Guida alla Gestione stampe e personalizzazioni

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1 LYBERA STUDIO Guida alla Sommario GESTIONE STAMPE E PERSONALIZZAZIONI PREMESSA STAMPA DAI SINGOLI AMBIENTI... 2 Stampe di utilità e controllo... 2 Stampe da modelli AMBIENTE DOCUMENTI E STAMPE... 4 Importazione documenti esterni GESTIONE MODELLI DI STAMPA... 5 Elenco modelli... 5 Proprietà del modello selezionato... 6 Anteprima del modello selezionato... 6 Modifica modelli... 6 Precisazioni nell utilizzo dei modelli e regole generali... 7 Esempi pratici... 8 Pagina 1 di 9

2 GESTIONE STAMPE E PERSONALIZZAZIONI 1. Premessa Implementate le funzioni di accesso e personalizzazione delle stampe prodotte da LYBERA Studio. Le stesse saranno man mano integrate dalla presenza di nuovi modelli e delle relative funzionalità di stampa. Tutte le stampe possono essere prodotte dall interno dei singoli ambienti o in modo massivo dall ambiente generale Documenti e stampe. 2. Stampa dai singoli ambienti Nei singoli ambienti di lavoro le voci di stampa sono contestuali all ambiente in cui ci si trova. Sono previste due tipologie di stampa: Stampe di utilità e controllo Stampe da modelli Stampe di utilità e controllo Producono tabulati di utilità in base all ambiente da cui vengono richiamati: Scheda Anagrafica Scheda anagrafica Elenco generale Elenco per tipologia Scheda Gestione studio/contratti Elenco contratti Elenco contratti con dettaglio attività Elenco contratti con dettaglio rate Scheda Gestione studio/fatturazione/prestazioni Elenco prestazioni Elenco prestazioni da elaborare Scheda Gestione studio/fatturazione/proforma Elenco proforma Elenco proforma da fatturare Elenco proforma da incassare Scheda Gestione studio/fatturazione/scadenze Elenco scadenze Elenco scadenze da fatturare Elenco scadenze da incassare Elenco importi scaduti Scheda Gestione studio/fatturazione/fatture Elenco fatture Elenco fatture da incassare Scheda Gestione studio/fatturazione/note di credito Elenco note di credito La stampa viene prodotta, una volta che si accede all ambiente interessato, mediante il bottone Stampa. Pagina 2 di 9

3 Le stampe di questo tipo NON vengono archiviate automaticamente in ; tuttavia una volta visualizzata l anteprima, è possibile l esportazione in diversi formati Stampe da modelli Producono specifici documenti, in base all ambiente da cui vengono richiamati, sulla base dei modelli (preimpostati oppure personalizzati) presenti all interno di. La stampa viene prodotta, una volta selezionato lo specifico documento, mediante il bottone Stampa/Genera documento. I documenti prodotti dalla generazione possono essere archiviati automaticamente in LYBERA Studio mediante il bottone Archivia del gruppo Comandi. L archiviazione consiste nell attribuzione ai documenti di alcune caratteristiche tra cui il cliente, il professionista e la tipologia. Il documento viene anche fisicamente salvato nel file system (in un apposita cartella del DataBase Server) e indicizzato nel database. L archiviazione di un documento ne consente la successiva modifica e stampa. La nuova generazione ed archiviazione di un documento già archiviato comporta l aggiornamento di tutte le sue variabili con i dati al momento disponibili. La presenza di una stampa archiviata per le diverse tipologie di documenti previste viene segnalata da una specifica icona negli elenchi relativi a quei documenti. Pagina 3 di 9

