessibilità di configurazione nella composizione di documenti complessi e articolati. 2.0 Strumenti per il controllo del formato di output Tutte le operazioni di elaborazione dei documenti acquisiti da spool agiscono su una rappresentazione interna astratta dei dati indipendente dai formati in cui successivamente essi verranno convertiti. consente di definire la struttura e il contenuto dei documenti finali in maniera indipendente per ogni formato di output selezionato. In questo modo, a partire dagli stessi documenti si possono generare immagini totalmente differenti degli stessi, a seconda delle direttive fornite per descriverne l'aspetto finale. permette inoltre di generare contemporaneamente ad un output in formato Postel (o comunque non standard), la corrispondente immagine PDF, senza bisogno di replicare le impostazioni. Pag. 2/11PostManager
1.5 1.6 Spedizione di volumi di documenti cartacei con Postel consente di produrre un output nel formato Postel, permettendo così di delegare al Servizio Postel l intero ciclo di produzione e spedizione di documenti in forma cartacea. Il prodotto supporta le funzionalità del Servizio Postel attualmente disponibili. Gli ambienti tipografici Postel supportati sono: AVVGIUD0, AVVGIUD1, AVVMORA0, BOLEUR1, BOLEUR5, CONTI1, CONTIENV, COUREURO, COURIER, COURIER2, DCOURIER, DXBOLEU5, EPOSTEL, GEPO, OCOULAND, OCOULANL, OCOURIER, OCRB, OCRBLAND, POSTEL, PTLAND, RACCOM, RACCOMBO, RACCOMCO, RACCOMOC, RACARBOL, RACARCOU, RACARDXB, RACAROCO, RACAROCR, RACCARPT. È comunque possibile, previo accordo con Postel, impostare ambienti personalizzati ed utilizzarli nella definizione degli Schemi. Le funzionalità offerte comprendono, tra l'altro, stampa Portrait e Landscape, Bollettini, MAV e Raccomandate, con possibilità di stampa anche fronte/retro. Grazie ad un apposito modulo, consente di visualizzare i lotti in formato Postel completi di tutti gli elementi grafici e di stamparli in locale come lo stesso sistema Postel farebbe. In tal modo l'utente può - prima ancora di inviare lotti di prova al servizio - analizzare preventivamente l'aspetto grafico finale e la struttura di ogni singola busta dell'output Postel. Altre caratteristiche sono: spedizione di lotti a Postel tramite Internet, con suddivisione in file di dimensioni minori di 5 MB, come richiesto da Postel; funzioni per la consegna a Postel di lotti su CD-R (grandi volumi di documenti, elevata affidabilità del supporto di memorizzazione); generazione di copie per conoscenza (esempio copia automatica delle fatture agli agenti di zona), anche accorpate in un'unica busta; generazione di copie multiple (es: doppia copia della fattura ai clienti che lo richiedono) e, in generale, di un numero di copie variabile per ogni tipo di documento e destinatario selezionato; invio di documenti ad indirizzi alternativi secondo criteri selettivi (es: sede legale e uffici); definizione di modalità di spedizione specifiche per ogni documento selezionato. Spedizione di documenti elettronici tramite e-mail consente di inviare automaticamente tramite e-mail i documenti acquisiti da spool. Tutti o parte dei documenti memorizzati internamente nella struttura temporanea astratta possono essere spediti via e-mail ad 1.7 1.8 1.9 1.10 indirizzi prelevati dallo spool stesso o definiti attraverso le tabelle di eccezione. La spedizione via email può essere realizzata sia attraverso un client che supporti il protocollo SMAPI (ad esempio Microsoft Outlook), sia direttamente tramite SMTP. Quest ultima modalità è indicata, ad esempio, quando l utente utilizzi Lotus Domino Server. Ricezione e spedizione di tutti i fax aziendali Spedizione automatica di volumi di documenti via fax I documenti acquisiti da spool possono essere inviati anche tramite fax, secondo modalità del tutto analoghe alla parte relativa alle e-mail. è in grado di prelevare il numero di fax direttamente dallo spool o di utilizzare un numero definito dall'utente attraverso le tabelle di eccezione. Archiviazione automatica dei documenti acquisiti da spool Tutti i documenti acquisiti da spool file possono essere archiviati automaticamente in formato PDF. L'utente può scegliere in quale momento dell'elaborazione (prima o dopo l'applicazione delle tabelle d'eccezione, prima o dopo gli accorpamenti ) effettuare l'archiviazione, in modo da operare sui documenti nello stato prescelto, definendo così in modo accurato il contenuto del volume finale di archiviazione. I documenti prodotti nel formato Postel sono anche convertiti automaticamente, per l'archiviazione, in PDF dotati