4 3. Ambiente Documenti e stampe Nell ambiente Documenti e stampe sono previste le seguenti funzioni: Nuova stampa Consente di generare nuovi documenti/elenchi in modo massivo. Prima di avviare una stampa, dopo averne scelto la tipologia, è possibile impostare dei filtri relativi ai clienti da gestire, ai relativi professionisti ed impostare altre opzioni di stampa. Se la stampa è elaborata dall interno di uno specifico ambiente i filtri vengono ereditati da quelli impostati nell ambiente stesso. Le diverse impostazioni di stampa variano in base alla stampa che si è scelto di elaborare. In generale l utente può agire su: Modello o tipo di stampa (non disponibile se la stampa è avviata dai singoli ambienti) Clienti Professionisti Periodo da elaborare Modalità di ordinamento Tipo di ordinamento Raggruppamento Dopo la conferma delle impostazioni di stampa l elaborazione produce un anteprima che poi può essere archiviata (solo per i documenti da modello), stampata, inviata tramite o esportata nei diversi formati previsti. L invio tramite al momento è possibile solo se sulla postazione è installato Outlook 2003 o successivo. Archivio Documenti Apre l archivio dei documenti già generati dove è possibile modificare e stampare i diversi documenti presenti. L ambiente Archivio Documenti riporta tutte le stampe presenti in archivio, inclusi i documenti importati. Pagina 4 di 9

5 Importazione documenti esterni La funzione, richiamabile mediante il bottone Importa, presente nell ambiente unico Documenti e stampe/archivio Documenti oppure nella scheda Documenti degli ambienti Anagrafica, Clienti e attività/gestione clienti, Gestione Studio/Fatturazione, Gestione Studio/Contratti, consente l importazione e l archiviazione di qualunque file nel DataBase di e la relativa visibilità da parte di tutti gli utenti abilitati. Al momento dell importazione vengono richieste le informazioni utili all archiviazione del file: Gestione Modelli Apre l ambiente di gestione e personalizzazione dei modelli di stampa. 4. Gestione modelli di stampa Le funzioni presenti consentono di creare e gestire modelli di stampa personalizzati. L ambiente può essere aperto attraverso il bottone Gestione Modelli presente nella gruppo Avvia dell ambiente Documenti e stampe: L ambiente di Gestione modelli è diviso nelle seguenti sezioni: Elenco modelli L elenco consente di selezionare le seguenti tipologie di modello: Modelli di documento In questo gruppo è possibile trovare i modelli di documento utilizzati in specifiche stampe generate da. Al momento sono integrati i modelli di stampa relative a: o Contratti o Fatture (con o senza intestazione) o Fatture con dettaglio (con o senza intestazione) o Note di credito (con o senza intestazione) o Note di credito con dettaglio (con o senza intestazione) o Proforma (con o senza intestazione) o Proforma con dettaglio (con o senza intestazione) Pagina 5 di 9