dello stesso aspetto grafico dei documenti stampati dal servizio Postel, senza che l'utente debba definire parametri di conversione specifici per il formato PDF. Definizione e temporizzazione dei processi (planning & scheduling) Tutte le sequenze di operazioni che devono essere effettuate sui dati - acquisizione dai file di spool, ottimizzazione, conversione nei formati di output e spedizione via e-mail/fax/stampa locale - possono essere gestite attraverso un'unica interfaccia centralizzata di controllo, che consente anche di definire se le diverse azioni debbano essere eseguite immediatamente oppure in dipendenza da condizioni esterne (scheduling), quali: raggiungimento di una certa data e ora, superamento di una certa quantità di dati elaborati, presenza di un file in una cartella predefinita. include il software C-Fax 2.0 di CompEd, che consente di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in formato elettronico e di archiviarli automaticamente, per una migliore e più efficiente fruibilità all'interno dell'organizzazione. L'applicazione client di C-Fax consente di spedire via fax i Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 3/11
1.11 1.12 documenti direttamente da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa. Grazie a C-Fax è anche possibile inoltrare tramite fax qualsiasi documento archiviato direttamente dalla propria postazione di lavoro, senza necessità di stamparlo ed inserirlo manualmente in un dispositivo fax. Gestione di tutti i documenti aziendali in formato elettronico comprende tutte le funzionalità per la gestione dell'archivio di tutti i documenti aziendali in forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti archiviati. Possibilità di memorizzare gli archivi dei documenti con diversi tipi di database Per andare incontro alle diverse scelte aziendali ed esigenze di organizzazione e di accesso ai dati, offre la possibilità di operare con differenti tipi di database. Per chi non ha necessità di gestire grossi volumi di dati, né un elevato numero di accessi concorrenti, CompEd mette a disposizione una serie di soluzioni economiche ma efficienti e affidabili basate sul formato di database Microsoft FoxPro. A chi invece richiede prestazioni superiori, consente di beneficiare degli innegabili vantaggi derivanti dall'impiego di database server relazionali in architettura client/server, offrendo la possibilità di scegliere soluzioni differenziate in base alla piattaforma preferita: Oracle, Microsoft SQL Server o Borland InterBase. L'impiego di con tali tipi di database garantisce: elevato livello di sicurezza, dipendente dalla sicurezza implementata nel database stesso, affidabile ed efficiente accesso ai dati anche con molti utenti contemporanei, completo rollback delle transazioni, ovvero possibilità di ripristinare in modo sicuro ed efficace la situazione dei dati antecedente ad una transazione. 1.13 Memorizzazione degli archivi su supporti removibili Oltre che all'interno di un database globale, i volumi dei documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti removibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento con mezzi telematici. 1.14 Archiviazione di qualsiasi tipo di documento consente di archiviare documenti di 1.15 1.16 qualsiasi tipo: documenti prodotti in forma di file di stampa (spool file) da sistemi informativi di diverso tipo, ad esempio mainframe IBM AS/400, Unix; messaggi e-mail inviati o ricevuti a livello client (Microsoft Outlook 97/2000/XP) o livello server (Microsoft Exchange Server 5.5/2000); documenti ricevuti e spediti via fax tramite C-Fax, l'applicazione fax server inclusa nel prodotto; documenti cartacei acquisiti tramite scanner (supporto di qualsiasi scanner compatibile con lo standard TWAIN); documenti elettronici di qualsiasi tipo. L'archiviazione è automatica per i documenti acquisiti da spool e per quelli inviati e ricevuti tramite e-mail o il fax server di PostManager. È inoltre possibile automatizzare l'archiviazione di particolari tipi di documenti, in base alle esigenze dell'utente, sviluppando applicazioni personalizzate che facciano uso dell'interfaccia COM di. Valore legale dei documenti archiviati Con è possibile conservare gli archivi dei documenti in maniera conforme alle regole tecniche definite nella deliberazione AIPA 42/2001, in modo da soddisfare gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa vigente. Nel caso di documenti con rilevanza legale, PostManager consente di sigillarne il valore in modo permanente nel tempo, con una procedura che prevede l'autentica da parte di un notaio del documento di chiusura dell'archivio. Le operazioni per la conservazione con valore legale sono semplici da eseguire, grazie ad una procedura assistita che guida l'utente nell'inserimento di tutte le informazioni necessarie. Per ogni volume conservato PostManager consente di: verificare l'integrità e validità del documento selezionato; verificare l'integrità e validità dell'intero volume; visualizzare le informazioni relative alla procedura di conservazione. Ricerche potenti e flessibili Le potenti funzioni di ricerca disponibili in PostManager 2.0 consentono di effettuare ricerche molto articolate sui documenti archiviati, in maniera flessibile, efficace e rapida, non solo attraverso il valore dei campi indice associati ai documenti, ma anche sul testo contenuto nei campi indice dei volumi e/o all'interno dei documenti stessi (ricerche full-text ). Il prodotto consente di effettuare la ricerca sia in modo locale (su un singolo archivio) che in modo generale (su Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 4/11
più archivi contemporaneamente). 1.17 Accesso agli archivi tramite Web L'accesso ai dati gestiti da può essere realizzato anche tramite Internet o Intranet attraverso un'interfaccia web, che può essere installata e fatta funzionare su qualsiasi web server per Windows che supporti Java Server Pages 1.1 (in modo nativo o per mezzo di add-on ). L'utilizzo di questa funzionalità non richiede l'installazione di alcun software speciale da parte client: è sufficiente disporre di una versione abbastanza recente della applicazione web browser (anche su sistemi operativi diversi da Windows) per poter consultare gli archivi ed effettuare le ricerche in remoto. 1.18 Firma digitale e cifratura Il prodotto include l'applicazione DigitalSign 2.0 di CompEd e fornisce funzionalità per la firma digitale e la cifratura automatica dei documenti archiviati. Grazie al modulo di visualizzazione integrato, il contenuto dei documenti firmati e/o cifrati presenti negli archivi può essere visualizzato direttamente dall'archivio. 1.19 Modulo di visualizzazione integrato 1.20 dispone di un avanzato modulo integrato per la visualizzazione dei documenti, che supporta i formati più diffusi, quali RTF, HTML, PDF, TIFF, JPEG, i formati dei messaggi e-mail di Microsoft Outlook, dei documenti Microsoft Office e anche dei documenti firmati e/o cifrati in formato P7M. Questo consente di visualizzare immediatamente i documenti direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza la necessità di aprirli da applicazioni esterne. Interfaccia di programmazione La disponibilità di una potente interfaccia COM di programmazione, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporta la tecnologia COM, consente la completa integrazione di con altre applicazioni, rendendolo adatto a diventare parte integrante di avanzate soluzioni aziendali. Un'apposita documentazione, completa di esempi scritti in Microsoft Visual Basic agevola il programmatore nella comprensione dei principi di utilizzo dell'interfaccia COM di. 1.21 Altre caratteristiche Possibilità di creare maschere personalizzate per 2 2.1 l'inserimento dei dati associati ai documenti archiviati e per effettuare interrogazioni dell'archivio. Interfaccia utente intuitiva, semplice da usare, con aspetto simile a Microsoft Outlook. Possibilità di spedire insiemi di documenti selezionati dall'archivio (ad esempio risultanti da operazioni di ricerca), direttamente via email o fax, senza necessità di estrarli e salvarli come file. Possibilità di importare volumi generati dalle precedenti versioni di PostManager e DigitalFile convertendo automaticamente in formato PDF i documenti disponibili come spool o in formato Postel. Architettura e descrizione dei singoli componenti L'architettura generale del prodotto è rappresentata nella Figura 1 a pag. 6. DocPlexer La principale caratteristica di è la sua capacità di acquisire, convertire e spedire automaticamente documenti provenienti da diverse applicazioni (anche operanti su diverse piattaforme, ad es. mainframe IBMAS/400, Unix) in forma di file di spool. Il componente di dedicato alla gestione di queste funzioni è DocPlexer. Le sue principali caratteristiche sono: possibilità di interpretare automaticamente spool nei formati ASCII, ANSI, EBCDIC, PDF; capacità di archiviare automaticamente nel formato PDF i documenti acquisiti da spool; gestione di strutture di spool complesse attraverso un unico file di configurazione ; possibilità di definire accuratamente il layout dei documenti da archiviare, senza modificare le impostazioni di interpretazione dello spool. Le funzionalità di DocPlexer, in aggiunta all'interfaccia COM, rendono perfettamente integrabile con i sistemi informativi esistenti. DocPlexer consta a sua volta di alcuni componenti distinti interagenti tra loro, ognuno dei quali si occupa di una specifica funzione, come descritto nel seguito. 