6 Paragrafi predefiniti Sono rappresentati da blocchi di testo da utilizzare in modo ricorrente in alcuni modelli e che possono contenere anche variabili. In fase di stampa vengono aggiornate le variabili ma non il testo del paragrafo se questo è stato modificato, quest ultimo di fatto una volta utilizzato nella stampa di un documento perde ogni legame con il paragrafo del modello (ad eccezione delle eventuali variabili in esso contenute). Formule Sono rappresentate da blocchi di testo che, una volta utilizzati nella stampa di un documento, mantengono un legame con il modello. Ciò significa che se il testo nella formula cambia, questo viene aggiornato in caso di nuova stampa del documento che lo contiene. I modelli/paragrafi/formule possono essere di due tipi: Predefiniti identificati da un icona a forma di lucchetto, sono i modelli predefiniti. Sono modificabili esclusivamente per l attribuzione o meno del modello ai professionisti. Possono essere duplicati per ottenere modelli personalizzabili dall UTENTE I modelli predefiniti sono automaticamente attribuiti a tutti i professionisti presenti nel momento dell aggiornamento di che metterà a disposizione la funzione di personalizzazione dei modelli. Personalizzati dall UTENTE sono i modelli creati dall utente o ottenuti duplicando i modelli predefiniti. Possono essere modificati in tutte le loro parti e possono essere a loro volta duplicati. Proprietà del modello selezionato In questa sezione è possibile visualizzare e gestire, ove previsto, le seguenti informazioni relative ai modelli: Tipo di stampa (condiziona il set di variabili che vengono messe a disposizione dell utente in fase di modifica dei modelli personalizzati) Descrizione Gruppo modello Professionisti (soggetti a cui è attribuito lo specifico modello) Note In questa sezione è possibile effettuare modifiche al modello selezionato solo mediante la pressione del bottone Modifica. Anteprima del modello selezionato Visualizza l anteprima del modello e le eventuali variabili utilizzate. In questa sezione è possibile effettuare modifiche al modello selezionato, tranne in caso di modello predefinito, solo dopo aver premuto il bottone Modifica dalla sezione Proprietà del modello stesso. Modifica modelli Per modificare un modello, paragrafo, formula è necessario effettuare una copia, mediante il bottone Duplica, del modello predefinito e aprire il modello duplicato in modifica attraverso il bottone Modifica presente nel gruppo Comandi. Per i modelli predefiniti è possibile SOLO aggiungere o togliere i professionisti associati al modello, NON è possibile personalizzare il layout del modello stesso. L ambiente di modifica dei modelli è analogo a quello di visualizzazione delle caratteristiche dei modelli stessi. Pagina 6 di 9

7 Nella sezione Anteprima è possibile modificare il layout del modello e gestire, ove previsto, le variabili che sono elencate a destra del modello. La variabili possono essere trascinate nel punto desiderato ed opportunamente formattate attraverso gli strumenti messi a disposizione dall editor stesso. L editor incluso fornisce solo le principali funzioni di personalizzazione. Tuttavia se è necessario modificare più profondamente il modello l utente può: esportare, attraverso il bottone Esporta, il modello visualizzato ed elaborarlo esternamente; se per l esportazione vengono utilizzati gli opportuni formati (es. Word, RTF ) il documento mantiene anche tutte le informazioni relative alla variabili eventualmente già riportate sul modello. importare, attraverso il bottone Apri, il modello precedentemente esportato o importare un proprio modello da un documento preesistente, da elaborare ed utilizzare successivamente in. Questo meccanismo è di fondamentale importanza nel caso l utente disponga già di modelli personalizzati e che desideri riutilizzare in. Precisazioni nell utilizzo dei modelli e regole generali Aggiunta di nuovi Professionisti Qualora l utente inserisca nuovi professionisti in archivio, gli stessi verranno automaticamente associati ai modelli predefiniti ma non a quelli personalizzati dall UTENTE. Questa operazione può essere effettuata selezionando il modello che si vuole attribuire ai nuovi professionisti ed impostando opportunamente i check nella scheda Proprietà del modulo selezionato. Gestione di modelli specifici in funzione del professionista In assenza di altre indicazioni tutti i professionisti utilizzano i modelli predefiniti per i documenti: o Contratto o Proforma o Fattura o Nota di credito Qualora sia necessario gestire modelli particolari per i diversi professionisti è possibile specificarli nella scheda Professionista/Documenti dell anagrafica del professionista. Questa informazione, se presente e sempre per i nuovi documenti citati, prevale sui modelli predefiniti. Precisiamo che quest ultimo concetto ha valenza per le nuove elaborazioni di documenti (contratti, fatture, proforme, note di credito) fatte dopo la personalizzazione del modello, tutti i documenti elaborati fino al momento del cambiamento rimangono comunque associati ai modelli preesistenti. Gestione di uno specifico modello per ogni singolo documento Pagina 7 di 9