2.1.1 DPConfig È il componente che consente all'utente di definire gli schemi di configurazione, cioè di impostare tutti i dati necessari per la corretta interpretazione degli spool file e la loro conversione in documenti nei formati disponibili per la generazione dell'output. Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 5/11
Mainframe web spool Figura 1 C-Imaging Archiviazione con valore legale DPAcquire (acquisizione da spool) DFM Webinterface Dispositivo di firma DPConfig (definizione schemi) schema DFM e-mail connector DFM DigitalSign 2.0 Tank Formato intermedio C-Fax DFM Full-Text Agent ODBC Le principali caratteristiche sono: schemi ottimizzati che consentono di gestire anche documenti con struttura molto complessa (sottosezioni configurabili indipendentemente); interazione completamente grafica con lo spool, con strumenti tipo drag & drop per la definizione dei formati di output (definizione campi, attributi, sezioni). Il risultato della esecuzione di DPConfig è uno Schema, ossia un insieme complesso di file di configurazione, che Gestione Tabelle di Eccezione Modulo Spedizione Documenti DPMerge Gestione Ottimizzazione Documenti DPConvert (conversione documenti) PDF Postel... e-mail fax stampa locale ODBC driver (FoxPro) ODBC driver (Interbase) ODBC driver (SQL server) ODBC driver (Oracle) Desktop DB InterBase 6 SQL Server Oracle contengono tutte le direttive e i parametri specificati dall'utente per la corretta interpretazione del file di spool e per la sua conversione nei formati di output specificati. DPConfig si compone a sua volta di un insieme di sottomoduli, ciascuno dei quali sovrintende a una delle diverse fasi di interpretazione dei file di spool originali e di configurazione delle interfacce di input (collegamento vero e proprio con lo spool) e di output (definizione del Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 6/11
formato dei documenti nei formati prescelti di output). 2.1.2 DPAcquire È il modulo che gestisce l'acquisizione dei dati provenienti dallo spool e ha come effetto l'immagazzinamento di tali dati su unità temporanee denominate Tank. I dati provenienti dall'elaborazione di spool diversi possono essere depositati su uno stesso Tank per ottimizzare le successive operazioni. DPAcquire non richiede alcuna interazione da parte dell'utente, poiché la sua azione si basa sui dati presenti nello Schema, che sono stati impostati nella precedente fase di configurazione. 2.1.3 DPMerge È il modulo che realizza la vera e propria elaborazione dei documenti che sono stati acquisiti da spool tramite DPAcquire, applicando le direttive contenute nelle tabelle di eccezione (ossia avviando trattamenti speciali per i documenti rispondenti a caratteristiche impostate) e le eventuali ottimizzazioni ( accorpamenti ), definite in fase di configurazione. 2.1.4 DPConvert È il modulo che converte i documenti dal formato astratto intermedio XML, utilizzato per memorizzare internamente i dati acquisiti, al formato di output specificato. In questa fase viene realizzata la suddivisione dei documenti composti precedentemente in più buste virtuali, se essi eccedono le dimensioni previste nell'ambito dei vari formati di output selezionati (fascicolazione). Vengono inoltre svolte alcune altre funzioni, che hanno il compito di completare la definizione dell'aspetto di output, come ad esempio l'arricchimento dei documenti con gli oggetti grafici definiti nella precedente fase di configurazione. 2.1.5 DPManager È il pannello di controllo generale attraverso il quale l'utente interagisce con il prodotto per definire e gestire le diverse sequenze di azioni ( procedure ) necessarie per realizzare l'acquisizione dei documenti da spool file, la loro archiviazione e la produzione dell'output nei formati desiderati. Queste le principali caratteristiche: composizione visuale delle procedure; controllo potente e flessibile su tutte le operazioni e gli oggetti che compongono la procedura; possibilità di programmare l'esecuzione delle procedure (scheduling) in base a condizioni esterne 2.2 (ad esempio il raggiungimento di una certa ora/data o il superamento di una certa quantità di documenti elaborati); possibilità di gestire i diversi canali di spedizione dei documenti; uniformità, semplicità d'uso, robustezza. L'utente può impostare in modo semplice e intuitivo l'invio dei documenti attraverso i diversi canali di output (e-mail, fax, stampa locale), utilizzando a tal fine le tabelle di eccezione per specificare i criteri da adottare nella selezione dei documenti da elaborare. 2.1.6 Form Designer 6.0 Form Designer è il componente che consente di creare risorse grafiche, quali logotipi, fincature, firme o altro e di posizionarle con facilità e precisione per costruire il layout grafico finale desiderato dei documenti. Queste risorse vengono gestite nel formato standard WMF, che offre una grande flessibilità e generalità nell'utilizzo di oggetti già esistenti. La versione 6.0 di Form Designer consente comunque di leggere e importare risorse grafiche prodotte con la versione precedente (formato CMF). Doc-Filing Manager 6.0 Doc-Filing Manager (DFM) è l'applicazione che consente di gestire gli archivi dei documenti di un'organizzazione in forma elettronica, in ambiente multiutente, con avanzate funzioni per la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tali documenti. DFM consente anche di conservare nel tempo i documenti con valore legale, in conformità alle regole stabilite dalla Deliberazione AIPA n. 42/2001. A dispetto della sua completezza e della ricchezza di funzioni offerte, DFM è realizzato con un interfaccia utente estremamente intuitiva e familiare, sullo stile di Microsoft Outlook, che ne consente l'utilizzo anche da parte degli utenti meno esperti. 2.2.1 Supporto dei database relazionali client/server Una delle più importanti caratteristiche di DFM è la capacità di memorizzare gli archivi dei documenti con DBMS (database management system) relazionali client/server, quali Oracle, Microsoft SQL Server e Borland InterBase, traendo così vantaggio dalle prestazioni e dalle caratteristiche di affidabilità e sicurezza tipiche di tali sistemi. Alternativamente, DFM consente di operare in modo autonomo (senza alcun database server esterno) conservando e gestendo gli archivi nel formato di database Microsoft FoxPro. Questa opzione può risultare conveniente per l'utilizzo da parte di un singolo utente o Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 7/11
per piccole organizzazioni con pochi utenti, che non hanno la necessità di archiviare grandi quantità di dati. DFM si connette ai diversi tipi di database supportati attraverso l'interfaccia standardizzata ODBC (Open DataBase Connectivity), tramite opportuni driver. 2.2.2 Organizzazione degli archivi In DFM i documenti sono organizzati in volumi, nei quali, oltre agli stessi documenti, è possibile memorizzare un insieme di informazioni addizionali scelte dall'utente (ad esempio: codice cliente, tipo di documento, data, ecc). Queste informazioni, organizzate come campi di una tabella in cui ogni riga corrisponde ad un documento, facilitano le operazioni di gestione e consultazione degli archivi: ad esempio è possibile creare all'interno dei volumi raggruppamenti di documenti aventi valori uguali in uno o più campi (es. stesso codice cliente) per una consultazione più rapida. Il valore di alcuni campi - quali la data di archiviazione, il nome del file, il nome dell'operatore - può essere assegnato in modo automatico nel momento in cui il documento è importato nel volume. DFM consente inoltre di creare indici sui campi del volume, che accelerano le operazioni di ordinamento e ricerca dei documenti. Dal punto di vista logico i volumi possono essere organizzati in aree. Ciascun volume può appartenere a più aree. È possibile definire aree di pertinenza per limitare la visibilità di un certo gruppo di utenti su una determinata area. 2.2.3 Operazioni sui documenti archiviati DFM consente di effettuare sull'archivio le seguenti operazioni: apertura di un documento direttamente attraverso il visualizzatore integrato o tramite un'adeguata applicazione esterna; stampa di documenti selezionati, nello stesso ordine in cui sono visualizzati, con la possibilità di specificare quali pagine stampare; estrazione di documenti su file, con la possibilità di convertirli in PDF o TIFF multipagina (solo per i documenti nei formati supportati dal visualizzatore integrato); copia dei documenti in altri volumi, con la possibilità di specificare l'associazione tra campi del volume originario e del volume di destinazione; spedizione di documenti selezionati tramite e-mail con qualsiasi client di e-mail compatibile SMAPI (come MS Outlook o Outlook Express); spedizione di documenti selezionati tramite fax, utilizzando l'applicazione client C-Fax inclusa in ; firma digitale di documenti; cifratura di documenti. 