8 È possibile indicare uno specifico modello anche per ogni singolo documento, attraverso la scheda Opzioni del documento stesso. Questa informazione, se presente, prevale sui modelli predefiniti o su quanto eventualmente indicato nell anagrafica del professionista. Documenti creati prima della personalizzazione di un modello o prima dell aggiornamento Se esistono documenti già creati (contratti, fatture, proforma etc.) prima dell aggiornamento ad essi vengono associati i modelli predefiniti. Creazione di nuovi documenti Se vengono creati nuovi documenti (contratti, fatture, proforma etc.) il modello associato è quello attribuito nell anagrafica del relativo professionista. Attraverso la stampa massiva è comunque possibile scegliere che modello utilizzare per la stampa del documento a prescindere da quello associatogli in fase di creazione. Esempi pratici 1) L utente decide di personalizzare un modello Contratti per associarlo ad un determinato professionista L utente accede alla funzione Gestione Modelli del menu Documenti e Stampe L utente sceglie il modello da personalizzare, ad esempio un contratto L utente preme il bottone Duplica, sotto il documento Contratti viene creato un doppione chiamato Contratti Copia L utente si posiziona sul modello duplicato Contratti Copia e preme il bottone Modifica Viene aperta la scheda relativa alle Proprietà del modello su cui è possibile modificare la descrizione del documento e indicare il/i professionista/i da associare al modello (se non viene indicato alcun professionista in fase di salvataggio verranno automaticamente selezionati tutti i professionisti presenti) L utente memorizza le variazioni mediante il bottone Salva L utente si posiziona nella scheda Anteprima ed inizia la personalizzazione del modello utilizzando i comandi presenti nell editor L utente memorizza le variazioni mediante il bottone Salva A questo punto il modello Contratti Copia è stato predisposto per essere utilizzato dal professionista interessato. Affinché lo stesso venga utilizzato per la creazione di nuovi contratti occorre: Aprire l anagrafica del professionista Posizionarsi nella scheda Professionista/Documenti In corrispondenza della voce Tipo Stampa Contratto valorizzare il Modello con quello precedentemente creato Contratti Copia Memorizzare le variazioni mediante il bottone Salva 2) L utente decide di stampare in modo massivo tutti i contratti di un determinato cliente utilizzando un modello personalizzato L utente accede alla funzione Nuova Stampa del menu Documenti e Stampe Vengono mostrati tutti i modelli presenti e tutte le stampe disponibili L utente si posiziona nel gruppo interessato, Contratti, seleziona il modello personalizzato scelto per eseguire la stampa, ad esempio Contratti Copia Viene mostrato l elenco dei clienti presenti in archivio L utente preme il bottone Deseleziona tutti L utente seleziona solo il cliente per il quale procedere alla stampa massiva dei contratti utilizzando il modello personalizzato Contratti Copia L utente preme il bottone Stampa Pagina 8 di 9

9 3) L utente decide di stampare in modo massivo tutti i contratti di un determinato professionista utilizzando un modello personalizzato L utente accede alla funzione Nuova Stampa del menu Documenti e Stampe Vengono mostrati tutti i modelli presenti e tutte le stampe disponibili L utente si posiziona nel gruppo interessato, Contratti, seleziona il modello personalizzato scelto per eseguire la stampa, ad esempio Contratti Copia Viene mostrato l elenco dei clienti presenti in archivio L utente si sposta nella scheda Professionisti L utente preme il bottone Deseleziona tutti L utente seleziona solo il professionista per il quale procedere alla stampa massiva dei contratti utilizzando il modello personalizzato Contratti Copia L utente preme il bottone Stampa 4) L utente decide di stampare in modo massivo tutti i contratti di tutti i clienti per l anno corrente mantenendo il modello attribuito in fase di creazione del contratto L utente accede alla funzione Nuova Stampa del menu Documenti e Stampe Vengono mostrati tutti i modelli presenti e tutte le stampe disponibili L utente si posiziona nel gruppo interessato, Contratti, seleziona il modello Stampa Contratti (mantieni modello) Viene mostrato l elenco dei clienti presenti in archivio L utente si sposta nella scheda Altre opzioni Barra il check su Anno corrente L utente preme il bottone Stampa Pagina 9 di 9