2.2.4 Ricerche negli archivi DFM offre la possibilità di effettuare ricerche negli archivi con diverse modalità: impiego di filtri per la visualizzazione selettiva di volumi in modo semplice ed intuitivo (utilizzando la tecnica di QBE Query By Example) con la possibilità di salvare le condizioni del filtro per utilizzi successivi; ricerche non solo all'interno di un volume ma anche di tutta l'area selezionata, incluse, se desiderato, le eventuali sottoaree; ricerche full-text, ovvero ricerche su porzioni di testo contenute non solo all'interno dei campi ma anche nel corpo del documento stesso. Tutte le ricerche di tipo testuale possono essere costruite utilizzando gli operatori logici AND, OR, NOT. 2.2.5 Gestione dei diritti Il supervisore del sistema può gestire - a livello di gruppo di utenti - i seguenti diritti per volume: lettura del contenuto del volume (tabella e documenti); inserimento di nuovi documenti nel volume; modifica dei campi del volume e del contenuto dei documenti; cancellazione di documenti dal volume. È inoltre possibile assegnare privilegi per la creazione, modifica e cancellazione di volumi, aree e maschere. 2.2.6 Creazione di maschere personalizzabili Non sempre risulta comodo lavorare con i dati del volume rappresentati in forma di tabella. Le tabelle possono infatti essere composte da molte colonne e in alcuni casi l'utente può essere interessato a visualizzare e/o modificare solo una parte dei campi. DFM offre la possibilità di utilizzare delle maschere, ovvero finestre con i controlli standard di Windows (quali casella di testo, casella combinata, pulsante di opzione etc.) liberamente personalizzabili dall'utente, per l'inserimento e la consultazione dei dati contenuti nella tabella del volume. 2.2.7 Il visualizzatore integrato DFM dispone di un avanzato modulo integrato di visualizzazione, che supporta molti formati tra i più diffusi, quali RTF, HTML, PDF (richiede l'installazione di Adobe Acrobat o Acrobat Reader 4.0 o superiore), TIFF, JPEG, i formati dei messaggi e-mail di Microsoft Outlook, dei documenti Microsoft Office 97/2000/XP (che deve essere Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 8/11
installato) e anche dei documenti firmati e/o cifrati in formato P7M. Questo consente all'utente la visualizzazione immediata dei documenti direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza necessità di aprire i documenti da applicazioni esterne. 2.2.8 Memorizzazione di archivi su supporti removibili Oltre che all'interno di un database globale, i volumi dei documenti archiviati possono essere memorizzati anche su supporti removibili (inclusi supporti ottici read-only, quali ad esempio CD e DVD). Questo consente di memorizzare grandi quantità di dati in modo molto economico e di trasportare fisicamente i dati, cosa che può rivelarsi utile quando non sia possibile il trasferimento con mezzi telematici. 2.2.9 Conservazione legale dei documenti archiviati DFM è conforme ai requisiti della legge italiana ed europea per la conservazione dei documenti su supporti informatici, offrendo così la possibilità di eliminare progressivamente gli archivi cartacei. Per quanto riguarda i documenti elettronici con rilevanza legale, DFM consente di conservarne nel tempo la validità, sia con l'impiego di marche temporali, che attraverso apposite procedure di conservazione degli archivi. 2.2.10 Importazione dei volumi di DFM Lex 5.0 DFM consente di importare agevolmente i volumi creati con la precedente versione di DFM (DFM Lex 5.0). Durante l'importazione, gli spool e i documenti Postel contenuti nel volume di DFM Lex 5.0 sono convertiti automaticamente in PDF o TIFF multipagina. 2.2.11 Importazione di volumi da database esterni DFM consente di importare in modo semplice e guidato volumi di documenti da database esterni dei diversi tipi tra quelli supportati da. Ad esempio è possibile importare un volume da un database FoxPro in un database Oracle a cui DFM è connesso. 2.2.12 Interfaccia di programmazione COM DFM espone una potente interfaccia di programmazione COM, progettata per essere utilizzata in modo semplice e comodo con qualsiasi linguaggio di programmazione che supporti la tecnologia COM, ad esempio Microsoft Visual Basic. Questa interfaccia consente di costruire soluzioni personalizzate per integrare nel sistema informativo esistente, facendo in modo che, 2.3 direttamente da altre applicazioni, sia possibile accedere ai dati archiviati e gestiti da DFM o utilizzare altre funzionalità di DFM. C-Fax 2.0 C-Fax è il componente di che consente di spedire e ricevere tutti i fax aziendali in forma elettronica. A sua volta C-Fax si compone di una applicazione server (C-Fax Server) e una client (C-Fax Client). 2.3.1 C-Fax Server È il componente fax server che consente di: ricevere in forma elettronica tutti i fax aziendali, inoltrarli automaticamente tramite e-mail a destinatari predefiniti, stamparli su carta in modo automatico; trasmettere via fax i documenti inviati con l'applicazione client di C-Fax; archiviare automaticamente negli archivi di DFM i fax ricevuti e spediti. C-Fax Server opera con i modem fax di Classe 1, 2 o 2.0 e consente di utilizzare fino a 4 dispositivi fax su un singolo PC (collegandoli alle porte seriali da COM1 a COM4). È comunque possibile gestire ulteriori linee fax facendo uso di hardware adeguato. Più in dettaglio, il modulo C-Fax Server offre le seguenti funzioni: elenco dei fax ricevuti, spediti correttamente, presenti in coda di spedizione e la cui spedizione non è andata a buon fine, con la possibilità di selezionarli e di visualizzare il contenuto e le proprietà di ciascuno, di cancellarli, esportarli nel formato TIFF, inoltrarli via e- mail, stamparli; stampa automatica di tutti i fax ricevuti; inoltro automatico tramite e-mail dei fax ricevuti, con possibilità di gestire diversi indirizzi e-mail per fax ricevuti su linee differenti; archiviazione automatica su volumi predefiniti dei fax ricevuti e spediti; possibilità di modificare le proprietà dei fax in coda di spedizione (priorità, data e ora di spedizione, numero di tentativi); nuovi tentativi di invio dei fax la cui spedizione non è andata a buon fine; definizione dell'indirizzo e-mail dell'amministratore per le notifiche di errori o di possibili problemi; possibilità di specificare, per ciascun dispositivo fax, se deve essere utilizzato solo per la spedizione, solo per la ricezione o per entrambe o se non deve essere utilizzato da C-Fax Server; log dettagliato delle attività. Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 9/11
2.4 2.5 2.3.2 C-Fax Client È l'applicazione client che consente all'utente di inoltrare documenti via fax utilizzando C-Fax Server per la trasmissione. Le principali funzionalità offerte sono: inoltro di documenti via fax direttamente dagli archivi di DFM e da qualsiasi applicazione Windows abilitata a funzioni di stampa, con possibilità di inviare contemporaneamente lo stesso documento a più destinatari; possibilità di selezionare i destinatari direttamente dalla rubrica di Windows, che è quella del client di posta elettronica impostato come default, se compatibile con lo standard MAPI (ad esempio Microsoft Outlook o Outlook Express); gestione di una rubrica interna dei destinatari, con possibilità di definire liste di destinatari e di importare dati provenienti dalla rubrica di Windows, oppure da file di testo o in formato dbase IV (DBF 4); utilizzo di cover page personalizzate con i dati del destinatario; dettagliato log delle attività effettuate dalla applicazione; possibilità di definire un indirizzo e-mail per l'invio delle notifiche dei fax spediti, non spediti o che dopo un certo tempo si trovano ancora in stato di elaborazione. DFM e-mail Connector DFM e-mail Connector è il modulo software di che consente di archiviare automaticamente i messaggi e-mail da Microsoft Outlook (vers. 97/2000/XP) e/o di organizzare l'archivio delle e- mail aziendali inviate e ricevute attraverso Microsoft Exchange Server (versione 5.5/2000). L'archiviazione dei messaggi e-mail può essere effettuata manualmente dall'utente o pianificata per l'esecuzione automatica periodica o in coincidenza di un determinato evento. Le funzioni a disposizione dell'utente consentono di: selezionare la sorgente delle email da archiviare (una cartella di MS Outlook o di Exchange Server); selezionare il volume DFM di destinazione; impostare l'associazione tra proprietà dei messaggi (ad esempio: mittente, destinatario, oggetto, data di spedizione) e campi del volume; selezionare la modalità di archiviazione (spostare o copiare i messaggi e ulteriori impostazioni relative all'opzione selezionata); pianificare l'avvio automatico. C-Imaging 6.0 C-Imaging è il componente di che 2.6 2.7 2.8 gestisce l'acquisizione tramite scanner dei documenti cartacei e la loro archiviazione con DFM. L'applicazione, utilizzabile anche come modulo di visualizzazione, supporta qualsiasi scanner compatibile con lo standard TWAIN, inclusi gli scanner dotati di sistemi di caricamento automatico (ADF automatic document feeding). Le altre principali caratteristiche sono: supporto dei più comuni formati grafici raster (sia in input che output), quali TIFF, JPEG, BMP, GIF e PCX; funzioni base di editing, quali regolazione contrasto e luminosità, strumenti penna e gomma, aggiunta di stamps e testi all'immagine, ritaglio dell'area selezionata; funzioni per la gestione delle pagine, quali cambio dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine esistenti, aggiunta di nuove pagine; finestra Thumbnail, con anteprima delle pagine del documento aperto; funzioni per la spedizione via e-mail del documento immagine aperto. DigitalSign 2.0 DigitalSign 2.0 è il modulo che gestisce le operazioni di firma digitale, cifratura e marcatura temporale dei documenti elettronici, verifica di firme digitali e di marche temporali, decifratura dei documenti cifrati. Basato sulla tecnologia della crittografia a chiave asimmetrica, le sue funzioni sono utilizzate da anche per le procedure di conservazione dei documenti con valore legale in conformità con la Deliberazione AIPA 42/2001 (si veda la documentazione specifica di DigitalSign 2.0). DFM Full-Text Agent DFM Full-Text Agent è il modulo che si occupa del mantenimento e dell'aggiornamento automatico negli archivi di DFM degli indici full-text, necessari per effettuare ricerche su porzioni di testo contenuto nei documenti. DFM Web Interface DFM dispone di una interfaccia web (DFM Web Interface) che consente di realizzare l'accesso tramite Internet o Intranet per la consultazione dei dati gestiti da DFM con un web browser, senza necessità di installare alcun software specifico dal lato client. DFM Web Interface è un set di componenti web che interagisce con il modulo DFM tramite interfaccia COM e invia i dati richiesti all'utente sotto forma di pagine HTML e DHTML (si veda la Figura 2 a pag. 11). I componenti web di DFM sono un insieme di componenti Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 10/11
3 Figura 2 Java e Java Server Pages, che possono essere installati e lanciati su qualsiasi web server che supporti Java Server Pages (il web server di riferimento è ApacheTomcat (3.x), che è il riferimento ufficiale per l'implementazione delle tecnologie Java Servlet e Java Server Pages). Non è comunque strettamente richiesto l'uso di web server compatibili con Java Server Pages (JSP): esistono infatti diversi add-on engines che permettono di trasformare un web server privo di supporto JSP in un ambiente compatibile con JSP. Ad esempio il web server Apache Tomcat - disponibile gratuitamente e come open source - può essere usato come add-on engine per lanciare i JSP dell'interfaccia web di DFM su web server Netscape o su Microsoft IIS. Il solo prerequisito necessario ai client dell'interfaccia web è un web browser che supporti HTML 4.0 e DOM, come ad esempio le versioni recenti di Microsoft Internet Explorer e di Netscape Navigator. Ambiente operativo e requisiti del sistema supporta per le stazioni di lavoro i sistemi operativi: Microsoft Windows 98 Microsoft Windows NT 4.0 (con Service Pack 4 o superiore installato) Microsoft Windows 2000 (con Service Pack 1 o superiore installato) Microsoft Windows Me Microsoft Windows XP 4 Per esigenze di affidabilità e sicurezza si raccomandano i sistemi operativi Windows NT4, 2000 o XP. I database server supportati da sono: Oracle 9i, Microsoft SQL Server vers. 2000, Borland InterBase vers. 6.0 (è richiesto ODBC per InterBase di EasySoft). Per organizzare la consultazione degli archivi tramite Internet occorre disporre di qualsiasi web server Windows che supporti Java Server Pages 1.1 e Servlet 2.2 (ad es. Apache Tomcat 3.x o Microsoft IIS con Tomcat come add-on engine). Per consultare gli archivi via Internet è possibile utilizzare qualsiasi tipo di web browser che supporti HTML 4.0 e DOM (ad es. Microsoft Internet Explorer 5.5 o sup. o Netscape Navigator 6.0 o sup.), anche con sistemi operativi non Windows. Licenze disponibili Per andare incontro alle diverse esigenze degli utenti, sono disponibili licenze differenziate in base al numero di utenti e al database prescelto. Maggiori informazioni sono disponibili presso i Concessionari autorizzati CompEd o possono essere richieste scrivendo a info@comped.it. Un'apposita licenza developer offre vantaggiose condizioni di distribuzione alle software house interessate ad integrare le funzionalità di all'interno delle proprie applicazioni software. Descrizione Tecnica - Vers. Ago. 2002 Pag. 11/11